Traitement automatisé des factures. Améliorer la Précision et la Rapidité

Sentez-vous que la paperasse ou les contraintes de temps vous submergent ?

Si c’est le cas, il n’y a pas que vous. De nombreux experts s’accordent à dire que la gestion des documents est un processus fastidieux et chronophage lorsqu’elle est effectuée manuellement. Examiner les preuves ;

• La consommation annuelle moyenne de papier en Amérique du Nord est de 504,84 livres.
• Les frais de dépôt d’un document s’élèvent à 20 dollars, les frais de localisation d’un dossier manquant à 120 dollars et les frais de reproduction d’un document à 220 dollars.

Cependant, dans l’ère actuelle où tout va très vite, il y a sûrement une meilleure façon de faire les choses. Heureusement, il existe des logiciels d’automatisation de documents comme Graip.AI qui peuvent faciliter le processus de traitement des documents.

L’automatisation du traitement des factures est une solution qui élimine le stress lié à l’émission des factures, car elle est exempte d’erreurs à 99 %.

L’automatisation des factures vous permet de suivre les paiements et de gérer les flux de trésorerie. Vous pouvez même automatiser d’autres parties de votre entreprise afin d’en améliorer l’efficacité globale !

Avantages d’accélérer le traitement des factures

Les entreprises qui ont un grand nombre de fournisseurs risquent de perdre les réductions pour paiement anticipé et de commettre des erreurs lorsqu’elles paient leurs factures en gros. Les retards dans les délais de traitement pèsent également sur les relations avec les fournisseurs, nuisent à la réputation d’une organisation et provoquent des perturbations dans la chaîne d’approvisionnement.

Il est plus important que jamais d’investir dans la technologie pour rationaliser les procédures de traitement des factures des grandes entreprises.

• Stabilité de la chaîne d’approvisionnement,
• processus rationalisés, et
• réduction des coûts, tout cela est possible grâce à l’utilisation du traitement automatisé des documents comptables.

Outils en libre-service pour les fournisseurs

Les services de comptabilité fournisseurs perdent beaucoup de temps à essayer de rassembler et de corriger des données fournisseurs erronées et à répondre aux questions des fournisseurs.

Il est peu pratique pour les deux parties de devoir contacter manuellement les fournisseurs pour obtenir les données manquantes.

Les solutions en libre-service sont essentielles pour les services de comptabilité fournisseurs, car elles permettent aux fournisseurs de soumettre les coordonnées nécessaires, l’historique des transactions, les W9 et les informations bancaires sans avoir à contacter directement l’entreprise.

En connectant tous vos fournisseurs par voie numérique, vous pouvez gagner du temps et renforcer vos liens avec eux.

Les départements comptabilité peuvent rester à jour avec beaucoup moins de travail s’ils fournissent aux fournisseurs une interface intuitive qui leur permet d’apporter des modifications à leurs informations et de voir le statut des transactions.

Pour que les paiements puissent être effectués sans interruption, le personnel de comptabilité peut traiter avec les fournisseurs de manière agréable et sans friction.

Automatiser la résolution des exceptions

Les erreurs de saisie, les informations erronées sur les fournisseurs et les informations manquantes sur les commandes ne sont que quelques-unes des causes courantes d’exceptions sur les factures.

Les exceptions prennent beaucoup de temps et d’efforts aux départements comptabilité, car elles doivent être traitées une à une. Les divergences entre les factures représentent une dépense importante pour les services de comptabilité fournisseurs des entreprises.

Grâce à l’IA, à des analyses avancées et à des algorithmes sophistiqués, les systèmes technologiques modernes permettent aux services de comptabilité fournisseurs de se débarrasser des exceptions relatives aux factures. Les factures incorrectes ou non concordantes sont automatiquement “corrigées” ou renvoyées au fournisseur par la plateforme.

Même si le problème ne peut être résolu par la technologie seule, la plateforme peut aider en automatisant le processus de recherche d’une solution grâce à des processus intelligents, ce qui soulage l’équipe chargée de la comptabilité fournisseurs.

Grâce à la mise en œuvre d’un traitement direct STP à 100 %, les entreprises peuvent économiser de l’argent et allouer des ressources à d’autres fins.

