Scale fast without expanding the workforce and reduce costs by 10%
Transform document overload into automated efficiency. Graip.AI combines advanced IDP technology with specialized AI Agents built for BPO operations – from invoice processing to client onboarding and everything in between.
44% of companies that have deployed AI report cost savings in areas where AI is used
How Graip.AI solves BPO challenges
High-Volume Document Processing
BPO teams process thousands of invoices, purchase orders, and client documents daily. Manual data entry across multiple client accounts creates bottlenecks, increases turnaround times, and reduces profitability. During peak periods, the volume becomes overwhelming, leading to missed SLAs and client dissatisfaction.
Graip.AI effortlessly classifies documents with the Document Classification feature and extracts key details from various document formats, including PDF, JPEG, PNG, and TIFF. This ensures accurate data capture even from low-quality or handwritten documents. During peak hours, Graip.AI uses advanced autoscaling to process up to 10,000 files per hour without compromising performance and speed.
Inconsistent Document Quality and Formats
Documents come from multiple sources in varying formats – scanned PDFs, photos, emails, Excel files, and handwritten forms. Poor image quality, misalignment, and mixed languages make automation difficult and require extensive manual intervention.
Graip.AI's Document Auto-Rotation feature automatically corrects misaligned images, while Document Quality Validation feature detects poor-quality uploads and prompts users to resubmit clearer documents for improved accuracy. Excel Processing feature handles semi-structured and complex spreadsheets with ease, and Email Recognition feature extracts data directly from unstructured email content.
Multi-Client and Incomplete Data Management
BPO providers manage documents for multiple clients, each with unique data formats, validation rules, and compliance requirements. Manual reconciliation across different client systems is time-consuming and can lead to data inconsistencies and billing disputes.
Graip.AI's Advanced Data Matching feature cross-checks extracted data against internal records and provides real-time alerts for discrepancies. The Validation Rules Builder applies customized automated rules for each client to verify key fields. Additionally, the Missing Data Alert feature automatically identifies missing information in documents and sends personalized alerts to users requesting the missing details.
Complex Multi-Stage Approval Workflows
BPO operations require multiple approval levels across departments and client organizations. Manual approval routing creates bottlenecks, delays processing times, and makes it difficult to track document status and maintain audit trails.
Graip.AI simplifies the approval process with its Multi-Stage Approvals feature. Assigned approvers receive notifications, track document statuses, and approve with a single click, ensuring compliance without delays. The Smart Workflows feature enables users to create and customize approval workflows with a simple drag-and-drop interface, adapting to each client's specific business requirements without coding.
Data Security and Compliance Requirements
BPO providers handle sensitive client information, including financial data, personal details, and proprietary business information. Manual processes lack proper access controls, risking unauthorized access and compliance violations with regulations like GDPR, HIPAA, and industry-specific standards. Ensuring secure storage and timely deletion of client data is critical.
Graip.AI's Reduction feature protects sensitive data through advanced anonymization. It automatically identifies and redacts personal information, such as names, addresses, and financial data, while keeping the rest of the document intact. The Smart Data Retention feature enables businesses to define retention periods for processed documents, automating archiving or deletion to optimize storage while maintaining compliance with regulations.
Fragmented Information Across Systems
In the BPO environment, teams need to respond quickly, but critical information is spread across client portals, knowledge bases, PDFs, CRM systems, emails, and legacy tools. Each inquiry requires jumping between multiple systems, slowing down handle times, increasing error rates, and making it difficult to deliver consistent, high-quality service.
Graip.AI provides a single conversational interface for all client information. Instead of searching through dashboards and documents, staff simply ask questions in everyday language, and the AI retrieves the needed details instantly from all connected systems. This boosts first contact resolution and ensures accurate, consistent responses across teams and shifts.
Integration with Multiple Client Systems
BPO providers must integrate with diverse client ERP, CRM, and accounting systems – each with different data formats, APIs, and security requirements. Lack of seamless integration creates data silos, requires manual data re-entry, and increases operational costs, reducing profit margins.
Graip.AI automatically transfers extracted data to clients' preferred CRM, ERP, or financial systems. It supports API connections, email integration, and custom formats for easy data export. With native SAP integration, Zapier support for 100+ platforms, and advanced customization capabilities, Graip.AI adapts to any client system, ensuring smooth data flow across all platforms.
AI solutions that fit your BPO
From out-of-the-box document processing to full agentic automation for your BPO operations.
