Das Portable Document Format (PDF) wurde zu einem der beliebtesten digitalen Formate für Geschäftsdokumente. Viele Unternehmen verwenden PDFs, um Verträge, Berichte, Rechnungen, Bestellungen, Quittungen, Forderungen, Rabatte und andere Dokumente zu speichern.
Es wird immer wichtiger, Informationen aus PDF-Dateien zu extrahieren, die in Geschäftssysteme hochgeladen werden. So müssen Unternehmen beispielsweise sorgfältig Informationen aus PDF-Dateien für den Vertrieb oder die medizinische Versorgung extrahieren, um die Vertriebsanalyse oder die Bearbeitung von Arztrechnungen zu organisieren. Solche Aufgaben könnte eines der vielen erscheinenden PDF-Datenextraktionstools für Unternehmen übernehmen.
Laut dem Bericht von Allied Market Research wurde der globale Markt für Datenextraktion im Jahr 2019 auf 2,14 Milliarden Dollar geschätzt und wird bis 2027 voraussichtlich 4,90 Milliarden Dollar erreichen.
In dieser Publikation geben wir einen Überblick über PDF-Daten, ein PDF-Extraktionsverfahren, Technologien und Software, die bei dieser Arbeit helfen. Dieser Artikel könnte für kleine und mittlere Unternehmen nützlich sein, deren Chefs an der Automatisierung der Dokumentenverarbeitung interessiert sind.
Inhalt
PDF-Daten
Organisationen unterschiedlicher Größe, ob kleine Boutique-Unternehmen oder große Konzerne, haben Erfahrung im Umgang mit allen Dokumentenformaten. Das am weitesten verbreitete digitale Format für Geschäftsdokumente ist das Portable Document Format (PDF). Unternehmen speichern Verträge, Berichte, Rechnungen, Quittungen, Forderungen und andere Dokumente in diesem Format. PDF-Dateien sind sichere digitale Dokumente, die einen zuverlässigen, schnellen und einfachen Versand von Dateien von einem Unternehmen zum anderen ermöglichen.
Trotz der Vorteile von PDF gibt es auch einen Nachteil dieses Formats. Informationen sind oft in einer digitalen PDF-Datei eingeschlossen. PDF-Daten sind nicht bearbeitbar und erfordern einen Prozess zur Extraktion von PDF-Daten. Diese Arbeit ähnelt der, wie wir Daten aus physischen Dokumenten extrahieren.
Im Grunde genommen handelt es sich bei PDF-Dateien um gescannte oder fotografierte Bilder eines Dokuments. Gelegentlich erstellen Unternehmen Dokumente mit Hilfe digitaler Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme und konvertieren sie dann in PDFs. Die Menschen teilen seltener von Hand ausgedruckte und ausgefüllte Dokumentenscans.
Jeder hat einmal eine PDF-Datei geöffnet und festgestellt, dass es unmöglich ist, Text aus einer PDF-Datei in ein anderes Dateiformat zu kopieren und einzufügen. Manchmal ist das Extrahieren von PDF-Dateien kein einfacher Prozess. Große Unternehmen sollten einen effizienten und genauen Weg finden, um PDF-Daten zu extrahieren. Zum Beispiel können Extraktionstechnologien diese Daten für sie exportieren.
Sie können zwischen verschiedenen Möglichkeiten der PDF-Datenextraktion für Unternehmen wählen:
- Die erste ist die manuelle Methode. Sie müssen Mitarbeiter einstellen oder ein externes Unternehmen beauftragen. Dann lesen sie Informationen aus PDFs und tippen sie manuell in ein anderes Format um. Leider nimmt diese Methode viel Zeit in Anspruch, passt nicht zu Tausenden von Dokumenten und führt manchmal zu Fehlern in einem Prozess.
- Die zweite Möglichkeit ist die Verwendung von PDF-Datenextraktoren. Diese Tools helfen, den Extraktionsprozess für die Mitarbeiter automatisierter und komfortabler zu gestalten. Sie sind jedoch nicht für große Datenmengen geeignet.
- Die dritte Möglichkeit besteht darin, Daten programmatisch zu extrahieren, indem man Programmierer einstellt und spezielle Skripte für einen Extraktionsprozess schreibt. Dieser Weg ist effektiver und genauer für das Geschäft.
- Die vierte Möglichkeit ist die Verwendung einer intelligenten Dokumentenverarbeitungsplattform wie Graip.AI. Es kann eine durchgängige Datenextraktion automatisch und sicher durchführen, einschließlich der Extraktion von PDF-Tabellen. Die Plattform arbeitet mit umfangreichen Daten. Außerdem zeigt sich der ROI bereits in der ersten Woche der Nutzung.
