Descripción de la demanda
ConwayCS es un vendedor/alquilador de contenedores marítimos y servicios logísticos en Letonia. La empresa ocupa el 30% del mercado letón de venta y alquiler de contenedores marítimos.
Debido al creciente número de documentos entrantes procesados, existe una necesidad en la automatización del procesamiento de facturas del trabajo de los especialistas implicados en la introducción de documentos en los sistemas de gestión electrónica de documentos. A la hora de planificar, el proceso de gestión de facturas resultó ser el más indicativo desde el punto de vista del efecto de automatización. A pesar de que una factura es un documento estructurado, es necesario extraer de ella una gran cantidad de datos, lo que a su vez ralentiza el procesamiento del flujo de correspondencia entrante y conlleva riesgos de errores al cumplimentarla.
La esencia de la idea
Para reducir la carga de trabajo de los especialistas implicados en el procesamiento de los documentos entrantes, automatiza el escaneado de facturas y la captura de datos utilizando tecnologías de inteligencia artificial como parte de Graip.AI y la posterior extracción de datos de facturas a la plataforma de contabilidad Xero utilizada en la empresa.
Es necesario extraer los datos y rellenar con ellos automáticamente los campos obligatorios de la ficha de documento:
- Número de documento, fecha;
- Remitente;
- Consignatario;
- Vendedor:
- Número de registro;
- Número de identificación fiscal;
- Comprador:
- Número de registro;
- Número de identificación fiscal;
- Identificación del producto;
- Importe sin IVA;
- El importe;
- Cantidad.
Opción de aplicación
Graip.AI es una herramienta de reconocimiento y clasificación automática de documentos. Los mecanismos basados en el aprendizaje automático permiten a la solución determinar de forma independiente el tipo, el número y la fecha del documento, así como otros detalles.
Tras escanear la factura recibida, la solución extrae sus datos reales y rellena automáticamente con ellos los campos necesarios en la ficha de documento de la plataforma contable. Se crea una tarea en el sistema para verificar los datos precumplimentados, el usuario sólo tiene que comprobar que son correctos. Se excluye la introducción manual de información y se reduce el tiempo de introducción de documentos en el sistema.
Efecto económico
Cuando se probó con documentos reales de la empresa, la solución demostró que la calidad de los detalles del escaneado de las facturas entrantes y la captura de datos alcanzaba el 90-92%. Por tanto, se espera conseguir el efecto previsto y reducir el tiempo de procesamiento de los documentos entrantes, agilizando los procesos.
Por el momento, se ha completado la fase de prueba piloto y se está preparando la transferencia de la solución a la operación de prueba, así como la ampliación de la metodología de procesamiento probada a otros tipos de documentos entrantes recibidos por la empresa, incluso a través de canales de correo electrónico.