Los expertos de Graip.AI revelan detalles sobre el software de escaneado de facturas

Los expertos de Graip.AI -la jefa de producto Karyna Mihalevich y la analista de datos empresariales Elena Devyatkina- comparten su visión del software de escaneado de facturas en 2023 y sus expectativas para 2024.

¿Cuál es la situación del mercado del software de escaneado de facturas en 2023?

Karyna Mihalevich:

“Las mejores empresas han aprovechado esta tecnología y automatizado los procesos manuales con resultados significativos. Teniendo en cuenta el informe de Tungsten Network, en 2023 se ha producido un aumento de 3,2 veces en la tasa de facturas sin contacto, lo que se ha convertido en una ventaja tecnológica. Además, el software corporativo de escaneado de facturas está evolucionando para fomentar las capacidades de ingresos en toda la organización.

Áreas como la captura automatizada de datos de facturas, el proceso de conciliación automatizado y la correspondencia automatizada de la información de pago con la factura son los pasos principales para la automatización de cuentas a pagar.

Aunque al principio pueda parecer una exageración, la automatización de las finanzas y el software utilizado para integrarla tienen el gran potencial de cambiar la trayectoria de una empresa. Afectan al componente más fundamental del negocio: el dinero.

Al automatizar funciones críticas como la conciliación, los departamentos financieros no tienen que perder tiempo buscando información de codificación o recibos en el cierre de fin de mes.

Una de las ventajas más importantes del software de escaneado de facturas es la posibilidad de ver los datos en tiempo real. Las compras se registran automáticamente en el momento en que se producen. Los propietarios de negocio y los profesionales de las finanzas pueden informar en tiempo real sobre la salud de una empresa. También, cuánto dinero entra o sale.

Este nivel de transparencia es fundamental en el sector financiero, que históricamente funcionaba con un calendario mensual para medir los resultados en función de los objetivos.

Hoy en día, cada vez más departamentos de cuentas a pagar (AP) utilizan software de escaneo de facturas para procesarlas. Por ejemplo, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede convertir una imagen o un PDF en un formato legible por máquina. Además, los motores de reglas de negocio ayudan a ejecutar las políticas de la empresa. Pueden dirigir las facturas a las personas adecuadas dentro de una organización para su revisión y aprobación. Por desgracia, en muchas empresas los procesos documentales no están totalmente automatizados. La reciente encuesta del Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL ) descubrió que el 54% de los equipos globales de AP están parcialmente automatizados, y sólo el 9% de los equipos de AP están totalmente automatizados”.

¿Por qué tus clientes empiezan a utilizar software especializado en escaneado de facturas? ¿Qué problemas resuelven con esta solución?

Elena Devyatkina:

“Los clientes utilizan software especializado de escaneado de facturas sobre todo porque quieren automatizar los procesos internos de principio a fin para hacerlos más eficientes y precisos.

El software de escaneado de facturas aporta a las empresas las siguientes ventajas:

• minimiza el trabajo rutinario manual de los contables y aumenta su motivación;
• alcanza una mayor precisión en el reconocimiento de datos sensibles desde el punto de vista financiero;
• Acelera el ciclo de procesamiento de facturas;
• Reduce el riesgo de errores humanos críticos, el riesgo de multas por retraso en los pagos y las relaciones negativas con clientes, vendedores o proveedores debido al incumplimiento de los plazos de pago;
• Reduce el riesgo de pagos erróneos gracias a la conciliación financiera automática o a las posibilidades de conciliación 2/3;
• ayuda a centrarse en otros trabajos contables de mayor valor;
• facilita cambios más rápidos en el proceso, así como la formación de nuevos empleados;
• facilita el proceso de auditoría”.

¿Qué empresas se beneficiarían de un software de escaneado de facturas y por qué?

Karyna Mihalevich:

“Varias empresas -grandes corporaciones, pequeñas y medianas empresas (PYMES)- pueden beneficiarse del procesamiento inteligente de documentos (IDP).

Las PYMES que facturan al menos 100-300 facturas al mes también se beneficiarán del software de procesamiento automatizado de facturas. Con este ahorro de volumen se compensa el coste de un software de escaneado de facturas.

La automatización de las cuentas por pagar puede ayudar a las PYMES a aumentar el flujo de caja y resolver retos como:

• procesos documentales lentos y manuales;
• la posibilidad de escanear archivos, pero sin poder buscar datos concretos en ellos;
• datos de facturas que no puedes cotejar con pedidos o documentos recibidos;
• errores humanos debidos a la introducción manual de datos.

Parece que la automatización de AP es cara para una empresa de contabilidad unipersonal. Por otra parte, puede ser constructivo para las pequeñas empresas que procesan enormes cantidades de facturas”.

¿Qué criterios recomiendas para elegir un software de escaneado de facturas en 2023?

