Leitfaden zur Datenerfassung: Was ist Datenerfassung, wie funktioniert sie, was sind die Methoden und Vorteile

Die Datenerfassung ist ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsablaufs in verschiedenen Branchen. Der Begriff bezieht sich auf den Prozess der Datenextraktion aus verschiedenen Dokumenttypen (strukturierte, halbstrukturierte und unstrukturierte; digitale und Papierdokumente) und deren Umwandlung in ein maschinenlesbares Format.

Derzeit wird die Datenerfassungstechnologie zur zentralen Lösung für die Optimierung der Dokumentenverarbeitung. Die Datenerfassung verbessert die geschäftliche Arbeit durch automatische Extraktion, genaue Klassifizierung und relevante Datenerkennungsfunktionen. Es macht die Informationssuche schneller und effektiver.

Laut dem Bericht von Grand View Research wird der globale Markt für automatische Identifizierung und Datenerfassung von 2024 bis 2030 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 11,7% wachsen.

Software zur Datenerfassung ist im Bankensektor sehr gefragt. Es hilft, papierlose Abläufe zu führen und ermöglicht es digital vernetzten Banken, Arbeitsabläufe effektiv zu bearbeiten und schneller zu reagieren.

In dieser Publikation geben wir einen detaillierten Überblick über die Datenerfassung: Wir beschreiben ihre Definition, die Branchen der Kunden, die Prozessschritte, die angewandten Methoden und die Vorteile dieser Technologie für Ihr Unternehmen.

Was ist Datenerfassung?

Die Definition der Datenerfassung bezieht sich auf den Prozess der Datenextraktion aus verschiedenen Arten von Dokumenten, um sie in ein maschinenlesbares digitales Format umzuwandeln. Diese Dokumente können strukturiert oder unstrukturiert, auf Papier oder elektronisch sein.

Die Datenerfassung erfolgt in definierten Schritten: Scannen, Identifizieren, Erfassen, Erkennen, Aufzeichnen und Speichern von Daten aus einer Datei ohne manuelle Eingabe. Diese Lösung optimiert Routineprozesse wie die Verwaltung von Vermögenswerten, Lieferung, Inventar, Scannen und Sicherheit von Dokumenten.

Jüngste Entwicklungen im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) haben die Datenerfassung auf eine neue Ebene der Informationserfassung und der Verbesserung der Softwarefähigkeiten gehoben.

Anwendungen zur automatisierten Datenerfassung in verschiedenen Branchen

Die automatisierte Datenerfassung spielt in verschiedenen Branchen eine entscheidende Rolle und trägt dazu bei, den Arbeitsablauf zu beschleunigen, die Genauigkeit zu verbessern und Entscheidungen in Echtzeit zu ermöglichen. Nachfolgend finden Sie nur einige Beispiele:

Einzelhandel:

• Erfassen Sie automatisch Verkaufsdaten, einschließlich Transaktionsdetails, Produktpreisen und Zahlungsarten.
• Verfolgen Sie Bestandsbewegungen und verwalten Sie Lagerbestände.
• Erfassen Sie Kundendaten und Kaufhistorie automatisch.

Gesundheitswesen:

• Elektronische Gesundheitsakten: Erfassen Sie Patientendaten wie die Krankengeschichte, Behandlungen und Rezepte digital.
• Medizinische Bildgebung: Erfassen und analysieren Sie automatisch Daten aus der diagnostischen Bildgebung (z.B. MRT, CT-Scans).
• Wearable Devices: Erfassen Sie kontinuierlich die Gesundheitsparameter Ihrer Patienten, wie z.B. die Herzfrequenz, das Schlafverhalten und das Aktivitätsniveau.

Herstellung:

• IoT-Sensoren: Erfassen Sie Daten von Maschinen und Geräten, um die Leistung zu überwachen, den Wartungsbedarf vorherzusagen und den Betrieb zu optimieren.
• Lieferketten-Management: Erfassen Sie automatisch Daten zu Lagerbeständen, Sendungen und Logistik, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.
• Qualitätskontrolle: Verwenden Sie automatisierte Systeme zur Datenerfassung während des Produktionsprozesses, um sicherzustellen, dass die Produkte den Qualitätsstandards entsprechen.

