Es ist wichtig, dass Sie genau wissen, wie Rechnungen durch Ihr Unternehmen laufen. Überlegen Sie, wo die Rechnung eingeht, wie sie an die Kreditorenbuchhaltung geschickt wird, wie sie geprüft wird und wie lange der Prozess normalerweise dauert. Wie sollte eine Rechnung behandelt werden?
Um sie loszuwerden, ist es wichtig zu wissen, was Engpässe, Verzögerungen und Kosten verursacht, wenn sie auftreten. Sie werden wahrscheinlich Verbesserungsmöglichkeiten entdecken, wenn Sie Ihre derzeitigen Praktiken überprüfen.
Inhalt
Was genau ist die Datenerfassung von Rechnungen?
Eingabe von Rechnungsinformationen wie z.B.
- die Rechnungsnummer
- den Namen und die Adresse des Lieferanten
- die Details des Projekts
- die PO-Nummer
und andere wichtige Elemente werden als “Rechnungsdatenerfassung” bezeichnet.
In der Regel stellen Unternehmen diese Daten manuell in Tabellenkalkulationen oder Papierbüchern zusammen.
Je nach Größe des Unternehmens wird dieser Prozess von einem Beschaffungsteam, einem Manager oder einem leitenden Angestellten durchgeführt. Sie fassen organisierte, halb-organisierte und unorganisierte Daten aus verschiedenen Quellen in einem einzigen Format zusammen.
Automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten
beinhaltet die automatische Extraktion der erforderlichen Daten aus Rechnungen mithilfe von schlüsselfertigen oder benutzerdefinierten Programmen.
Mit diesen Lösungen können Verkäufer entweder Rechnungsinformationen in eine Self-Service-Website eingeben oder ein Online-Tool wie Graip.AI verwenden, um eingehende Rechnungen zu scannen und in verarbeitbare Datenblätter umzuwandeln.
Da die Daten schnell durch ihre Beschaffungssysteme laufen, sparen sie Zeit und Geld.
Die automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten verringert die Fehlerquote und macht die Informationen klarer, da der Teil des Prozesses entfällt, bei dem die Daten von Hand eingegeben werden.
Abgesehen von den Kosteneinsparungen schafft die Reduzierung von Fehlern bei der Rechnungsbearbeitung einen Mehrwert. Ohne Fehler oder Verzögerungen können Ihre Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Verbraucher besser mit Ihrem Unternehmen interagieren, was dazu führt, dass sie immer wieder kommen.
Letztendlich hilft die Optimierung Ihrer Rechnungsdatenerfassung Ihrem gesamten Unternehmen.
Wie Graip.AI Automatisierung Ihre Rechnungen verändern kann
- Der Benutzer lädt Dateien zu Hunderten oder Tausenden von einem PC hoch ODER sendet diese Dateien an eine E-Mail-Adresse, die Graip.AI speziell für ihn generiert.
- Sobald das System die Dateien im jpg- oder pdf-Format erhält, beginnt der Prozess. Sie können jede Rechnung im Status “Bearbeitung” sehen.
- Es dauert nur ein paar Sekunden, bis Graip.AI die Daten in die vordefinierten Felder übertragen hat. Um die Benutzung zu erleichtern, ist jedes Datenfeld in verschiedenen Farben hervorgehoben, so dass Sie die wichtigsten Daten schnell erfassen können.
- Sie können beliebige Daten wie Verkäufername, Genehmigungs-E-Mail, Seriennummer usw. hinzufügen oder löschen.
- Bei jedem unleserlichen Rechnungsformat können Sie die wichtigen Daten mit wenigen Klicks überprüfen und aufbewahren.
- Erledigt? Sie können alle Daten in eine einzige Datei herunterladen
Alternativ können Sie auch eine API verwenden, um Daten in Ihr Kreditorensystem zu senden.
Schlussbemerkungen
Der größte Vorteil von Graip.AI ist, dass Sie alles, was im Finanzbereich passiert, aus der Adlerperspektive betrachten können. Es ist nicht mehr nötig, für jeden einzelnen Anbieter oder Lieferanten hin und her zu gehen oder die Rechnungen abzugleichen.