Para los contadores y profesionales de las finanzas, la gestión de los procesos de Cuentas por Cobrar (CC) y Cuentas por Pagar (CP) puede parecer a menudo un dolor de cabeza interminable. Hacer malabarismos con montones de documentos, desde facturas y órdenes de compra hasta recibos y albaranes, y asegurarse de que todo sea exacto y esté listo a tiempo no es tarea fácil. Confiar en los métodos manuales tradicionales puede dar lugar a ineficiencias, errores y retrasos frustrantes que perturban toda la operación financiera.
Ahí es donde entra en juego Graip.AI, que optimiza la gestión de CC y CP mediante el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) y ofrece soluciones de automatización a la medida a diversos sectores. Para entender el enfoque de Graip.AI, consideremos primero los retos del sector.
Contenido
Comprender los procesos de CC/CP y los retos del sector
¿Qué son las Cuentas por Cobrar y las Cuentas por Pagar?
El proceso de Cuentas por Pagar cubre el ciclo de gestión y pago de facturas por bienes y servicios prestados a una empresa, mientras que el de Cuentas por Cobrar implica el cobro y procesamiento de pagos por bienes y servicios vendidos. Cada proceso presenta retos únicos, como cotejar las facturas con las órdenes de compra (en CP) o verificar los datos de los clientes y el estado de los pagos (en CC).
En diversos sectores, como la logística, la sanidad, las finanzas y otros, los procesos de CC/CP son cruciales, aunque a menudo complejos. Estos procesos implican la gestión de facturas de bienes y servicios en CP, mientras que CC se centra en el seguimiento y el cobro de los pagos. Los retos varían de acuerdo al sector: sectores como la logística se ocupan de la exactitud de los documentos de envío y la correspondencia de los pagos, mientras que la sanidad se enfrenta a normativas estrictas y a la necesidad de ciclos de facturación rápidos. La manufacturarequiere una cuidadosa correspondencia de facturas y órdenes de compra, especialmente con proveedores internacionales, mientras que los servicios financieros deben garantizar un cumplimiento estricto y un procesamiento de las transacciones sin errores. A medida que aumentan el volumen y la diversidad de documentos, estos sectores necesitan cada vez más soluciones automatizadas para minimizar los errores, acelerar los procesos y mejorar la gestión del flujo de caja.
Abordar las debilidades de las CC/CP con Graip.AI
Entre los retos habituales para los equipos de CC y CP se incluyen:
Procesamiento manual de documentos
Clasificar, validar y procesar manualmente grandes volúmenes de facturas y pedidos requiere de mucho trabajo y es propenso a errores. De hecho, según una encuesta realizada por el Grupo Aberdeen, el coste promedio de procesar una factura manualmente es de $ 15, lo que puede acumularse rápidamente, especialmente para las organizaciones que procesan entre 10.000 y 25.000 documentos al mes.
Altas tasas de reelaboración
Una encuesta del Instituto de Finanzas y Gestión revela que el 39 % de las facturas incluyen errores, desde detalles de facturación incorrectos hasta cargos duplicados. Cada caso de reelaboración no solo genera costes de mano de obra adicionales, sino que también retrasa el ciclo general de CP, afectando al flujo de caja y las relaciones con los proveedores.
Cotejo y aprobación propensos a errores
Cotejar facturas con órdenes de compra o hacer un seguimiento manual de las cuentas vencidas provoca retrasos, que a menudo se traducen en oportunidades de ingresos perdidos o sanciones innecesarias. El enfoque manual, en el que los empleados dedican unos 2 minutos por factura a su procesamiento, puede provocar cuellos de botella en los flujos de trabajo, ralentizando considerablemente el proceso de CP.
Gestión de flujos de trabajo complejos
Crear flujos de trabajo y aprobaciones personalizados que se adapten a las necesidades específicas de cada departamento es difícil con los sistemas tradicionales.
Gestión de datos inconsistente
Los procesos tradicionales de CC y CP suelen implicar una gestión de datos incoherente, con información de clientes y proveedores almacenada en múltiples sistemas. Esto puede llevar a acciones repetidas de búsqueda de datos necesarios no incluidos en los documentos procesados, provocando más retrasos.
