Per i commercialisti, i contabili e i professionisti del settore finanziario, la gestione dei processi di contabilità e pagamento può sembrare un grattacapo senza fine. Destreggiarsi tra molti documenti – dalle fatture agli ordini di acquisto, dalle ricevute alle bolle di consegna – e assicurarsi che tutto sia accurato e puntuale non è un’impresa da poco. Affidarsi ai metodi manuali tradizionali può portare a inefficienze, errori e ritardi frustranti che mandano in tilt l’intera operazione finanziaria.
That’s where Graip.AI comes in, optimizing AR and AP management through Intelligent Document Processing (IDP) and offering tailored automation solutions across various industries. To understand Graip.AI’s approach, let’s first consider the industry challenges.
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Comprendere i processi AR/AP e le sfide del settore
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Il processo di contabilità fornitori gestisce la gestione e il pagamento delle fatture per beni e servizi forniti a un’azienda, mentre la contabilità clienti si occupa della raccolta e dell’elaborazione dei pagamenti per beni e servizi venduti. Entrambi i processi presentano sfide uniche, come la corrispondenza delle fatture con gli ordini di acquisto nella contabilità fornitori (AP) o la verifica dei dati dei clienti e dello stato dei pagamenti nella contabilità clienti (AR).
In various industries like logistics, healthcare, finance and others, AR/AP processes are crucial yet often complex. These processes involve managing bills for goods and services in AP, while AR focuses on tracking and collecting payments. The challenges vary by industry, with sectors like logistics dealing with the accuracy of shipping documents and payment matching, while healthcare faces tight regulations and the need for fast billing cycles. Manufacturing requires careful invoice and purchase order matching, especially with international suppliers, while financial services must ensure strict compliance and error-free transaction processing. As the volume and diversity of documents grow, these industries increasingly need automated solutions to minimize errors, speed up processes, and improve cash flow management.
Affrontare i punti dolenti dell’AR/AP con Graip.AI
Le sfide più comuni per i team AR e AP includono:
Elaborazione manuale dei documenti
Smistare, convalidare ed elaborare manualmente elevati volumi di fatture e ordini richiede molto lavoro ed è soggetto a errori. Infatti, secondo un’indagine condotta da Aberdeen Group, il costo medio dell’elaborazione manuale di una fattura è di 15 dollari, che possono accumularsi rapidamente, soprattutto per le organizzazioni che elaborano da 10.000 a 25.000 documenti al mese.
Tassi di rilavorazione elevati
Un’indagine dell’Institute of Finance and Management rivela che il 39% delle fatture contiene errori, da dettagli di fatturazione errati ad addebiti doppi. Ogni caso di rielaborazione non solo comporta costi aggiuntivi di manodopera, ma ritarda anche l’intero ciclo AP, incidendo sul flusso di cassa e sulle relazioni con i fornitori.
Corrispondenza e approvazione che comportano errori
La corrispondenza delle fatture con gli ordini di acquisto ocosì come il monitoraggio dei conti in ritardo, può causare ritardi, portando spesso a opportunità di guadagno perse o a sanzioni inutili. L’approccio manuale, che richiede ai dipendenti circa 2 minuti per elaborare ogni fattura, può generare colli di bottiglia nei flussi di lavoro e rallentare significativamente il processo di contabilità fornitori (AP).
Gestione di flussi di lavoro complessi
Creare flussi di lavoro e approvazioni personalizzate per soddisfare le esigenze specifiche di ogni reparto è difficile con i sistemi tradizionali.
Gestione incoerente dei dati
I processi tradizionali di AR e AP spesso prevedono una gestione incoerente dei dati, con informazioni su clienti e fornitori archiviate in più sistemi. Questo può portare a ripetute azioni di ricerca dei dati necessari non inclusi nei documenti elaborati, causando ulteriori ritardi.
