Biała księga: Oprogramowanie do skanowania faktur w 2023 r.

W 2023 roku proces cyfrowej transformacji nie jest już opcją ani chwilowym trendem. W dzisiejszych czasach staje się niezbędną i cenną częścią każdej firmy.

Firmy z wielu sektorów, takich jak rząd, usługi finansowe, analityka biznesowa, usługi prawne i opieka zdrowotna, stoją przed złożonym zadaniem importowania, skanowania, sortowania, indeksowania, organizowania i zarządzania fakturami. Fizyczne przetwarzanie dokumentacji zwiększa ilość pracy ręcznej, błędów ludzkich i ryzyko utraty cennych danych. W związku z tą sytuacją firmy zorientowane na technologię zmieniają fizyczną dokumentację na rozwiązania cyfrowe.

W tym dokumencie nasi eksperci przedstawiają analizę rynku oprogramowania do skanowania faktur w 2023 roku: jego stan na koniec roku, prognozy na kolejne lata, które firmy korzystają z tego oprogramowania, jakie konkretne problemy rozwiązują za jego pomocą, jakie są kryteria wyboru oprogramowania, typy oprogramowania i podstawowe funkcje oprogramowania.

Przegląd rynku w 2023 r. i prognoza

Analiza rynku, prognoza i główne czynniki

Przewiduje się, że światowy rynek obejmie 550 miliardów faktur w ciągu roku, biorąc pod uwagę raport Billentis. Analitycy spodziewają się, że światowy rynek e-fakturowania osiągnie wartość 18 miliardów euro w 2025 roku.

Przyjęcie cyfrowych procesów i rozwiązań jest wysokie wśród firm. Biorąc pod uwagę Europę, liczne fragmentacje rynku i wysoka wymiana handlowa między krajami napędzają popyt na szybkie i skuteczne rozwiązania do fakturowania. Kraje europejskie pracują również nad stworzeniem wspólnego standardu e-fakturowania w celu zwiększenia cyfryzacji w Unii Europejskiej.

Tymczasem globalny rynek oprogramowania do przechwytywania dokumentów ma osiągnąć wartość 17,73 mld euro do 2029 r., zgodnie z raportem Data Bridge, przy CAGR na poziomie 12,65% w latach 2023-2029.

Globalny rynek oprogramowania do przechwytywania dokumentów według regionów, 2023-2029.

Głównymi czynnikami przemawiającymi za przyjęciem oprogramowania do skanowania faktur są oszczędności, wysoka dokładność, duża prędkość, zwiększone wykorzystanie analizy dużych zbiorów danych oraz potrzeba poprawy prognoz w czasie rzeczywistym. Ponadto rosnąca liczba rozwiązań nowej generacji stanowi istotną bazę jako strategiczne czynniki napędzające. Tworząc sposób na zmianę starych technologii i procesów za pomocą nowoczesnego podejścia.

GŁÓWNYMI CZYNNIKAMI NAPĘDZAJĄCYMI RYNEK SĄ OSZCZĘDNOŚCI, WYSOKA DOKŁADNOŚĆ, DUŻA PRĘDKOŚĆ, ZWIĘKSZONE WYKORZYSTANIE ANALIZY DUŻYCH ZBIORÓW DANYCH ORAZ POTRZEBA POPRAWY PROGNOZ W CZASIE RZECZYWISTYM.

Na etapie transformacji cyfrowej przetwarzanie faktur z wieloma powtarzalnymi i opartymi na regułach zadaniami staje się najbardziej dotkniętym obszarem. Innowacyjne firmy stają przed nowymi możliwościami, gdy są gotowe wykorzystać tę zmianę technologiczną. Postępowe rozwiązania, takie jak sztuczna inteligencja (AI), zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA), uczenie maszynowe (ML) i przechwytywanie w chmurze mogą znacznie poprawić poziom automatyzacji procesów biznesowych i osiągnąć pełny potencjał oszczędności.

Czym jest oprogramowanie do skanowania faktur?

Oprogramowanie do skanowania faktur reprezentuje rozwiązanie księgowe, które może skanować faktury (papierowe i elektroniczne), przechwytywać wszystkie istotne dane, rozpoznawać je i prezentować te dane w formacie nadającym się do odczytu maszynowego w zautomatyzowanych systemach. Skaner faktur zapewnia płynny i szybki transfer danych z faktur do zautomatyzowanych przepływów pracy.

