Elaborazione delle fatture con l’automazione. Migliorare la precisione e la velocità

Ti senti sopraffatto dalle scartoffie o dai vincoli di tempo?

Se è così, non sei l’unico. Molti esperti concordano sul fatto che la gestione dei documenti è un processo noioso e lungo se eseguito manualmente. Considerando le prove.

• L’utilizzo medio annuo di carta in Nord America è di 504,84 libbre.
• La tassa per depositare un documento è di 20 dollari, per localizzare un file mancante è di 120 dollari e per riprodurre un documento è di 220 dollari.

Tuttavia, nell’era frenetica di oggi, deve esserci un modo migliore di fare le cose. Fortunatamente, esistono software di automazione documentale come Graip.AI che possono facilitare il processo di gestione dei documenti.

L’automazione dell’elaborazione delle fatture è una soluzione che elimina lo stress dell’emissione delle fatture perché è al 99% priva di errori.

Con l’automazione delle fatture, puoi tenere traccia dei pagamenti e gestire il flusso di cassa. Puoi anche automatizzare altre parti della tua attività per migliorarne l’efficienza complessiva!

Vantaggi per velocizzare l’elaborazione delle fatture

Le aziende con un gran numero di fornitori rischiano di perdere gli sconti sui pagamenti anticipati e di commettere errori quando pagano le fatture in blocco. I ritardi nelle tempistiche di elaborazione gravano anche sulle relazioni con i fornitori, danneggiano la reputazione di un’organizzazione e causano interruzioni nella catena di approvvigionamento.

Gli investimenti in tecnologia per snellire le procedure di elaborazione delle fatture delle grandi imprese sono più importanti che mai.

• Stabilità della catena di approvvigionamento,
• processi semplificati e
• riduzione dei costi sono tutti obiettivi che possono essere raggiunti con l’utilizzo dell’elaborazione automatizzata dei documenti di identità.

Strumenti self-service per i fornitori

I reparti di contabilità aziendale perdono una grande quantità di tempo nel tentativo di mettere insieme e correggere i dati errati dei fornitori e di rispondere alle loro domande.

È scomodo per entrambe le parti dover contattare manualmente i fornitori per ottenere i dati mancanti.

Le soluzioni self-service sono essenziali per i reparti di contabilità fornitori, perché consentono a questi ultimi di inviare i dati di contatto necessari, lo storico delle transazioni, i W9 e le informazioni bancarie senza dover contattare direttamente l’azienda.

Collegando tutti i tuoi fornitori in modo digitale, puoi risparmiare tempo e rafforzare i tuoi legami con loro.

I reparti AP possono rimanere aggiornati con molto meno lavoro se mettono a disposizione dei fornitori un’interfaccia intuitiva in cui possono apportare modifiche alle loro informazioni e vedere lo stato delle transazioni.

Affinché i pagamenti possano essere effettuati senza interruzioni, il personale AP può trattare con i fornitori in modo piacevole e senza attriti.

Automatizzare la risoluzione delle eccezioni

Errori di inserimento dati, informazioni errate sui fornitori e informazioni mancanti sugli ordini di acquisto sono solo alcune delle cause più comuni di eccezioni di fatturazione.

Le eccezioni portano via molto tempo e fatica ai reparti AP perché devono essere gestite una per una. Le discrepanze tra le fatture sono una spesa significativa per i reparti AP delle aziende.

Grazie all’utilizzo di AI, analisi avanzate e algoritmi sofisticati, i moderni sistemi tecnologici consentono ai reparti AP di eliminare le eccezioni di fatturazione. Le fatture errate o non corrispondenti vengono automaticamente “corrette” o restituite al fornitore dalla piattaforma.

Anche se il problema non può essere risolto solo con la tecnologia, la piattaforma può aiutare ad automatizzare il processo di ricerca di una soluzione attraverso processi intelligenti, togliendo pressione al team della contabilità fornitori.

Grazie all’implementazione del 100% di STP, le aziende possono risparmiare e allocare le risorse altrove.

Connessione digitale con i fornitori

La maggior parte delle grandi aziende lavora con un’ampia varietà di fornitori, ognuno dei quali invia le fatture nel proprio formato unico a determinati individui dell’azienda. Per sfruttare i vantaggi dell’automazione delle fatture, i team finanziari delle aziende devono acquisire le fatture in un formato digitale standard.

