Les experts de Graip.AI révèlent des détails sur le logiciel de numérisation des factures

Les experts de Graip.AI – Karyna Mihalevich, chef de produit, et Elena Devyatkina, analyste de données commerciales – partagent leur vision des logiciels de numérisation de factures en 2023 et leurs attentes pour 2024.

Quelle est la situation du marché des logiciels de numérisation de factures en 2023 ?

Karyna Mihalevich :

“Les entreprises les plus performantes ont exploité cette technologie et automatisé les processus manuels avec des résultats significatifs. Selon le rapport de Tungsten Network, le taux de facturation sans contact a été multiplié par 3,2 en 2023, ce qui constitue un avantage technologique. En outre, les logiciels de numérisation des factures d’entreprise évoluent pour favoriser les capacités de revenu dans l’ensemble de l’organisation.

Les principales étapes de l’automatisation des comptes fournisseurs sont la saisie automatisée des données des factures, l’automatisation du processus de rapprochement et la mise en correspondance automatisée des informations de paiement avec les factures.

Même si, à première vue, cela peut sembler hyperbolique, l’automatisation des finances et les logiciels utilisés pour la mettre en œuvre ont le grand potentiel de changer la trajectoire d’une entreprise. Elle a un impact sur l’élément le plus fondamental de l’entreprise : l’argent.

En automatisant des fonctions essentielles telles que le rapprochement, les services financiers n’ont plus besoin de perdre du temps à rechercher des informations de codage ou des reçus lors de la clôture du mois.

L’un des principaux avantages d’un logiciel de numérisation de factures est la possibilité de visualiser les données en temps réel. Les achats sont enregistrés automatiquement au moment où ils se produisent. Les chefs d’entreprise et les professionnels de la finance peuvent rendre compte en temps réel de la santé d’une entreprise. Il faut également savoir combien d’argent entre ou sort.

Ce niveau de transparence est essentiel dans le secteur financier qui, historiquement, fonctionne selon un calendrier mensuel pour mesurer les performances par rapport aux objectifs.

Aujourd’hui, de plus en plus de services de comptabilité fournisseurs (AP) utilisent des logiciels de numérisation de factures pour traiter les factures. Par exemple, la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) peut convertir une image ou un PDF en un format lisible par une machine. De même, les moteurs de règles d’entreprise contribuent à l’exécution des politiques de l’entreprise. Ils peuvent acheminer les factures vers les personnes appropriées au sein d’une organisation pour examen et approbation. Malheureusement, dans de nombreuses entreprises, les processus documentaires ne sont pas entièrement automatisés. La récente enquête de l’Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) a révélé que 54 % des équipes AP mondiales sont partiellement automatisées, et que seulement 9 % des équipes AP sont entièrement automatisées.”

Pourquoi vos clients commencent-ils à utiliser des logiciels spécialisés dans la numérisation des factures ? Quels problèmes résolvent-ils avec cette solution ?

Elena Devyatkina :

“Les clients utilisent des logiciels de numérisation de factures spécialisés principalement parce qu’ils souhaitent automatiser les processus internes de bout en bout afin de les rendre plus efficaces et plus précis.

Un logiciel de numérisation de factures offre aux entreprises les avantages suivants :

• minimiser le travail manuel de routine des comptables et accroître la motivation ;
• atteindre une meilleure précision dans la reconnaissance des données financièrement sensibles ;
• accélérer le cycle de traitement des factures ;
• réduire le risque d’erreurs humaines graves, le risque de pénalités de retard et les relations négatives avec les clients, les vendeurs ou les fournisseurs en raison de délais de paiement non respectés ;
• réduire le risque de paiements erronés grâce à un rapprochement financier automatique ou à des possibilités d’appariement dans les deux sens et dans les trois sens ;
• aider à se concentrer sur d’autres tâches comptables de plus grande valeur ;
• permettre des changements plus rapides au cours du processus ainsi que la formation de nouveaux employés ;
• faciliter le processus d’audit.”

Quelles sont les entreprises qui bénéficieraient d’un logiciel de numérisation des factures et pourquoi ?

Karyna Mihalevich :

“Diverses entreprises – grandes sociétés, petites et moyennes entreprises (PME) – peuvent bénéficier d’un traitement intelligent des documents (TID).

Les PME qui traitent au moins 100 à 300 factures par mois bénéficieront également d’un logiciel de traitement automatisé des factures. Ces économies de volume compensent le coût d’un logiciel de numérisation des factures.

L’automatisation des comptes fournisseurs peut aider les PME à augmenter leur trésorerie et à résoudre les problèmes suivants :

• des processus documentaires lents et manuels ;
• la possibilité d’analyser des fichiers sans pouvoir y rechercher des données spécifiques ;
• les données de la facture qu’il vous est impossible de faire correspondre aux commandes d’achat ou aux documents reçus ;
• les erreurs humaines dues à la saisie manuelle des données.

Il semble que l’automatisation des PA soit coûteuse pour un cabinet comptable unipersonnel. D’autre part, cela peut être constructif pour les petites entreprises qui traitent d’énormes quantités de factures.”

Quels sont les critères que vous recommandez pour choisir un logiciel de numérisation de factures en 2023 ?

