En 2023, un proceso de transformación digital dejará de ser una opción y se convertirá en una ola de hype. Hoy en día se está convirtiendo en una parte necesaria e importante de cualquier empresa.
Empresas de muchos sectores, como la administración pública, los servicios financieros, la analítica empresarial, los servicios jurídicos y la sanidad, se enfrentan a la compleja tarea de importar, escanear, clasificar, indexar, organizar y gestionar facturas. El procesamiento físico de la documentación aumenta el trabajo manual, los errores humanos y la posibilidad de perder datos valiosos. Debido a esta situación, las empresas orientadas a la tecnología cambian el trabajo de documentación física por soluciones digitales.
En este documento, nuestros expertos ofrecen un estudio del mercado del software de escaneado de facturas en 2023: su estado a finales de año, previsiones para los próximos años, qué empresas utilizan este software, qué problemas concretos resuelven con él, criterios de selección del software, tipos de software y funciones principales del software.
Contenido
- Panorama del mercado en 2023 y previsiones
- ¿Qué es el software de escaneado de facturas?
- ¿Cómo funciona el software de escaneado de facturas?
- Escaneado de facturas vs. Captura de datos de facturas
- ¿Qué sectores integran esta tecnología?
- Ventajas del software de escaneado de facturas
- Elegir el software de escaneado de facturas: factores a tener en cuenta
Panorama del mercado en 2023 y previsiones
Análisis del mercado, previsiones y principales motores
Según el informe Billentis, se prevé que el mercado mundial abarque 550.000 millones de facturas en un año. Los analistas prevén que el mercado mundial de la facturación electrónica alcanzará los 18.000 millones de euros en 2025.
La adopción de procesos y soluciones digitales crece entre las empresas. Considerando Europa, la múltiple fragmentación del mercado y el elevado comercio entre países impulsan la demanda de soluciones de facturación rápidas y eficaces. Los países europeos también están trabajando para crear una norma común de facturación electrónica para aumentar la digitalización en la Unión Europea.
Mientras tanto, se prevé que el mercado mundial de software de captura de documentos alcance los 17.730 millones de euros en 2029, según el informe de Data Bridge, con una CAGR del 12,65% en 2023-2029.
Mercado mundial de software de captura de documentos por regiones, de 2023 a 2029.
Los principales impulsores de la adopción del software de escaneado de facturas son el ahorro de gastos, la alta precisión, la rapidez, el aumento del uso de análisis de big data y la necesidad de mejorar las previsiones en tiempo real. Además, un número creciente de soluciones de nueva generación constituyen una base esencial como motores estratégicos. Crean una forma de cambiar las viejas tecnologías y procesos con un enfoque moderno.
LOS PRINCIPALES IMPULSORES DEL MERCADO SON EL AHORRO DE GASTOS, LA ALTA PRECISIÓN, LA RAPIDEZ, EL AUMENTO DEL USO DE ANÁLISIS DE BIG DATA Y LA NECESIDAD DE MEJORAR LAS PREVISIONES EN TIEMPO REAL.
En la fase de transformación digital, el procesamiento de facturas, con muchas tareas repetitivas y basadas en reglas, se convierte en el campo más afectado. Las empresas innovadoras se enfrentan a nuevas oportunidades cuando están preparadas para aprovechar este cambio tecnológico. Las soluciones progresivas como la inteligencia artificial (AI), la automatización robótica de procesos (RPA), el aprendizaje automático (ML) y la captura en la nube pueden mejorar notablemente los niveles de automatización de los procesos empresariales y alcanzar todo el potencial de ahorro.
¿Qué es el software de escaneado de facturas?
El software de escaneado de facturas representa una solución contable que puede escanear facturas (en papel y electrónicas), capturar todos los datos relevantes, reconocerlos y presentarlos en un formato legible por máquinas de sistemas automatizados. Un escáner de facturas proporciona una transferencia rápida y sin fisuras de los datos de las facturas a los flujos de trabajo automatizados.
EL SOFTWARE DE ESCANEADO DE FACTURAS ES UNA SOLUCIÓN CONTABLE QUE TE PERMITE ESCANEAR FACTURAS, CAPTURAR LOS DATOS RELEVANTES, RECONOCERLOS Y PRESENTARLOS EN UN FORMATO LEGIBLE POR MÁQUINAS DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS.
Los programas modernos de escaneado de facturas utilizan algunas o todas las tecnologías siguientes:
- El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) traduce imágenes escaneadas de texto (impreso o mecanografiado) y transforma estos escaneos en texto codificado por máquina.
- El reconocimiento de huellas dactilares o el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) procesan las facturas rellenadas manualmente. Este programa estudia e identifica las fuentes y estilos manuscritos. Además, aprende a mejorar la precisión y el reconocimiento.
