Opis zapotrzebowania
ConwayCS sprzedaje/wynajmuje kontenery transportowe oraz świadczy usługi logistyczne na Łotwie. Spółka zajmuje 30% łotewskiego rynku sprzedaży i wynajmu kontenerów morskich.
Ze względu na rosnącą liczbę przetwarzanych dokumentów przychodzących, istnieje potrzeba automatyzacji pracy specjalistów zajmujących się wprowadzaniem dokumentów do elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. Podczas planowania okazało się, że proces zarządzania fakturami jest najbardziej odpowiedni do automatyzacji. Mimo że faktura jest dokumentem ustrukturyzowanym, wymaga wyodrębnienia dużej ilości danych, co spowalnia przetwarzanie przychodzącej korespondencji i zwiększa ryzyko błędów przy jej wypełnianiu.
Istota pomysłu
Aby zmniejszyć obciążenie specjalistów zajmujących się przetwarzaniem dokumentów przychodzących, należy zautomatyzować skanowanie faktur i przechwytywanie danych za pomocą technologii sztucznej inteligencji w ramach Graip.AI, a także automatycznie przekazywać te dane do platformy księgowej Xero używanej w firmie.
Konieczne jest wyodrębnienie danych i automatyczne wypełnienie nimi wymaganych pól w karcie dokumentu:
- Numer dokumentu, data;
- Nadawca;
- Odbiorca;
- Sprzedawca:
- Numer rejestracyjny;
- Numer podatkowy;
- Kupujący:
- Numer rejestracyjny;
- Numer podatkowy;
- ID produktu;
- Kwota bez VAT;
- Kwota;
- Ilość.
Opcja wdrożenia
Graip.AI to narzędzie do automatycznego rozpoznawania i klasyfikacji dokumentów. Mechanizmy oparte na uczeniu maszynowym pozwalają rozwiązaniu na niezależne określanie typu, numeru i daty dokumentu, a także innych szczegółów.
Po zeskanowaniu przychodzącej faktury, Graip.AI wyodrębnia jej dane i automatycznie wypełnia wymagane pola w karcie dokumentu na platformie księgowej. System tworzy zadanie weryfikujące wstępnie wypełnione dane, a użytkownik musi jedynie sprawdzić ich poprawność. Ręczne wprowadzanie informacji jest wyeliminowane, co skraca czas wprowadzania dokumentów do systemu.
Efekt biznesowy
Podczas testów na rzeczywistych dokumentach firmy, rozwiązanie wykazało jakość skanowania szczegółów faktur przychodzących i przechwytywania danych na poziomie 90-92%. W związku z tym oczekuje się, że osiągnie planowany efekt, skracając czas przetwarzania dokumentów i przyspieszając procesy.
Obecnie zakończono etap testów pilotażowych, a rozwiązanie jest przygotowywane do eksploatacji próbnej. Planowane jest również rozszerzenie testowanej metodologii przetwarzania na inne rodzaje dokumentów przychodzących do firmy, w tym otrzymywanych za pośrednictwem e-maila.