Rechnungsbearbeitung mit Automatisierung. Improving Accuracy and Speed

Fühlen Sie sich durch Papierkram oder Zeitdruck überfordert?

Wenn ja, dann sind Sie nicht der Einzige. Viele Experten sind sich einig, dass die Dokumentenverwaltung ein mühsamer, zeitraubender Prozess ist, wenn sie manuell durchgeführt wird. In Anbetracht der Beweise;

• Der durchschnittliche jährliche Papierverbrauch in Nordamerika beträgt 504,84 Pfund.
• Die Gebühr für die Einreichung eines Dokuments beträgt $20, für das Auffinden einer fehlenden Akte $120 und für die Reproduktion eines Dokuments $220.

In der heutigen schnelllebigen Zeit muss es jedoch einen besseren Weg geben, die Dinge zu erledigen. Zum Glück gibt es Software zur Dokumentenautomatisierung wie Graip.AI, die den Umgang mit Dokumenten erleichtern kann.

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist eine Lösung, die Ihnen den Stress bei der Ausstellung von Rechnungen abnimmt, da sie zu 99% fehlerfrei ist.

Mit der Rechnungsautomatisierung können Sie Zahlungen verfolgen und den Cashflow verwalten. Sie können sogar andere Bereiche Ihres Unternehmens automatisieren, um die Effizienz insgesamt zu verbessern!

Vorteile zur Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung

Unternehmen mit einer großen Anzahl von Lieferanten riskieren den Verlust von Frühzahlerrabatten und machen Fehler, wenn sie ihre Rechnungen in großen Mengen bezahlen. Verzögerungen bei den Bearbeitungsfristen belasten auch die Beziehungen zu den Lieferanten, schaden dem Ruf eines Unternehmens und führen zu Unterbrechungen in der Lieferkette.

Investitionen in Technologien zur Rationalisierung der Rechnungsverarbeitung in großen Unternehmen sind wichtiger denn je.

• Stabilität der Lieferkette,
• gestraffte Prozesse, und
• reduzierte Kosten – all das kann durch den Einsatz einer automatisierten AP-Verarbeitung erreicht werden.

Selbstbedienungs-Tools für Zulieferer

Die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens verliert viel Zeit, wenn sie versucht, fehlerhafte Lieferantendaten zusammenzustellen und zu korrigieren und Fragen der Lieferanten zu beantworten.

Es ist für beide Parteien unangenehm, wenn sie sich manuell an die Lieferanten wenden müssen, um fehlende Daten zu erhalten.

Selbstbedienungslösungen sind für die Kreditorenbuchhaltung unverzichtbar, denn sie ermöglichen es den Lieferanten, die erforderlichen Kontaktdaten, Transaktionshistorie, W9 und Bankinformationen zu übermitteln, ohne sich direkt an das Unternehmen wenden zu müssen.

Indem Sie alle Ihre Lieferanten digital miteinander verbinden, können Sie Zeit sparen und Ihre Beziehungen zu ihnen stärken.

Die Kreditorenbuchhaltung kann mit viel weniger Aufwand auf dem Laufenden bleiben, wenn sie den Lieferanten eine intuitive Schnittstelle zur Verfügung stellt, über die sie Änderungen an ihren Informationen vornehmen und den Status von Transaktionen einsehen können.

Damit die Zahlungen ohne Unterbrechung erfolgen können, können die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung auf angenehme und reibungsarme Weise mit den Lieferanten verhandeln.

Automatisieren Sie die Auflösung von Ausnahmen

Dateneingabefehler, falsche Lieferanteninformationen und fehlende Bestellinformationen sind nur einige der häufigsten Ursachen für Rechnungsausnahmen.

Ausnahmen nehmen viel Zeit und Mühe in Anspruch, da sie einzeln bearbeitet werden müssen. Unstimmigkeiten bei Rechnungen sind ein erheblicher Kostenfaktor für die Rechnungsabteilungen von Unternehmen.

Mit Hilfe von KI, fortschrittlicher Analytik und ausgefeilten Algorithmen können moderne Technologiesysteme die Rechnungsabteilungen von Rechnungsausnahmen befreien. Falsche oder nicht übereinstimmende Rechnungen werden von der Plattform automatisch “korrigiert” oder an den Anbieter zurückgeschickt.

Selbst wenn das Problem nicht allein durch Technologie behoben werden kann, kann die Plattform helfen, indem sie den Prozess der Lösungsfindung durch intelligente Prozesse automatisiert und so das Kreditorenteam entlastet.