Le aziende che insistono affinché i loro fornitori utilizzino un solo tipo di fatturazione hanno difficoltà a farlo adottare da tutti.

Indipendentemente dalle dimensioni, dalla complessità o dal metodo di fatturazione del fornitore, una moderna piattaforma procure-to-pay con una rete di fornitori può stabilire una relazione digitale diretta. La fatturazione e il pagamento rapidi e accurati sono possibili senza il fastidio e le spese dell’interscambio elettronico di dati (EDI).

I partner della catena di fornitura possono continuare a fare quello che hanno sempre fatto, pur avendo accesso ai loro dati in tempo reale con l’aiuto della traduzione globale dei documenti o della connettività diretta API. In questo modo si mantengono i fornitori soddisfatti e si favorisce un legame duraturo con loro, a tutto vantaggio della crescita dell’azienda.

Analisi predittiva

Alcune aziende gestiscono centinaia di migliaia, se non milioni, di fatture all’anno.

È incredibile quanto lavoro si faccia per coordinare le risposte di tutti a una serie di transazioni individuali, oltre a garantire che tutto venga approvato ed elaborato in tempo.

La maggior parte dei moderni team di contabilità fornitori utilizza algoritmi predittivi per analizzare montagne di fatture in arrivo e dati di inventario alla ricerca di tendenze precedentemente non rilevabili.

I cruscotti in tempo reale tengono traccia della durata del ciclo delle transazioni e delle eccezioni, classificate per fornitore, per fornire una visione di ogni elemento della catena di fornitura.

I responsabili di AP e Approvvigionamenti possono individuare eventuali problemi nella catena di approvvigionamento e opportunità di sviluppo grazie alla tecnologia per analizzare grandi quantità di dati.

Ottimizzare la tua strategia di elaborazione delle fatture, perché?

La riduzione dei costi amministrativi, l’aumento del flusso di cassa e l’incremento dei margini di profitto sono solo alcuni dei vantaggi che possono derivare dalla semplificazione delle procedure di fatturazione e pagamento.

Fasi essenziali dell’automazione delle fatture

Nel corso degli anni, la procedura di gestione delle fatture si è evoluta di pari passo con lo sviluppo delle nuove tecnologie.

L’automazione dell’elaborazione delle fatture può essere ottenuta implementando le seguenti fasi:

1. Analizzare gli attuali processi di fatturazione

È fondamentale avere un’immagine chiara del processo di fatturazione all’interno della tua azienda. Quanto tempo ci vuole in genere per elaborare una fattura?

Qual è il tempo tipico di elaborazione delle fatture? Dove viene ricevuta la fattura? Come viene inviato all’AP? Come viene convalidato? Qual è il modo corretto di gestire una fattura?

Comprendere le cause dei vincoli e dei colli di bottiglia, nonché le spese che ne derivano, è essenziale per eliminarli.

Probabilmente, esaminando le tue pratiche attuali, scoprirai che ci sono margini di sviluppo.

2. Gestione organizzata delle fatture

Per gestire al meglio le tue fatture, puoi scegliere di creare una soluzione condivisa o centralizzata. Assicurati che i tuoi fornitori sappiano che devono inviare le fatture al tuo ufficio contabilità.

In uno studio condotto tra i suoi membri, l’International Association of Accounts Payable Professionals (IAPP) ha rilevato che il 64,7% degli intervistati considera la centralizzazione estremamente importante (5 su una scala da 1 a 5).

Le fatture devono essere acquisite in un formato elettronico standardizzato. La scansione e l’indicizzazione dei documenti potrebbe essere il primo passo.

Usa un metodo standardizzato e un sistema di archiviazione elettronica centrale per accelerare il processo di approvazione manuale se devi raccogliere fatture da più sedi. La tua priorità immediata dovrebbe essere quella di iniziare a raccogliere le fatture, in modo da poterti predisporre all’automazione in futuro.

3. Regolamentare le pratiche e le politiche

Devono essere definite e documentate le procedure e le politiche standard per l’elaborazione degli ordini di acquisto (PO) e delle fatture non PO, compresi i controlli per i duplicati e l’integrità matematica, le condizioni e le tolleranze corrispondenti, i flussi di lavoro per risolvere le discrepanze e approvare i pagamenti, ecc.