Retraso en las notificaciones y alertas
Sin un sistema de notificación automatizado, los equipos financieros pueden pasar por alto plazos críticos para pagos o aprobaciones, lo que conlleva a retrasos en los pagos o relaciones tensas con los proveedores.
Acceso en tiempo real a los datos financieros
Los equipos a menudo no tienen la visibilidad inmediata de los datos financieros, lo que dificulta la toma de decisiones informadas y el seguimiento eficaz del progreso. El acceso en tiempo real a datos financieros precisos y actualizados es esencial para garantizar respuestas oportunas y mantener la eficacia operativa.
Cómo Graip.AI resuelve los problemas de las CC/CP
Graip.AI emplea su avanzado IDP y sus capacidades impulsadas por IA para abordar los retos a los que se enfrentan los equipos de CCy CP. Las siguientes funciones muestran cómo Graip.AI transforma los procesos de CC y CP:
- Cotejo avanzado de datos
El cotejo avanzado de datos de Graip.AI verifica la información extraída con bases de datos internas y externas, lo que resulta especialmente útil en la automatización de CC/CP. Al integrarse con los sistemas de ERP, Graip.AI coteja los datos de clientes, proveedores y artículos, reduciendo los errores y garantizando la consistencia. - Cotejo y validación mejorado de facturas
Graip.AI simplifica el procesamiento de facturas con funciones avanzadas de cotejo y reglas de validación personalizables. Realiza cotejos bidireccionales y tridireccionales para verificar puntos de datos entre documentos relacionados. La correspondencia bidireccional garantiza la alineación entre los datos de la factura y los pedidos de compra correspondientes, mientras que la correspondencia tridireccional también incorpora recibos para verificar la consistencia entre pedidos, entregas y pagos. Además, el Generador de Reglas de Validación de Graip.AI les permite a las empresas crear verificaciones personalizadas para campos como direcciones de correo electrónico, números de IVA o códigos de divisas, garantizando la precisión y fiabilidad de los datos en todo el proceso de CC/CP. - Flujos de trabajo inteligentes
La función Flujos de trabajo inteligentes de Graip.AI proporciona una interfaz de bajo código para que los usuarios empresariales diseñen y modifiquen los flujos de trabajo sin codificar. Esta flexibilidad les permite a los gestores de CC y CP adaptar el flujo de automatización en función de las necesidades empresariales específicas, ya se trate del seguimiento de plazos, el establecimiento de notificaciones o el enrutamiento de documentos a través de cadenas de aprobación de varios niveles. - Aprobaciones en varias fases
La función de aprobación en varias fases es crucial para la toma de decisiones en la gestión de CC y CP, donde pueden intervenir varios equipos en el ciclo de vida de una misma transacción. Graip.AI les permite a los usuarios crear niveles de aprobación con aprobadores específicos, restricciones de acceso y notificaciones automáticas. Esto garantiza que todas las partes interesadas estén sincronizadas, reduciendo los cuellos de botella y manteniendo el cumplimiento en todos los ciclos de CC y CP. - Notificaciones y alertas inteligentes
Con las notificaciones integradas, Graip.AI ayuda a los equipos de CC a realizar un seguimiento de las facturas pendientes, seguir los plazos de los contratos y garantizar la facturación puntual. En CP, la plataforma envía recordatorios de los plazos de pago, evitando recargos por demora y garantizando la aprobación puntual de los pagos. Las alertas de discrepancias, facturas duplicadas o falta de información reducen aún más los esfuerzos de seguimiento manual, permitiendo a los equipos de CC y CP actuar de forma proactiva. - Integraciones con sistemas de terceros
Graip.AI ofrece la integración fluida con plataformas externas para simplificar los flujos de trabajo. Por ejemplo, incluye una plantilla de exportación para Horizon, que permite transferir datos rápidamente, y una integración lista para usar con SAP FI, que les permite a las empresas conectar sus sistemas financieros sin problemas. Estas integraciones minimizan el tiempo de configuración y garantizan operaciones fluidas y eficientes en los procesos CC y CP.