Durch die Einführung von 100% STP können Unternehmen Geld sparen und ihre Ressourcen anderweitig einsetzen.

Digitale Verbindung mit Zulieferern

Die meisten großen Unternehmen arbeiten mit einer Vielzahl von Anbietern zusammen, die ihre Rechnungen in ihrem eigenen Format an bestimmte Personen im Unternehmen übermitteln. Um die Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung nutzen zu können, müssen Finanzteams in Unternehmen Rechnungen in einem digitalen Standardformat erfassen.

Unternehmen, die darauf bestehen, dass ihre Lieferanten nur eine Art der Rechnungsstellung verwenden, haben es schwer, diese bei allen durchzusetzen.

Unabhängig von der Größe, der Komplexität oder der Abrechnungsmethode des Lieferanten kann eine moderne Procure-to-Pay-Plattform mit einem Lieferantennetzwerk eine direkte digitale Beziehung aufbauen. Eine schnelle und genaue Rechnungsstellung und Zahlung ist ohne den Aufwand und die Kosten des elektronischen Datenaustauschs (EDI) möglich.

Die Partner in der Lieferkette können weiterhin das tun, was sie schon immer getan haben, haben aber mit Hilfe der globalen Dokumentenübersetzung oder der direkten API-Anbindung weiterhin Zugriff auf ihre Daten in Echtzeit. Dies sorgt für zufriedene Lieferanten und fördert dauerhafte Beziehungen zu diesen Lieferanten, was beides dem Wachstum des Unternehmens zugute kommt.

Prädiktive Analyse

Einige Unternehmen bearbeiten jährlich Hunderttausende, wenn nicht gar Millionen von Rechnungen.

Es ist unglaublich, wie viel Arbeit es macht, die Antworten aller Beteiligten auf eine Vielzahl einzelner Transaktionen zu koordinieren und sicherzustellen, dass alles rechtzeitig genehmigt und bearbeitet wird.

Die meisten modernen Kreditorenbuchhaltungsteams verwenden prädiktive Algorithmen, um Berge von Eingangsrechnungen und Bestandsdaten auf der Suche nach bisher unerkannten Trends zu analysieren.

Echtzeit-Dashboards verfolgen die Dauer von Transaktionszyklen und Ausnahmen, aufgeschlüsselt nach Lieferanten, und geben so Einblick in jedes Element der Lieferkette.

Die Leiter von AP und Procurement können sowohl mögliche Probleme in der Lieferkette als auch Entwicklungsmöglichkeiten finden, indem sie sich auf die Technologie zur Analyse großer Datenmengen verlassen.

Rationalisieren Sie Ihre Rechnungsbearbeitungsstrategie, warum?

Die Senkung der Verwaltungskosten, die Steigerung des Cashflows und die Vergrößerung der Gewinnmargen sind nur einige der Vorteile, die sich aus der Rationalisierung der Rechnungs- und Zahlungsverfahren ergeben können.

Wesentliche Schritte der Rechnungsautomatisierung

Im Laufe der Jahre hat sich das Verfahren zur Bearbeitung von Rechnungen im Gleichschritt mit der Entwicklung neuer Technologien weiterentwickelt.

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung kann durch die Implementierung der folgenden Schritte erreicht werden:

1. Analysieren Sie die aktuellen Fakturierungsprozesse

Es ist wichtig, dass Sie ein klares Bild vom Rechnungsstellungsprozess in Ihrem Unternehmen haben. Wie lange dauert es normalerweise, eine Rechnung zu bearbeiten?

Wie lange dauert die Bearbeitung einer Rechnung in der Regel? Wo geht die Rechnung ein? Wie wird es an AP gesendet? Wie wird sie validiert? Wie geht man richtig mit einer Rechnung um?

Um die Ursachen von Einschränkungen und Engpässen sowie die damit verbundenen Kosten zu verstehen, ist es wichtig, sie zu beseitigen.

Wahrscheinlich werden Sie bei der Überprüfung Ihrer derzeitigen Praktiken noch Raum für Entwicklungen entdecken.

2. Organisierte Rechnungsverwaltung

Um Ihre Rechnungen besser zu verwalten, können Sie eine gemeinsame oder zentralisierte Lösung einrichten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferanten wissen, dass sie ihre Rechnungen an Ihre Kreditorenbuchhaltung schicken sollen.