Anche le strategie di ottimizzazione del capitale circolante, come l’utilizzo di sconti per pagamenti anticipati, devono essere documentate.

L’obiettivo principale è quello di rendere molto chiaro al reparto contabile della tua organizzazione come devono essere gestite le fatture. Questo servirà da tabella di marcia per i processi manuali che stai utilizzando ora e ti preparerà per le politiche e le procedure automatizzate che si prospettano all’orizzonte.

4. Automatizzare

Puoi iniziare ad automatizzare una volta definite le politiche, le procedure e i controlli. Quando sarai pronto, potrai scegliere e installare una soluzione tecnologica che includa tutte le funzioni di automazione.

In primo luogo, implementa un unico “motore di elaborazione” per automatizzare la convalida, la codifica, l’abbinamento, la risoluzione delle controversie, l’autorizzazione al pagamento, la reportistica e l’analisi.

Indipendentemente dai diversi modi in cui sceglierai di riscuotere le fatture, all’inizio vorrai snellire il processo in un unico flusso di lavoro automatizzato e unificato.

Gli scanner, il software di riconoscimento ottico dei caratteri e la digitazione manuale possono essere utilizzati per convertire le fatture cartacee in formato digitale.

Vuoi ridurre il più possibile il numero di fatture che richiedono l’intervento umano, snellendo al contempo il processo di risoluzione delle discrepanze.

Una volta stabilita tale capacità, la procedura di acquisizione del front-end può essere perfezionata in piccoli passi.

5. Facilitare il self-service dei fornitori

Con le fatture gestite nello stesso modo elettronico, è semplice fornire ai fornitori l’accesso agli aggiornamenti di stato attraverso un sito online protetto e self-service.

L’obiettivo è quello di ridurre il tempo che il personale della contabilità fornitori (AP) impiega per rispondere alle telefonate dei fornitori che chiedono informazioni sullo stato delle loro fatture e sui tempi di pagamento.

6. Richiedi sconti per pagamenti anticipati

Accelerando il processo di fatturazione, puoi approfittare delle condizioni di sconto sul pagamento anticipato offerte dai tuoi fornitori.

Oltre a sfruttare le occasioni quando si presentano, potresti anche pensare di richiedere questi tagli di prezzo durante le trattative per i contratti futuri.

Con il tempo, questo potrebbe portare a un risparmio significativo dopo aver acquisito una solida padronanza dell’elaborazione delle fatture.

7. Utilizzare le informazioni per migliorare l’approvvigionamento

Ci sono alcuni modi in cui l’automatizzazione dell’elaborazione delle fatture può aiutare la divisione acquisti della tua azienda a migliorare i suoi sforzi di sourcing.

• In primo luogo, avranno a disposizione dati più precisi per l’analisi delle spese, che potranno aiutarli a consolidare la loro base di fornitori e a svolgere altre attività.
• In secondo luogo, se la tua azienda ha un solido curriculum di pagamenti puntuali e rende semplice per i venditori gestire i loro crediti con te, questi ultimi potrebbero essere più propensi a lavorare con te per negoziare prezzi e condizioni migliori.

8. Iniziare con l’automazione dei documenti

Una volta automatizzata l’elaborazione delle fatture nel back end, puoi spostare la tua attenzione sullo sviluppo di metodi di fatturazione più efficaci nel front end.

A piccoli passi, puoi ottenere questo risultato passando alla fatturazione elettronica con i tuoi clienti più importanti e le reti commerciali e/o incorporando funzioni come il caricamento delle fatture e il “PO Flip” nel sito dei tuoi fornitori.

L’efficienza di ognuna di queste tecniche aumenterà con il passaggio all’elaborazione automatizzata delle fatture.

I vantaggi dell’automazione delle fatture

L’elaborazione delle fatture, sia in entrata che in uscita, è una delle attività più faticose, ripetitive e di scarso valore per il tuo team finanziario.

Come nel caso di molte attività simili, automatizzarle ti permette di liberare i dipendenti da compiti ripetitivi e di utilizzarli meglio altrove.