El impacto de Graip.AI en diferentes industrias
Las soluciones flexibles de Graip.AI pueden adaptarse a diversos sectores para resolver retos específicos de CC y CP:
- Externalización de procesos empresariales: Graip.AI automatiza el procesamiento de documentos, permitiéndoles a los equipos gestionar rápidamente grandes volúmenes de facturas y órdenes de compra. Esto no solo reduce el trabajo manual, sino que también mejora la prestación de servicios, ayudando a los proveedores de BPO a mantener la satisfacción y fidelidad de sus clientes.
- Logística y transporte: Graip.AI mejora el proceso de cuentas por cobrar automatizando la extracción de datos de envío y entrega, lo que permite una facturación más rápida. Esto garantiza que las empresas de logística puedan gestionar eficazmente el flujo de caja y mantener sus operaciones en marcha sin problemas.
- Venta al por menor y al por mayor: Graip.AI automatiza el cotejo de facturas y el seguimiento del inventario, minimizando los errores y garantizando la puntualidad de los pagos. Esto les permite a los minoristas gestionar eficazmente el flujo de caja y responder con rapidez a las demandas del mercado.
- Manufactura: Graip.AI automatiza la correspondencia de las órdenes de compra con las facturas y los albaranes, reduciendo las discrepancias y agilizando las aprobaciones. Esto ayuda a los fabricantes a mantener relaciones sólidas con los proveedores y a gestionar los costes con eficiencia.
- Servicios financieros: Graip.AI ayuda a las instituciones financieras automatizando la identificación y validación de los detalles de las cuentas en diversos documentos, garantizando el cumplimiento de la normativa. Esto no solo acelera los procesos de cuentas por pagar y por cobrar, sino que también mejora la gestión de riesgos y la capacidad de elaboración de informes.
- Servicios sanitarios: Graip.AI optimiza la tramitación de facturas relacionadas con servicios y suministros médicos, garantizando que los proveedores sanitarios destinen más recursos a la atención al paciente en lugar de a gastos administrativos. Esta automatización minimiza los errores de facturación y acelera los ciclos de ingresos, mejorando en última instancia la estabilidad financiera.
Personalización e integración
La interfaz de bajo código de Graip.AI les permite a las empresas personalizar los flujos de trabajo para satisfacer necesidades específicas, como establecer reglas de validación únicas o definir secuencias de aprobación de documentos. Esta flexibilidad es especialmente valiosa para empresas medianas y grandes con procesos de CC/CP complejos.
Graip.AI ofrece una integración perfecta con sistemas de ERP de terceros, lo que les permite a las empresas importar y exportar datos directamente. Tanto si el equipo de CC está creando facturas como si el equipo de CP se está asegurando de que las facturas coincidan con sus pedidos y se paguen a tiempo, Graip.AI garantiza que la información fluya sin problemas entre los sistemas, reduciendo la reintroducción manual y el riesgo de error.
El futuro de la automatización de CC/CP con Graip.AI
Sin duda, Graip.AI es una herramienta eficaz para gestionar los procesos de CC/CP gracias a sus capacidades de Procesamiento Inteligente de Documentos. Al automatizar las tareas, aborda los retos a los que se enfrentan hoy en día los equipos de CC/CP y ayuda a aumentar los ingresos. Esto incluye la capacidad de reconocer facturas electrónicas e integrarlas perfectamente a los procesos internos, igual que las facturas tradicionales en PDF, lo que la hace adaptable a las necesidades de las empresas.
De cara al futuro, la demanda por la automatización en las operaciones financieras solo seguirá aumentando. Con un 20 % de equipos totalmente automatizados y un 41 % que planea adoptar la automatización en el próximo año, las empresas que aprovechen esta oportunidad mejorarán la eficiencia y obtendrán una ventaja competitiva en el mercado. En última instancia, la decisión recae en las empresas: si están preparadas para subirse al tren de la automatización y convertirse en líderes de sus sectores.