Für Buchhalter, Wirtschaftsprüfer und Finanzfachleute kann sich die Verwaltung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung oft wie ein endloses Kopfzerbrechen anfühlen. Das Jonglieren mit einer Vielzahl von Dokumenten – von Rechnungen und Bestellungen bis hin zu Quittungen und Lieferscheinen – und gleichzeitig sicherzustellen, dass alles korrekt und pünktlich ist, ist keine Kleinigkeit. Wenn Sie sich auf traditionelle manuelle Methoden verlassen, kann dies zu Ineffizienz, Fehlern und frustrierenden Verzögerungen führen, die den gesamten Finanzbetrieb stören.
Hier kommt Graip.AI ins Spiel, das die Verwaltung von AR und AP durch intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) optimiert und maßgeschneiderte Automatisierungslösungen für verschiedene Branchen anbietet. Um den Ansatz von Graip.AI zu verstehen, lassen Sie uns zunächst die Herausforderungen der Branche betrachten.
Inhalt
AR/AP-Prozesse und Herausforderungen der Branche verstehen
Was sind Debitoren und Kreditoren?
Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung umfasst den Zyklus der Verwaltung und Bezahlung von Rechnungen für Waren und Dienstleistungen, die einem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, während die Debitorenbuchhaltung den Einzug und die Verarbeitung von Zahlungen für verkaufte Waren und Dienstleistungen beinhaltet. Jeder Prozess hat seine eigenen Herausforderungen, wie z.B. den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen (in der Kreditorenbuchhaltung) oder die Überprüfung von Kundendaten und Zahlungsstatus (in der Debitorenbuchhaltung).
In verschiedenen Branchen wie der Logistik, dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und anderen sind AR/AP-Prozesse entscheidend, aber oft auch komplex. Bei diesen Prozessen geht es um die Verwaltung von Rechnungen für Waren und Dienstleistungen im Bereich AP, während sich AR auf die Verfolgung und den Einzug von Zahlungen konzentriert. Die Herausforderungen variieren je nach Branche. In Sektoren wie der Logistik geht es um die Genauigkeit der Versanddokumente und den Zahlungsabgleich, während im Gesundheitswesen strenge Vorschriften und die Notwendigkeit schneller Abrechnungszyklen gelten. Das verarbeitende Gewerbe erfordert einen sorgfältigen Abgleich von Rechnungen und Bestellungen, insbesondere bei internationalen Lieferanten, während Finanzdienstleistungen eine strikte Einhaltung der Vorschriften und eine fehlerfreie Transaktionsverarbeitung gewährleisten müssen. Da das Volumen und die Vielfalt der Dokumente zunehmen, benötigen diese Branchen zunehmend automatisierte Lösungen, um Fehler zu minimieren, Prozesse zu beschleunigen und das Cashflow-Management zu verbessern.
AR/AP Pain Points mit Graip.AI angehen
Zu den üblichen Herausforderungen für AR- und AP-Teams gehören:
Manuelle Dokumentenverarbeitung
Das manuelle Sortieren, Überprüfen und Verarbeiten großer Mengen von Rechnungen und Bestellungen ist arbeitsintensiv und fehleranfällig. Laut einer Umfrage der Aberdeen Group belaufen sich die durchschnittlichen Kosten für die manuelle Bearbeitung einer Rechnung auf 15 US-Dollar, was sich schnell summieren kann, insbesondere bei Unternehmen, die 10.000 bis 25.000 Dokumente pro Monat verarbeiten.
Hohe Nachbearbeitungsraten
Eine Umfrage des Institute of Finance and Management zeigt, dass 39% der Rechnungen Fehler enthalten, von falschen Rechnungsangaben bis hin zu doppelten Kosten. Jede Nachbesserung verursacht nicht nur zusätzliche Arbeitskosten, sondern verzögert auch den gesamten AP-Zyklus, was sich auf den Cashflow und die Lieferantenbeziehungen auswirkt.
Fehleranfälliger Abgleich und Genehmigung
Der manuelle Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen oder die manuelle Nachverfolgung überfälliger Rechnungen führt zu Verzögerungen, die oft zu verpassten Umsatzchancen oder unnötigen Strafen führen. Der manuelle Ansatz, bei dem die Mitarbeiter etwa 2 Minuten pro Rechnung für die Bearbeitung aufwenden, kann zu Engpässen in den Arbeitsabläufen führen und so den AP-Prozess erheblich verlangsamen.
Komplexe Workflow-Verwaltung
Die Erstellung von benutzerdefinierten Workflows und Genehmigungen, die auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen zugeschnitten sind, ist mit herkömmlichen Systemen schwierig.
Inkonsistente Datenverarbeitung
Herkömmliche AR- und AP-Prozesse beinhalten oft eine inkonsistente Datenverwaltung, bei der Kunden- und Lieferanteninformationen in mehreren Systemen gespeichert sind. Dies kann zu wiederholten Aktionen führen, um nach notwendigen Daten zu suchen, die nicht in den verarbeiteten Dokumenten enthalten sind, was zu weiteren Verzögerungen führt.
Verspätete Benachrichtigungen und Warnungen
Ohne ein automatisches Benachrichtigungssystem können Finanzteams kritische Fristen für Zahlungen oder Genehmigungen übersehen, was zu verspäteten Gebühren oder angespannten Lieferantenbeziehungen führt.
