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Vollständig automatisierte PO-Verarbeitung
Vorlagenfreie Lösung mit wenig Code. Verarbeitung aller zugehörigen Dokumente (Rechnungen, Quittungen, Paketlisten, Verträge) - E2E-Lösung. API-Integration.
Graip.AI automatisiert die Bearbeitung von Bestellungen, indem es auf intelligente Weise Geschäfts- und Material-/Dienstleistungsdaten aus Bestellungen und zugehörigen Dokumenten (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) extrahiert. Diese Daten werden dann mit Ihrem ERP-System verglichen, um die Verwendung/Status der Artikel, die Kaufhistorie und die Gültigkeit der Geschäftspartner zu überprüfen. Die Automatisierung von Graip.AI erstreckt sich über verschiedene Branchen.
140
Sprachen: automatische Übersetzung und Transliteration in/aus
50%
bis zu 50 % weniger Zeitaufwand der Mitarbeiter für die PO-Bearbeitung
$500
durchschnittliche Kosten pro 1 PO manuelle Bearbeitung, laut APQC-Studie
Schnelligkeit der Bestellungsbearbeitung
In großen Unternehmen, insbesondere in der Fertigung und im Einzelhandel, kommt es aufgrund der schieren Menge der zu bearbeitenden Bestellungen und des Datenabgleichs mit externen Systemen zu erheblichen Verzögerungen.
Verzögerungen bei der Erstellung von Kundenaufträgen
Bei der manuellen Bearbeitung von Bestellungen kommt es häufig zu Engpässen, wodurch sich die Erstellung der entsprechenden Kundenaufträge verzögert. Diese Verzögerungen können Kunden frustrieren und sich negativ auf die Umsatzentwicklung auswirken.
Datenabgleich und Überprüfung
Der Abgleich von Daten über mehrere Dokumente hinweg (Bestellungen, Rechnungen, Quittungen, Verträge) erfordert einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand. Manuelle Überprüfungsprozesse sind anfällig für Unstimmigkeiten und erfordern häufige Nachfragen nach fehlenden Informationen.
Zeitaufwendige Arbeitsabläufe
Das manuelle Erstellen und Aktualisieren von Bestellungen im ERP-System nach Erhalt gescannter Versionen ist für die Mitarbeiter ein mühsamer Prozess, der die Effizienz beeinträchtigt.
Fehler bei der Dateneingabe
Die manuelle Dateneingabe von gescannten Bestellungen ist eine erhebliche Fehlerquelle, die zu Unstimmigkeiten, Verzögerungen bei der Bearbeitung, potenziellen finanziellen Verlusten aufgrund falscher Auftragserfüllung oder Rechnungsstellung und falscher Kommunikation mit Kunden führt.
Herausforderungen
Herausforderungen der traditionellen Automatisierung (über die manuelle Verarbeitung hinaus):
Eingeschränkte Sichtbarkeit
Selbst mit grundlegenden Automatisierungslösungen haben Unternehmen oft keinen Echtzeit-Einblick in die Bearbeitungsphasen der Bestellungen. Verzögerungen oder Fehler können bis zu späteren Phasen unbemerkt bleiben, was eine proaktive Problemlösung behindert.
Daten-Latenzzeit
Die herkömmliche Automatisierung kann zu einer Datenlatenz führen, d. h. zu einer Verzögerung zwischen der Datenerfassung und ihrer Verfügbarkeit für die Analyse. Dies kann zu veralteten Informationen führen und eine fundierte Entscheidungsfindung behindern.
Engpässe bei der Integration
Die Integration älterer ERP-Systeme in Automatisierungslösungen kann komplex und zeitaufwändig sein, was die Realisierung von Echtzeitvorteilen verzögert.
Strategic goal
Vollständige Automatisierung der Bearbeitung von Bestellungen und aller zugehörigen Dokumente, wodurch manuelle Arbeitsabläufe
Graip.AI bietet eine umfassende Lösung für die automatisierte PO-Verarbeitung:
Vereinfachtes Hochladen von Dokumenten
Laden Sie beliebige Rechnungen (per Drag-and-Drop, E-Mail oder API) hoch, die mit Bestelldaten in externen Datenbanken verknüpft sind. Graip.AI leitet Dokumente nahtlos an bestimmte Einheiten und Benutzergruppen weiter und gewährleistet so einen kontrollierten Zugriff.
