Libro bianco: Software per la scansione delle fatture nel 2023

Nel 2023 il processo di trasformazione digitale non è più un’opzione, ma una necessità destinata a diventare indispensabile. Al giorno d’oggi sta diventando una parte necessaria e preziosa di ogni azienda.

Le aziende di molti settori, come la pubblica amministrazione, i servizi finanziari, l’analisi aziendale, i servizi legali e la sanità, devono affrontare il complesso compito di importare, scansionare, ordinare, indicizzare, organizzare e gestire le fatture. L’elaborazione fisica della documentazione aumenta il lavoro manuale, gli errori umani e la possibilità di perdere dati preziosi. A causa di questa situazione, le aziende orientate alla tecnologia cambiano il lavoro di documentazione fisica con soluzioni digitali.

In questo documento, i nostri esperti forniscono uno studio del mercato del software di scansione delle fatture nel 2023: il suo stato alla fine dell’anno, le previsioni per i prossimi anni, quali aziende utilizzano questo software, quali problemi specifici risolvono con esso, i criteri di selezione del software, i tipi di software e le funzioni principali del software.

Panoramica del mercato nel 2023 e previsioni

Analisi del mercato, previsioni e principali driver

Secondo il rapporto Billentis, il mercato mondiale dovrebbe coprire 550 miliardi di fatture in un anno. Gli analisti prevedono che il mercato mondiale della fatturazione elettronica raggiungerà i 18 miliardi di euro nel 2025.

L’adozione di processi e soluzioni digitali è elevata tra le aziende. Considerando l’Europa, la molteplice frammentazione del mercato e l’elevato volume di scambi commerciali tra i vari Paesi spingono la domanda di soluzioni di fatturazione rapide ed efficaci. I paesi europei stanno inoltre lavorando per creare uno standard comune di fatturazione elettronica per aumentare la digitalizzazione nell’Unione Europea.

Nel frattempo, secondo il rapporto di Data Bridge, il mercato globale del software di acquisizione documenti dovrebbe raggiungere i 17,73 miliardi di euro entro il 2029, con un CAGR del 12,65% nel periodo 2023-2029.

Mercato globale del software di acquisizione documenti per regioni, dal 2023 al 2029.

I principali fattori che spingono all’adozione di un software per la scansione delle fatture sono il risparmio sui costi, l’elevata precisione, la velocità, l’aumento dell’uso di big-data analytics e la necessità di migliorare le previsioni in tempo reale. Inoltre, un numero crescente di soluzioni di nuova generazione costituisce una base essenziale come driver strategico. Creano un modo per cambiare le vecchie tecnologie e i vecchi processi con un approccio moderno.

I PRINCIPALI FATTORI DI MERCATO SONO IL RISPARMIO SUI COSTI, L’ELEVATA ACCURATEZZA, LA VELOCITÀ, L’AUMENTO DELL’UTILIZZO DI ANALISI DEI BIG-DATA E LA NECESSITÀ DI MIGLIORARE LE PREVISIONI IN TEMPO REALE.

Nella fase di trasformazione digitale, l’elaborazione delle fatture, con molte attività ripetitive e basate su regole, diventa il settore più colpito. Le aziende innovative si trovano di fronte a nuove opportunità quando sono pronte a sfruttare questo cambiamento tecnologico. Soluzioni avanzate come l’intelligenza artificiale (AI), l’automazione robotica dei processi (RPA), l’apprendimento automatico (ML) e l’acquisizione in cloud possono migliorare sensibilmente i livelli di automazione dei processi aziendali e raggiungere il pieno potenziale di risparmio.

Che cos’è il software di scansione delle fatture?

Il software di scansione delle fatture rappresenta una soluzione contabile in grado di scansionare le fatture (cartacee ed elettroniche), acquisire tutti i dati rilevanti, riconoscerli e presentarli in un formato leggibile dai sistemi automatizzati. Uno scanner per fatture consente di trasferire i dati delle fatture in modo rapido e senza interruzioni nei flussi di lavoro automatizzati.

IL SOFTWARE PER LA SCANSIONE DELLE FATTURE È UNA SOLUZIONE CONTABILE CHE TI PERMETTE DI SCANSIONARE LE FATTURE, ACQUISIRE I DATI RILEVANTI, RICONOSCERLI E PRESENTARLI IN UN FORMATO LEGGIBILE DAI SISTEMI AUTOMATIZZATI.

I moderni software di scansione delle fatture utilizzano alcune o tutte le seguenti tecnologie:

• Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) traduce le immagini scansionate di un testo (stampato o dattiloscritto) e trasforma queste scansioni in testo codificato dalla macchina.
• Il riconoscimento delle impronte digitali o il riconoscimento intelligente dei caratteri (ICR) elabora le fatture compilate manualmente. Questo software studia e identifica i caratteri e gli stili della scrittura a mano. Inoltre, impara a migliorare l’accuratezza e il riconoscimento.
• I modelli avanzati basati su regole collocano gli elementi di dati comuni nelle pagine giuste, con layout e formattazione diversi.
• L’intelligenza artificiale (AI) utilizza il feedback dell’utente per addestrare automaticamente i modelli di riconoscimento.
• L’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) interpreta i paragrafi di testo e ne estrae i dati necessari.
• L’automazione robotica dei processi (RPA) mette l’integrazione del back-office nelle mani di utenti esperti anziché di programmatori.
• Modelli di moduli preconfigurati e regole aziendali per le applicazioni di elaborazione delle fatture.