PDF-Datenextraktor
Dieses Tool hilft Unternehmen bei der Extraktion von PDF-Daten auf eine automatisierter Art und Weise. Ein PDF-Datenextraktor liest und tippt Informationen aus. Es gibt verschiedene Varianten dieser Tools, die unterschiedlich funktionieren. Sie können einen PDF-Datenextraktor kostenlos verwenden oder eine professionelle Version mit mehr Funktionen und Merkmalen kaufen.
PDF-Extraktoren gibt es als Software, webbasierte Online-Lösungen und mobile Anwendungen. Sie konvertieren PDFs in der Regel in Excel- (XLS oder XLSX) oder CSV-Formate und liefern genaue Tabellen. Außerdem ist es sehr beliebt, PDFs in ein XML-Format zu konvertieren.
PDF-Extraktoren arbeiten in folgenden Schritten: Sie scannen eine PDF-Datei digital, extrahieren Daten daraus und zeigen die extrahierten Daten in einem Code an. Der Adobe PDF-Datenextraktor liest zum Beispiel Daten und konvertiert sie aus dem PDF in eine JSON-Datei.
Ein PDF-Datenextraktor, auch PDF-Scanner genannt, kann für Rechnungen, Quittungen, Pässe und andere Geschäftsdokumente verwendet werden.
PDF-Extraktoren können jedoch nicht mit Tausenden von Dokumenten umgehen. Massive Datenextraktion ist mit diesen Tools nicht möglich. Ihre Mitarbeiter müssen die PDF-Datenextraktion für jedes Dokument bearbeiten.
PDF-Datenextraktion durch Programmierung
Manchmal müssen kleine Unternehmen nicht viele Geschäftsdokumente verarbeiten. Außerdem sind sie nicht bereit, voll ausgestattete automatisierte Plattformen zu nutzen. Solche Unternehmen können daran interessiert sein, die Programmierung für die Textextraktion zu nutzen. Diese Methode ist für die PDF-Datenextraktion in großen Unternehmen weniger effektiv, aber Sie sollten sie nicht ignorieren.
Es gibt zwei Varianten für die PDF-Textextraktion durch Programmierung:
- Eine Möglichkeit ist die Verwendung der beliebtesten Programmiersprache für die Datenextraktion, Python. Es gibt viele Quellen mit Anleitungen zur Datenextraktion aus PDF in Excel mit dieser Sprache. Dieses Verfahren erfordert ein Grundverständnis der Programmiersprache Python und ist nützlich, wenn Ihr Büro mit Microsoft Excel arbeitet.
- Eine weitere Möglichkeit ist die Anwendung der Microsoft-Programmiersprache Visual Basic for Applications (VBA). Es gibt Anleitungen für die Datenextraktion aus PDF in Excel mit VBA. Sie können auch das PowerShell-Tool von Microsoft verwenden. Es ist der einfachste Weg, um Tabellen programmgesteuert aus PDF in Excel zu extrahieren.
Einige Unternehmen benötigen Extraktionstechnologien nicht für die Umwandlung von Daten in Code oder ein anderes Format. Sie sind daran interessiert, Informationen aus einem Dokument in die richtigen Felder der Geschäftssysteme zu übertragen. Programmatisch erhobene Daten können hilfreich sein, aber Sie können sie nicht mit der genauen Datenextraktion durch automatisierte Plattformen vergleichen.
Automatisierte PDF-Datenextraktion
Die automatisierte Extraktion ist die professionellste Art, Daten aus PDFs zu extrahieren. Es macht den gesamten Prozess der Datenextraktion und des Imports in ein Geschäftssystem. Automatisierte Software ist glaubwürdig, sicher, effizient, schnell, skalierbar und preisgünstig. Es kann gescannte Dokumente genauso genau verwalten wie native PDFs.
Im Vergleich dazu helfen andere Tools nur dabei, Daten aus PDF in ein anderes Format zu extrahieren. Dann müssen Sie die Daten manuell in die Geschäftssysteme eingeben. Bisherige Tools beschleunigen nur einen Teil der Dokumentenverarbeitung und überlassen einen anderen Teil dem Menschen.