Die International Association of Accounts Payable Professionals (IAPP) hat in einer Studie unter ihren Mitgliedern herausgefunden, dass 64,7% der Befragten die Zentralisierung als äußerst wichtig einstufen (5 auf einer Skala von 1 bis 5).

Die Rechnungen sollten in einem standardisierten, elektronischen Format erfasst werden. Das Scannen und Indizieren von Dokumenten könnte der erste Schritt sein.

Verwenden Sie eine standardisierte Methode und ein zentrales elektronisches Dateisystem, um den manuellen Genehmigungsprozess zu beschleunigen, wenn Sie Rechnungen von mehreren Standorten erfassen müssen. Ihre unmittelbare Priorität sollte es sein, mit dem Einzug der Rechnungen zu beginnen, damit Sie sich für die Automatisierung in der Zukunft rüsten können.

3. Praktiken und Richtlinien regulieren

Es sollten Standardverfahren und -richtlinien für die Bearbeitung von Bestellungen (PO) und Nicht-PO-Rechnungen definiert und dokumentiert werden, einschließlich Prüfungen auf Duplikate und mathematische Integrität, entsprechende Bedingungen und Toleranzen, Arbeitsabläufe zur Lösung von Diskrepanzen und zur Genehmigung von Zahlungen usw.

Strategien zur Optimierung des Betriebskapitals, wie z.B. die Nutzung von Skonti, sollten ebenfalls dokumentiert werden.

Das Hauptziel besteht darin, der Buchhaltungsabteilung Ihres Unternehmens klarzumachen, wie Rechnungen zu behandeln sind. Dies dient als Fahrplan für die manuellen Prozesse, die Sie jetzt verwenden, und bereitet Sie auf die automatisierten Richtlinien und Verfahren vor, die am Horizont auftauchen werden.

4. Automatisieren Sie

Sie können mit der Automatisierung beginnen, sobald Sie Ihre Richtlinien, Verfahren und Kontrollen festgelegt haben. Wenn Sie bereit sind, können Sie eine technische Lösung auswählen und installieren, die alle Automatisierungsfunktionen enthält.

Führen Sie zunächst eine einzige “Verarbeitungsmaschine” ein, um Validierung, Kodierung, Abgleich, Streitbeilegung, Zahlungsgenehmigung, Berichterstattung und Analyse zu automatisieren.

Unabhängig davon, wie viele verschiedene Wege Sie wählen, um Rechnungen einzutreiben, sollten Sie diesen Prozess zu Beginn in einem einzigen, einheitlichen, automatisierten Arbeitsablauf zusammenfassen.

Scanner, Software zur optischen Zeichenerkennung und manuelle Eingaben können verwendet werden, um Papierrechnungen in digitale Form umzuwandeln.

Sie möchten die Anzahl der Rechnungen, die ein menschliches Eingreifen erfordern, so weit wie möglich reduzieren und gleichzeitig den Prozess der Behebung von Unstimmigkeiten so weit wie möglich rationalisieren.

Nach dem Aufbau einer solchen Kapazität kann das Front-End-Erfassungsverfahren in kleinen Schritten verfeinert werden.

5. Erleichtern Sie die Selbstbedienung der Lieferanten

Da die Rechnungen auf dieselbe elektronische Weise bearbeitet werden, ist es einfach, den Lieferanten über eine geschützte Online-Selbstbedienungsseite Zugang zu Statusaktualisierungen zu gewähren.

Ziel ist es, die Zeit zu reduzieren, die die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung mit Anrufen von Lieferanten verbringen, die sich nach dem Status ihrer Rechnungen erkundigen und wissen wollen, wann sie mit der Zahlung rechnen können.

6. Frühzahlerrabatte beantragen

Indem Sie den Rechnungsstellungsprozess beschleunigen, können Sie die von Ihren Lieferanten angebotenen Skontokonditionen für frühzeitige Zahlungen nutzen.

Sie können diese Chancen nicht nur nutzen, wenn sie sich bieten, sondern Sie können auch in Erwägung ziehen, solche Preissenkungen bei Verhandlungen über künftige Verträge zu verlangen.

Im Laufe der Zeit kann sich dies zu erheblichen Einsparungen summieren, wenn Sie die Rechnungsbearbeitung erst einmal im Griff haben.

7. Nutzen Sie Informationen zur Verbesserung der Beschaffung

Es gibt einige Möglichkeiten, wie die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung der Beschaffungsabteilung Ihres Unternehmens helfen kann, ihre Beschaffungsbemühungen zu verbessern.