Flexible Verifizierung und Genehmigung
Die Benutzer können die extrahierten Daten leicht überprüfen und genehmigen, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Für Unternehmen mit mehrstufigen Genehmigungsworkflows rationalisiert Graip.AI den Prozess innerhalb der Plattform. Das System erkennt automatisch fehlende Daten und Inkonsistenzen zwischen Bestellungen und Ihrem ERP-System und benachrichtigt die Absender der Dokumente und die zuständigen Mitarbeiter.
Nahtlose Integration mit ERP
Nach der Überprüfung können die Bestelldaten oder Schlüsselelemente auf intelligente Weise den verarbeiteten Rechnungen zugeordnet werden. Dies ermöglicht automatische Aktualisierungen des Bestands-/Einkaufsstatus in Ihrem ERP-System, unabhängig von der Verbindung zwischen Rechnung und Bestellung (Eins-zu-Eins- oder Viele-zu-Viele-Beziehungen). Graip.AI erleichtert auch die Rechnungserstellung innerhalb des ERP-Systems auf der Grundlage Ihrer etablierten Workflows und Geschäftsregeln.
Intelligente Datenextraktion
Dank unserer leistungsstarken Intelligent Document Processing (IDP)-Engine identifiziert Graip.AI alle wichtigen Daten, einschließlich der Details von Geschäftspartnern und bestellten/erworbenen Produkten und Dienstleistungen, präzise. Das System kann auch leicht konfiguriert werden, um mehrere Produktattribute zu erkennen.
Bearbeitung und Verfeinerung von Daten
Die extrahierten Datenfelder können nach Bedarf bearbeitet werden. Mit unserem Annotations-Tool können Benutzer das System trainieren, um die Genauigkeit zu verbessern. Nachfolgende Uploads nutzen die Anmerkungen der Benutzer für verbesserte Ergebnisse.
Flexibler Datenexport
Zusätzlich zum API-basierten Export in Drittsysteme können die verarbeiteten Dokumente in verschiedenen Formaten (Excel, Word, PDF) exportiert werden, um Ihren spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.
Geschwindigkeit
Nach der Einbettung von Graip.AI als Plattform für die Automatisierung des Bestellprozesses werden Bestellungen mit Tausenden von Artikeln in Sekundenschnelle bearbeitet, statt in stunden- oder gar tagelanger manueller Arbeit.
Verbessertes Bestands-/Beschaffungsmanagement
Mehr Kontrolle und Transparenz über Ihre Ausgaben.
Reduzierte menschliche Fehler
Durch die Automatisierung werden menschliche Fehler minimiert und die Datengenauigkeit und -konsistenz während des gesamten Bestellungsbearbeitungszyklus sichergestellt.
Schnellere Genehmigungsverfahren
Automatisierte Arbeitsabläufe beschleunigen die Genehmigungszeiten für Bestellungen und verbessern die Gesamteffizienz.
Verbesserte Zustellgeschwindigkeiten
Eine schnellere Bearbeitung von Bestellungen bedeutet kürzere Lieferzeiten für Ihr Unternehmen.
Betrugsaufdeckung und erhöhte Sicherheit
Die Funktion des bidirektionalen Abgleichs erkennt automatisch potenzielle Fehler von Lieferanten, falsche Daten von Geschäftspartnern und betrügerische Aktivitäten. Dies erhöht die Sicherheit und schützt Ihr Unternehmen.
Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit
Der vorlagenunabhängige Ansatz von Graip.AI passt sich nahtlos an Änderungen der von Ihren Lieferanten verwendeten Bestellformate und Sprachen an. Das System kann schnell rekonfiguriert und neu trainiert werden, um den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden und eine konsistente Datenerkennung und Verarbeitungsqualität zu gewährleisten.