Connexion numérique avec les fournisseurs

La plupart des grandes organisations travaillent avec une grande variété de fournisseurs qui soumettent chacun des factures dans leur propre format à certaines personnes au sein de l’entreprise. Pour profiter des avantages de l’automatisation de la comptabilité, les équipes financières des entreprises doivent acquérir les factures dans un format numérique standard.

Les entreprises qui insistent pour que leurs fournisseurs n’utilisent qu’un seul type de facturation ont du mal à le faire adopter par tous.

Indépendamment de la taille, de la complexité ou de la méthode de facturation du fournisseur, une plateforme moderne d’achat-paiement avec un réseau de fournisseurs peut établir une relation numérique directe. Une facturation et un paiement rapides et précis sont possibles sans les tracas et les frais liés à l’échange de données informatisées (EDI).

Les partenaires de la chaîne d’approvisionnement peuvent continuer à faire ce qu’ils ont toujours fait tout en ayant accès à leurs données en temps réel grâce à la traduction de documents internationaux ou à la connectivité API directe. Cela permet de maintenir des fournisseurs satisfaits et d’entretenir des relations durables avec eux, ce qui est bénéfique pour la croissance de l’entreprise.

Analyse prédictive

Certaines entreprises traitent des centaines de milliers, voire des millions de factures par an.

Il est incroyable de constater la quantité de travail nécessaire pour coordonner les réponses de chacun à une variété de transactions individuelles, ainsi que pour s’assurer que tout est approuvé et traité à temps.

La plupart des équipes de comptabilité fournisseurs modernes utilisent des algorithmes prédictifs pour analyser des montagnes de factures entrantes et de données d’inventaire à la recherche de tendances précédemment indétectables.

Des tableaux de bord en temps réel permettent de suivre les durées des cycles de transaction et les exceptions, classées par fournisseur, afin de donner un aperçu de chaque élément de la chaîne d’approvisionnement.

Les responsables de la comptabilité et de l’approvisionnement peuvent détecter les problèmes éventuels dans la chaîne d’approvisionnement ainsi que les opportunités de développement en s’appuyant sur la technologie pour analyser de grandes quantités de données.

Pourquoi rationaliser votre stratégie de traitement des factures ?

La réduction des coûts administratifs, l’augmentation de la trésorerie et l’accroissement des marges bénéficiaires ne sont que quelques-uns des avantages qui peuvent résulter de la rationalisation des procédures de facturation et de paiement.

Les étapes essentielles de l’automatisation des factures

Au fil des années, la procédure de traitement des factures a évolué avec le développement des nouvelles technologies.

L’automatisation du traitement des factures peut être réalisée en mettant en œuvre les étapes suivantes :

1. Analyser les processus de facturation actuels

Il est essentiel d’avoir une image claire du processus de facturation au sein de votre entreprise. Combien de temps faut-il généralement pour traiter une facture ?

Quel est le délai habituel de traitement des factures ? Où la facture est-elle reçue ? Comment est-elle envoyée à la comptabilité ? Comment est-elle validée ? Quelle est la bonne façon de traiter une facture ?

Il est essentiel de comprendre les causes des contraintes et des goulets d’étranglement, ainsi que les dépenses qu’ils entraînent, pour pouvoir les éliminer.

En examinant vos pratiques actuelles, vous découvrirez probablement des possibilités d’évolution.

2. Gestion organisée des factures

Pour mieux gérer vos factures, vous pouvez choisir de mettre en place une solution partagée ou centralisée. Assurez-vous que vos fournisseurs savent qu’ils doivent envoyer leurs factures à votre service des comptes fournisseurs.

Dans une étude réalisée auprès de ses membres, l’International Association of Accounts Payable Professionals (IAPP) a constaté que 64,7 % des personnes interrogées considéraient la centralisation comme extrêmement importante (5 sur une échelle de 1 à 5).

Les factures doivent être saisies dans un format électronique standardisé. La numérisation et l’indexation des documents peuvent constituer la première étape.

Utilisez une méthode standardisée et un système central de fichiers électroniques pour accélérer le processus d’approbation manuelle si vous devez collecter des factures provenant de plusieurs sites. Votre priorité immédiate doit être de commencer à collecter les factures afin de vous préparer à l’automatisation à l’avenir.