Automatisierte Software ermöglicht die Extraktion von PDF-Daten und den Import in die richtigen Felder eines Geschäftssystems, ohne dass ein Mensch aktiv eingreifen muss. So kann die Graip.AI-Plattform beispielsweise Dokumente erkennen, Daten verarbeiten und sie in Zielfelder von Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics 365 und Sales Force übertragen.
Bei der automatisierten PDF-Datenextraktion kommt eine Kombination aus KI, ML/DL, OCR, RPA, Mustererkennung, Texterkennung und anderen Technologien zum Einsatz, um eine möglichst genaue und schnelle Arbeit zu gewährleisten. Mehr über OCR-Tools erfahren Sie in unserer ausführlichen Veröffentlichung.
Moderne Extraktionssoftware basiert in der Regel auf künstlicher Intelligenz (KI). Es kann maschinelle und Deep-Learning-Technologien zur ständigen Verbesserung der Extraktion einsetzen. Es hilft Ihnen zu lernen, wie und wo Sie PDF-Daten extrahieren und in einzigartige Geschäftssysteme einfügen können. Dadurch werden alle Informationen aus den Dokumenten automatisch und präzise extrahiert.
Außerdem gibt es bereits trainierte Extraktoren, die bestimmte Arten von Dokumenten verwalten können. Darüber hinaus ist es sogar möglich, benutzerdefinierte KI-Modelle für die Datenextraktion aus verschiedenen Arten von Dokumenten zu erstellen.
Automatisierte Software zur Extraktion von PDF-Daten
Automatisierte Software ist eine effektive und umfassende Lösung, die alle Teile der PDF-Datenextraktion verbessern kann. Es nutzt KI zur autonomen Selbstentwicklung und Minimierung der menschlichen Ressourcen bei der Dateneingabe. Die nächste Generation der Automatisierungssoftware heißt Intelligent Document Processing (IDP). Es kombiniert KI und andere Spitzentechnologien, um Daten aus unstrukturierten Dokumenten wie Rechnungen, Quittungen und Forderungen zu extrahieren. IDP kann Daten aus verschiedenen Dokumentenformaten erfassen, exportieren und verarbeiten.
Einfachere Tools konzentrieren sich nur auf das Lesen einer PDF-Datei und die Extraktion der Rohdaten in eine Programmiersprache. IDP nutzt KI, um Informationen direkt in ein Geschäftssystem zu exportieren, das von einem Unternehmen zur Dokumentenverarbeitung verwendet wird. Es kann problemlos Daten aus mehreren PDFs in ein gewünschtes Format extrahieren. IDP macht extrahierte Daten sofort verfügbar und verwertbar, wann und wo sie benötigt werden.
Wir empfehlen dringend eine käufliche Extraktionssoftware wie Graip.AI. Es funktioniert wie ein KI-Assistent, der strukturierte und nutzbare Daten aus verschiedenen Dokumenten erstellt. Graip.AI kombiniert die Leistung von selbstlernender Künstlicher Intelligenz und regelbasierter Robotic Process Automation.
Die wertvollste Funktion dieser IDP-Plattform ist die Automatisierung des gesamten Geschäftsdokumentenprozesses, nicht nur der Extraktion. Außerdem gibt es verschiedene Produkte für jede Abteilung. Sie können zum Beispiel die Automatisierung von Verkaufsanfragen für eine Verkaufsabteilung oder die Automatisierung von Rechnungen für eine Finanzabteilung verwenden. So können sich Unternehmen auf den Verkauf und die Entwicklung konzentrieren, anstatt Daten neu abzutippen. Sie können alle Funktionen der Graip.AI-Plattform zur automatischen Extraktion mit einer Testversion ausprobieren, die die Verarbeitung von bis zu 100 Dokumenten pro 1 Monat ermöglicht.
Zusammenfassung
Je nach Unternehmensgröße oder Geschäftsanforderungen können Sie zwischen vielen verschiedenen Arten der PDF-Datenextraktion wählen. Unternehmen, die nicht mit Tausenden von Dokumenten arbeiten und nur Daten aus PDF in ein anderes Format exportieren und importieren müssen, können PDF-Datenextraktoren einsetzen. Um die Datenextraktion stärker zu automatisieren, können Unternehmen dies durch Programmierung erreichen. Aber manche Unternehmen müssen nicht nur Daten in einen Code oder ein anderes Format konvertieren. Sie müssen Informationen aus einem PDF-Dokument exportieren und in die richtigen Felder der Geschäftssysteme importieren. In diesem Fall können Unternehmen automatisierte PDF-Daten-Software verwenden, die auf der Technologie der künstlichen Intelligenz basiert.