Weißbuch: Software zum Scannen von Rechnungen im Jahr 2023

Im Jahr 2023 ist ein digitaler Transformationsprozess keine Option mehr und eine Hype-Welle. Heutzutage ist es ein notwendiger und wertvoller Bestandteil eines jeden Unternehmens.

Unternehmen in vielen Sektoren, wie z.B. Behörden, Finanzdienstleistungen, Business Analytics, Rechtsdienstleistungen und Gesundheitswesen, stehen vor der komplexen Aufgabe, Rechnungen zu importieren, zu scannen, zu sortieren, zu indizieren, zu organisieren und zu verwalten. Die physische Verarbeitung von Dokumenten erhöht die manuelle Arbeit, menschliche Fehler und die Gefahr, dass wertvolle Daten verloren gehen. Aufgrund dieser Situation ersetzen technologieorientierte Unternehmen die physische Dokumentationsarbeit durch digitale Lösungen.

In diesem Dokument bieten unsere Experten eine Studie über den Markt für Software zum Scannen von Rechnungen im Jahr 2023: den Stand am Ende des Jahres, Prognosen für die nächsten Jahre, welche Unternehmen diese Software verwenden, welche spezifischen Probleme sie damit lösen, Software-Auswahlkriterien, Software-Typen und Kernfunktionen der Software.

Marktübersicht 2023 und Prognose

Marktanalyse, Prognose und Haupttreiber

Dem Billentis-Bericht zufolge wird der weltweite Markt in einem Jahr voraussichtlich 550 Milliarden Rechnungen umfassen. Analysten erwarten, dass der weltweite Markt für elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2025 18 Milliarden Euro erreichen wird.

Die Akzeptanz digitaler Prozesse und Lösungen ist bei Unternehmen hoch. In Europa treiben die vielfache Marktfragmentierung und der rege Handel zwischen den Ländern die Nachfrage nach schnellen und effektiven Rechnungsstellungslösungen voran. Die europäischen Länder arbeiten auch an der Schaffung eines gemeinsamen Standards für die elektronische Rechnungsstellung, um die Digitalisierung in der Europäischen Union voranzutreiben.

In der Zwischenzeit wird der globale Markt für Dokumentenerfassungssoftware laut dem Bericht von Data Bridge bis 2029 voraussichtlich 17,73 Milliarden Euro erreichen, mit einer CAGR von 12,65% im Zeitraum 2023-2029.

Globaler Markt für Dokumentenerfassungssoftware nach Regionen, 2023 bis 2029.

Die Hauptgründe für die Einführung von Software zum Scannen von Rechnungen sind Kosteneinsparungen, hohe Genauigkeit, hohe Geschwindigkeit, der verstärkte Einsatz von Big-Data-Analysen und die Notwendigkeit, Echtzeit-Prognosen zu verbessern. Darüber hinaus bildet eine wachsende Zahl von Lösungen der nächsten Generation eine wesentliche Grundlage als strategischer Treiber. Sie schaffen eine Möglichkeit, alte Technologien und Prozesse durch einen modernen Ansatz zu ersetzen.

DIE WICHTIGSTEN MARKTTREIBER SIND KOSTENEINSPARUNGEN, HOHE GENAUIGKEIT, SCHNELLE GESCHWINDIGKEIT, DIE ZUNEHMENDE NUTZUNG VON BIG-DATA-ANALYSEN UND DIE NOTWENDIGKEIT, ECHTZEITPROGNOSEN ZU VERBESSERN.

In der Phase der digitalen Transformation wird die Rechnungsverarbeitung mit vielen sich wiederholenden und regelbasierten Aufgaben zum am meisten betroffenen Bereich. Innovative Unternehmen haben neue Möglichkeiten, wenn sie bereit sind, diesen technologischen Wandel zu nutzen. Fortschrittliche Lösungen wie künstliche Intelligenz (KI), robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), maschinelles Lernen (ML) und die Erfassung in der Cloud können den Automatisierungsgrad von Geschäftsprozessen spürbar verbessern und das volle Einsparpotenzial ausschöpfen.

Was ist eine Software zum Scannen von Rechnungen?

Die Software zum Scannen von Rechnungen ist eine Buchhaltungslösung, die Rechnungen (Papier und elektronisch) scannen, alle relevanten Daten erfassen, erkennen und in einem maschinenlesbaren Format für automatisierte Systeme darstellen kann. Ein Rechnungsscanner ermöglicht eine nahtlose und schnelle Übertragung von Rechnungsdaten in automatisierte Arbeitsabläufe.