Finanzen:

• Transaktionsverarbeitung: Erfassen und verarbeiten Sie Finanztransaktionen in Echtzeit und sorgen Sie so für eine genaue Buchführung und die Einhaltung von Vorschriften.
• Risikomanagement: Erfassen und analysieren Sie automatisch Daten in Bezug auf Markttrends, Kundenverhalten und wirtschaftliche Indikatoren.
• Betrugserkennung: Erfassen und analysieren Sie Daten zur Identifizierung potenziell betrügerischer Aktivitäten.

Transport und Logistik:

• GPS: Erfassen Sie automatisch Daten zu Fahrzeugstandort, Geschwindigkeit und Route, um die Logistik zu optimieren und die Effizienz der Lieferung zu verbessern.
• Fuhrpark-Management: Erfassen Sie Daten über den Kraftstoffverbrauch, den Wartungsbedarf von Fahrzeugen und das Fahrerverhalten, um Kosten zu senken und die Sicherheit zu erhöhen.
• Paketverfolgung: Erfassen und aktualisieren Sie automatisch die Daten über den Standort des Pakets und den Zustellungsstatus, um den Kunden Tracking-Informationen in Echtzeit zur Verfügung zu stellen.

Telekommunikation:

• Netzwerk-Überwachung: Erfassen und analysieren Sie automatisch Daten zur Netzwerkleistung, zu Verkehrsmustern und Serviceausfällen.
• Kundenservice: Erfassen Sie Kundendaten und Interaktionen automatisch, um den Service zu personalisieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
• Abrechnung und Nutzung: Automatisieren Sie die Datenerfassung in Bezug auf Nutzungsmuster, Abrechnungsdetails und Zahlungsinformationen für eine genaue Abrechnung und Umsatzverwaltung.

Wie funktioniert die Datenerfassung?

Die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten macht wertvolle Daten leichter zugänglich. Je nach Bedarf können Sie Daten auf unterschiedliche Weise erfassen. Es hilft, die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung zu optimieren und einen nahtlosen Datentransfer zu den erforderlichen Zielen zu gewährleisten.

Bei den Datenerfassungsgeräten kann es sich um Dokumentenscanner, Barcode-Scanner, Smartcard-Leser und spezielle Erfassungspads handeln. Unternehmen nutzen diese Geräte, um alle benötigten Informationen zu erfassen und so fundiertere und analytischere Entscheidungen zu treffen.

Unternehmen können Daten in 6 allgemeinen Schritten erfassen:

1. Eingabe
In diesem Stadium scannt die Software Papier- oder elektronische Dokumente und wandelt sie in hochauflösende Dateien um. Die Daten können von Hand eingegeben oder in einer Datei in verschiedenen Formaten ausgedruckt werden.

2. Berichtigung
Dieser Schritt ist erforderlich, um Dokumente für die optische Zeichenerkennung (OCR) vorzubereiten. Das System entfernt Rauschen und korrigiert Schrauben, macht Binarisierung und Skelettierung.

3. Erkennung
Die Software erkennt Rechnungsaspekte wie Tabellen und Diagramme. Es hilft bei der genauen Datenextraktion, verbraucht weniger Speicherplatz und ermöglicht eine schnellere Validierung.

4. Erkennung
In diesem Schritt erkennt die Software die Daten und jedes Datenfeld als Lieferantenname, Belegnummer usw.

5. Validierung
Das System stellt die Genauigkeit und Qualität der erkannten Daten sicher, indem es verschiedene Prüfungen durchführt.

6. Extraktion
Die OCR-Software hilft bei der Extraktion von Daten aus Dokumentteilen wie Tabellen, Kopf- und Fußzeilen und anderen Bereichen. Anschließend verwendet das System diese Daten, um die entsprechenden Felder in elektronischen Rechnungen zu füllen und sie in das gewünschte Buchhaltungssystem einzuspeisen.