• Erstens werden sie über genauere Daten für die Ausgabenanalyse verfügen, was ihnen helfen kann, ihre Lieferantenbasis zu konsolidieren und andere Aufgaben zu übernehmen.
• Zweitens: Wenn Ihr Unternehmen eine solide Erfolgsbilanz in Bezug auf pünktliche Zahlungen vorweisen kann und es den Verkäufern leicht macht, ihre Forderungen mit Ihnen abzuwickeln, sind diese Verkäufer möglicherweise eher bereit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um bessere Preise und Konditionen auszuhandeln.

8. Starten Sie mit Document Automation

Sobald Sie Ihre Rechnungsverarbeitung im Backend automatisiert haben, können Sie sich auf die Entwicklung effektiverer Methoden für die Rechnungsstellung im Frontend konzentrieren.

In kleinen Schritten können Sie dies erreichen, indem Sie mit Ihren größten Kunden und Handelsnetzwerken zur elektronischen Rechnungsstellung übergehen und/oder Funktionen wie Rechnungsupload und “PO Flip” in Ihre Lieferanten-Website integrieren.

Die Effizienz jeder dieser Techniken wird mit dem Übergang zur automatisierten Rechnungsverarbeitung zunehmen.

Vorteile von Invoice Automation

Die Bearbeitung von eingehenden und ausgehenden Rechnungen ist eine der lästigsten, sich wiederholenden und geringwertigen Tätigkeiten Ihres Finanzteams.

Wie bei vielen ähnlichen Aufgaben können Sie durch die Automatisierung Mitarbeiter von sich wiederholenden Aufgaben befreien und sie an anderer Stelle besser einsetzen.

1. Kosteneinsparungen

Die Kosten für manuelle Arbeit, Papier und Porto sowie für Steuern und verspätete Zahlungen können durch die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung minimiert werden.

Konkret: Rechnungen ohne Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung kosten jeweils 7,03 $, während Rechnungen mit Automatisierungslösungen jeweils 35,60 $ einsparen.

2. Effizientes Zeitmanagement

Zeitersparnis ist der wichtigste Vorteil der Automatisierung von Rechnungsprozessen. Es kann bis zu 30 Tage dauern, Rechnungen manuell zu erstellen.

Wenn Sie eine automatisierte Lösung verwenden, können Rechnungen innerhalb von Minuten ohne menschliche Beteiligung genehmigt werden.

Darüber hinaus hat eine Studie ergeben, dass 87,6 % der Unternehmen in Westeuropa und über 90 % der Unternehmen in den Vereinigten Staaten häufig von Zahlungsverzug betroffen sind, wobei Großbritannien mit etwa 50 % den höchsten Anteil an überfälligen Rechnungen in seiner Region aufweist.

Eine Studie des Institute for Finance & Management ergab, dass eine rechtzeitige elektronische Rechnungsstellung 39 % der verspäteten Zahlungen verhindern kann.

3. Geringere Wahrscheinlichkeit von Fehlern

Menschliches Versagen lässt sich nicht verhindern. Laut Billentis müssen 20-30% aller Rechnungen “in der einen oder anderen Form als Sonderfälle betrachtet werden”, und fehlerhafte Rechnungen sind für etwa 16% der überfälligen Zahlungen in den USA und 15% in Westeuropa verantwortlich.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung hilft bei der Verbesserung von Rechnungsgenauigkeit, Einheitlichkeit, Kontrolle, Berichterstattung, Verantwortlichkeit, Transparenz und Archivierung.

4. Einwandfreie Einhaltung

Viele Länder verlassen sich stark auf Rechnungen als Nachweis für Steuerzahlungen, auch wenn Steuerprüfungen oft erst Jahre nach den geschäftlichen Transaktionen stattfinden, auf die sie sich beziehen. Wenn Rechnungen auf Papier geschrieben werden, gehen sie viel eher verloren.

Andererseits beinhaltet die elektronische Rechnungsstellung (oder “E-Invoicing”) die sofortige Übermittlung von Rechnungen und Belegen an die Steuerbehörden auf elektronischem Wege.

Wenn Sie Bestellungen direkt an die Lieferanten senden, können diese sofort mit der Verarbeitung der Daten und der Überprüfung der Richtigkeit ihrer Rechnungen beginnen.