Notifiche e avvisi in ritardo
Senza un sistema di notifica automatizzato, i team finanziari possono trascurare le scadenze critiche per i pagamenti o le approvazioni, con conseguenti ritardi nei pagamenti o rapporti tesi con i fornitori.
Accesso in tempo reale ai dati finanziari
I team spesso non hanno visibilità immediata sui dati finanziari, il che rende più difficile prendere decisioni informate e monitorare i progressi in modo efficace. L’accesso in tempo reale a dati finanziari accurati e aggiornati è essenziale per garantire risposte tempestive e mantenere l’efficienza operativa.
Come Graip.AI risolve i problemi di AR/AP
Graip.AI utilizza le sue funzionalità avanzate di IDP e AI per affrontare le sfide dei team AP e AR. Le seguenti caratteristiche mostrano come Graip.AI trasformi i processi di AR e AP:
- Advanced Data Matching
L’advanced data matching di Graip.AI verifica le informazioni estratte rispetto ai database interni ed esterni, il che è particolarmente utile nell’automazione AR/AP. Integrandosi con i sistemi ERP, Graip.AI confronta i dati di clienti, fornitori e articoli, riducendo gli errori e garantendo la coerenza. - Miglioramento della corrispondenza e della convalida delle fatture
Graip.AI semplifica l’elaborazione delle fatture grazie a funzionalità avanzate di corrispondenza e regole di convalida personalizzabili. Esegue corrispondenza bidirezionale e tridirezionale per verificare i punti dati tra i documenti correlati. La corrispondenza bidirezionale garantisce l’allineamento tra i dati delle fatture e gli ordini di acquisto, mentre quella tridirezionale include anche le ricevute per controllare la coerenza tra ordini, consegne e pagamenti. Inoltre, il Generatore di Regole di Convalida di Graip.AI consente alle aziende di creare controlli personalizzati per campi come indirizzi e-mail, numeri di partita IVA e codici di valuta, assicurando l’accuratezza e l’affidabilità dei dati durante l’intero processo AR/AP. - Smart Workflows
La funzione Smart Workflows di Graip.AI fornisce un’interfaccia low-code che consente agli utenti aziendali di progettare e modificare i flussi di lavoro senza bisogno di codifica. Questa flessibilità consente ai responsabili delle RA e delle AP di personalizzare il flusso di automazione in base alle specifiche esigenze aziendali, sia che si tratti di tracciare le scadenze, impostare le notifiche o instradare i documenti attraverso catene di approvazione multilivello. - Approvazioni in più fasi
La funzione di approvazione in più fasi è fondamentale per il processo decisionale nella gestione di AR e AP, dove più team possono essere coinvolti nel ciclo di vita di una singola transazione. Graip.AI consente agli utenti di creare fasi di approvazione stratificate con approvatori specifici, restrizioni di accesso e notifiche automatiche. In questo modo si garantisce che tutte le parti interessate siano in sintonia, riducendo i colli di bottiglia e mantenendo la conformità nei cicli AR e AP. - Notifiche e avvisi intelligenti
Grazie alle notifiche integrate, Graip.AI aiuta i team AR a tenere traccia delle fatture in sospeso, a rispettare le tempistiche contrattuali e a garantire la puntualità della fatturazione. In AP, la piattaforma invia promemoria per le scadenze di pagamento, prevenendo le spese di mora e garantendo l’approvazione tempestiva dei pagamenti. Gli avvisi di discrepanze, fatture duplicate o informazioni mancanti riducono ulteriormente gli sforzi di monitoraggio manuale, consentendo ai team AR e AP di agire in modo proattivo. - Integrazioni preconfezionate con sistemi di terze parti
Graip.AI offre una perfetta integrazione con piattaforme esterne per semplificare i flussi di lavoro. Ad esempio, include un modello di esportazione per Horizon, che consente un rapido trasferimento dei dati, e un’integrazione pronta all’uso con SAP FI, che permette alle aziende di collegare i loro sistemi finanziari senza sforzo. Queste integrazioni preconfezionate riducono al minimo i tempi di configurazione e garantiscono operazioni fluide ed efficienti nei processi AR e AP.