Welche Methoden der Datenerfassung gibt es?

Ihr Unternehmen kann die Methode zur Datenerfassung abhängig von Ihrem Geschäftsmodell und den benötigten Informationen wählen. Verschiedene Software ermöglicht die Datenerfassung aus unterschiedlichen Dokumentenformaten: manuell geschriebene Dokumente, JPEGs, PDFs, E-Mails und viele andere. Im Folgenden nennen wir die beliebtesten Methoden.

1. Manuelle Datenerfassung

Bei dieser Methode werden die angeforderten Daten von Hand aus schriftlichen Dokumenten in ein Computersystem eingegeben, um digital darauf zuzugreifen. Die manuelle Eingabe ist immer noch wichtig, um unstrukturierte Daten zu erfassen, wenn das Volumen so gering ist, dass eine Automatisierung unrentabel ist.

2. Automatisierte Datenerfassung

Diese Methode hilft Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, indem sie die Datenextraktion beschleunigt und Betriebskosten und Personalaufwand reduziert. Unternehmen können Daten automatisch mit verschiedenen Technologien erfassen.

a) Optische Zeichenerkennung (OCR)

Diese Lösung hat eine Möglichkeit zur Datenerfassung entwickelt. Es erhöht die Automatisierung von Back-Office-Workflows, die PDF-Rechnungen, Quittungen, Verträge und andere Geschäftsdokumente umfassen können.

Diese Technologie ermöglicht die automatische Erkennung von maschinell erzeugten Zeichen bei der Datenerfassung und -extraktion. Die OCR-Lösung kann verschiedene Schriftarten wie gedruckte und computergenerierte Zeichen erkennen. Mehr über dieses Tool erfahren Sie in unserer Publikation OCR Tools Benchmarks.

b) Intelligente Zeichenerkennung (ICR)

Die Technologie wird bei der Erkennung von handgeschriebenen und gedruckten Zeichen eingesetzt. ICR-Software erfasst und analysiert handschriftliche Dokumente wie Kaufbelege und Bewerbungen. Die ICR-Lösung ähnelt der OCR, ist aber aufgrund der Vielfalt der handschriftlichen Zeichen, mit denen diese Technologie arbeitet, schwieriger.

c) Intelligente Dokumentenerkennung (IDR)

Diese Lösung kombiniert verschiedene Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) wie Computer Vision und natürliche Sprachverarbeitung (NLP). Sie helfen dabei, Muster zu erkennen, sie nach Inhaltstyp zu indizieren und anhand von Nachschlagetabellen auf Richtigkeit zu überprüfen. Die IDR-Lösung ist nützlich für die Bearbeitung von Formularen und Belegen, den Kundendienst und die Poststelle. Sie können dieses Tool mit einer kostenlosen Testversion für intelligente Dokumentenverarbeitung von Graip.AI ausprobieren.

3. QR-Codes und Barcodes

Barcodes enthalten verschlüsselte Informationen im 1D-Format. Sie können sie mit einem Barcode-Scanner lesen. Barcodes sind in verschiedenen Bereichen von Bedeutung. Im Einzelhandel kann es für die Bestandsverwaltung, in der Logistik für die Standort- oder Aufgabenverfolgung, im medizinischen Bereich zur Überprüfung von Patientendaten und in der Fertigung zur Verfolgung von Produktchargen eingesetzt werden.

QR-Codes (Quick Response) oder 2D-Barcodes sind komplexere Lösungen. Unternehmen können diese Lösung nutzen, um Daten in Dokumenten, Webseiten usw. zu erfassen. Viele digitalisierte Sektoren verwenden QR-Codes. Diese Lösung ist im Einzelhandel, bei Kurierdiensten, Produktverpackungen und in der Werbung üblich. QR-Codes können Links zu jeder beliebigen Webseite mit einer beliebigen Menge an Informationen enthalten.