Eine legale Rechnung kann mit einem einzigen Klick aus einer Bestellung generiert werden, wodurch manuelle Unstimmigkeitsprüfungen überflüssig werden.

Der Abgleich zwischen Rechnung und Bestellung und andere Ländervalidierungen können verwendet werden, um sicherzustellen, dass keine Ausnahmen vorliegen.

Mit der automatisierten Rechnungsstellung sind Sie nicht nur steuerlich und rechtlich auf der sicheren Seite, sondern Sie sparen auch 37% bis 39% der damit verbundenen Ausgaben.

5. Geringere Arbeitsplatzsicherheit und Verlässlichkeit

Die Automatisierung von Rechnungen steigert nicht nur die Produktivität, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, die Anzahl der Mitarbeiter, die sich mit der Kreditorenbuchhaltung befassen müssen, zu reduzieren, ohne sich um die Qualität ihrer Arbeit sorgen zu müssen.

Wenn ein Team intelligenter und produktiver wird, sinkt auch die Abhängigkeit von einer schnellen Rekrutierung. Unternehmen können die qualifiziertesten Kandidaten für offene Stellen auswählen und in ihrem eigenen Tempo expandieren.

Wenn es darum geht, die Produktion und den Gewinn zu steigern, ist dies ein kluger Schritt.

6. Transparenz

Mit Hilfe einer elektronischen Rechnungsstellungslösung war es noch nie so einfach, den Überblick über ausstehende Rechnungen zu behalten. Diesem Attribut wird zugeschrieben, dass es die Transparenz und Rechenschaftspflicht auf allen Ebenen verbessert.

Die meisten Plattformen für die Rechnungsautomatisierung erfordern auch die ausdrückliche Genehmigung durch autorisierte Mitarbeiter, bevor wichtige Aktionen wie Rechnungszahlungen eingeleitet werden, was dem Unternehmen mehr Transparenz verschafft, ohne dass eine direkte Beteiligung erforderlich ist.

Die besten Wege zur besseren Rechnungsstellung

Heutzutage ist jeder Unternehmer bestrebt, das Potenzial der digitalen Transformation voll auszuschöpfen, um Kosten zu sparen, die Rentabilität zu steigern und die Abläufe zu optimieren.

Rentabilität und Kapitalrendite (ROI) sind eng mit der Fähigkeit eines Unternehmens verbunden, Kosten zu senken und die Effizienz zu maximieren.

Das Personal von heute verfügt nicht über die Fähigkeiten, um die Genauigkeit der traditionellen Rechnungsstellung zu gewährleisten. Deshalb ist Software zur Automatisierung von Dokumenten genau das Richtige für Sie!

Im Folgenden finden Sie einige der besten Möglichkeiten für eine bessere Rechnungsstellung:

Mahnungen für überfällige Rechnungen

Der Betriebszyklus eines Unternehmens kann negativ beeinflusst werden, wenn überfällige Rechnungen nicht verfolgt und offizielle Mahnungen für überfällige Zahlungen und die Erstellung von Rechnungen nicht verschickt werden.

Gezielte Automatisierungssoftware kann sehr nützlich sein, um Rechnungserinnerungen zu automatisieren, was dem Endergebnis eines Unternehmens erheblich helfen kann.

Wenn Sie der Software Informationen über Ihre Lieferanten sowie einen Zeitplan für die Erstellung von Rechnungen und Zahlungen zur Verfügung stellen, kann sie alles für Sie im Auge behalten und rechtzeitig Mahnungen an Ihre Lieferanten verschicken.

Planen Sie wiederkehrende Rechnungen

Die regelmäßige Rechnungsstellung kann auf die gleiche Weise eingerichtet werden wie die wiederkehrenden Zahlungen der Kunden. Rechnungen können automatisch an wiederkehrende Kunden verschickt werden, was Ihnen Zeit und Mühe spart.

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Kunden haben, die Ihre Produkte oder Dienstleistungen häufig nutzen.

Planen Sie, diese Rechnungen monatlich (oder in einem anderen von Ihnen gewünschten Intervall) zu versenden und sie dann zu ignorieren. Das Programm versendet die Rechnungen elektronisch an die Kunden, ohne dass Sie etwas dafür tun müssen.

Automatische Kontostandsabfrage

Buchhaltungsabteilungen, egal wie groß oder klein sie sind, müssen für eine rechtzeitige und genaue Kontenabstimmung mit all ihren Geschäftspartnern und Lieferanten sorgen.