OPROGRAMOWANIE DO SKANOWANIA FAKTUR TO ROZWIĄZANIE KSIĘGOWE, KTÓRE UMOŻLIWIA SKANOWANIE FAKTUR, PRZECHWYTYWANIE ODPOWIEDNICH DANYCH, ROZPOZNAWANIE ICH I PREZENTOWANIE DANYCH W FORMACIE NADAJĄCYM SIĘ DO ODCZYTU MASZYNOWEGO W ZAUTOMATYZOWANYCH SYSTEMACH.

Nowoczesne oprogramowanie do skanowania faktur wykorzystuje niektóre lub wszystkie z poniższych technologii:

• Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) tłumaczy zeskanowane obrazy tekstu (drukowanego lub pisanego na maszynie) i przekształca je w tekst zakodowany maszynowo.
• Rozpoznawanie odcisków dłoni lub inteligentne rozpoznawanie znaków (ICR) przetwarza faktury wypełniane ręcznie. Oprogramowanie to bada i identyfikuje odręczne czcionki i style. Ponadto uczy się, jak poprawić dokładność i rozpoznawanie.
• Zaawansowane szablony oparte na regułach umieszczają typowe elementy danych na odpowiednich stronach z różnymi układami i formatowaniem.
• Sztuczna inteligencja (AI) wykorzystuje opinie użytkowników do automatycznego szkolenia szablonów rozpoznawania.
• Przetwarzanie języka naturalnego (NLP) interpretuje akapity tekstu i wyodrębnia z nich potrzebne dane.
• Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) zapewnia integrację back-office w rękach doświadczonych użytkowników zamiast programistów.
• Wstępnie skonfigurowane szablony formularzy i reguły biznesowe dla aplikacji do przetwarzania faktur.

Oprogramowanie do skanowania faktur najczęściej wykorzystuje technologię optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Zapewnia elektroniczną lub mechaniczną konwersję wpisanych lub wydrukowanych obrazów tekstowych na tekst zakodowany maszynowo. Plik może być zeskanowanym dokumentem, zdjęciem dokumentu, zdjęciem sceny (tekst na znakach lub billboardach na zdjęciu krajobrazowym) lub tekstem napisów wyświetlanym na obrazie (transmisja telewizyjna).

Czasami oprogramowanie do skanowania faktur integruje się z inteligentnym rozpoznawaniem znaków (ICR) w celu zwiększenia wydajności. Jako zaawansowany typ OCR, wysoce zaawansowany technologicznie ICR może skutecznie odczytywać i analizować odręczne znaki. System ten umożliwia firmom uczenie się czcionek i stylów pisma odręcznego przez komputer podczas przetwarzania. W rezultacie poprawia to dokładność i poziom rozpoznawania w procesie skanowania faktur. Oprogramowanie do skanowania faktur jest tworzone w oparciu o podobne rozwiązania, jak inne ekstraktory danych. Różnica polega na specyficznej konfiguracji do rozpoznawania faktur, ponieważ są to najbardziej typowe dokumenty, które organizacje muszą zautomatyzować.

Oprogramowanie do skanowania faktur oferuje możliwość automatyzacji skanowania faktur, identyfikowania odpowiednich części danych (data, dostawca, kwota, numer faktury i dane pozycji) oraz importowania plików elektronicznych. Technologia ta umożliwia również firmom przechowywanie, zarządzanie i dostęp do danych cyfrowych w sposób systematyczny i bezpieczny.

Jak działa oprogramowanie do skanowania faktur?

Proces skanowania faktur papierowych i konwertowania ich na dane rzeczywiste w systemie księgowym składa się z kilku typowych etapów.

Proces skanowania i konwertowania faktury papierowej na rzeczywiste dane.

Krok 1 – Wprowadzanie danych Na tym etapie oprogramowanie skanuje faktury papierowe, pliki PDF, które nie zostały jeszcze zeskanowane lub inne typy plików. Następnie konwertuje te pliki na obrazy JPG o wysokiej rozdzielczości. Funkcja automatycznej separacji dzieli pliki PDF z wieloma fakturami i obsługuje załączniki.