3. Réglementer les pratiques et les politiques

Il convient de définir et de documenter des procédures et des politiques standard pour le traitement des bons de commande et des factures autres que les bons de commande, notamment en ce qui concerne les contrôles des doublons et de l’intégrité mathématique, les conditions et les tolérances correspondantes, les flux de travail pour la résolution des divergences et l’approbation des paiements, etc.

Les stratégies d’optimisation de fonds de roulement, telles que l’utilisation de remises pour paiement anticipé, doivent également être documentées.

L’objectif principal est d’indiquer clairement au service comptable de votre organisation comment les factures doivent être traitées. Cela servira de feuille de route pour les processus manuels que vous utilisez actuellement et vous préparera aux politiques et procédures automatisées qui se profilent à l’horizon.

4. Automatiser

Vous pouvez commencer à automatiser une fois que vous avez défini vos politiques, procédures et contrôles. Lorsque votre entreprise est prête, vous pouvez choisir et installer une solution technologique qui comprend toutes les fonctions d’automatisation.

Tout d’abord, mettez en place un “moteur de traitement” unique pour automatiser la validation, le codage, l’appariement, la résolution des litiges, l’autorisation de paiement, l’établissement de rapports et l’analyse.

Quel que soit le nombre de moyens que vous choisissez pour collecter les factures, au début, vous voulez rationaliser ce processus en un flux de travail automatisé unique et unifié.

Les scanners, les logiciels de reconnaissance optique de caractères et la saisie manuelle peuvent tous être utilisés pour convertir les factures papier en format numérique.

Vous souhaitez réduire autant que possible le nombre de factures nécessitant une intervention humaine tout en rationalisant au maximum le processus de résolution des divergences.

Après la mise en place d’une telle capacité, la procédure de capture en amont peut être affinée par petites étapes.

5. Faciliter le libre-service pour les fournisseurs

Les factures étant traitées de la même manière, il est facile de fournir aux fournisseurs un accès aux mises à jour par le biais d’un site en ligne protégé et en libre-service.

L’objectif est de réduire le temps que le personnel de la comptabilité fournisseurs passe à répondre aux appels téléphoniques des fournisseurs qui s’enquièrent du statut de leurs factures et de la date à laquelle ils peuvent s’attendre à être payés.

6. Demandez des remises pour paiement anticipé

En accélérant le processus de facturation, vous pouvez profiter des conditions d’escompte pour paiement anticipé offertes par vos fournisseurs.

Outre le fait de saisir les occasions qui se présentent, vous pouvez également envisager de demander de telles réductions de prix lors de la négociation de futurs contrats.

Au fil du temps, cela peut vous permettre de réaliser des économies significatives, une fois que vous aurez bien maîtrisé le traitement des factures.

7. Utiliser l’information pour améliorer la recherche de fournisseurs

L’automatisation du traitement des factures peut aider la division des achats de votre entreprise à améliorer ses efforts en matière de sourcing.

• Premièrement, elle disposera de données plus précises pour l’analyse des dépenses, ce qui peut l’aider à consolider sa base de fournisseurs et à s’acquitter d’autres tâches.
• Deuxièmement, si votre entreprise a de solides antécédents en matière de paiement dans les délais et qu’elle facilite la gestion des comptes clients par les fournisseurs, ces derniers seront peut-être plus enclins à travailler avec vous pour négocier de meilleurs prix et de meilleures conditions.

8. Commencez par l’automatisation des documents

Une fois que vous aurez automatisé le traitement de vos factures en amont, vous pourrez vous concentrer sur le développement de méthodes de facturation plus efficaces en aval.

Petit à petit, vous pouvez y parvenir en passant à la facturation électronique avec vos plus gros clients et réseaux commerciaux et/ou en incorporant des fonctions telles que le téléchargement de factures et le “PO Flip” sur le site de vos fournisseurs.

L’efficacité de chacune de ces techniques augmentera au fur et à mesure que nous évoluerons vers un traitement automatisé des factures.

Avantages de l’automatisation des factures

Le traitement des factures, qu’elles soient entrantes ou sortantes, est l’une des activités les plus fastidieuses, les plus répétitives et les moins valorisantes pour votre équipe financière.