Um in vollem Umfang bezahlt zu werden, müssen Lieferanten sicherstellen, dass ihre Rechnungen und Bestellungen miteinander übereinstimmen.

Durch den Einsatz von Software zur Automatisierung von Rechnungen und Dokumenten können Sie sich die zeitraubende Aufgabe ersparen, jede Rechnung manuell abzustimmen, da das Programm dies automatisch erledigt.

Ein Zahlungsportal erstellen

Indem Sie die elektronischen Rechnungen Ihres Unternehmens mit einer Schaltfläche “Jetzt bezahlen” versehen, können Sie Ihren Abrechnungsprozess erheblich vereinfachen.

Wenn ein Verbraucher eine elektronische Rechnung erhält, die eine Schaltfläche “Jetzt bezahlen” enthält, kann er die Rechnung schnell und einfach mit einer Kreditkarte über ein Online-Zahlungsportal bezahlen.

Sie können Ihre Zahlungen beschleunigen, indem Sie einen Link zum Zahlungsgateway Ihres Unternehmens bereitstellen, über den Ihre Kunden Sie schnell und einfach bezahlen können.

Ein effizienteres Verfahren kann erreicht werden, indem Sie die Rechnung direkt mit dem Zahlungsportal Ihres Unternehmens verbinden.

Eine definitive Fallstudie zur Automatisierung

Prestigeträchtiges Automobilunternehmen

Der Industriesektor hat weltweit einen großen wirtschaftlichen Einfluss. Dieser Sektor erwirtschaftet 15 % des weltweiten BIP, obwohl 72 % der Prozesse immer noch von Hand ausgeführt werden.

Mit dem Aufkommen von Industrie 5.0 steigt die Notwendigkeit, die Kluft zwischen Informationen, Technologie und Dienstleistungen zu überbrücken, um die betriebliche Effizienz von Fertigungsunternehmen und ihre Fähigkeit zu Führung und Management zu verbessern.

Der Sektor wird also durch den Einsatz von Spitzentechnologien wie robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) expandieren.

Über das Unternehmen

Ein renommierter indischer Autohersteller. Seit 1980 produziert und verkauft das Unternehmen leichte und mittlere Nutzfahrzeuge in Indien. Sie produzieren und liefern hochmoderne Busse, Sanitätsfahrzeuge, Tankwagen usw. sowie maßgeschneiderte Fahrzeuge.

Sie sind Exporteure von Automobilen mit einer starken Präsenz in Ländern wie Nepal, Afrika, Europa und Nordamerika.

Das Problem

Der Kunde hatte Probleme mit rückständigen Rechnungen, die die Zahlungsabwicklung verlangsamten. Jeden Tag mussten sie Rechnungen im Wert von Tausenden von Dollar von fünfzig oder mehr Lieferanten manuell bearbeiten.

Sie brauchten eine RPA-Lösung, um ihre Abrechnungsprozesse neu zu strukturieren, Engpässe zu beseitigen und die Bearbeitungszeiten zu beschleunigen.

Die Lösung

Das Automobilunternehmen untersuchte den aktuellen Prozess und integrierte RPA dort, wo es Sinn machte. Invasivität war bei der RPA-Lösung, die dem Kunden angeboten wurde, kein Thema. Auf diese Weise haben wir den Prozess der Rechnungsbezahlung automatisiert:

• Die Software greift auf Outlook zu und speichert Rechnungen in verschiedenen Formaten.
• Das System verwendet dann ABBY-Lösungen, um alle Rechnungen zu scannen und die erforderlichen Informationen zu extrahieren.
• Die Informationen werden anschließend an die Abteilungen Interior Buyer und Retail zur doppelten Überprüfung weitergeleitet.
• Der Bot meldet sich dann bei SAP an und erstellt Rechnungen auf der Grundlage der bestätigten Informationen, die er von den betreffenden Abteilungen erhalten hat.
• Der Bot bearbeitet Rechnungen und benachrichtigt die richtige Person per E-Mail, sobald er fertig ist.
• Der Bot sendet eine Ausnahme-E-Mail an den betreffenden Benutzer, wenn es ein Problem bei der Bearbeitung der Rechnung gibt.

Die Bedeutung der integrierten Automatisierung von Dokumenten

Wenn ein Unternehmen expandiert, wächst auch die Menge an Papierkram, die es erstellen, organisieren und aufbewahren muss. Wenn Sie immer noch ineffiziente manuelle Methoden zur Erstellung und Nachverfolgung Ihres Papierkrams verwenden, könnte dies bald zu einem Berg werden, den Sie erklimmen müssen.