- Las plantillas avanzadas basadas en reglas colocan los elementos de datos comunes en las páginas adecuadas con diferentes diseños y formatos.
- La inteligencia artificial (AI) toma los comentarios de los usuarios para entrenar automáticamente las plantillas de reconocimiento.
- El procesamiento del lenguaje natural (NLP) interpreta párrafos de texto y extrae de ellos los datos necesarios.
- La automatización robótica de procesos (RPA) pone la integración del back-office en manos de usuarios experimentados en lugar de programadores.
- Plantillas de formularios y reglas empresariales preconfiguradas para aplicaciones de procesamiento de facturas.
El software de escaneado de facturas suele utilizar la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Proporciona la conversión electrónica o mecánica de imágenes de texto mecanografiadas o impresas en texto codificado por máquina. El archivo puede ser un documento escaneado, una foto de un documento, una foto de una escena (texto en carteles publicitarios en una foto), o texto de subtítulos mostrado en una imagen (ej.programa de televisión).
A veces, el software de escaneado de facturas se integra con el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) para aumentar la eficacia. Como tipo avanzado de OCR, el ICR altamente tecnológico puede leer y analizar eficazmente caracteres manuscritos. Este sistema permite a las empresas que un ordenador aprenda las fuentes y estilos de escritura durante el procesamiento. Como resultado, mejora los niveles de precisión y reconocimiento del proceso de escaneado de facturas. El software de escáner de facturas se crea con soluciones similares a las de otros extractores de datos. La diferencia está en una configuración específica para reconocer las facturas, porque son los documentos más habituales que las organizaciones necesitan automatizar.
El software de escaneado de facturas ofrece la capacidad de automatizar el escaneado de facturas, identificando sus partes de datos relevantes (una fecha, un proveedor, un importe, un número de factura y los datos de las partidas) e importando los archivos electrónicos. Esta tecnología también permite a las empresas almacenar, gestionar y acceder a los datos digitales de forma sistemática y segura.
¿Cómo funciona el software de escaneado de facturas?
El proceso de escaneado de facturas en papel y su conversión a datos reales en un sistema contable consta de algunas etapas típicas.
El proceso de escanear y convertir una factura en papel en datos reales.
Paso 1 – Entrada En esta fase, el software escanea facturas en papel, archivos PDF no escaneados u otros tipos de archivos. Luego convierte estos archivos en imágenes JPG de alta resolución. La función de separación automática divide los archivos PDF multifactura y gestiona los archivos adjuntos.
Paso 2 – Corrección de la factura (preprocesamiento) La etapa de preprocesamiento de la imagen es necesaria para facilitar la tarea del software de OCR cuando reconoce la diferencia entre un texto y un fondo. Los objetivos de la etapa de corrección de la factura son la binarización, la corrección de la inclinación, la eliminación del ruido y la esqueletización.
Paso 3 – Detección de texto Tras la etapa de preprocesamiento, el software pasa a detectar los campos de datos. En esta fase, el sistema detecta aspectos de la factura como tablas y gráficos.
Paso 4 – Reconocimiento de texto En este paso, el software reconoce los datos y cada campo de datos como un nombre de producto, una cantidad de producto, una fecha de factura, un número de factura, etc.
Paso 5 – Validación de datos La tecnología OCR no implica interacciones humanas. Por ello, la validación de los datos parece ser una parte importante de todo el proceso. En este momento, el sistema garantiza la precisión y la calidad de los datos reconocidos realizando distintas comprobaciones. Esta etapa de verificación de los datos ayuda a aprobar la coherencia lógica de los datos. La información puede extraerse y utilizarse sin problemas inesperados. Esta etapa ayuda a reducir los posibles errores de OCR. La AI puede utilizar las correcciones que se produjeron en la validación para entrenar y mejorar el trabajo posterior del software.
Paso 6 – Extracción de datos En esta fase, el software de OCR ayuda a extraer los datos de la factura de diferentes partes como tablas, encabezados, pies de página y otras regiones del documento escaneado. A continuación, el sistema utiliza los mismos datos para rellenar los campos pertinentes de las facturas electrónicas y para introducir estos datos en el sistema contable solicitado. Puedes enviar los datos finales exportados al software de planificación de recursos empresariales (ERP) mediante API, base de datos o automatización robótica de procesos.
Escaneado de facturas vs. Captura de datos de facturas
El escaneado de facturas y la captura de datos de facturas son dos procesos esenciales en la contabilidad y la gestión financiera modernas.
Escaneado de facturas consiste principalmente en convertir facturas físicas o digitales en imágenes digitales o PDF mediante tecnología OCR. Este proceso garantiza que las facturas se digitalicen y almacenen electrónicamente para facilitar el acceso y la gestión.
Captura de datos de facturas va un paso más allá extrayendo automáticamente los campos de datos clave de las facturas escaneadas, como el número de factura, la fecha, el importe y los detalles del proveedor. Esta extracción automatizada reduce los esfuerzos de introducción manual de datos, mejora la precisión y acelera el ciclo de procesamiento de facturas.