Krok 2 – Korekta faktury (przetwarzanie wstępne) Etap przetwarzania wstępnego obrazu jest konieczny, aby ułatwić zadanie oprogramowaniu OCR, gdy rozpoznaje ono różnicę między tekstem a tłem. Cele etapu korekty faktur to binaryzacja, korekta przekrzywienia, usuwanie szumów i szkieletyzacja.

Krok 3 – Wykrywanie tekstu Po etapie wstępnego przetwarzania oprogramowanie prowadzi do wykrywania pól danych. Na tym etapie system wykrywa aspekty faktur, takie jak tabele i wykresy.

Krok 4 – Rozpoznawanie tekstu Na tym etapie oprogramowanie rozpoznaje dane i każde pole danych, takie jak nazwa produktu, ilość produktu, data faktury, numer faktury itp.

Krok 5 – Weryfikacja danych Technologia OCR nie wymaga interakcji z człowiekiem. Z tego powodu walidacja danych wydaje się być istotną częścią całego procesu. W tym czasie system zapewnia dokładność i jakość rozpoznanych danych, wykonując różne kontrole. Ten etap weryfikacji danych pomaga zatwierdzić logiczną spójność danych. Informacje mogą zostać wyodrębnione i wykorzystane bez żadnych nieoczekiwanych problemów. Ten etap pomaga zredukować możliwe błędy OCR. Sztuczna inteligencja może wykorzystywać poprawki, które wystąpiły w walidacji, do szkolenia i ulepszania dalszej pracy oprogramowania.

Krok 6 – Ekstrakcja danych Na tym etapie oprogramowanie OCR pomaga wyodrębnić dane faktury z różnych części, takich jak tabele, nagłówki, stopki i innych obszarów zeskanowanego dokumentu. Następnie system wykorzystuje te same dane do wypełniania odpowiednich pól w fakturach elektronicznych i przekazywania tych danych do wymaganego systemu księgowego. Wyeksportowane dane końcowe można wysyłać do oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) za pośrednictwem interfejsu API, bazy danych lub zautomatyzowanych procesów.

Skanowanie faktur a przechwytywanie danych z faktur

Skanowanie faktur i przechwytywanie danych z faktur to dwa kluczowe procesy w nowoczesnej księgowości i zarządzaniu finansami.

Skanowanie faktur Skanowanie faktur obejmuje przede wszystkim konwersję faktur fizycznych lub cyfrowych na obrazy cyfrowe lub pliki PDF przy użyciu technologii OCR. Proces ten zapewnia, że faktury są digitalizowane i przechowywane elektronicznie w celu łatwiejszego dostępu i zarządzania.

Przechwytywanie danych z faktur Idzie o krok dalej, automatycznie wyodrębniając kluczowe pola danych z zeskanowanych faktur, takie jak numer faktury, data, kwota i dane sprzedawcy. Ta zautomatyzowana ekstrakcja zmniejsza wysiłek związany z ręcznym wprowadzaniem danych, poprawia dokładność i przyspiesza cykl przetwarzania faktur.

Poniższa tabela przedstawia różnice między skanowaniem faktur a przechwytywaniem danych z faktur:

Cecha	Skanowanie faktur	Przechwytywanie danych z faktur
Najważniejsze funkcje	Konwersja faktur fizycznych/cyfrowych do plików PDF lub obrazów cyfrowych	Automatyzuje ekstrakcję danych (data, numer faktury, kwota, itp.) z zeskanowanych faktur
Wdrożona technologia	OCR	AI i ML, zaawansowany OCR
Wpływ na przepływ pracy	Upraszcza przechowywanie, zmniejsza bałagan w papierach	Ogranicza ręczne wprowadzanie danych, przyspiesza przetwarzanie faktur i poprawia dokładność.
Skalowalność	Dobrze skaluje się do elektronicznego przechowywania faktur	Skaluje do przetwarzania większych objętości
Personalizacja	Ograniczone, z naciskiem na przechwytywanie dokumentów	Dostosowywanie pól danych, reguł i przepływów pracy
Integracja	Integracja z systemami zarządzania dokumentami	Płynna integracja z oprogramowaniem księgowym i ERP
Efektywność kosztowa	Redukuje koszty związane z fizycznym przechowywaniem dokumentów	Redukcja kosztów dzięki automatyzacji czasochłonnych zadań (wprowadzanie danych).