Die Automatisierung von Dokumenten kann diese Verfahren erleichtern und die Produktion und Verwaltung großer Mengen von Inhalten vereinfachen.

Die Automatisierung von Dokumenten kann Ihnen auch helfen, qualitativ hochwertigere Arbeit zu leisten. Je mehr Sie automatisieren können, desto mehr Zeit haben Sie für andere Bereiche der Dokumentenerstellung, wie z.B. die Erstellung von Inhalten oder das Design.

Außerdem können Sie durch die Verwendung bewährter Routinen und Vorlagen sicherstellen, dass Ihre Dokumente einheitlich sind und dem Code entsprechen.

Warum brauchen Sie eine integrierte Dokumentenautomatisierung?

Mit der Automatisierung von Dokumenten können Sie Geld und Zeit sparen und gleichzeitig die Qualität Ihrer Dokumente verbessern. Sie sollten ernsthaft über die Umstellung auf ein automatisiertes Dokumentenmanagementsystem nachdenken, wenn Sie noch mit manuellen Prozessen arbeiten.

Dies sind einige Möglichkeiten, wie die integrierte Automatisierung von Dokumenten für Sie nützlich sein kann. Dazu gehören:

• Erstellen und verwalten Sie Dokumente mit Leichtigkeit.
• Die Qualität der Dokumente wird dadurch verbessert.
• Der Zeitaufwand für die Dokumentenerstellung wird sich dadurch verringern.
• Es kann Ihnen helfen, bei den Verwaltungskosten für die Erstellung und Pflege von Dokumenten zu sparen.
• Es ist ein nützliches Instrument, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle geltenden Regeln und Vorschriften einhält.

Beste Software zur Dokumentenautomatisierung

Die Wahl der richtigen Software zur Automatisierung von Dokumenten hat erhebliche Auswirkungen auf die Fähigkeit eines Unternehmens, Prozesse erfolgreich zu automatisieren. Es ist wichtig, sich für ein System zu entscheiden, das sich leicht an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen lässt.

Um Ihnen den besten Vorschlag zu machen, haben wir unsere Hausaufgaben gemacht. Werfen wir also einen Blick auf die beste Software zur Automatisierung von Dokumenten!

Graip.AI – Die beste Software zur Automatisierung von Dokumenten

Die manuelle Bearbeitung von Dokumenten ist nicht nur ein langwieriges und fehleranfälliges Verfahren, sondern verschwendet auch viel Zeit.

Graip.AI ist eine KI-Plattform, die manuelle, sich wiederholende Prozesse konsequent automatisiert und Ihrem Unternehmen gleichzeitig mehr Freiraum verschafft.

Es rationalisiert Geschäftsprozesse, so dass Sie weniger Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben verbringen müssen. Mit dieser Art von Software können Sie Dokumente erstellen, ändern, aktualisieren und verwalten, und zwar in Abhängigkeit von einer Vielzahl von Dateneingaben.

Wie funktioniert Graip.AI?

Die Automatisierung von Aufgaben, die eine komplizierte Entscheidungsfindung erfordern, ist jetzt mit Hilfe von Graip.AI möglich, das die Stärken von Robotic Process Automation und Künstlicher Intelligenz vereint.

Graip.AI führt die folgenden Funktionen aus:

• Dokumente erstellen.
• Mailing-Anhänge.
• Dokumente hochladen.
• Daten extrahieren.
• Hochladen von Daten in das System eines Drittanbieters.

Weitere Funktionen sind:

• Lesen (Dokumenterkennung)
• Prozess (intelligente Verarbeitung)
• Erstellen (Integrationsbibliothek)

Graip.AI – Alles über Prozessautomatisierung

• Lead-to-Cash
• Quelle-zu-Zahlung
• Anwerbung bis zur Pensionierung
• Design-to-Operate

Was sind die Vorteile von Graip.AI?

Graip.AI bietet die folgenden Vorteile:

• Steigerung der Prozesseffizienz.
• Reduzierung der menschlichen Fehler.
• Steigerung der Mitarbeiterproduktivität.
• Verbesserung der Prozessgenauigkeit.
• Senkung der Bearbeitungskosten.

Warum sollten Sie sich für Graip.AI Document Automation Software entscheiden?