La tabla siguiente destaca las diferencias entre el escaneado de facturas y la captura de datos de facturas:
| Función | Escaneado de facturas | Captura de datos de facturas |
| Funciones clave | Convierte facturas físicas/digitales a PDF o imágenes digitales | Automatiza la extracción de datos (fecha, número de factura, importe, tec.) de las facturas escaneadas |
| Tecnología desplegada | OCR | IA y ML, OCR avanzado |
| Impacto en el flujo de trabajo | Simplifica el almacenamiento, reduce el desorden de papeles | Reduce la introducción manual de datos, acelera el procesamiento de facturas, mejora la precisión |
| Escalabilidad | Se adapta bien al almacenamiento electrónico de facturas | Balanzas para procesar volúmenes mayores |
| Personalización | Limitado, centrado en la captura de documentos | Personalización de campos de datos, reglas y flujos de trabajo |
| Integración | Integración con sistemas de gestión documental | Perfecta integración con software de contabilidad y ERP |
| Eficiencia de costes | Reduce los costes relacionados con el almacenamiento físico de documentos | Reduce costes mediante la automatización de tareas que consumen mucho tiempo (introducción de datos) |
Juntos, estos procesos optimizan los flujos de trabajo de las cuentas a pagar y mejoran la eficiencia general en la gestión de las transacciones financieras.
¿Qué sectores integran esta tecnología?
Todas las organizaciones que gestionan un gran número de facturas en papel de contratistas pueden obtener notables beneficios del software de escaneado de facturas. Cuantos más datos de facturas estés introduciendo a mano en tu programa de contabilidad, más recursos de trabajo podrás optimizar utilizando un escáner de facturas.
El software de escaneado de facturas adquiere valor cuando una empresa tiene más de 100-300 facturas al mes. Si una empresa gestiona volúmenes más pequeños, el rendimiento potencial de las inversiones (ROI) no merece los gastos de una solución de automatización. Debido a esto, el software de escaneado de facturas puede ser útil a partir de pequeñas y medianas empresas que gestionan números de facturas solicitadas. El programa ayuda a digitalizar y almacenar las facturas escaneadas.
El software de escáner de facturas se utiliza en distintos sectores industriales: gubernamental y público, servicios financieros, análisis de negocio, servicios jurídicos, sanidad y fabricación.
Las empresas de contabilidad y las empresas que realizan el procesamiento externalizado de facturas o escanean para facturar, esperan recibir el mayor retorno de la inversión de la automatización. Además, el software de escaneado de facturas aporta beneficios al acortar la introducción de datos, dar más seguridad y cuidar los datos de tus clientes.
Ventajas del software de escaneado de facturas
El escaneado de facturas es un instrumento eficaz para diferentes empresas y aporta muchas ventajas de uso.
- Ahorro de tiempo. El proceso de escaneado de facturas lleva menos tiempo que imprimir, rellenar y almacenar manualmente todas las facturas en papel.
- Gran precisión. El software de escáner de facturas permite a las empresas realizar sus tareas financieras y contables con precisión. No implica posibles errores de cálculo, por ejemplo, cuánto dinero debe o le deben los clientes o proveedores a una empresa.
- Reducción de los errores manuales. Un escáner de facturas disminuye los errores al introducir manualmente los datos en los sistemas contables. Cuando un empleado introduce datos manualmente en hojas de cálculo o bases de datos del sistema, puede cometer errores como erratas u otros. El software de escaneado de facturas ayuda a introducir correctamente cada dato de la factura cada vez que se escanea. No hay posibilidad de errores porque toda la información se transcribe automáticamente mediante un escáner de facturas.
- Mayor eficacia. El procesamiento manual consume mucho tiempo y energía de los empleados que se necesitan en otras tareas como las negociaciones con los clientes. El software de escaneado de facturas ayuda a reducir el papeleo manual en un 90%.
Elegir el software de escaneado de facturas: factores a tener en cuenta
Una vez que hayas decidido invertir en el software, la elección del mejor software de escaneado de facturas puede parecer todo un reto. Para asegurarte de que la solución satisface eficazmente las necesidades de tu empresa, debes tener en cuenta varios factores, como:
- Precisión OCR
- Capacidad de integración
- Escalabilidad
- Cumplimiento de la normativa de protección de datos
- Facilidad de uso
- Funcionalidad analítica y de elaboración de informes
- Reputación del vendedor (incluida la atención al cliente y la formación).
La consideración minuciosa de los parámetros mencionados ayudará a optar por la solución adecuada que optimizará el flujo de trabajo y ayudará a alcanzar tus objetivos empresariales.
Más información: ¿Cómo elegir el mejor software de escaneado de facturas?