Karyna Mihalevich :

“Voici quelques-unes des caractéristiques les plus importantes auxquelles vous devez prêter attention lorsque vous recherchez un logiciel de numérisation de factures :

1. Facile à utiliser. Vous devez envisager des plateformes No-Code ou Low-Code.
2. Options de personnalisation. Chaque entreprise a ses propres exigences. La résistance à l’adoption d’une nouvelle technologie sera moindre si vous pouvez adapter cette solution à vos besoins.
3. Intégration avec d’autres logiciels. Vous ne devez pas seulement penser à votre paysage informatique actuel. Il est essentiel de garder à l’esprit votre stratégie informatique.
4. Le coût du logiciel de numérisation des factures. Choisissez un modèle de tarification approprié en fonction du nombre de documents que vous traitez au cours du mois ou de l’année.
5. Niveau de sécurité. Le traitement des factures entrantes est soumis à des exigences légales strictes.
6. Tableau de bord informatif et analytique bien organisé.
7. Mises à jour et améliorations. Renseignez-vous à l’avance sur l’assistance fournie par les développeurs de la solution en ce qui concerne les mises à jour et les mises à niveau.”

Quels types de logiciels de numérisation de factures existent en 2023 ? Quelles sont les différences entre eux ?

Elena Devyatkina :

“1. Il existe des solutions de comptabilité fournisseurs qui nécessitent la saisie manuelle des données.

2. Il existe plusieurs solutions de traitement des factures qui permettent de saisir les données des factures, de mettre en place des vérifications, de prendre en charge le rapprochement des documents et d’approuver les flux de travail. Vous pouvez également les intégrer dans des systèmes de comptabilité ou de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Vous y effectuez les derniers paiements et passez par les étapes de gestion des données.

3. Il existe des solutions et des plateformes de gestion des comptes fournisseurs qui permettent d’automatiser le processus de bout en bout. Ils s’occupent de la saisie et de l’enregistrement des données des factures, de la vérification, du rapprochement des commandes, des listes de fournisseurs, des comptes du grand livre (GL), de la mise en place de flux de travail personnalisés pour effectuer les paiements, du stockage ou de l’archivage des données, et de l’établissement de rapports.

4. Il existe des solutions intelligentes de traitement des documents et d’OCR. Ils saisissent les données des factures et s’intègrent aux logiciels de comptabilité et aux solutions de gestion des comptes fournisseurs, où les données reconnues sont traitées ultérieurement.”

Quelles sont les caractéristiques essentielles d’un logiciel de numérisation de factures ?

Elena Devyatkina :

“Selon nous, les caractéristiques les plus importantes des solutions de numérisation des factures sont les suivantes :

• haute sécurité des données approuvée par des certificats ;
• une grande précision de la saisie intelligente des données ;
• le classement des factures parmi les autres documents entrants ;
• l’identification des types de documents ;
• une grande évolutivité du logiciel de numérisation des factures ;
• la reconnaissance d’informations spécifiques telles que les références de l’expéditeur ou du destinataire et d’autres données spécifiques à l’industrie ;
• la reconnaissance de gravures numériques ou de documents scannés ;
• travailler en équipe avec différentes autorisations d’accès ;
• mettre en place des règles de validation et signaler les anomalies ;
• la mise en place de processus d’approbation ;
• l’intégration avec les systèmes comptables.”

Quelles sont vos prévisions pour le marché des logiciels de numérisation de factures en 2024 ?

Karyna Mihalevich :

“Le marché des solutions de traitement de factures devrait représenter 5,6 milliards d’euros d’ici 2023. La croissance du marché peut être attribuée à l’adoption croissante des solutions de traitement des factures par les petites et moyennes entreprises. La technologie de l’intelligence artificielle sera au centre de nombreuses améliorations de l’AP.

Les solutions IDP permettront aux départements AP de réduire la quantité de travail manuel. La réduction des tâches routinières peut aider les équipes d’AP à se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’investigation d’anomalies.”

Conclusion

En résumé de notre étude, le logiciel de numérisation des factures est devenu la technologie la plus pertinente et la plus nécessaire pour le développement des entreprises en 2023. Il optimise les différents processus documentaires – de la saisie des données aux paiements – au sein d’une entreprise.

Il est important de noter que la numérisation des factures est efficace pour les entreprises qui traitent au moins 100 à 300 factures par mois. Par conséquent, les entreprises de petite et moyenne taille peuvent réaliser des économies même après un mois d’utilisation du logiciel.

Un logiciel de scanner de factures est le plus utile pour les entreprises qui se concentrent sur le traitement des documents. Les secteurs d’activité qui mettent activement en œuvre ces solutions sont la comptabilité, le juridique, la logistique, la banque, l’assurance, le commerce de détail et même l’industrie manufacturière.

Il existe différents types de logiciels de numérisation de factures parmi lesquels choisir en fonction des besoins et des capacités de votre entreprise. Cela va de solutions qui nécessitent encore une saisie manuelle des données et aboutit à des logiciels intelligents entièrement automatisés. Un logiciel avancé fonctionne en 6 étapes principales qui peuvent être personnalisées en fonction de vos capacités technologiques. La technologie permet de gagner du temps, d’obtenir une grande précision, de réduire les erreurs manuelles et d’accroître l’efficacité.

Les prévisions de revenus notables pour le marché de la numérisation de factures sont basées sur les résultats des années précédentes. L’intelligence artificielle sera la technologie clé à surveiller au cours des prochaines années.