Sie sollten sich für Graip.AI entscheiden, da es die beste Software zur Automatisierung von Dokumenten ist, die speziell für den Verkaufsprozess entwickelt wurde. Sie eignet sich am besten für die Erstellung von Dokumenten, die elektronisch signiert werden können.

Vertriebsteams können den Transaktionsdurchsatz verbessern, indem sie die Prozesse zur Erstellung, Prüfung und Unterzeichnung von Vorschlägen, Angeboten und Verträgen rationalisieren.

Außerdem bietet es Funktionen wie Rechnungserfassung, Rechnungserkennung, Datenexport und Datenabgleich.

Wie kann Dokumentenautomatisierung Unternehmen helfen?

Unternehmen sind in hohem Maße auf Dokumente angewiesen, denn sie sind das Rückgrat ihrer täglichen Arbeit. Durch den Einsatz von Software zur Vertragsautomatisierung können Sie und Ihre Abteilung zeitaufwändige und unnötige Aufgaben wie Zertifizierungen und Routineprüfungen einsparen.

Die Automatisierung von Dokumenten kann Ihrem Unternehmen auf folgende Weise helfen zu wachsen:

Sofortige Zusammenarbeit und Verhandlung

Software für die Automatisierung von Dokumenten ermöglicht auch eine sofortige Zusammenarbeit und Verhandlung. So kann beispielsweise jede Partei ohne Verzögerung Änderungen an einem Vertrag akzeptieren oder ablehnen.

Reduzierte Fehler

Außerdem werden durch die Automatisierung Fehler reduziert. Unbeabsichtigte grammatikalische Fehler in einem Vertrag können schwerwiegende finanzielle Folgen haben.

Die Workflow-Automatisierung stellt sicher, dass alle Varianten an einer zentralen Stelle erfasst werden und dass alle Verträge automatisch aktualisiert werden und für alle Parteien leicht zugänglich sind.

Es besteht also keine Möglichkeit, einen alten Vertrag zu verwenden oder ein falsches Dokument per E-Mail zu versenden.

Vertragsmanagement

Der Ton eines jeden Geschäftsprozesses lässt sich bis zum ersten Dokument zurückverfolgen, das im Rahmen des Vertragsmanagement-Lebenszyklus erstellt oder erzeugt wurde. Die Suche nach mehr als nur der Automatisierung von Dokumenten ist für das Wachstum Ihres Unternehmens unerlässlich.

Die verbesserte Stabilität der Vertragsabläufe wird in den folgenden zusätzlichen Vorteilen beschrieben, wenn ein komplettes Vertragsverwaltungssystem hinter diesen Vorgängen steht.

Unterzeichnen Sie in Zukunft ein besseres Abkommen

Nutzen Sie Informationen aus früheren Vereinbarungen und Verträgen, um zukünftige Geschäfte zu verbessern. Wenn Sie den Arbeitsablauf Ihrer Verträge dokumentieren, können Sie sehen, welche Phase des Verfahrens am meisten Zeit in Anspruch genommen hat, was zu Verzögerungen geführt hat und was für Ihre nachfolgenden Verträge geändert oder angepasst werden muss.

Analytische Einblicke

Das DOCX-System ermöglicht eine einfache Kombination mit Word-Dokumenten, wenn Sie Ihre Verträge, Vereinbarungen und zugehörigen Dokumente in einem Cloud-basierten Speicher ablegen. Mit diesem System können Sie immer noch Ergebnisse nach Excel exportieren.

Mithilfe dieser Vertragsmanagement-Analysen können Sie alle Ihre Arbeitsabläufe verfolgen. Sie liefern Ihnen wichtige Informationen darüber, wie lange Sie für die Ausführung bestimmter Verträge benötigen und welche Gründe für Verzögerungen verantwortlich sind.

Fazit

Mit Hilfe einer Software zur Automatisierung von Dokumenten, die in eine umfassende CLM-Lösung eingebettet ist, können Unternehmen ihre Geschäftsbedingungen so verwalten und optimieren, dass die vollständige Einhaltung mit nur wenigen Klicks gewährleistet ist.

Durch die automatische Befüllung neuer Dokumente und die Optimierung von Dokumenten-Workflows reduziert die Software zur Automatisierung von Dokumenten den Zeitaufwand und die Fehlerquote erheblich. Wählen Sie also Ihre aus, um die Geschwindigkeit und Genauigkeit Ihres Unternehmens zu verbessern.