Die Experten von Graip.AI – Produktleiterin Karyna Mihalevich und Geschäftsdatenanalystin Elena Devyatkina – teilen ihre Vision für Rechnungsscanner im Jahr 2023 und ihre Erwartungen für 2024.

Wie sieht der Markt für Software zum Scannen von Rechnungen im Jahr 2023 aus?

Karyna Mihalevich:

“Die besten Unternehmen haben diese Technologie genutzt und manuelle Prozesse mit beachtlichen Ergebnissen automatisiert. Laut dem Bericht von Tungsten Network ist die Rate der berührungslosen Rechnungen im Jahr 2023 um das 3,2-fache gestiegen, was zu einem technologischen Vorteil geworden ist. Darüber hinaus entwickelt sich die Software zum Scannen von Rechnungen in Unternehmen weiter, um die Einnahmemöglichkeiten im gesamten Unternehmen zu verbessern.

Bereiche wie die automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten, der automatisierte Abstimmungsprozess und der automatisierte Abgleich von Zahlungsinformationen mit Rechnungen sind die wichtigsten Schritte zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.

Auch wenn es auf den ersten Blick übertrieben erscheinen mag, haben die Finanzautomatisierung und die Software, die zu ihrer Umsetzung verwendet wird, das große Potenzial, die Entwicklung eines Unternehmens zu verändern. Sie haben Auswirkungen auf die grundlegendste Komponente des Geschäfts – Geld.

Durch die Automatisierung kritischer Funktionen wie der Abstimmung müssen die Finanzabteilungen beim Monatsabschluss keine Zeit mit der Suche nach Kodierungsinformationen oder Belegen verschwenden.

Einer der wichtigsten Vorteile der Software zum Scannen von Rechnungen ist die Möglichkeit, Daten in Echtzeit anzuzeigen. Käufe werden automatisch in dem Moment erfasst, in dem sie stattfinden. Unternehmensleiter und Finanzfachleute können in Echtzeit über den Zustand eines Unternehmens berichten. Außerdem, wie viel Geld ein- oder ausgeht.

Dieses Maß an Transparenz ist im Finanzsektor von entscheidender Bedeutung, da dieser traditionell nach einem monatlichen Zeitplan arbeitet, um die Leistung anhand von Zielen zu messen.

Heutzutage verwenden immer mehr Kreditorenbuchhaltungen (AP) Software zum Scannen von Rechnungen. Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) kann zum Beispiel ein Bild oder eine PDF-Datei in ein maschinenlesbares Format umwandeln. Außerdem helfen Business Rules Engines bei der Umsetzung von Unternehmensrichtlinien. Sie können Rechnungen zur Prüfung und Genehmigung an die entsprechenden Personen innerhalb eines Unternehmens weiterleiten. Leider sind die Dokumentenprozesse in vielen Unternehmen nicht vollständig automatisiert. Die jüngste Umfrage des Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL ) ergab, dass 54% der globalen AP-Teams teilweise automatisiert sind und nur 9% der AP-Teams vollständig automatisiert sind.”

Warum verwenden Ihre Kunden eine spezielle Software zum Scannen von Rechnungen? Welche Probleme lösen sie mit dieser Lösung?

Elena Devyatkina:

“Kunden verwenden spezialisierte Software zum Scannen von Rechnungen vor allem deshalb, weil sie interne End-to-End-Prozesse automatisieren möchten, um sie effizienter und genauer zu gestalten.

Die Software zum Scannen von Rechnungen bietet Unternehmen die folgenden Vorteile:

  • die manuelle Routinearbeit der Buchhalter zu minimieren und ihre Motivation zu erhöhen;
  • eine höhere Genauigkeit bei der Erkennung von finanziell sensiblen Daten zu erreichen;
  • den Zyklus der Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen;
  • reduzieren Sie das Risiko kritischer menschlicher Fehler, das Risiko von Strafzahlungen bei Zahlungsverzug und negative Beziehungen zu Kunden, Verkäufern oder Lieferanten aufgrund verpasster Zahlungsfristen;
  • reduzieren Sie das Risiko fehlerhafter Zahlungen dank des automatischen Finanzabgleichs oder der 2-Wege/3-Wege-Abgleichsmöglichkeiten;
  • dazu beitragen, dass Sie sich auf andere höherwertige Buchhalterarbeiten konzentrieren können;
  • sorgen für schnellere Änderungen im Prozess sowie für die Schulung neuer Mitarbeiter;
  • ein Audit-Verfahren zu erleichtern.”