1. Risparmio sui costi

I costi del lavoro manuale, della carta e delle spese postali, delle tasse e dei pagamenti in ritardo possono essere ridotti al minimo con la conversione alla fatturazione elettronica.

In particolare, le fatture senza soluzioni di automazione della contabilità fornitori costano 7,03 dollari l’una, mentre le fatture con soluzioni di automazione fanno risparmiare 35,60 dollari l’una.

2. Gestione efficiente del tempo

Risparmiare tempo è il principale vantaggio dell’automazione dei processi di fatturazione. La preparazione manuale delle fatture può richiedere fino a 30 giorni.

Le fatture possono essere approvate in pochi minuti senza alcun coinvolgimento umano quando si utilizza una soluzione automatizzata.

Inoltre, uno studio ha scoperto che l’87,6% delle imprese dell’Europa occidentale e oltre il 90% delle imprese degli Stati Uniti subiscono spesso ritardi nei pagamenti, con la Gran Bretagna che ha la percentuale maggiore di fatture scadute nella sua regione (circa il 50%).

Secondo uno studio condotto dall’Institute for Finance & Management, la fatturazione elettronica tempestiva può eliminare il 39% dei ritardi di pagamento.

3. Minori possibilità di errore

L’errore umano non può essere evitato; secondo Billentis, il 20-30% di tutte le fatture “deve essere considerato un caso speciale in una forma o nell’altra” e le fatture errate sono responsabili di circa il 16% dei pagamenti in ritardo negli Stati Uniti e del 15% nell’Europa occidentale.

L’elaborazione automatizzata delle fatture aiuta a migliorarne l’accuratezza, l’uniformità, il controllo, la reportistica, la responsabilità, la trasparenza e l’archiviazione.

4. Conformità impeccabile

Molti paesi si basano molto sulle fatture come prova del pagamento delle imposte, anche se i controlli fiscali possono avvenire anni dopo le transazioni commerciali a cui si riferiscono. Quando le fatture sono scritte su carta, è molto più probabile che vadano perse.

D’altra parte, la fatturazione elettronica (o “e-fattura”) prevede la trasmissione immediata delle fatture e dei documenti di supporto alle autorità fiscali per via elettronica.

L’invio diretto degli ordini di acquisto ai fornitori significa che questi ultimi possono iniziare immediatamente a elaborare i dati e a controllare l’accuratezza delle fatture.

Una fattura legale può essere generata da un ordine di acquisto con un solo clic, eliminando la necessità di controlli manuali delle discrepanze.

La corrispondenza bidirezionale fattura-ordine di acquisto e altre convalide per paese possono essere utilizzate per garantire ulteriormente l’assenza di eccezioni.

Con la fatturazione automatica, non solo ti assicuri la conformità fiscale e la sicurezza legale, ma risparmi anche dal 37 al 39% sulle spese associate.

5. Riduzione della sicurezza e dell’affidabilità del lavoro

L’automazione delle fatture non solo aumenta la produttività, ma permette anche alle aziende di ridurre il numero di persone da dedicare alla contabilità fornitori senza preoccuparsi della qualità del loro lavoro.

Quando un team diventa più intelligente e produttivo, anche la dipendenza da assunzioni rapide diminuisce. Le aziende possono selezionare i candidati più qualificati per le posizioni aperte ed espandersi al proprio ritmo.

Quando si tratta di aumentare la produzione e i profitti, si tratta di una mossa saggia.

6. Trasparenza

Con l’aiuto di una soluzione di fatturazione elettronica, tenere sotto controllo le fatture in sospeso non è mai stato così facile. Questo attributo è stato riconosciuto per aver migliorato la trasparenza e la responsabilità a tutti i livelli.

La maggior parte delle piattaforme di automazione delle fatture richiede inoltre autorizzazioni esplicite da parte del personale autorizzato prima di iniziare azioni importanti, come il pagamento delle fatture, fornendo all’azienda una maggiore trasparenza senza richiedere la sua partecipazione diretta.

I migliori metodi di fatturazione

Oggi tutti i proprietari di aziende guardano alla trasformazione digitale per sfruttarne appieno le potenzialità e risparmiare sui costi, migliorare la redditività e snellire le operazioni.

La redditività e il ritorno sugli investimenti (ROI) sono fortemente legati alla capacità di un’azienda di tagliare i costi e massimizzare l’efficienza.

Le risorse umane di oggi non hanno le competenze necessarie per garantire l’accuratezza delle procedure di fatturazione tradizionali. Pertanto, il software di automazione documentale è ciò che ti serve!

Di seguito ti elenchiamo alcuni dei migliori modi per migliorare la fatturazione:

Promemoria delle fatture scadute

Il ciclo operativo di un’azienda può avere un impatto negativo se le fatture scadute non vengono monitorate e se non vengono inviati solleciti ufficiali per i pagamenti in ritardo e per la creazione delle fatture.

Il software di automazione focalizzato può essere molto utile per automatizzare i promemoria delle fatture, il che può aiutare notevolmente i profitti dell’azienda.

Se fornisci al software le informazioni sui tuoi fornitori e un calendario per la creazione delle fatture e per i pagamenti, il software sarà in grado di tenere traccia di tutto per te e di inviare promemoria tempestivi ai tuoi fornitori.

Pianifica le fatture ricorrenti

La fatturazione regolare può essere impostata come i pagamenti ricorrenti dei clienti. Le fatture possono essere inviate automaticamente ai clienti abituali, risparmiando tempo e fatica.

Questo è particolarmente utile se hai consumatori che utilizzano frequentemente i tuoi prodotti o servizi.

Prevedi di inviare queste fatture mensilmente (o con qualsiasi altro intervallo di tempo che ritieni opportuno) e poi ignorale. Il programma invierà le fatture ai clienti in modo elettronico, senza alcun intervento da parte tua.

Controllo automatico del saldo del conto

I reparti di contabilità, grandi o piccoli che siano, devono garantire riconciliazioni tempestive e accurate con tutti i loro partner commerciali e fornitori.

Per essere pagati interamente, i fornitori devono assicurarsi che le loro fatture e gli ordini di acquisto siano sincronizzati tra loro.

Utilizzando un software per l’automazione di fatture e documenti, potrai risparmiare il lungo compito di riconciliare manualmente ogni fattura, perché il programma se ne occuperà automaticamente.

Crea un portale di pagamento

Inserendo un pulsante “Paga ora” sulle fatture elettroniche della tua azienda, potrai snellire notevolmente il processo di fatturazione.

Se un consumatore riceve una fattura elettronica che include un pulsante “Paga ora”, può pagare rapidamente e semplicemente la fattura con una carta di credito utilizzando un portale di pagamento online.

Puoi accelerare i pagamenti fornendo un link al gateway di pagamento della tua azienda, che offre ai tuoi clienti un modo semplice e veloce per pagarti.

Una procedura più snella può essere ottenuta collegando la fattura direttamente al portale di pagamento della tua azienda.

Un caso di studio definitivo sull’automazione

Prestigiosa azienda automobilistica

Il settore industriale ha un grande impatto economico a livello mondiale. Questo settore rappresenta il 15% del PIL mondiale, anche se il 72% dei suoi processi sono ancora eseguiti a mano.

Con l’avvento dell’industria 5.0 è aumentata la necessità di colmare il divario tra informazioni, tecnologia e servizi per migliorare l’efficacia operativa delle aziende manifatturiere e la loro capacità di leadership e gestione.

Il settore si espanderà quindi grazie all’utilizzo di tecnologie all’avanguardia come l’automazione robotica dei processi (RPA), l’intelligenza artificiale (AI) e l’apprendimento automatico (ML).

Informazioni sull’azienda

Una rinomata casa automobilistica indiana. Dal 1980, l’azienda produce e vende veicoli commerciali leggeri e medi in India. Producono e forniscono autobus, paramedici, autobotti, ecc. e veicoli personalizzati di ultima generazione.

Sono esportatori di automobili con una presenza consistente in luoghi come il Nepal, l’Africa, l’Europa e il Nord America.

Il problema

Il cliente aveva problemi di fatture arretrate, che rallentavano l’elaborazione dei pagamenti. Ogni giorno dovevano elaborare manualmente migliaia di dollari di fatture provenienti da cinquanta o più fornitori.

Avevano bisogno di una soluzione RPA per ristrutturare i processi di fatturazione in modo da eliminare i colli di bottiglia e accelerare i tempi di elaborazione.

La soluzione

L’azienda automobilistica ha analizzato il processo attuale e ha incorporato l’RPA dove aveva senso. L’invasività non era un problema con la soluzione RPA fornita al cliente. Ecco come abbiamo automatizzato il processo di pagamento delle bollette:

• Il software accede ad Outlook e salva le fatture in diversi formati.
• Il sistema utilizza quindi le soluzioni ABBY per scansionare tutte le fatture ed estrarre le informazioni necessarie.
• Le informazioni vengono poi inviate ai reparti Interior Buyer e Retail per un doppio controllo.
• Il bot si collega quindi a SAP e genera le fatture in base alle informazioni confermate che ha ricevuto dai reparti interessati.
• Il bot elabora le fatture e le notifica alla persona giusta tramite e-mail una volta terminate.
• Il bot invierà un’email di eccezione all’utente interessato se si verifica un problema nell’elaborazione della fattura.

Importanza dell’automazione documentale integrata

Quando un’azienda si espande, aumenta anche il volume di documenti che deve creare, organizzare e conservare. Se stai ancora utilizzando metodi manuali inefficienti per generare e tenere traccia dei tuoi documenti, questo potrebbe presto diventare un grosso problema.

L’automazione dei documenti può facilitare queste procedure e agevolare la produzione e la gestione di enormi quantità di contenuti.

L’automazione dei documenti può anche aiutarti a produrre un lavoro di qualità superiore. Più riesci ad automatizzare, più tempo avrai a disposizione per dedicarti ad altre aree della preparazione dei documenti, come la generazione di contenuti o la progettazione.

Inoltre, l’utilizzo di routine e modelli consolidati ti aiuterà a garantire che i tuoi documenti siano uniformi e a norma.

Perché ti serve l’automazione integrata dei documenti?

Risparmiare denaro e tempo e migliorare la qualità dei documenti è possibile con l’automazione documentale. Dovresti considerare seriamente la possibilità di passare a un sistema di gestione documentale automatizzato se stai ancora utilizzando processi manuali.

Questi sono alcuni modi in cui l’automazione documentale integrata può esserti utile. Questi includono:

• Crea e gestisci documenti con facilità.
• La qualità dei documenti aumenterà di conseguenza.
• Il tempo dedicato alla produzione di documenti diminuirà di conseguenza.
• Potrebbe aiutarti a risparmiare sulle spese amministrative legate alla produzione e alla manutenzione dei documenti.
• È uno strumento utile per assicurarsi che la tua attività sia in linea con tutte le norme e i regolamenti vigenti.

Il miglior software per l’automazione dei documenti

La scelta del giusto software di automazione documentale ha effetti significativi sulla capacità dell’organizzazione di automatizzare con successo i processi in generale. È fondamentale scegliere un sistema che possa essere facilmente adattato alle tue esigenze specifiche.

Per offrirti il miglior suggerimento, abbiamo fatto i compiti a casa. Diamo quindi un’occhiata ai migliori software di automazione documentale!

Graip.AI – Il miglior software per l’automazione dei documenti

Quando i documenti vengono elaborati manualmente, non solo si tratta di una procedura lunga e soggetta a errori, ma si perde anche molto tempo.

Graip.AI è una piattaforma di intelligenza artificiale che automatizza costantemente i processi manuali e ripetitivi, garantendo alla tua organizzazione una maggiore libertà.

Semplifica i processi aziendali, permettendoti di dedicare meno tempo alle attività ripetitive. Un software di questo tipo permette agli utenti di creare, modificare, aggiornare e gestire documenti in base a un’ampia gamma di dati.

Come funziona Graip.AI?

Automatizzare le attività che richiedono un processo decisionale complicato è ora possibile con l’aiuto di Graip.AI, che combina i punti di forza della Robotic Process Automation e dell’Intelligenza Artificiale.

Graip.AI svolge le seguenti funzioni:

• Creazione documenti.
• Allegati di posta elettronica.
• Caricamento dei documenti.
• Estrazione dei dati.
• Caricamento di dati su un sistema di terze parti.

Altre funzioni includono:

• Lettura (riconoscimento dei documenti)
• Processo (elaborazione intelligente)
• Creazione (libreria di integrazione)

Graip.AI – Tutto sull’automazione dei processi

• Dall’Ordine di Vendita all’incasso della Fattura
• Dal contratto al pagamento
• Recruit to Retire – Valorizzazione delle risorse umane lungo tutta la carriera lavorativa
• Dalla progettazione al funzionamento

Quali sono i vantaggi di Graip.AI?

Graip.AI offre i seguenti vantaggi:

• Aumento dell’efficienza del processo.
• Riduzione degli errori umani.
• Aumento della produttività dei dipendenti.
• Miglioramento dell’accuratezza del processo.
• Riduzione dei costi di elaborazione.

Perché dovresti scegliere il software di automazione documentale Graip.AI?

Dovresti scegliere Graip.AI perché è il miglior software per l’automazione dei documenti progettato specificamente per il processo di vendita e viene utilizzato al meglio per creare documenti che possono essere firmati elettronicamente.

I team di vendita possono migliorare la velocità delle transazioni semplificando i processi di creazione, revisione e firma di proposte, preventivi e contratti.

Inoltre, offre funzioni come l’acquisizione delle fatture, il riconoscimento delle fatture, l’esportazione dei dati e la corrispondenza dei dati.

In che modo l’automazione dei documenti può aiutare le aziende?

Le aziende fanno molto affidamento sui documenti perché sono la spina dorsale delle loro operazioni quotidiane. Con l’utilizzo di un software per l’automazione dei contratti, tu e il tuo dipartimento potrete ridurre le attività inutili e dispendiose in termini di tempo, come le certificazioni e le revisioni di routine.

L’automazione dei documenti può aiutare la tua azienda a crescere nei seguenti modi:

Cooperazione e negoziazione immediata

Il software per l’automazione dei documenti consente anche di collaborare e negoziare immediatamente. Ad esempio, senza ritardi intermedi, ciascuna delle parti può accettare o rifiutare modifiche a qualsiasi contratto.

Errori ridotti

Inoltre, l’automazione riduce gli errori. Gli errori grammaticali involontari di un contratto possono avere gravi conseguenze finanziarie.

L’automazione del flusso di lavoro garantisce che tutte le varianti siano acquisite in un unico punto centralizzato e che tutti i contratti siano aggiornati automaticamente e prontamente disponibili per tutte le parti.

Di conseguenza, non c’è la possibilità di utilizzare un vecchio contratto o di inviare un documento sbagliato via e-mail.

Gestione dei contratti

Il tono di qualsiasi processo aziendale può essere ricondotto al documento iniziale creato o generato nell’ambito del ciclo di vita della gestione dei contratti. La ricerca di qualcosa di più della semplice automazione dei documenti è essenziale per la crescita della tua azienda.

La maggiore stabilità dei flussi di lavoro dei contratti è descritta nei seguenti vantaggi aggiuntivi quando un sistema completo di gestione dei contratti supporta queste operazioni.

Firma un accordo migliore in futuro

Utilizza le informazioni contenute negli accordi e nei contratti precedenti per migliorare gli affari futuri. Quando documenti il flusso di lavoro dei tuoi contratti, puoi vedere quale fase della procedura ha richiesto più tempo, cosa ha causato ritardi e cosa deve essere modificato o adattato per gli accordi successivi.

Approfondimenti analitici

Il sistema DOCX semplifica la combinazione con i documenti Word quando archivi i tuoi contratti, accordi e documenti correlati in un sistema di archiviazione basato sul cloud. Puoi comunque esportare i risultati in Excel utilizzando questo sistema.

Puoi tenere traccia di tutti i tuoi flussi di lavoro con l’aiuto di queste analisi di gestione dei contratti, che ti forniscono informazioni vitali su quanto tempo impieghi per eseguire determinati contratti e sulle ragioni precise di eventuali ritardi.

Conclusione

Con l’aiuto di un software di automazione dei documenti integrato in una soluzione CLM completa, le aziende possono gestire e ottimizzare i termini e le condizioni in modo da garantire la piena conformità con pochi clic.

Grazie al popolamento automatico di nuovi documenti e all’ottimizzazione dei flussi di lavoro, il software di automazione documentale riduce in modo significativo il tempo impiegato e gli errori. Quindi, scegli il tuo per migliorare la velocità e la precisione della tua attività.