Comme c’est le cas pour de nombreuses tâches similaires, l’automatisation de ces tâches vous permet de libérer les employés des tâches répétitives et de les faire collaborer à meilleur escient dans d’autres domaines.

1. Économies de coûts

Les coûts liés au travail manuel, au papier et à l’affranchissement, aux taxes et aux retards de paiement peuvent tous être minimisés en passant à la facturation électronique.

Plus précisément, les factures sans solutions d’automatisation de la comptabilité fournisseurs coûtent 7,03 dollars chacune, alors que les factures avec solutions d’automatisation permettent d’économiser 35,60 dollars chacune.

2. Gestion efficace du temps

Le gain de temps est le principal avantage de l’automatisation des processus de facturation. La préparation manuelle des factures peut prendre jusqu’à 30 jours.

Les factures peuvent être approuvées en quelques minutes, sans intervention humaine, lorsque vous passez à une solution automatisée.

En outre, une étude a révélé que 87,6 % des entreprises d’Europe occidentale et plus de 90 % des entreprises aux États-Unis sont souvent confrontées à des retards de paiement, la Grande-Bretagne affichant la proportion la plus élevée de factures en souffrance dans sa région, soit environ 50 %.

Une étude de l’Institute for Finance & Management a montré que la facturation électronique en temps voulu peut éliminer 39 % des retards de paiement.

3. Moins de risques d’erreurs

L’erreur humaine ne peut être évitée ; selon Billentis, 20 à 30 % de toutes les factures “doivent être considérées comme des cas particuliers sous une forme ou une autre”, et les factures erronées sont responsables d’environ 16 % des retards de paiement aux États-Unis et de 15 % en Europe occidentale.

Le traitement automatisé des factures permet d’améliorer la précision, l’uniformité, le contrôle, le reporting, la responsabilité, la transparence et l’archivage des factures.

4. Une conformité sans faille

De nombreux pays s’appuient fortement sur les factures pour prouver le paiement des impôts, même si les contrôles fiscaux peuvent avoir lieu des années après les transactions commerciales auxquelles elles se réfèrent. Lorsque les factures sont rédigées sur papier, elles sont beaucoup plus susceptibles d’être perdues.

D’autre part, la facturation électronique (ou “e-invoicing”) comprend la transmission immédiate des factures et des pièces justificatives aux autorités fiscales par voie électronique.

L’envoi direct des bons de commande aux fournisseurs leur permet de commencer immédiatement à traiter les données et à vérifier l’exactitude de leurs factures.

Une facture légale peut être générée à partir d’un bon de commande en un seul clic, ce qui élimine la nécessité de vérifier manuellement les divergences.

La correspondance entre la facture et la commande d’achat et d’autres validations de pays peuvent être utilisées pour garantir davantage qu’il n’y a pas d’exceptions.

Grâce à la facturation automatisée, vous êtes non seulement assuré de la conformité fiscale et de la sécurité juridique, mais vous économisez également 37 à 39 % sur les dépenses connexes.

5. Réduction de la sécurité de l’emploi et de la fiabilité

L’automatisation des factures n’augmente pas seulement la productivité, elle permet aussi aux organisations de réduire le nombre de personnes qui doivent se consacrer à la comptabilité fournisseurs sans se soucier de la qualité de leur travail.

Au fur et à mesure qu’une équipe devient plus intelligente et plus productive, la dépendance à l’égard d’un recrutement rapide diminue également. Les entreprises peuvent sélectionner les candidats les plus qualifiés pour les postes à pourvoir et se développer à leur propre rythme.

Lorsqu’il s’agit d’augmenter la production et les résultats, c’est une décision judicieuse.

6. La transparence

Avec l’aide d’une solution de facturation électronique, il n’a jamais été aussi facile de garder un œil sur les factures en souffrance. Cette caractéristique est reconnue pour améliorer la transparence et la responsabilité à tous les niveaux.

La plupart des plateformes d’automatisation de factures requièrent également des autorisations explicites de la part du personnel autorisé avant d’entamer des actions importantes, telles que le paiement des factures, ce qui confère à l’entreprise une plus grande transparence sans exiger sa participation directe.