Welche Unternehmen würden von einer Software zum Scannen von Rechnungen profitieren und warum?

Karyna Mihalevich:

“Verschiedene Unternehmen – große Konzerne, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) – können von der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) profitieren.

KMUs, die mindestens 100-300 Rechnungen pro Monat bearbeiten, profitieren ebenfalls von einer automatisierten Rechnungsbearbeitungssoftware. Mit diesem Volumen kompensieren die Einsparungen die Kosten für eine Rechnungsscan-Software.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann kleinen und mittleren Unternehmen helfen, den Cashflow zu steigern und Herausforderungen wie diese zu lösen:

  • langsame und manuelle Dokumentenprozesse;
  • die Möglichkeit, Dateien zu scannen, aber nicht in der Lage zu sein, nach bestimmten Daten in ihnen zu suchen;
  • Rechnungsdaten, die Sie nicht mit Bestellungen oder empfangenen Dokumenten abgleichen können;
  • menschliche Fehler durch manuelle Dateneingabe.

Es scheint, als ob die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung für eine Ein-Personen-Buchhaltungsfirma sehr teuer ist. Auf der anderen Seite kann es für kleine Unternehmen, die enorme Mengen an Rechnungen verarbeiten, konstruktiv sein.”

Welche Kriterien empfehlen Sie für die Auswahl von Software zum Scannen von Rechnungen im Jahr 2023?

Karyna Mihalevich:

” Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Suche nach einer Software zum Scannen von Rechnungen achten sollten:

  1. Einfach zu benutzen. Sie müssen No-Code- oder Low-Code-Plattformen in Betracht ziehen.
  2. Anpassungsmöglichkeiten. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen. Der Widerstand gegen die Einführung neuer Technologien wird geringer sein, wenn Sie diese Lösung an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
  3. Integration mit anderer Software. Sie sollten nicht nur über Ihre aktuelle IT-Landschaft nachdenken. Es ist wichtig, dass Sie Ihre IT-Strategie im Auge behalten.
  4. Die Kosten für die Software zum Scannen von Rechnungen. Wählen Sie ein geeignetes Preismodell auf der Grundlage der Anzahl der Dokumente, die Sie im Laufe eines Monats oder Jahres verarbeiten.
  5. Stufe der Sicherheit. Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen.
  6. Gut organisiertes, informatives Dashboard und Analysen.
  7. Updates und Upgrades. Informieren Sie sich im Voraus, welche Unterstützung die Entwickler der Lösung bei Updates und Upgrades bieten.”

Welche Arten von Software zum Scannen von Rechnungen gibt es im Jahr 2023? Was sind die Unterschiede zwischen ihnen?

Elena Devyatkina:

“1. Es gibt Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung, die eine manuelle Dateneingabe erfordern.

2. Es gibt verschiedene Lösungen für die Rechnungsverarbeitung, die Rechnungsdaten erfassen, die Prüfung einrichten, den Dokumentenabgleich unterstützen und Arbeitsabläufe genehmigen. Außerdem können Sie sie in Buchhaltungs- oder Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme integrieren. Dort leisten Sie die letzten Zahlungen und durchlaufen die Phasen der Datenverwaltung.

3. Es gibt Lösungen und Plattformen für die Kreditorenbuchhaltung, die eine durchgängige Automatisierung der AP-Prozesse ermöglichen. Sie arbeiten mit der Erfassung und Aufzeichnung von Rechnungsdaten, der Überprüfung, dem Abgleich von Bestellungen, Lieferanten- und Kreditorlisten, Hauptbuchkonten, der Einrichtung von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen für Zahlungen, der Datenspeicherung oder -archivierung und der Berichterstellung.