Łącznie procesy te optymalizują przepływy pracy związane z zobowiązaniami i zwiększają ogólną wydajność w zarządzaniu transakcjami finansowymi.

Jakie sektory integrują tę technologię?

Wszystkie organizacje, które zarządzają dużą liczbą papierowych faktur kontrahentów, mogą uzyskać widoczne korzyści z oprogramowania do skanowania faktur. Tyle, ile danych z faktur wprowadzasz ręcznie do oprogramowania księgowego, tyle zasobów roboczych możesz zoptymalizować za pomocą skanera faktur.

Oprogramowanie do skanowania faktur staje się rentowne, gdy firma ma ponad 100-300 faktur w miesiącu. Jeśli firma zarządza mniejszymi wolumenami, potencjalny zwrot z inwestycji (ROI) nie jest wart wydatków na rozwiązanie do automatyzacji. Z tego powodu oprogramowanie do skanowania faktur może być przydatne dla małych i średnich firm, które zarządzają określoną liczbą faktur. Oprogramowanie pomaga w digitalizacji i przechowywaniu zeskanowanych faktur.

Oprogramowanie do skanowania faktur jest wykorzystywane w różnych sektorach przemysłu: rządowym i publicznym, usługach finansowych, analityce biznesowej, usługach prawnych, opiece zdrowotnej i produkcji.

Firmy księgowe i przedsiębiorstwa zajmujące się zewnętrznym przetwarzaniem faktur lub skanowaniem do faktury oczekują największego zwrotu z inwestycji dzięki automatyzacji. Ponadto oprogramowanie do skanowania faktur przynosi korzyści w postaci skrócenia czasu wprowadzania danych, zapewniając dodatkowe bezpieczeństwo i dbałość o dane klientów.

Zalety oprogramowania do skanowania faktur

Skanowanie faktur jest skutecznym narzędziem dla różnych firm i przynosi wiele korzyści z użytkowania.

• Oszczędność czasu. Proces skanowania faktur zajmuje mniej czasu niż ręczne drukowanie, wypełnianie i przechowywanie wszystkich faktur papierowych.
• Wysoka dokładność. Oprogramowanie do skanowania faktur umożliwia firmom dokładne wykonywanie zadań związanych z finansami i księgowością. Nie wiąże się to z możliwymi błędami w obliczeniach, na przykład dotyczących kwoty, którą firma jest winna lub są jej winni klienci lub dostawcy.
• Mniej błędów ręcznych. Skaner faktur zmniejsza liczbę błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych do systemów księgowych. Gdy pracownik ręcznie wprowadza dane do systemowych arkuszy kalkulacyjnych lub baz danych, może popełnić błędy, takie jak literówki lub inne. Oprogramowanie do skanowania faktur pomaga w prawidłowym wprowadzaniu danych z każdej faktury za każdym razem podczas skanowania. Nie ma możliwości popełnienia błędu, ponieważ wszystkie informacje są przepisywane automatycznie przez skaner faktur.
• Zwiększona skuteczność. Ręczne przetwarzanie zajmuje dużo czasu i energii pracowników, które są potrzebne do innych zadań, takich jak negocjacje z klientami. Oprogramowanie do skanowania faktur pomaga zredukować ręczną pracę papierkową o 90%.

Wybór oprogramowania do skanowania faktur – czynniki do rozważenia

Po podjęciu decyzji o zainwestowaniu w oprogramowanie, wybór najlepszego oprogramowania do skanowania faktur może wydawać się dość trudny. Aby upewnić się, że rozwiązanie skutecznie spełnia potrzeby biznesowe, należy wziąć pod uwagę kilka czynników, takich jak

• Dokładność OCR
• Możliwości integracji
• Skalowalność
• Zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych
• Łatwość użytkowania
• Funkcje analityczne i raportowania
• Reputacja dostawcy (w tym obsługa klienta i szkolenia)

Dokładne rozważenie powyższych parametrów pomoże wybrać odpowiednie rozwiązanie, które zoptymalizuje przepływ pracy i pomoże osiągnąć cele biznesowe.

Dowiedz się więcej: Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do skanowania faktur?