Gli esperti di Graip.AI rivelano i dettagli del software di scansione delle fatture

Gli esperti di Graip.AI – la product lead Karyna Mihalevich e l’analista di dati aziendali Elena Devyatkina – condividono la loro visione del software di scansione delle fatture nel 2023 e le aspettative per il 2024.

Qual è lo stato del mercato del software di scansione delle fatture nel 2023?

Karyna Mihalevich:

“Le aziende migliori del settore hanno sfruttato questa tecnologia e automatizzato i processi manuali con risultati significativi. Secondo il rapporto di Tungsten Network, nel 2023 si è registrato un tasso di fatture touchless superiore di 3,2 volte, che è diventato un vantaggio tecnologico. Inoltre, il software di scansione delle fatture aziendali si sta evolvendo per promuovere le capacità di reddito in tutta l’organizzazione.

L’acquisizione automatizzata dei dati delle fatture, il processo di riconciliazione automatizzato e l’abbinamento automatizzato delle informazioni di pagamento alle fatture sono le fasi principali dell’automazione dei conti correnti.

Anche se all’inizio può sembrare iperbolico, l’automazione finanziaria e il software utilizzato per implementarla hanno il grande potenziale di cambiare la traiettoria di un’azienda. Hanno un impatto sulla componente più fondamentale del business: il denaro.

Automatizzando funzioni critiche come la riconciliazione, i reparti finanziari non devono perdere tempo a rintracciare informazioni di codifica o ricevute alla chiusura del mese.

Uno dei vantaggi più importanti del software di scansione delle fatture è la possibilità di visualizzare i dati in tempo reale. Gli acquisti vengono registrati automaticamente nel momento in cui si verificano. I dirigenti d’azienda e i professionisti del settore finanziario possono avere un resoconto in tempo reale sullo stato di salute di un’azienda. Inoltre, quanto denaro sta entrando o uscendo.

Questo livello di trasparenza è fondamentale nel settore finanziario che storicamente opera su base mensile per misurare le prestazioni rispetto agli obiettivi.

Oggi un numero sempre maggiore di reparti di contabilità fornitori (AP) utilizza un software di scansione delle fatture per elaborarle. Ad esempio, la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) può convertire un’immagine o un PDF in un formato leggibile dalla macchina. Inoltre, i motori di regole aziendali aiutano ad applicare le politiche aziendali. Possono inoltrare le fatture alle persone appropriate all’interno di un’organizzazione per la revisione e l’approvazione. Purtroppo, in molte aziende i processi documentali non sono completamente automatizzati. La recente indagine dell’Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) ha rilevato che il 54% dei team AP globali è parzialmente automatizzato e solo il 9% dei team AP è completamente automatizzato”.

Perché i tuoi clienti iniziano a usare un software specializzato nella scansione delle fatture? Quali problemi risolvono con questa soluzione?

Elena Devyatkina:

“I clienti utilizzano software specializzati nella scansione delle fatture soprattutto perché vogliono automatizzare i processi interni end-to-end per renderli più efficienti e accurati.

Il software di scansione delle fatture offre alle aziende i seguenti vantaggi:

• ridurre al minimo il lavoro manuale di routine dei contabili e aumentare la loro motivazione;
• raggiungere una maggiore precisione nel riconoscimento dei dati sensibili dal punto di vista finanziario;
• accelerare il ciclo di elaborazione delle fatture;
• ridurre il rischio di errori umani critici, il rischio di penali per ritardi di pagamento e di relazioni negative con clienti, venditori o fornitori a causa di scadenze di pagamento non rispettate;
• ridurre il rischio di pagamenti errati grazie alla riconciliazione finanziaria automatica o alla possibilità di abbinare due vie e tre vie;
• per concentrarsi su altri lavori di contabilità di maggior valore;
• fornire modifiche più rapide al processo e alla formazione dei nuovi dipendenti;
• facilitano il processo di revisione”.

Quali aziende potrebbero trarre vantaggio da un software di scansione delle fatture e perché?

Karyna Mihalevich:

“Diverse aziende – grandi società, piccole e medie imprese (PMI) – possono trarre vantaggio dall’elaborazione intelligente dei documenti (IDP).

Anche le PMI che gestiscono almeno 100-300 fatture al mese potranno beneficiare di un software di elaborazione automatica delle fatture. Il risparmio sul volume compensa il costo del software di scansione delle fatture.

L’automazione delle procedure di pagamento può aiutare le PMI ad aumentare il flusso di cassa e a risolvere problemi quali:

• processi documentali lenti e manuali;
• la possibilità di scansionare i file ma senza poter cercare dati specifici al loro interno;
• i dati delle fatture che non possono essere confrontati con gli ordini di acquisto o i documenti ricevuti;
• errori umani dovuti all’inserimento manuale dei dati.

Sembra che l’automazione delle procedure di pagamento sia costosa per uno studio di contabilità individuale. D’altro canto, può essere costruttivo per le piccole aziende che elaborano enormi quantità di fatture”.

Quali criteri raccomandi per la scelta del software di scansione delle fatture nel 2023?