DIE SOFTWARE ZUM SCANNEN VON RECHNUNGEN IST EINE BUCHHALTUNGSLÖSUNG, MIT DER SIE RECHNUNGEN SCANNEN, RELEVANTE DATEN ERFASSEN, ERKENNEN UND DIE DATEN IN EINEM MASCHINENLESBAREN FORMAT AUTOMATISIERTER SYSTEME DARSTELLEN KÖNNEN.

Moderne Software zum Scannen von Rechnungen verwendet einige oder alle der folgenden Technologien:

• Die optische Zeichenerkennung (OCR) übersetzt gescannte Bilder von (gedrucktem oder maschinengeschriebenem) Text und wandelt diese Scans in maschinencodierten Text um.
• Die Handabdruckerkennung oder intelligente Zeichenerkennung (ICR) verarbeitet manuell ausgefüllte Rechnungen. Diese Software untersucht und identifiziert handschriftliche Schriftarten und -stile. Außerdem lernt es, wie man die Genauigkeit und Erkennung verbessern kann.
• Erweiterte regelbasierte Vorlagen bringen gemeinsame Datenelemente auf die richtigen Seiten mit unterschiedlichen Layouts und Formatierungen.
• Künstliche Intelligenz (KI) nutzt das Feedback des Benutzers, um Erkennungsvorlagen automatisch zu trainieren.
• Die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) interpretiert Textabschnitte und extrahiert daraus die benötigten Daten.
• Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA ) gibt die Back-Office-Integration in die Hände erfahrener Benutzer statt in die Hände von Programmierern.
• Vorkonfigurierte Formularvorlagen und Geschäftsregeln für Anwendungen zur Rechnungsverarbeitung.

Software zum Scannen von Rechnungen verwendet in der Regel die OCR-Technologie (Optical Character Recognition). Es ermöglicht die elektronische oder mechanische Umwandlung von getippten oder gedruckten Textbildern in maschinell kodierten Text. Bei der Datei kann es sich um ein gescanntes Dokument, ein Dokumentfoto, ein Szenenfoto (Text auf Schildern oder Werbetafeln in einem Landschaftsfoto) oder einen Untertiteltext handeln, der auf einem Bild (Fernsehsendung) gezeigt wird.

Manchmal ist die Software zum Scannen von Rechnungen mit intelligenter Zeichenerkennung (ICR) integriert, um die Effizienz zu erhöhen. Als fortschrittliche Art der OCR kann die hochtechnologische ICR handschriftliche Zeichen effektiv lesen und analysieren. Dieses System ermöglicht es Unternehmen, Schriftarten und -stile während der Bearbeitung durch einen Computer zu erlernen. Dadurch werden die Genauigkeit und der Erkennungsgrad beim Scannen von Rechnungen verbessert. Die Software zum Scannen von Rechnungen wurde mit ähnlichen Lösungen wie andere Datenextraktoren erstellt. Der Unterschied liegt in einer speziellen Konfiguration zur Erkennung von Rechnungen, da dies die häufigsten Dokumente sind, die Unternehmen automatisieren müssen.

Die Software zum Scannen von Rechnungen bietet die Möglichkeit, das Scannen von Rechnungen zu automatisieren, die relevanten Datenteile zu identifizieren (ein Datum, einen Lieferanten, einen Betrag, eine Rechnungsnummer und Positionsdaten) und elektronische Dateien zu importieren. Diese Technologie ermöglicht es Unternehmen auch, digitale Daten systematisch und sicher zu speichern, zu verwalten und darauf zuzugreifen.

Wie funktioniert die Software zum Scannen von Rechnungen?

Der Prozess des Scannens von Papierrechnungen und der Umwandlung in Live-Daten in einem Buchhaltungssystem besteht aus einigen typischen Schritten.

Der Prozess des Scannens und Konvertierens einer Papierrechnung in Live-Daten.

Schritt 1 – Eingabe In diesem Stadium scannt die Software Papierrechnungen, nicht gescannte PDF-Dateien oder andere Dateitypen. Dann konvertiert es diese Dateien in hochauflösende JPG-Bilder. Die Funktion der automatischen Trennung splittet PDF-Dateien mit mehreren Rechnungen und verarbeitet Anhänge.