Les meilleurs moyens d’améliorer la facturation

Aujourd’hui, tous les chefs d’entreprise se tournent vers la transformation numérique pour en exploiter tout le potentiel afin de réduire les coûts, d’améliorer la rentabilité et de rationaliser les opérations.

La rentabilité et le retour sur investissement (RSI) sont étroitement liés à la capacité d’une entreprise à réduire ses coûts et à maximiser son efficacité.

Les ressources humaines d’aujourd’hui n’ont pas les compétences nécessaires pour garantir l’exactitude des procédures de facturation traditionnelles. C’est pourquoi vous avez besoin d’un logiciel d’automatisation de documents !

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des meilleurs moyens d’améliorer la facturation :

Rappels des factures en retard

Le cycle opérationnel d’une entreprise peut être affecté négativement si les factures en souffrance ne sont pas suivies et si des rappels officiels ne sont pas envoyés pour les paiements en retard et la création de factures.

Les logiciels d’automatisation ciblés peuvent être très utiles pour automatiser les rappels de factures, ce qui peut améliorer considérablement les résultats d’une entreprise.

Si vous fournissez au logiciel des informations sur vos fournisseurs, ainsi qu’un calendrier pour la création des factures et les paiements, il sera en mesure de tout suivre pour vous et d’envoyer des rappels à vos fournisseurs en temps voulu.

Programmer des factures récurrentes

La facturation périodique peut être mise en place de la même manière que les paiements récurrents des clients. Les factures peuvent être envoyées automatiquement aux clients réguliers, ce qui vous permet d’économiser du temps et des efforts.

Ceci est particulièrement utile si vous avez des consommateurs qui utilisent fréquemment vos produits ou services.

Prévoyez d’envoyer ces factures tous les mois (ou à tout autre intervalle que vous jugerez opportun) et ne vous en occupez plus. Le programme enverra les factures aux clients par voie électronique sans aucune intervention de votre part.

Vérification automatique du solde du compte

Les services comptables, quelle que soit leur taille, doivent veiller à effectuer des rapprochements de comptes précis et en temps voulu avec tous leurs partenaires commerciaux et fournisseurs.

Pour être payés intégralement, les fournisseurs doivent s’assurer que leurs factures et leurs bons de commande concordent.

En utilisant un logiciel d’automatisation des factures et des documents, vous pouvez vous épargner la tâche fastidieuse de rapprocher manuellement chaque facture, car le programme s’en charge automatiquement.

Créer un portail de paiement

En incluant un bouton “Payer maintenant” sur les factures électroniques de votre entreprise, vous pouvez rationaliser votre processus de facturation de manière significative.

Si un consommateur reçoit une facture électronique comportant un bouton “Payer maintenant”, il peut rapidement et simplement payer la facture avec une carte de crédit en utilisant un portail de paiement en ligne.

Vous pouvez accélérer vos paiements en fournissant un lien vers la passerelle de paiement de votre entreprise, ce qui donne à vos clients un moyen rapide et facile de vous payer.

Une procédure plus rationnelle peut être suivie en connectant la facture directement au portail de paiement de votre entreprise.

Une étude de cas définitive sur l’automatisation

Entreprise automobile prestigieuse

Le secteur industriel a un impact économique important dans le monde entier. Ce secteur représente 15 % du PIB mondial, bien que 72 % de ses processus soient encore réalisés à la main.

L’avènement de l’industrie 5.0 s’accompagne d’un besoin accru de combler le fossé entre l’information, la technologie et les services afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle des entreprises manufacturières et leur capacité de leadership et de gestion.

Ainsi, le secteur se développera grâce à l’utilisation de technologies de pointe telles que l’automatisation des processus robotiques (RPA), l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (ML).

À propos de l’entreprise

Un constructeur automobile indien réputé. Depuis 1980, l’entreprise produit et vend des véhicules utilitaires légers et moyens en Inde. Elle fabrique et fournit des autobus, des véhicules paramédicaux, des camions-citernes, etc. de pointe, ainsi que des véhicules personnalisés.

Il s’agit d’un exportateur d’automobiles très présent au Népal, en Afrique, en Europe et en Amérique du Nord.

Le problème

Le client avait des problèmes d’arriérés de factures, ce qui ralentissait le traitement des paiements. Chaque jour, l’entreprise devait traiter manuellement des milliers de dollars de factures provenant d’une cinquantaine de fournisseurs.