Karyna Mihalevich:

“Ecco alcune delle caratteristiche più importanti a cui prestare attenzione quando cerchi un software per la scansione delle fatture:

1. Facile da usare. Devi prendere in considerazione le piattaforme No-Code o Low-code.
2. Opzioni di personalizzazione. Ogni azienda ha esigenze specifiche. La resistenza all’adozione di una nuova tecnologia sarà minore se potrai personalizzare la soluzione in base alle tue esigenze.
3. Integrazione con altri software. Non devi pensare solo al tuo attuale panorama IT. È fondamentale tenere a mente la tua strategia IT.
4. Il costo del software di scansione delle fatture. Scegli un modello di prezzo adeguato in base al numero di documenti che elabori nel corso del mese o dell’anno.
5. Livello di sicurezza. L’elaborazione delle fatture in arrivo è soggetta a rigidi requisiti legali.
6. Cruscotto informativo e analisi ben organizzate.
7. Aggiornamenti e upgrade. Scopri in anticipo il supporto che gli sviluppatori della soluzione forniscono per gli aggiornamenti e gli upgrade”.

Quali tipi di software per la scansione delle fatture esistono nel 2023? Quali sono le differenze tra loro?

Elena Devyatkina:

“1. Esistono soluzioni per i conti correnti che richiedono l’inserimento manuale dei dati.

2. Esistono diverse soluzioni per l’elaborazione delle fatture che acquisiscono i dati delle fatture, impostano la verifica, supportano la corrispondenza dei documenti e approvano i flussi di lavoro. Inoltre, puoi integrarli nei sistemi di contabilità o di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Lì si effettuano i pagamenti finali e si passa attraverso le fasi di gestione dei dati.

3. Esistono soluzioni e piattaforme per la gestione dei conti correnti che consentono di automatizzare il processo AP end-to-end. Lavorano con l’acquisizione e la registrazione dei dati delle fatture, la verifica, la corrispondenza con gli ordini di acquisto, gli elenchi dei fornitori, i conti della contabilità generale (GL), l’impostazione di flussi di lavoro personalizzati per effettuare i pagamenti, la memorizzazione o l’archiviazione dei dati e la creazione di report.

4. Esistono soluzioni intelligenti di elaborazione dei documenti e OCR. Acquisiscono i dati delle fatture e si integrano con i software di contabilità e le soluzioni di pagamento, dove i dati riconosciuti vengono elaborati ulteriormente”.

Quali sono le caratteristiche fondamentali di un software per la scansione delle fatture?

Elena Devyatkina:

“A nostro avviso, le caratteristiche più importanti delle soluzioni di scansione delle fatture sono:

• elevata sicurezza dei dati approvata da certificati;
• l’elevata precisione dell’acquisizione intelligente dei dati;
• classificazione delle fatture tra gli altri documenti in entrata;
• identificazione dei tipi di documenti;
• elevata scalabilità del software di scansione delle fatture;
• riconoscimento di informazioni specifiche come le credenziali del mittente o del destinatario e altri dati specifici del settore;
• riconoscimento di documenti digitali masterizzati o scansionati;
• lavorare in un contesto di squadra con vari permessi di accesso;
• impostare regole di convalida e segnalare le anomalie;
• impostare i flussi di lavoro di approvazione;
• integrazione con i sistemi di contabilità”.

Quali sono le tue previsioni per il mercato del software di scansione delle fatture nel 2024?

Karyna Mihalevich:

“Si prevede che il mercato delle soluzioni per l’elaborazione delle fatture avrà un valore di 5,6 miliardi di euro entro il 2023. La crescita del mercato può essere attribuita alla crescente adozione di soluzioni per l’elaborazione delle fatture da parte delle piccole e medie imprese. La tecnologia dell’intelligenza artificiale sarà al centro di molti miglioramenti dell’AP.

Le soluzioni IDP permetteranno ai dipartimenti AP di ridurre la quantità di lavoro manuale. La riduzione dei compiti di routine può aiutare i team di AP a concentrarsi su attività di maggior valore, come l’indagine delle anomalie”.

Conclusioni

Riassumendo il nostro studio, il software di scansione delle fatture è diventato la tecnologia più rilevante e necessaria per lo sviluppo delle imprese nel 2023. Ottimizza diversi processi documentali – dall’acquisizione dei dati ai pagamenti – all’interno di un’azienda.

È importante notare che l’implementazione della scansione delle fatture è efficace per le aziende che lavorano con almeno 100-300 fatture al mese. Di conseguenza, le aziende di piccole e medie dimensioni possono ottenere risparmi già dopo un mese di utilizzo del software.

Il software per lo scanner di fatture è il più utile per le aziende che si concentrano sull’elaborazione dei documenti. I settori di attività che implementano attivamente queste soluzioni sono quelli della contabilità, del diritto, della logistica, delle banche, delle assicurazioni, della vendita al dettaglio e persino della produzione.

Esistono diversi tipi di software per la scansione delle fatture che puoi scegliere in base alle tue esigenze e capacità aziendali. Partono da soluzioni che richiedono ancora l’inserimento manuale dei dati per arrivare a un software intelligente completamente automatizzato. Il software avanzato funziona in 6 fasi principali che possono essere personalizzate in base alle tue capacità tecnologiche. I vantaggi della tecnologia sono il risparmio di tempo, l’elevata precisione, la riduzione degli errori manuali e l’aumento dell’efficacia.

Le aspettative di guadagno per il mercato della scansione delle fatture si basano sui risultati degli anni precedenti. L’intelligenza artificiale sarà la tecnologia chiave da tenere d’occhio nei prossimi anni.