4. Optisches Markierungslesen (OMR)

Diese elektronische Erfassungsmethode identifiziert von Menschen markierte Daten als abgedunkelte Felder und Kontrollkästchen in Dokumenten. Aufgrund seiner hohen Genauigkeit liefert OMR perfekt erfasste Daten von gescannten Umfrageformularen, Stimmzetteln und objektiven Tests.

5. Digitale Formulare (Web oder App)

Manchmal müssen Unternehmen Informationen über Internetnutzer sammeln. Sie können Daten in digitalen Formularen im Internet, über eine Intranetseite oder eine Smartphone-Anwendung erfassen.

6. Digitale Signaturen

Diese Art der Dokumentenüberprüfung ist einer handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen. Digitale Signaturen dienen zur Autorisierung von Genehmigungen und Berechtigungen für digitale Dokumente oder E-Mails. Diese Methode zur Datenerfassung wird für Arbeitsabläufe verwendet, an denen Parteien aus verschiedenen Unternehmen oder Abteilungen beteiligt sind. Digitale Signaturen sind legal und bieten hohe Sicherheit für persönliche Daten.

7. Web Scraping und Überwachung

Dieses Tool hilft bei der Verwaltung einer großen Menge von Webdaten. Web-Scraping-Tools werden auch als Web-Bots oder Crawler bezeichnet (z.B. Google Spider). Sie crawlen durch Webseiten und Code, um bestimmte Daten zu sammeln, zu analysieren und zu erkennen. Web Scraping ist nützlich, um verschiedene im Internet verfügbare Datentypen zu erfassen und zu überwachen. Sie können dort Nachrichten, Preise, Kontakte, Updates, Währungen, Kommentare und Bewertungen finden.

8. Magnetstreifenkarten

Die Karten unterscheiden sich dadurch, dass sie Magnetstreifen mit kodierten Daten haben. Sie kann mit digitalen Lesegeräten entschlüsselt werden. Diese Methode zur Datenerfassung ist sicher und wird bei Hotelzugangskarten, Transportkarten, ID-Karten und Kredit-/Debitkarten in Kombination mit anderen Sicherheitsmethoden verwendet.

9. Magnetische Tintenzeichenerkennung (MICR)

Diese Lösung kann Zeichen erkennen, die maschinell in eine magnetische Verbindung gedruckt wurden. MICR wird in Banken für die Bearbeitung von Schecks für Zahlungen verwendet.

10. Chipkarten

Die Lösung speichert verschlüsselte Daten auf einem Mikroprozessor-Chip zu Identifikationszwecken. Unternehmen können Smartcards zur Mitarbeiteridentifikation und chipbasierte Smartcards für sichere Banktransaktionen verwenden.

11. Intelligente Spracherfassung

Diese Methode zur Datenerfassung nutzt die Spracherkennungstechnologie. Es hilft beim Verstehen und Analysieren von Sprache. Sie können damit auf die Sprache zugreifen, Erinnerungen erstellen und Musikwünsche äußern.

12. Intelligente Video- und Bilderfassung

Die Video- und Bilderfassungstechnologie wird eingesetzt, um genaue Informationen für die Datenanalyse, Sicherheitskontrollen am Flughafen, biometrische Identifizierung usw. zu erkennen und zu extrahieren.

Was sind die Gründe für die Nutzung?

Unternehmen können Daten automatisch erfassen, um Personalressourcen und die Abhängigkeit von der manuellen Verwaltung großer Informationsmengen zu reduzieren. Diese Technologie sorgt auch für einen reibungslosen Ablauf der Datenverarbeitung. Es macht Informationen aus jedem Arbeitsablauf heraus bereit und verfügbar.

Die Integration künstlicher Intelligenz zeigt die signifikantesten Ergebnisse bei der Entwicklung der Datenerfassung. Diese Technologie kann die menschliche Intelligenz imitieren, um eine kognitive Datenerfassung zu ermöglichen. KI sammelt Daten mit hoher Genauigkeit zur richtigen Zeit und am richtigen Ort. Es hilft Unternehmen, den Kundenservice zu optimieren und schnell zu reagieren.