Echtzeit-Zugriff auf Finanzdaten
Teams haben oft keinen unmittelbaren Einblick in Finanzdaten, was es ihnen erschwert, fundierte Entscheidungen zu treffen und Fortschritte effektiv zu verfolgen. Der Echtzeit-Zugriff auf genaue und aktuelle Finanzdaten ist unerlässlich, um zeitnahe Reaktionen zu gewährleisten und die betriebliche Effizienz zu erhalten.
Wie Graip.AI AR/AP-Probleme löst
Graip.AI nutzt seine fortschrittlichen IDP- und KI-gestützten Fähigkeiten, um die Herausforderungen zu meistern, denen sich AP- und AR-Teams gegenübersehen. Die folgenden Funktionen zeigen, wie Graip.AI die AR- und AP-Prozesse transformiert:
- Fortgeschrittener Datenabgleich
Der fortgeschrittene Datenabgleich von Graip.AI verifiziert extrahierte Informationen mit internen und externen Datenbanken, was besonders bei der AR/AP-Automatisierung nützlich ist. Durch die Integration mit ERP-Systemen gleicht Graip.AI Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten ab, was Fehler reduziert und Konsistenz gewährleistet. - Verbesserter Abgleich und Validierung von Rechnungen
Graip.AI vereinfacht die Rechnungsverarbeitung mit erweiterten Abgleichsfunktionen und anpassbaren Validierungsregeln. Es führt sowohl einen Zwei-Wege- als auch einen Drei-Wege-Abgleich durch, um Datenpunkte über zusammengehörige Dokumente hinweg zu überprüfen. Der Zwei-Wege-Abgleich stellt sicher, dass die Rechnungsdaten mit den entsprechenden Bestellungen übereinstimmen, während der Drei-Wege-Abgleich auch Belege einbezieht, um die Konsistenz zwischen Bestellungen, Lieferungen und Zahlungen zu überprüfen. Darüber hinaus können Unternehmen mit dem Validation Rules Builder von Graip.AI benutzerdefinierte Prüfungen für Felder wie E-Mail-Adressen, Mehrwertsteuernummern oder Währungscodes erstellen und so die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten im gesamten AR/AP-Prozess sicherstellen. - Intelligente Workflows
Die Funktion Intelligente Workflows von Graip.AI bietet eine Low-Code-Schnittstelle, mit der Geschäftsanwender Workflows ohne Programmierung entwerfen und ändern können. Diese Flexibilität ermöglicht es AR- und AP-Managern, den Automatisierungsfluss an die spezifischen Geschäftsanforderungen anzupassen, sei es bei der Verfolgung von Fristen, der Einstellung von Benachrichtigungen oder der Weiterleitung von Dokumenten durch mehrstufige Genehmigungsketten. - Mehrstufige Genehmigungen
Die mehrstufige Genehmigungsfunktion ist entscheidend für die Entscheidungsfindung im AR- und AP-Management, wo mehrere Teams am Lebenszyklus einer einzigen Transaktion beteiligt sein können. Mit Graip.AI können Benutzer mehrstufige Genehmigungsstufen mit spezifischen Genehmigern, Zugriffsbeschränkungen und automatischen Benachrichtigungen erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, Engpässe vermieden werden und die Einhaltung der Vorschriften über den gesamten AR- und AP-Zyklus hinweg gewährleistet ist. - Intelligente Benachrichtigungen und Warnungen
Mit integrierten Benachrichtigungen hilft Graip.AI den AR-Teams, ausstehende Rechnungen zu verfolgen, Vertragsfristen einzuhalten und eine pünktliche Rechnungsstellung zu gewährleisten. In der Kreditorenbuchhaltung sendet die Plattform Erinnerungen an Zahlungsfristen, um Säumnisgebühren zu vermeiden und eine rechtzeitige Zahlungsfreigabe sicherzustellen. Warnmeldungen bei Unstimmigkeiten, doppelten Rechnungen oder fehlenden Informationen reduzieren den manuellen Aufwand für die Nachverfolgung weiter, so dass die AR- und AP-Teams proaktiv handeln können. - Vorgefertigte Integrationen mit Systemen von Drittanbietern
Graip.AI bietet eine nahtlose Integration mit externen Plattformen, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen. So enthält es beispielsweise eine Exportvorlage für Horizon, die einen schnellen Datentransfer ermöglicht, und eine gebrauchsfertige Integration mit SAP FI, mit der Unternehmen ihre Finanzsysteme mühelos verbinden können. Diese vorgefertigten Integrationen minimieren die Einrichtungszeit und sorgen für einen reibungslosen, effizienten Ablauf der AR- und AP-Prozesse.
Der Einfluss von Graip.AI in verschiedenen Branchen
Die flexiblen Lösungen von Graip.AI können auf verschiedene Branchen zugeschnitten werden, um spezifische AR- und AP-Herausforderungen zu lösen:
- Outsourcing von Geschäftsprozessen: Graip.AI automatisiert die Dokumentenverarbeitung und ermöglicht es den Teams, große Mengen von Rechnungen und Bestellungen schnell zu bearbeiten. Dies reduziert nicht nur die manuelle Arbeit, sondern verbessert auch die Serviceleistung und hilft BPO-Anbietern, die Zufriedenheit und Loyalität ihrer Kunden zu erhalten.
- Logistik und Transport: Graip.AI verbessert den Debitorenprozess, indem es die Extraktion von Versand- und Lieferdaten automatisiert und so eine schnellere Rechnungsstellung ermöglicht. Dies stellt sicher, dass Logistikunternehmen ihren Cashflow effizient verwalten und ihren Betrieb reibungslos aufrechterhalten können.
- