Beschreibung der Nachfrage
ConwayCS ist ein Verkäufer/Vermieter von Schiffscontainern und Logistikdienstleistungen in Lettland. Das Unternehmen hat einen Anteil von 30% am lettischen Markt für den Verkauf und die Vermietung von Schiffscontainern.
Aufgrund der wachsenden Zahl der verarbeiteten Eingangsdokumente besteht in der Rechnungsbearbeitung ein Bedarf an der Automatisierung der Arbeit von Spezialisten, die mit der Eingabe von Dokumenten in elektronische Dokumentenverwaltungssysteme befasst sind. Bei der Planung erwies sich der Prozess der Rechnungsverwaltung unter dem Gesichtspunkt des Automatisierungseffekts als am aussagekräftigsten. Obwohl es sich bei einer Rechnung um ein strukturiertes Dokument handelt, muss eine große Menge an Daten aus ihr extrahiert werden, was wiederum die Verarbeitung des eingehenden Schriftverkehrs verlangsamt und das Risiko von Fehlern beim Ausfüllen birgt.
Die Essenz der Idee
Um die Belastung der Fachkräfte bei der Bearbeitung eingehender Dokumente zu verringern, automatisieren Sie das Scannen von Rechnungen und die Datenerfassung mithilfe von Technologien der künstlichen Intelligenz als Teil von Graip.AI sowie die weitere Extraktion von Rechnungsdaten in die im Unternehmen verwendete Buchhaltungsplattform Xero.
Es ist notwendig, Daten zu extrahieren und die erforderlichen Felder in der Dokumentenkarte automatisch mit ihnen auszufüllen:
- Dokumentnummer, Datum;
- Absender;
- Empfänger;
- Verkäufer:
- Registrierungsnummer;
- Steuernummer;
- Käufer:
- Registrierungsnummer;
- Steuernummer;
- Produkt-ID;
- Betrag ohne Mehrwertsteuer;
- Der Betrag;
- Anzahl.
Option Implementierung
Graip.AI ist ein Tool zur automatischen Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten. Mechanismen, die auf maschinellem Lernen basieren, ermöglichen es der Lösung, den Typ, die Nummer und das Datum des Dokuments sowie andere Details selbständig zu bestimmen.
Nach dem Einscannen der Eingangsrechnung extrahiert die Lösung ihre tatsächlichen Daten und füllt damit automatisch die erforderlichen Felder in der Dokumentenkarte der Buchhaltungsplattform aus. Im System wird eine Aufgabe erstellt, um die vorausgefüllten Angaben zu überprüfen. Der Benutzer muss nur noch die Richtigkeit der Angaben kontrollieren. Die manuelle Eingabe von Informationen wird ausgeschlossen und die Zeit für die Eingabe von Dokumenten in das System wird reduziert.
Business-Effekt
Bei Tests mit echten Dokumenten des Unternehmens zeigte sich, dass die Qualität der Details beim Scannen von Eingangsrechnungen und der Datenerfassung bei 90-92% lag. Daher wird erwartet, dass es die geplante Wirkung erzielt und die Zeit für die Bearbeitung eingehender Dokumente verkürzt und die Prozesse beschleunigt.
Derzeit ist die Pilotphase abgeschlossen und die Überführung der Lösung in den Probebetrieb wird vorbereitet. Außerdem wird die getestete Verarbeitungsmethodik auf andere Arten von eingehenden Dokumenten, die das Unternehmen erhält, ausgeweitet, auch auf E-Mail-Kanäle.