Was sind die Vorteile der Datenerfassung?

Die automatisierte Datenerfassung bietet spürbare Vorteile bei der Verbesserung und Optimierung der Dokumentenverarbeitung.

Reduziert manuelle Fehler

Die automatisierte Datenerfassung ermöglicht es Ihnen, die menschliche Präsenz bei der Durchführung wiederholter und anstrengender Aufgaben zu reduzieren. Es reduziert mögliche manuelle Fehler und verbessert die Effizienz.

Steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter

Mit automatisierten Lösungen können Ihre Mitarbeiter monotone Arbeitsabläufe reduzieren und sich auf kreative Aufgaben konzentrieren, die Zufriedenheit schaffen.

Senkt die Betriebskosten

Moderne IT-Lösungen helfen Unternehmen, zusätzliche Betriebskosten für Inventar, Miete und Gehaltsabrechnung zu vermeiden. Sie aktualisieren Daten in Echtzeit und reduzieren Fehler.

Verbessert Sicherheit und Datenspeicherung

Die Verschlüsselung der automatischen Erfassung schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff und hilft, weniger Speicherplatz zu belegen.

Bietet 24/7 Verfügbarkeit

IT-Lösungen können Daten auch außerhalb der Arbeitszeiten und ohne geografische Einschränkungen erfassen. Es ist die nützlichste Funktion für das Gesundheitswesen, die Schifffahrt und das Gastgewerbe, wenn Daten jederzeit verfügbar sein müssen, um die Geschäftseffizienz zu steigern.

Organisiert den zentralisierten Zugriff

Automatisierte Lösungen bieten kontrollierten, zentralen Zugriff auf alle Geschäftsdaten, indem sie Cloud-Speicher als Endziel nutzen.

Verbessert das Kundenerlebnis

Wenn die erfassten Daten fehlerfrei sind, tragen sie zu einem besseren Verständnis der Kunden und der Geschäftsqualität bei.

Vereinfachen Sie die Entscheidungsfindung

Automatisierte Lösungen bringen Vorteile für eine effektive Datenerfassung. Es ermöglicht Big-Data-Analysen für schnellere und profitablere Entscheidungen.

Herausforderungen von Lösungen zur automatisierten Datenerfassung

Fazit

Nach vielen Jahrzehnten des Wandels hat sich die Technologie der Datenerfassung zu einem branchenübergreifenden Bereich entwickelt. Heutzutage verbessert es die Effektivität und Rentabilität von Unternehmen. Mit dieser Lösung werden die Mitarbeiter sogar stärker in die tägliche Arbeit einbezogen.

Heutzutage gibt es viele Methoden der Datenerfassung durch verschiedene IT-Technologien. Je nach Branche und Zielsetzung können Sie die für Sie am besten geeignete Kombination von Tools zur Datenerfassung wählen. Selbst kleine und mittlere Unternehmen, die große Datenmengen verwalten, können durch den Einsatz automatisierter Datenerfassungslösungen den Return of Graipinvestment (ROI) feststellen.

Unter den Anbietern von Datenerfassung können Sie auf die Graip.AI-Plattform achten. Es handelt sich um einen KI-Assistenten, der die Leistung der regelbasierten robotergestützten Prozessautomatisierung und der selbstlernenden künstlichen Intelligenz kombiniert. Unsere Kunden können zum Beispiel die folgenden Lösungen einsetzen: Sales Request Automation für Vertriebsaufgaben und Invoice Automation für die Buchhaltung. Das Vertriebstool reduziert die Bearbeitungszeit für Dokumente um 85%, während die Buchhaltungslösung eine 99%ige Genauigkeit bei der Rechnungsbearbeitung bietet und die Arbeit mit Lieferantenrechnungen beschleunigt.