Quick start for small teams
Scalable for growing operations
Full document processing automation
50-70 % Kosteneinsparungen im Back-Office-Bereich
Sehen Sie sich genauer an, wie es funktioniert
Features
Dokumentenerfassung
Erfassen Sie effizient ein breites Spektrum von Dokumenten aus verschiedenen Quellen, egal ob es sich um physische Papiere, Bilder oder digitale Dateien handelt. Unsere Plattform gewährleistet eine nahtlose und sichere Datenerfassung und bietet eine solide Grundlage für die nachfolgenden Verarbeitungsschritte.
Werkzeug zur Kommentierung
Mit dem Annotationstool können Fachanwender Daten in beliebigen Dokumenten einfach mit Anmerkungen versehen und beschriften und so wichtige Informationen präzise extrahieren. Ohne Beteiligung der IT-Abteilung identifiziert und markiert der Fachanwender bestimmte Datenpunkte (z. B. Namen, Daten, Adressen oder Produktinformationen) direkt in der Plattformoberfläche, unser Modell lernt Schlüssel-Wert-Paare und fügt sie dem Datensatz hinzu. Unsere Lösung lernt aus den gemachten Anmerkungen und verbessert mit der Zeit kontinuierlich ihre Genauigkeit.
Mehrsprachig
Das Mehrsprachenmodul unterstützt die Erkennung und Datenextraktion in 141 Sprachen und ermöglicht so eine genaue und umfassende mehrsprachige Analyse. Das Modul gewährleistet eine präzise Datenextraktion in verschiedenen sprachlichen Kontexten und verbessert die Genauigkeit und Tiefe der Erkenntnisse.
Gebrauchsfertige Dokumentenbibliothek
Eine umfassende Bibliothek mit über 140 Dokumentvorlagen, die eine Vielzahl von Formularen für verschiedene Geschäftsbereiche abdeckt. Vereinfachen Sie die Dokumentenerstellung und rationalisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe mit unserer vielfältigen Sammlung gebrauchsfertiger Vorlagen, ohne dass Sie Ihre Dokumente hochladen und das Modell zur Erkennung der Daten erlernen müssen.
Plug&Play Anwendungsfälle
Unsere Plattform bietet eine Reihe von vorentwickelten Prozessen zur Erkennung und Verarbeitung gängiger Dokumententypen (z. B. Kundenaufträge, Rechnungen, Produktkonfigurationen, Onboarding-Dokumente, Transportdokumente). Mit den integrierten Algorithmen zur Dokumentenerkennung und den Funktionen zur automatischen Datenextraktion vereinfachen Sie Ihre Abläufe. Gebrauchsfertige Workflow-Anwendungsfälle sparen Zeit bei der Modellschulung und der für den maschinellen Lernprozess erforderlichen Dokumentenmenge.
Intelligente E-Mail-Bearbeitung
Extrahieren und verarbeiten Sie Daten aus E-Mail-Texten mithilfe unserer Sprachmodelle (LLM). Unsere Plattform erkennt und extrahiert auf intelligente Weise relevante Informationen aus eingehenden E-Mails, so dass Sie den Datenabruf und die Integration in Ihre Geschäftssoftwareanwendungen automatisieren können. Erfassen Sie wichtige Details, füllen Sie Formulare aus oder erstellen Sie neue Dokumente - unsere Funktion zur Erkennung von E-Mail-Text verwandelt unstrukturierte E-Mail-Inhalte in verwertbare Daten.
Intelligente Workflow-Erstellung
Entwerfen Sie mühelos Arbeitsabläufe und passen Sie sie an. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und Drag-and-Drop-Funktionalität können Sie intuitiv Daten erfassen und extrahieren, festlegen, wo sie platziert werden sollen und welche Aktionen durchgeführt werden sollen. Dieser dynamische Workflow-Konstruktionsprozess vereinfacht die Konfiguration der Datenerfassung und -extraktion. Erstellen Sie maßgeschneiderte Prozesse, die auf Ihre individuellen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.
E-Mail-Erkennung
Mit der E-Mail-Erkennungsfunktion von Graip.AI können Sie Daten direkt aus dem Text von E-Mails extrahieren und verarbeiten, indem Sie fortschrittliche Sprachmodelle (LLMs) verwenden. Unsere Plattform identifiziert auf intelligente Weise relevante Informationen aus eingehenden E-Mails und ermöglicht es Ihnen, den Datenabruf zu automatisieren und nahtlos in Ihre Geschäftssysteme zu integrieren. Ganz gleich, ob Sie wichtige Details erfassen, Formulare ausfüllen oder neue Dokumente erstellen - diese Funktion verwandelt unstrukturierte E-Mail-Inhalte in verwertbare Daten und macht Ihre Arbeitsabläufe effizienter.