Elle avait besoin d’une solution RPA pour restructurer ses processus de facturation afin d’éliminer les goulets d’étranglement et d’accélérer les délais de traitement.

La solution

L’entreprise automobile a examiné le processus actuel et a incorporé la RPA là où cela s’avérait judicieux. Le caractère envahissant de la solution RPA fournie au client n’a pas été un problème. C’est ainsi que nous avons automatisé le processus de paiement des factures :

• Le logiciel accède à Outlook et enregistre les factures dans plusieurs formats.
• Le système utilise ensuite les solutions ABBY pour scanner toutes les factures et en extraire les informations nécessaires.
• Les informations sont ensuite envoyées aux services de l’acheteur d’intérieur et de la vente au détail pour vérification.
• Le robot se connecte ensuite à SAP et génère des factures sur la base des informations confirmées qu’il a reçues des départements concernés.
• Le robot traite les factures et informe la personne concernée par courrier électronique une fois que le traitement est terminé.
• Le robot envoie un courriel d’exception à l’utilisateur concerné en cas de problème de traitement de la facture.

Importance de l’automatisation intégrée des documents

Lorsqu’une entreprise se développe, le volume de documents qu’elle doit créer, organiser et conserver augmente également. Si vous utilisez encore des méthodes manuelles inefficaces pour générer et suivre vos documents, cela pourrait bientôt devenir une montagne à gravir.

L’automatisation des documents peut faciliter ces procédures ainsi que la production et la gestion de quantités massives de contenu.

L’automatisation des documents peut également vous aider à produire un travail de meilleure qualité. Plus vous pourrez automatiser, plus vous pourrez consacrer de temps à d’autres aspects de la préparation des documents, comme la génération de contenu ou la conception.

En outre, l’utilisation de routines et de modèles établis contribuera à garantir l’uniformité et la conformité de vos documents.

Pourquoi le besoin d’une automatisation intégrée des documents ?

L’automatisation des documents permet d’économiser de l’argent et du temps tout en améliorant la qualité des documents. Si vous utilisez encore des processus manuels, vous devriez sérieusement envisager de passer à un système de gestion automatisée des documents.

Voici quelques exemples de la manière dont l’automatisation intégrée des documents peut vous être utile. Il s’agit notamment de

• Créer et gérer des documents en toute simplicité.
• La qualité des documents s’en trouvera améliorée.
• Le temps consacré à la production de documents diminuera en conséquence.
• Cela peut vous aider à économiser de l’argent sur les dépenses administratives liées à la production et à la maintenance des documents.
• Il s’agit d’un outil utile pour s’assurer que votre entreprise est en conformité avec toutes les règles et réglementations applicables.

Meilleur logiciel d’automatisation des documents

Le choix du bon logiciel d’automatisation des documents a des effets significatifs sur la capacité de l’organisation à automatiser avec succès l’ensemble des processus. Il est essentiel d’opter pour un système qui peut être facilement adapté à vos besoins spécifiques.

Pour vous fournir la meilleure suggestion, nous avons fait nos devoirs. Jetons donc un coup d’œil sur les meilleurs logiciels d’automatisation des documents !

Graip.AI – Le meilleur logiciel d’automatisation des documents

Le traitement manuel des documents est non seulement une procédure longue et sujette aux erreurs, mais aussi une perte de temps considérable.

Graip.AI est une plateforme d’IA qui automatise de manière cohérente les processus manuels et répétitifs tout en accordant une plus grande liberté à votre organisation.

Il rationalise les processus d’entreprise, ce qui vous permet de passer moins de temps à effectuer des tâches répétitives. Les logiciels de ce type permettent aux utilisateurs de créer, modifier, mettre à jour et gérer des documents en fonction d’un large éventail de données.

Comment fonctionne Graip.AI ?

L’automatisation des tâches nécessitant une prise de décision complexe est désormais possible avec l’aide de Graip.AI, qui combine les forces de l’automatisation des processus robotiques et de l’intelligence artificielle.

Graip.AI remplit les fonctions suivantes :

• Création de documents.
• Envoi de pièces jointes.
• Téléchargement de documents.
• Extraction de données.
• Téléchargement de données vers le système d’un tiers.