Schritt 2 – Rechnungskorrektur (Vorverarbeitung) Die Bildvorverarbeitung ist notwendig, um der OCR-Software die Arbeit zu erleichtern, wenn sie einen Unterschied zwischen einem Text und einem Hintergrund erkennt. Die Ziele der Rechnungskorrekturstufe sind Binarisierung, Schräglagenkorrektur, Rauschentfernung und Skelettierung.

Schritt 3 – Texterkennung Nach der Vorverarbeitungsphase führt die Software die Erkennung von Datenfeldern durch. In diesem Stadium erkennt das System Rechnungsaspekte wie Tabellen und Diagramme.

Schritt 4 – Texterkennung In diesem Schritt erkennt die Software Daten und jedes Datenfeld, wie z.B. einen Produktnamen, eine Produktmenge, ein Rechnungsdatum, eine Rechnungsnummer, etc.

Schritt 5 – Datenvalidierung Die OCR-Technologie erfordert keine menschliche Interaktion. Aus diesem Grund scheint die Datenvalidierung ein wichtiger Teil des gesamten Prozesses zu sein. Zu diesem Zeitpunkt stellt das System die Genauigkeit und Qualität der erkannten Daten sicher, indem es verschiedene Prüfungen durchführt. Diese Phase der Datenüberprüfung hilft, die logische Konsistenz der Daten zu bestätigen. Die Informationen können ohne unerwartete Probleme extrahiert und genutzt werden. Diese Phase hilft, mögliche OCR-Fehler zu reduzieren. KI kann Korrekturen, die bei der Validierung aufgetreten sind, zum Trainieren und Verbessern weiterer Software verwenden.

Schritt 6 – Datenextraktion In diesem Stadium hilft die OCR-Software bei der Extraktion von Rechnungsdaten aus verschiedenen Teilen wie Tabellen, Kopf- und Fußzeilen und anderen Bereichen des gescannten Dokuments. Dann verwendet das System dieselben Daten, um die entsprechenden Felder in elektronischen Rechnungen zu füllen und diese Daten in das gewünschte Buchhaltungssystem einzuspeisen. Sie können die exportierten Enddaten über eine API, eine Datenbank oder die Automatisierung von Roboterprozessen an eine ERP-Software (Enterprise Resource Planning) senden.

Scannen von Rechnungen vs. Erfassen von Rechnungsdaten

Das Scannen von Rechnungen und die Erfassung von Rechnungsdaten sind zwei wesentliche Prozesse in der modernen Buchhaltung und Finanzverwaltung.

Das Scannen von Rechnungen umfasst in erster Linie die Konvertierung physischer oder digitaler Rechnungen in digitale Bilder oder PDFs unter Verwendung der OCR-Technologie. Dieser Prozess stellt sicher, dass die Rechnungen digitalisiert und elektronisch gespeichert werden, um den Zugriff und die Verwaltung zu erleichtern.

Datenerfassung von Rechnungen geht noch einen Schritt weiter und extrahiert automatisch wichtige Datenfelder aus gescannten Rechnungen, wie z.B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Kreditorendetails. Diese automatisierte Extraktion reduziert den Aufwand für die manuelle Dateneingabe, verbessert die Genauigkeit und beschleunigt den Rechnungsbearbeitungszyklus.

Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen dem Scannen von Rechnungen und der Erfassung von Rechnungsdaten:

Merkmal	Rechnungen scannen	Datenerfassung für Rechnungen
Wichtige Funktionen	Konvertiert physische/digitale Rechnungen in PDFs oder digitale Bilder	Automatisiert die Datenextraktion (Datum, Rechnungsnummer, Betrag, etc.) aus gescannten Rechnungen
Eingesetzte Technologie	OCR	KI und ML, erweiterte OCR
Auswirkungen auf den Arbeitsablauf	Vereinfacht die Aufbewahrung, reduziert die Papierflut	Reduziert die manuelle Dateneingabe, beschleunigt die Rechnungsbearbeitung, verbessert die Genauigkeit
Skalierbarkeit	Gut skalierbar für die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen	Waagen für die Verarbeitung größerer Mengen
Anpassung	Begrenzt, mit Schwerpunkt auf Dokumentenerfassung	Anpassung von Datenfeldern, Regeln und Arbeitsabläufen
Integration	Integration mit Dokumentenverwaltungssystemen	Nahtlose Integration mit Buchhaltungssoftware und ERP
Kosteneffizienz	Reduziert die Kosten für die Aufbewahrung physischer Dokumente	Kostenreduzierung durch Automatisierung zeitraubender Aufgaben (Dateneingabe)

Zusammen optimieren diese Prozesse die Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung und steigern die Gesamteffizienz bei der Verwaltung von Finanztransaktionen.

