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Elaborazione completamente automatizzata degli ordini di acquisto

Soluzione senza modelli e a basso codice. Elaborazione di tutti i documenti correlati (fatture, ricevute, elenchi di pacchetti, contratti) - Soluzione E2E. Integrazione API.

Graip.AI automatizza l'elaborazione degli ordini di acquisto (PO) estraendo in modo intelligente i dati aziendali e sui materiali/servizi dai PO e dai documenti associati (fatture, ricevute, estratti conto). Questi dati vengono poi confrontati con il sistema ERP per verificare l'utilizzo/stato degli articoli, lo storico degli acquisti e la validità dei partner commerciali. L'automazione di Graip.AI si estende a diversi settori.

140

lingue: traduzione e traslitterazione automatica da/per

50%

fino al 50% di tempo in meno che i dipendenti dedicano all'elaborazione degli ordini di acquisto

$500

costo medio per 1 PO elaborato manualmente, secondo lo studio APQC di

Velocità di elaborazione degli ordini di acquisto

Le grandi aziende, in particolare quelle del settore manifatturiero e della vendita al dettaglio, subiscono ritardi significativi a causa dell'enorme volume di ordini di acquisto che richiedono l'elaborazione e il confronto dei dati con i sistemi esterni.

Ritardi nella creazione degli ordini di vendita

L'elaborazione manuale dei PO spesso crea colli di bottiglia, ritardando la creazione degli ordini di vendita corrispondenti. Questi ritardi possono frustrare i clienti e avere un impatto negativo sulla generazione dei ricavi.

Riconciliazione e revisione dei dati

La riconciliazione dei dati tra più documenti (ordini di acquisto, fatture, ricevute, contratti) comporta un notevole dispendio di tempo e risorse. I processi di revisione manuale sono soggetti a incongruenze e richiedono frequenti richieste di informazioni mancanti.

Flussi di lavoro che richiedono tempo

Creare e aggiornare manualmente i PO nel sistema ERP dopo aver ricevuto le versioni scansionate è un processo noioso per i dipendenti, che ostacola l'efficienza.

Errori di immissione dati

L'inserimento manuale dei dati da ordini scannerizzati è una fonte significativa di errori, con conseguenti incongruenze, ritardi nell'elaborazione, potenziali perdite finanziarie dovute a un'errata evasione dell'ordine o alla fatturazione e una cattiva comunicazione con i clienti.

Sfide

Sfide dell'automazione tradizionale (oltre l'elaborazione manuale):

Visibilità limitata

Anche con le soluzioni di automazione di base, le aziende spesso non hanno una visione in tempo reale delle fasi di elaborazione degli ordini di acquisto. Ritardi o errori possono passare inosservati fino alle fasi successive, ostacolando la risoluzione proattiva dei problemi.

Latenza dei dati

L'automazione tradizionale può introdurre una latenza dei dati, in cui c'è un ritardo tra l'acquisizione dei dati e la loro disponibilità per l'analisi. Questo può portare a informazioni non aggiornate e ostacolare un processo decisionale informato.

Colli di bottiglia dell'integrazione

L'integrazione dei sistemi ERP legacy con le soluzioni di automazione può essere complessa e richiedere tempo, ritardando la realizzazione dei benefici in tempo reale.

Strategic goal

Automatizzare completamente l'elaborazione degli ordini di acquisto e di tutti i documenti correlati, eliminando i flussi di lavoro manuali.

Graip.AI offre una soluzione completa per l'elaborazione automatizzata degli ordini di acquisto.:

Caricamento semplificato dei documenti

Caricare qualsiasi fattura (tramite drag-and-drop, e-mail o API) collegata ai dati degli ordini di acquisto in database esterni. Graip.AI indirizza i documenti alle unità e ai gruppi di utenti designati, garantendo un accesso controllato.

Verifica e approvazione flessibili

Gli utenti possono facilmente verificare e approvare i dati estratti per garantirne l'accuratezza. Per le organizzazioni con flussi di lavoro di approvazione a più livelli, Graip.AI semplifica il processo all'interno della piattaforma. Il sistema rileva automaticamente i dati mancanti e le incongruenze tra i PO e il sistema ERP, avvisando i mittenti dei documenti e il personale interessato.

Integrazione perfetta con l'ERP

Dopo la verifica, i dati dell'ordine di acquisto o gli elementi chiave possono essere mappati in modo intelligente sulle fatture elaborate. Ciò consente di aggiornare automaticamente lo stato dell'inventario/acquisto nel sistema ERP, indipendentemente dalla connessione fattura-PO (relazione uno-a-uno o molti-a-molti). Graip.AI facilita anche la creazione di fatture all'interno del sistema ERP in base ai flussi di lavoro e alle regole aziendali stabilite.

Estrazione intelligente dei dati

Sfruttando il nostro potente motore di elaborazione intelligente dei documenti (IDP), Graip.AI identifica con precisione tutti i dati essenziali, compresi i dettagli dei partner commerciali e i prodotti e servizi ordinati/acquistati. Il sistema può anche essere facilmente configurato per riconoscere più attributi di prodotto.

Modifica e perfezionamento dei dati

I campi dei dati estratti possono essere modificati secondo le necessità. Il nostro strumento di annotazione consente agli utenti di addestrare il sistema per migliorare la precisione. I caricamenti successivi sfruttano le annotazioni degli utenti per ottenere risultati migliori.

Esportazione flessibile dei dati

Oltre all'esportazione basata su API verso sistemi di terze parti, i documenti elaborati possono essere esportati in vari formati (Excel, Word, PDF) per soddisfare tutte le esigenze specifiche.

Velocità

Dopo aver incorporato Graip.AI come piattaforma per l'automazione dei processi PO, i PO con migliaia di articoli saranno elaborati in pochi secondi invece di ore o addirittura giorni di lavoro manuale.

Gestione migliorata dell'inventario/approvvigionamento

Maggiore controllo e trasparenza sulle spese.

Riduzione degli errori umani

L'automazione riduce al minimo l'errore umano, garantendo l'accuratezza e la coerenza dei dati durante l'intero ciclo di elaborazione degli ordini di acquisto.

Processi di approvazione più rapidi

I flussi di lavoro automatizzati accelerano i tempi di approvazione dei PO, migliorando l'efficienza complessiva.

Velocità di consegna migliorate

Un'elaborazione più rapida degli ordini di pagamento si traduce in tempi di consegna più rapidi per la tua organizzazione.

Rilevamento delle frodi e maggiore sicurezza

La funzionalità di corrispondenza bidirezionale rileva automaticamente i potenziali errori dei fornitori, i dati errati dei partner commerciali e le attività fraudolente. Questo aumenta la sicurezza e protegge la tua organizzazione.

Adattabilità e scalabilità

L'approccio "template-agnostic" di Graip.AI si adatta perfettamente alle modifiche dei formati degli ordini di acquisto e delle lingue utilizzate dai fornitori. Il sistema può essere rapidamente riconfigurato e riqualificato per soddisfare le esigenze aziendali in evoluzione e mantenere una qualità di riconoscimento ed elaborazione dei dati costante.

Vantaggi

Diamo priorità alla sicurezza e all'integrità dei tuoi dati

Siamo orgogliosi di mantenere un ambiente sicuro che permette di utilizzare la nostra tecnologia con fiducia, consentendo di concentrarsi sui propri obiettivi aziendali principali. La sicurezza dei dati è la nostra massima priorità.