Les autres fonctions sont les suivantes :

• Lecture (reconnaissance de documents)
• Processus (traitement intelligent)
• Création (bibliothèque d’intégration)

Graip.AI – Tout sur l’automatisation des processus

• Lead-to-Cash
• Source-to-Pay
• Recruit-to-Retire
• Design-to-Operate

Quels sont les avantages de Graip.AI ?

Graip.AI offre les avantages suivants :

• Augmentation de l’efficacité du processus.
• Réduction des erreurs humaines.
• Augmentation de la productivité des employé(e)s.
• Amélioration de la précision du processus.
• Réduction des coûts de traitement.

Pourquoi choisir le logiciel d’automatisation des documents Graip.AI ?

Vous devriez choisir Graip.AI, car c’est le meilleur logiciel d’automatisation de documents conçu spécifiquement pour le processus de vente, et il est optimal pour créer des documents qui peuvent être signés électroniquement.

Les équipes de vente peuvent améliorer le débit des transactions en rationalisant les processus de création, de révision et de signature des propositions, des devis et des contrats.

En outre, il offre des fonctionnalités telles que la capture et la reconnaissance de factures, l’exportation de données et la mise en correspondance de données.

Comment l’automatisation des documents peut-elle aider les entreprises ?

Les entreprises dépendent fortement des documents, car ceux-ci constituent l’épine dorsale de leurs activités quotidiennes. L’utilisation d’un logiciel d’automatisation de contrats vous permet, à vous et à votre service, de réduire les tâches fastidieuses et inutiles telles que les certifications et les examens de routine.

L’automatisation des documents peut aider votre entreprise à se développer de la manière suivante :

Coopération et négociation instantanées

Les logiciels d’automatisation des documents permettent également une coopération et une négociation immédiates. Par exemple, sans délai intermédiaire, chaque partie peut accepter ou rejeter les modifications apportées à un contrat.

Réduction des erreurs

En outre, l’automatisation réduit les erreurs. Les erreurs grammaticales involontaires d’un contrat peuvent avoir de graves conséquences financières.

L’automatisation des flux de travail permet de s’assurer que toutes les variantes sont saisies à un endroit centralisé et que tous les contrats sont automatiquement mis à jour et facilement accessibles à toutes les parties.

Il n’est donc pas possible d’utiliser un ancien contrat ou d’envoyer un mauvais document par courrier électronique.

Gestion des contrats

Le ton de tout processus commercial peut être retracé jusqu’au document initial créé ou généré dans le cadre du cycle de vie de la gestion des contrats. La recherche d’une automatisation plus poussée des documents est essentielle à la croissance de votre entreprise.

La stabilité accrue des flux de travail contractuels est décrite dans les avantages supplémentaires suivants lorsqu’un système complet de gestion des contrats soutient ces opérations.

Signer un meilleur accord à l’avenir

Basez-vous sur les informations provenant d’accords et de contrats antérieurs pour améliorer les transactions futures. Lorsque vous documentez le déroulement de vos contrats, vous pouvez voir quelle étape de la procédure a pris le plus de temps, ce qui a causé des retards et ce qui doit être modifié ou ajusté pour vos accords ultérieurs.

Perspectives analytiques

Le système DOCX permet de combiner facilement les documents Word lorsque vous stockez vos contrats, accords et documents connexes dans un espace de stockage basé sur le cloud. Ce système vous permet toujours d’exporter les résultats vers Excel.

Vous pouvez suivre l’ensemble de vos flux de travail à l’aide de ces outils d’analyse de la gestion des contrats, qui vous fournissent des informations essentielles sur le temps nécessaire à l’exécution de certains contrats et sur les raisons précises des retards éventuels.

Conclusion

Avec l’aide d’un logiciel d’automatisation de documents intégré à une solution CLM globale, les entreprises peuvent gérer et rationaliser leurs conditions générales de manière à garantir une conformité totale en quelques clics seulement.

En alimentant automatiquement les nouveaux documents et en optimisant les flux de travail, les logiciels d’automatisation de documents réduisent considérablement le temps dédié et les erreurs. Choisissez donc le vôtre pour améliorer la rapidité et la précision de votre activité.