Welche Sektoren integrieren diese Technologie?

Alle Unternehmen, die eine große Anzahl von Lieferantenrechnungen in Papierform verwalten, können von einer Software zum Scannen von Rechnungen spürbar profitieren. So viele Rechnungsdaten Sie von Hand in Ihre Buchhaltungssoftware eintippen, so viele Arbeitsressourcen können Sie durch den Einsatz eines Rechnungsscanners optimieren.

Die Software zum Scannen von Rechnungen wird wertvoll, wenn ein Unternehmen mehr als 100-300 Rechnungen pro Monat hat. Wenn ein Unternehmen kleinere Mengen verwaltet, ist der potenzielle Return of Investment (ROI) die Ausgaben für eine Automatisierungslösung nicht wert. Aus diesem Grund kann die Software zum Scannen von Rechnungen für kleine und mittlere Unternehmen, die angeforderte Rechnungsnummern verwalten, sehr nützlich sein. Die Software hilft, gescannte Rechnungen zu digitalisieren und zu speichern.

Die Software zum Scannen von Rechnungen wird in verschiedenen Branchen eingesetzt: Behörden und öffentliche Einrichtungen, Finanzdienstleistungen, Unternehmensanalyse, Rechtsdienste, Gesundheitswesen und Fertigung.

Buchhaltungsfirmen und Unternehmen, die Rechnungen auslagern oder scannen, erwarten von der Automatisierung den größten ROI. Außerdem bietet die Software zum Scannen von Rechnungen den Vorteil, dass die Dateneingabe verkürzt wird und die Daten Ihrer Kunden besonders sicher und sorgfältig behandelt werden.

Vorteile der Software zum Scannen von Rechnungen

Das Scannen von Rechnungen ist ein effektives Instrument für verschiedene Unternehmen und bringt viele Vorteile mit sich.

• Zeitersparnis. Das Scannen von Rechnungen nimmt weniger Zeit in Anspruch als das manuelle Drucken, Ausfüllen und Aufbewahren aller Papierrechnungen.
• Hohe Genauigkeit. Die Software zum Scannen von Rechnungen ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanz- und Buchhaltungsaufgaben präzise zu erledigen. Es geht nicht um mögliche Berechnungsfehler, z.B. wie viel Geld ein Unternehmen Kunden oder Lieferanten schuldet oder schuldet.
• Reduzierte manuelle Fehler. Ein Rechnungsscanner verringert die Fehler bei der manuellen Eingabe von Daten in Buchhaltungssysteme. Wenn ein Mitarbeiter Daten manuell in Systemtabellen oder Datenbanken eingibt, können ihm Fehler wie Tippfehler oder andere unterlaufen. Die Software zum Scannen von Rechnungen hilft Ihnen, alle Rechnungsdaten beim Scannen jedes Mal korrekt einzugeben. Fehler sind nicht möglich, da alle Informationen automatisch von einem Rechnungsscanner erfasst werden.
• Erhöhte Effektivität. Die manuelle Bearbeitung nimmt viel Zeit und Energie der Mitarbeiter in Anspruch, die für andere Aufgaben wie Verhandlungen mit Kunden benötigt werden. Die Software zum Scannen von Rechnungen hilft, den manuellen Papierkram um 90% zu reduzieren.

Auswahl der Software zum Scannen von Rechnungen – zu berücksichtigende Faktoren

Wenn Sie sich entschlossen haben, in eine Software zu investieren, kann die Wahl der besten Software zum Scannen von Rechnungen eine ziemliche Herausforderung darstellen. Um sicherzustellen, dass die Lösung Ihre geschäftlichen Anforderungen effizient erfüllt, sollten Sie mehrere Faktoren berücksichtigen, wie z. B.:

• OCR-Genauigkeit
• Integrationsfähigkeit
• Skalierbarkeit
• Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
• Benutzerfreundlichkeit
• Analyse- und Berichtsfunktionen
• Ruf des Anbieters (einschließlich Kundensupport und Schulung).

Die sorgfältige Berücksichtigung der oben genannten Parameter hilft Ihnen, sich für die richtige Lösung zu entscheiden, die den Arbeitsablauf optimiert und Ihnen hilft, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Erfahren Sie mehr: Wie wählt man die beste Software zum Scannen von Rechnungen?