L’impatto di Graip.AI in diversi settori industriali
Le soluzioni flessibili di Graip.AI possono essere adattate a vari settori per risolvere sfide specifiche di AR e AP:
- Outsourcing dei processi aziendali: Graip.AI automatizza l’elaborazione dei documenti, consentendo ai team di gestire rapidamente grandi volumi di fatture e ordini di acquisto. Questo non solo riduce il lavoro manuale, ma migliora anche l’erogazione del servizio, aiutando i fornitori di BPO a mantenere la soddisfazione e la fedeltà dei clienti.
- Logistica e trasporti: Graip.AI migliora il processo di fatturazione automatizzando l’estrazione dei dati di spedizione e consegna, consentendo una fatturazione più rapida. In questo modo le aziende di logistica possono gestire in modo efficiente il flusso di cassa e mantenere le loro attività senza intoppi.
- Vendita al dettaglio e all’ingrosso: Graip.AI automatizza la corrispondenza delle fatture e la tracciabilità dell’inventario, riducendo al minimo gli errori e garantendo pagamenti tempestivi. Questo permette ai rivenditori di gestire efficacemente il flusso di cassa e di rispondere rapidamente alle richieste del mercato.
- Produzione: Graip.AI automatizza la corrispondenza degli ordini di acquisto con le fatture e le bolle di consegna, riducendo le discrepanze e accelerando le approvazioni. Questo aiuta i produttori a mantenere solide relazioni con i fornitori e a gestire i costi in modo efficace.
- Financial Services: Graip.AI aids financial institutions by automating the identification and validation of account details in various documents, ensuring compliance with regulations. This not only speeds up the accounts payable and receivable processes but also enhances risk management and reporting capabilities.
- Servizi sanitari: Graip.AI ottimizza l’elaborazione delle fatture relative a servizi e forniture mediche, assicurando che gli operatori sanitari destinino più risorse alla cura dei pazienti anziché alle spese amministrative. L’automazione riduce al minimo gli errori di fatturazione e accelera il ciclo delle entrate, migliorando la stabilità finanziaria.
Personalizzazione e integrazione
L’interfaccia low-code di Graip.AI consente alle aziende di personalizzare i flussi di lavoro per soddisfare esigenze specifiche, come l’impostazione di regole di convalida uniche o la definizione di sequenze di approvazione dei documenti. Questa flessibilità è particolarmente preziosa per le aziende di medie e grandi dimensioni con processi AR/AP complessi.
Graip.AI offre una perfetta integrazione con i sistemi ERP di terze parti, consentendo alle aziende di importare ed esportare direttamente i dati. Sia che il team AR crei le fatture, sia che il team AP si assicuri che le fatture corrispondano agli ordini e vengano pagate in tempo, Graip.AI assicura che le informazioni fluiscano senza problemi tra i sistemi, riducendo il reinserimento manuale e il rischio di errori.
Il futuro dell’automazione AR/AP con Graip.AI
No doubt, Graip.AI is an effective tool for managing AR/AP processes through its Intelligent Document Processing capabilities. By automating tasks, it addresses challenges that AR/AP teams face today and helps increase revenues. This includes the ability to recognize e-invoices and seamlessly integrate them into internal processes, just like traditional PDF invoices, making it adaptable to the needs of businesses.
In prospettiva, la richiesta di automazione nelle operazioni finanziarie non potrà che aumentare. Con il 20% dei team completamente automatizzati e il 41% che prevede di adottare l’automazione entro il prossimo anno, le aziende che coglieranno questa opportunità miglioreranno l’efficienza e otterranno un vantaggio competitivo sul mercato. In definitiva, la decisione spetta alle aziende, che devono decidere se sono pronte a salire sul treno dell’automazione e diventare leader nel proprio settore.