Jedes einzelne Unternehmen, egal ob es sich um ein kleines Unternehmen in Arizona oder einen Einzelhandelsriesen wie Walmart handelt, investiert schnell in die digitale Transformation. Hochwertige Bilderfassung, einfache Optionen für die gemeinsame Nutzung und die Vermeidung zeitraubender Fehler und zusätzlichen Aufwands sind Ziele für Rechnungsscanner.
Ihr Unternehmen muss in der Lage sein, Zahlungen und Rechnungen schnell, zuverlässig und fehlerfrei zu bearbeiten, wenn Sie gute Beziehungen zu Ihren Partnern pflegen und Zahlungsverzögerungen vermeiden wollen.
Dazu müssen Sie jedoch die beste Software zum Scannen von Rechnungen auswählen.
Inhalt
Wie wählt man eine Software zum Scannen von Rechnungen aus?
Ein paar Minuten Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit können Ihnen Monate der Frustration ersparen. Denken Sie an Ihre geschäftlichen Anforderungen, die Kosten, die Implementierung im großen Maßstab usw.
Identifizieren Sie Ihre geschäftlichen Erfordernisse
Prüfen Sie Ihre aktuellen Finanzpläne und die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens. Überlegen Sie, wer die Software benutzen wird und welche Art von Kontrolle Sie benötigen.
Die folgenden Fragen können Ihnen helfen, die beste Software für Ihr Unternehmen zum Scannen von Rechnungen auszuwählen:
- Wie skalierbar ist dieses Programm?
- Ist es einfach zu bedienen?
- Welche Sicherheitsmaßnahmen sind eingebaut?
Kennen Sie Ihren Bedarf an Software-Integration
Ihr Unternehmen verwendet möglicherweise mehrere verschiedene Systeme für Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung und Fakturierung. Diese Systeme sollten in der Lage sein, miteinander zu kommunizieren und alle von Ihnen benötigten Informationen zu liefern.
Für eine optimierte Buchhaltung ist es ideal, eine Software zum Scannen von Rechnungen zu finden, die mit Ihrer aktuellen Buchhaltungssoftware zusammenarbeitet.
Budgetierung
Um ein Budget für eine Abrechnungssoftware zu erstellen, müssen Sie wissen, wie viel sie zu Beginn kosten wird, einschließlich der Gebühren für Updates und anderer Kosten.
Sie müssen von Anfang an genau wissen, was Ihnen in Rechnung gestellt wird, wenn Sie die Fakturierungslösung nutzen. Denken Sie daran, dass fortschrittlichere Funktionen auch mit höheren Preisen verbunden sind.
Untersuchen Sie die Funktionen
Sie werden eine Vielzahl von Funktionen sehen, die von verschiedenen Softwarepaketen angeboten werden. Die Suche nach einer Lösung mit anpassbarer und automatisierter Rechnungsstellung ist unerlässlich.
Sie können neue Rechnungen hinzufügen, Vorlagen verwenden, verschiedene Zahlungsoptionen akzeptieren, Benachrichtigungen bei Zahlungsverzug verschicken und sogar Automatisierungsframeworks mit einigen Lösungen kombinieren.
Letzte Erkenntnis
Die Funktionsfähigkeit eines Unternehmens hängt von seinem Fakturierungssystem ab. Ziehen Sie Graip.AI in Betracht, wenn Sie Ihre Rechnungszahlungen rationalisieren und vereinfachen möchten.
Diese End-to-End-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung vereint Buchhaltungsabgleich, automatische Rechnungszahlung, Genehmigungsworkflows und interne Kostenverfolgung in einer einzigen Ansicht.