Karyna Mihalevich:

“Estas son algunas de las características más importantes a las que debes prestar atención cuando busques un programa de escaneado de facturas:

1. Fácil de utilizar. Debes considerar las plataformas No-Code o Low-code.
2. Opciones de personalización. Cada empresa tiene sus requisitos específicos. La resistencia a la adopción de una nueva tecnología será menor si puedes adaptar esta solución a tus necesidades.
3. Integración con otros programas informáticos. No sólo debes pensar en tu panorama informático actual. Es crucial tener en cuenta tu estrategia informática.
4. El coste del software de escaneado de facturas. Elige un modelo de precios adecuado en función del número de documentos que proceses durante el mes o el año.
5. Nivel de seguridad. El procesamiento de facturas recibidas está sujeto a estrictos requisitos legales.
6. Cuadro de mandos y análisis informativos bien organizados.
7. Actualizaciones y mejoras. Averigua de antemano qué soporte proporcionan los desarrolladores de la solución con actualizaciones y mejoras”.

¿Qué tipos de software de escaneado de facturas existen en 2023? ¿Cuáles son las diferencias entre ellos?

Elena Devyatkina:

“1. Hay soluciones de cuentas a pagar que requieren la introducción manual de datos.

2. Existen varias soluciones de procesamiento de facturas que capturan los datos de las facturas, establecen la verificación, apoyan el cotejo de documentos y aprueban los flujos de trabajo. Además, puedes integrarlos en sistemas de contabilidad o de planificación de recursos de negocio (ERP). Allí realizarás los pagos finales y pasarás por las fases de gestión de datos.

3. Existen soluciones y plataformas de cuentas a pagar que sirven para automatizar el proceso de cuentas a pagar de principio a fin. Trabajan con la captura y registro de datos de facturas, la verificación, la correspondencia de pedidos de compra, las listas de proveedores y vendedores, las cuentas del libro mayor (GL), la configuración de flujos de trabajo personalizados para realizar pagos, el almacenamiento o archivo de datos y la elaboración de informes.

4. Existen soluciones inteligentes de tratamiento de documentos y OCR. Capturan los datos de las facturas y tienen integraciones con software de contabilidad y soluciones de cuentas a pagar donde los datos reconocidos van a parar para su posterior procesamiento.”

¿Qué funciones son fundamentales en un software de escaneado de facturas?

Elena Devyatkina:

“En nuestra opinión, las características más importantes de las soluciones de escaneado de facturas son:

• alta seguridad de los datos aprobada por certificados;
• alta precisión de la captura inteligente de datos;
• clasificación de facturas entre otros documentos entrantes;
• identificación de los tipos de documentos;
• alta escalabilidad del software de escaneado de facturas;
• reconocimiento de información específica, como credenciales del remitente o del destinatario y otros datos específicos del sector;
• reconocimiento de documentos digitales grabados o escaneados;
• trabajar en un entorno de equipo con varios permisos de acceso;
• establecer reglas de validación y señalar anomalías;
• establecer flujos de trabajo de aprobación;
• integración con los sistemas contables”.

¿Cuáles son tus previsiones para el mercado del software de escaneado de facturas en 2024?

Karyna Mihalevich:

“Se espera que el mercado de soluciones de procesamiento de facturas alcance un valor de 5.600 millones de euros en 2023. El crecimiento del mercado puede atribuirse a la creciente adopción de soluciones de procesamiento de facturas por parte de las pequeñas y medianas empresas. La tecnología de inteligencia artificial estará en el centro de muchas mejoras de la AP.

Las soluciones IDP permitirán a los departamentos de AP reducir la cantidad de trabajo manual. La reducción de tareas rutinarias puede ayudar a los equipos de AP a centrarse en actividades de mayor valor, como la investigación de anomalías.”

Conclusión

Resumiendo nuestro estudio, el software de escaneado de facturas se convirtió en la tecnología más relevante y necesaria para el desarrollo empresarial en 2023. Optimiza diversos procesos documentales -desde la captura de datos hasta los pagos- dentro de una empresa.

Es importante tener en cuenta que la implantación del escaneado de facturas es eficaz para las empresas que trabajan con al menos 100-300 facturas al mes. Como resultado, las empresas de pequeño y mediano tamaño pueden obtener ahorros incluso después de un mes de uso del software.

El software de escáner de facturas es el más útil para las empresas que se centran en el procesamiento de documentos. Las líneas de negocio que implantan activamente estas soluciones son la contabilidad, la abogacía, la logística, la banca, los seguros, el comercio minorista e incluso la fabricación.

Existen distintos tipos de software de escaneado de facturas que puedes elegir en función de las necesidades y capacidades de tu empresa. Parten de soluciones que aún requieren la introducción manual de datos y terminan con un software inteligente totalmente automatizado. El avanzado software funciona en 6 pasos principales que pueden personalizarse teniendo en cuenta tus capacidades tecnológicas. Las ventajas de la tecnología son el ahorro de tiempo, la gran precisión, la reducción de los errores manuales y el aumento de la eficacia.

Las expectativas de ingresos notables para el mercado de escaneado de facturas se basan en los resultados de años anteriores. La inteligencia artificial será la tecnología clave a la que habrá que prestar atención en los próximos años.