I software per la scansione delle fatture utilizzano per lo più la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Consente la conversione elettronica o meccanica di immagini di testo dattiloscritte o stampate in testo codificato dalla macchina. Il file può essere un documento scansionato, una foto di documento, una foto di scena (testo su cartelli o cartelloni pubblicitari in una foto di paesaggio) o un testo di sottotitolo visualizzato su un’immagine (trasmissione televisiva).

A volte il software di scansione delle fatture si integra con il riconoscimento intelligente dei caratteri (ICR) per aumentare l’efficienza. Essendo un tipo avanzato di OCR, l’ICR altamente tecnologico è in grado di leggere e analizzare efficacemente i caratteri scritti a mano. Questo sistema permette alle aziende di codificare i caratteri e gli stili di scrittura a mano da un computer durante l’elaborazione. Di conseguenza, migliora l’accuratezza e i livelli di riconoscimento del processo di scansione delle fatture. Il software per la scansione delle fatture è creato con soluzioni simili a quelle degli altri estrattori di dati. La differenza sta in una configurazione specifica per riconoscere le fatture, perché sono i documenti più comuni che le organizzazioni devono automatizzare.

Il software di scansione delle fatture offre la possibilità di automatizzare la scansione delle fatture, identificando i dati rilevanti (data, fornitore, importo, numero di fattura e dati relativi alle voci) e importando i file elettronici. Questa tecnologia consente inoltre alle aziende di archiviare, gestire e accedere ai dati digitali in modo sistematico e sicuro.

Come funziona il software di scansione delle fatture?

Il processo di scansione delle fatture cartacee e di conversione in dati reali in un sistema contabile prevede alcune fasi tipiche.

Il processo di scansione e conversione di una fattura cartacea in dati reali.

Fase 1 – Inserimento In questa fase, il software scansiona le fatture cartacee, i file PDF non scansionati o altri tipi di file. Poi converte questi file in immagini JPG ad alta risoluzione. La funzione di separazione automatica divide i file PDF multi-fattura e gestisce gli allegati.

Fase 2 – Correzione della fattura (preelaborazione) La fase di preelaborazione dell’immagine è necessaria per facilitare il compito del software OCR quando riconosce la differenza tra un testo e uno sfondo. Gli obiettivi della fase di correzione della fattura sono la binarizzazione, la correzione dell’inclinazione, la rimozione del rumore e la scheletrizzazione.

Fase 3 – Rilevamento del testo Dopo la fase di pre-elaborazione, il software procede al rilevamento dei campi di dati. In questa fase, il sistema rileva aspetti di fattura come tabelle e grafici.

Fase 4 – Riconoscimento del testo In questa fase, il software riconosce i dati e ogni campo di dati come il nome del prodotto, la quantità del prodotto, la data della fattura, il numero della fattura, ecc.

Fase 5 – Convalida dei dati La tecnologia OCR non prevede interazioni umane. Per questo motivo, la convalida dei dati sembra essere una parte importante dell’intero processo. A questo punto, il sistema garantisce l’accuratezza e la qualità dei dati riconosciuti eseguendo diversi controlli. Questa fase di verifica dei dati aiuta ad approvare la coerenza logica dei dati. Le informazioni possono essere estratte e utilizzate senza problemi. Questa fase aiuta a ridurre i possibili errori OCR. L’intelligenza artificiale può utilizzare le correzioni che si sono verificate nella convalida per addestrare e migliorare il lavoro di altri software.

Fase 6 – Estrazione dei dati In questa fase, il software OCR aiuta a estrarre i dati della fattura da diverse parti come tabelle, intestazioni, piè di pagina e altre aree del documento scansionato. Poi il sistema utilizza gli stessi dati per riempire i campi pertinenti delle fatture elettroniche e per alimentare questi dati nel sistema contabile richiesto. Puoi inviare i dati finali esportati al software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) tramite API, database o automazione dei processi robotici.

Scansione delle fatture vs. Acquisizione dei dati delle fatture

La scansione delle fatture e l’acquisizione dei dati delle fatture sono due processi essenziali nella moderna gestione contabile e finanziaria.

La scansione delle fatture consiste principalmente nella conversione di fatture fisiche o digitali in immagini digitali o PDF utilizzando la tecnologia OCR. Questo processo assicura che le fatture siano digitalizzate e archiviate elettronicamente per facilitarne l’accesso e la gestione.

L’acquisizione dei dati delle fatture fa un passo avanti estraendo automaticamente i campi di dati chiave dalle fatture scansionate, come il numero di fattura, la data, l’importo e i dettagli del fornitore. Questa estrazione automatica riduce gli sforzi di inserimento manuale dei dati, migliora l’accuratezza e accelera il ciclo di elaborazione delle fatture.