Ermäßigung
Die Reduktionsfunktion hilft, sensible Daten durch erweiterte Anonymisierung zu schützen. Sie identifiziert automatisch persönliche Informationen wie Namen, Adressen und finanzielle Details und entfernt diese, während der Rest des Dokuments intakt bleibt. So wird sichergestellt, dass wichtige Daten zugänglich bleiben, ohne die Privatsphäre zu gefährden. Durch die effektive Reduzierung sensibler Informationen unterstützt Graip.AI die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und bewahrt gleichzeitig die Struktur und Nutzbarkeit Ihrer Dokumente.
Automatisches Drehen von Dokumenten
Die Funktion zur automatischen Drehung von Dokumenten von Graip.AI erkennt und korrigiert automatisch falsch ausgerichtete Dokumente, unabhängig davon, ob sie leicht dezentriert oder vollständig um 90 oder 180 Grad gedreht sind. Mithilfe der fortschrittlichen KI-Bildverarbeitung stellt das System sicher, dass jedes Dokument für eine präzise Datenextraktion und reibungslose Verarbeitung korrekt ausgerichtet ist, sodass keine manuellen Anpassungen erforderlich sind.
Zip-Upload
Unsere Zip-Upload-Funktion erhöht die Effizienz des Arbeitsablaufs, da Sie mehrere Dokumente auf einmal hochladen und verarbeiten können, indem Sie eine komprimierte Zip-Datei verwenden. Mit dieser Massenverarbeitungsfunktion können Sie Hunderte oder sogar Tausende von Dokumenten auf einmal verarbeiten. Das spart Zeit und steigert die Produktivität, da weniger einzelne Uploads erforderlich sind.
Mehrsprachig
Die mehrsprachige Funktion von Graip.AI unterstützt die Datenextraktion und -analyse in mehr als 141 Sprachen, so dass die Plattform effektiv in verschiedenen globalen Märkten arbeiten kann. Das fortschrittliche Sprachmodul erkennt automatisch die Sprache eines Dokuments und verarbeitet es präzise, sodass wichtige Informationen unabhängig von der verwendeten Sprache extrahiert werden können. Darüber hinaus ist die Benutzeroberfläche in Englisch, Französisch, Italienisch und Deutsch verfügbar, so dass es für Benutzer auf der ganzen Welt einfach ist, Dokumente nahtlos zu verwalten.
Wir legen Wert auf die Sicherheit und Integrität Ihrer Daten
Wir sind stolz darauf, eine sichere Umgebung aufrechtzuerhalten, die es Ihnen ermöglicht, unsere Technologie vertrauensvoll zu nutzen, so dass Sie sich auf Ihre eigentlichen Geschäftsziele konzentrieren können. Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns oberste Priorität.
ISO 27001: Managementsystem für Informationssicherheit
Wir sorgen dafür, dass Ihre Daten vertraulich, verfügbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt bleiben.
ISO 9001: Qualitätsmanagementsystem
Diese Zertifizierung unterstreicht unser Engagement für eine beständige und außergewöhnliche Qualität unserer Lösungen und Dienstleistungen.
ISO 22301: Managementsystem für die Geschäftskontinuität
Die Zertifizierung steht für unseren proaktiven Ansatz zur Gewährleistung der Kontinuität unserer Dienstleistungen auch in schwierigen Zeiten.
Vom langweiligen Papierkram in die Freiheit: Was unsere Kunden sagen
Vadim V.
Group Chief Operating Officer
Mid-Market (51-1000 emp.)
Seamless Document Automation for Fintech Onboarding
What do you like best about Graip.AI?
Graip.AI makes handling complex payment documents during customer onboarding incredibly easy. Its intelligent data extraction is fast, highly accurate, and requires minimal manual review. Integration was smooth, and the support team is responsive and proactive. Review collected by and hosted on G2.com.
Janis K.
CTO and co-founder
Small-Business (50 or fewer emp.)
Hassle-free Invoice Processing and Payment Matching
What do you like best about Graip.AI?
Graip.AI simplifies how we handle outgoing invoices and matches them with incoming payments. The data extraction is spot-on, even for large batches of invoices, and the system flags mismatches automatically. It’s been a huge help in keeping our finance workflows accurate and efficient. Review collected by and hosted on G2.com.
Elton C.
CEO, Founder
Mid-Market (51-1000 emp.)
Seamless and Scalable KYC That Accelerated Our Onboarding
What do you like best about Graip.AI?
The automation and ease of integration stood out. The KYC solution provided real-time identity verification with global coverage, reducing manual checks and compliance errors. We especially liked the clear dashboard, API flexibility, and the support team's responsiveness. It helped us stay compliant without slowing down user onboarding. Review collected by and hosted on G2.com.