4. Es gibt intelligente Lösungen für die Dokumentenverarbeitung und OCR. Sie erfassen Rechnungsdaten und verfügen über Integrationen mit Buchhaltungssoftware und Kreditorenbuchhaltungslösungen, wo die erkannten Daten zur weiteren Verarbeitung eingehen.”

Welche Funktionen sind bei Software zum Scannen von Rechnungen wichtig?

Elena Devyatkina:

“Unserer Meinung nach sind die wichtigsten Merkmale von Lösungen zum Scannen von Rechnungen:

  • hohe Datensicherheit durch Zertifikate bestätigt;
  • hohe Genauigkeit der intelligenten Datenerfassung;
  • Klassifizierung von Rechnungen unter anderen eingehenden Dokumenten;
  • Identifizierung von Dokumenttypen;
  • hohe Skalierbarkeit der Software zum Scannen von Rechnungen;
  • Erkennung spezifischer Informationen wie Absender- oder Empfängerdaten und andere branchenspezifische Daten;
  • Erkennung von digital gebrannten oder gescannten Dokumenten;
  • in einer Teamlandschaft mit verschiedenen Zugriffsberechtigungen arbeiten;
  • Validierungsregeln aufstellen und Anomalien kennzeichnen;
  • die Einrichtung von Genehmigungs-Workflows;
  • Integration mit Buchhaltungssystemen.”

Wie lauten Ihre Prognosen für den Markt für Software zum Scannen von Rechnungen im Jahr 2024?

Karyna Mihalevich:

“Der Markt für Rechnungsverarbeitungslösungen wird bis 2023 voraussichtlich 5,6 Milliarden Euro wert sein. Das Marktwachstum ist darauf zurückzuführen, dass kleine und mittlere Unternehmen zunehmend Lösungen für die Rechnungsverarbeitung einsetzen. Die Technologie der künstlichen Intelligenz wird im Mittelpunkt vieler AP-Verbesserungen stehen.

IDP-Lösungen ermöglichen es den Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Die Reduzierung von Routineaufgaben kann den AP-Teams helfen, sich auf höherwertige Aktivitäten zu konzentrieren, wie z.B. die Untersuchung von Anomalien.”

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Software zum Scannen von Rechnungen die wichtigste und notwendigste Technologie für die Geschäftsentwicklung im Jahr 2023 ist. Es optimiert verschiedene Dokumentenprozesse – von der Datenerfassung bis zum Zahlungsverkehr – innerhalb eines Unternehmens.

Es ist wichtig zu wissen, dass das Scannen von Rechnungen für Unternehmen geeignet ist, die mit mindestens 100-300 Rechnungen pro Monat arbeiten. So können kleine und mittelgroße Unternehmen bereits nach einem Monat der Nutzung der Software Einsparungen erzielen.

Die Software zum Scannen von Rechnungen ist für Unternehmen, die sich auf die Verarbeitung von Dokumenten konzentrieren, am nützlichsten. Zu den Branchen, die diese Lösungen aktiv einsetzen, gehören Buchhaltung, Recht, Logistik, Banken, Versicherungen, Einzelhandel und sogar die Fertigung.

Es gibt verschiedene Arten von Software zum Scannen von Rechnungen, die Sie je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen und Fähigkeiten auswählen können. Sie beginnen mit Lösungen, die noch eine manuelle Dateneingabe erfordern und enden mit vollautomatischer intelligenter Software. Die fortschrittliche Software arbeitet in 6 Hauptschritten, die je nach Ihren technischen Möglichkeiten angepasst werden können. Die Vorteile der Technologie sind Zeitersparnis, hohe Genauigkeit, weniger manuelle Fehler und höhere Effektivität.

Spürbare Einkommenserwartungen für den Markt des Rechnungsscannens basieren auf den Ergebnissen der Vorjahre. Künstliche Intelligenz wird die Schlüsseltechnologie sein, die man in den nächsten Jahren im Auge behalten sollte.