La tabella seguente evidenzia le differenze tra la scansione delle fatture e l’acquisizione dei dati delle fatture:

Caratteristica	Scansione delle fatture	Acquisizione dei dati delle fatture
Funzionalità chiave	Converte le fatture fisiche/digitali in PDF o in immagini digitali	Automatizza l’estrazione dei dati (data, numero di fattura, importo, dati tecnici) dalle fatture scansionate.
Tecnologia impiegata	OCR	AI e ML, OCR avanzato
Impatto del flusso di lavoro	Semplifica l’archiviazione e riduce l’ingombro della carta	Riduce l’inserimento manuale dei dati, accelera l’elaborazione delle fatture e migliora l’accuratezza.
Scalabilità	Si adatta bene all’archiviazione elettronica delle fatture	Offre scalabilità per l’elaborazione di volumi maggiori
Personalizzazione	Limitata, con particolare attenzione all’acquisizione di documenti	Personalizzazione dei campi di dati, delle regole e dei flussi di lavoro
Integrazione	Integrazione con i sistemi di gestione dei documenti	Integrazione perfetta con il software di contabilità e l’ERP
Efficienza dei costi	Riduce i costi legati all’archiviazione fisica dei documenti	Riduce i costi grazie all’automazione delle attività che richiedono molto tempo (inserimento dei dati).

Insieme, questi processi ottimizzano i flussi di lavoro della contabilità fornitori e migliorano l’efficienza complessiva nella gestione delle transazioni finanziarie.

Quali settori integrano questa tecnologia?

Tutte le organizzazioni che gestiscono un gran numero di fatture cartacee possono trarre notevoli vantaggi da un software di scansione delle fatture. Per quanto riguarda i dati delle fatture che inserisci a mano nel tuo software di contabilità, puoi ottimizzare le risorse di lavoro utilizzando uno scanner per fatture.

Il software di scansione delle fatture diventa prezioso quando un’azienda ha più di 100-300 fatture in un mese. Se un’azienda gestisce volumi minori, il potenziale ritorno degli investimenti (ROI) non vale la spesa per una soluzione di automazione. Per questo motivo, il software per la scansione delle fatture può essere utile a partire dalle piccole e medie imprese che gestiscono i numeri di fattura richiesti. Il software aiuta a digitalizzare e archiviare le fatture scansionate.

Il software per la scansione delle fatture viene utilizzato in diversi settori industriali: governo e pubblica amministrazione, servizi finanziari, analisi aziendale, servizi legali, sanità e produzione.

Gli studi di contabilità e le aziende che eseguono l’elaborazione delle fatture in outsourcing o la scansione per la fatturazione, si aspettano di ricevere il maggior ROI dall’automazione. Inoltre, il software per la scansione delle fatture offre vantaggi in termini di riduzione dell’inserimento dei dati, sicurezza e attenzione ai dati dei tuoi clienti.

Vantaggi del software di scansione delle fatture

La scansione delle fatture è uno strumento efficace per diverse aziende e offre molti vantaggi.

• Risparmio di tempo. Il processo di scansione delle fatture richiede meno tempo rispetto alla stampa, compilazione e archiviazione manuale delle fatture cartacee.
• Alta precisione. Il software per la scansione delle fatture consente alle aziende di completare le attività finanziarie e contabili in modo accurato. Non comporta possibili errori di calcolo, ad esempio per quanto riguarda l’ammontare del denaro che un’azienda deve ricevere o dare ai clienti o ai fornitori.
• Riduzione degli errori manuali. Uno scanner per fatture riduce gli errori di inserimento manuale dei dati nei sistemi contabili. Quando un dipendente inserisce manualmente i dati nei fogli di calcolo o nei database del sistema, può commettere errori come refusi o altro. Il software di scansione delle fatture aiuta a inserire ogni volta correttamente i dati di ogni fattura durante la scansione. Non c’è possibilità di errori perché tutte le informazioni vengono trascritte automaticamente da uno scanner per fatture.
• Maggiore efficacia. L’elaborazione manuale richiede molto tempo ed energia ai dipendenti, che devono dedicarsi ad altre attività come le trattative con i clienti. Il software di scansione delle fatture aiuta a ridurre il lavoro manuale del 90%.

Scegliere il software per la scansione delle fatture – Fattori da considerare

Una volta che hai deciso di investire nel software, la scelta del miglior software per la scansione delle fatture può sembrare piuttosto impegnativa. Per assicurarti che la soluzione soddisfi le tue esigenze aziendali in modo efficiente, devi considerare diversi fattori, come ad esempio:

• Precisione OCR
• Capacità di integrazione
• Scalabilità
• Conformità alle normative sulla protezione dei dati
• Facilità d’uso
• Funzionalità analitiche e di reporting
• Reputazione del fornitore (compresa l’assistenza clienti e la formazione).

Un’attenta considerazione dei parametri sopra elencati ti aiuterà a scegliere la soluzione giusta che ottimizzerà il flusso di lavoro e ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

Per saperne di più: Come scegliere il miglior software per la scansione delle fatture?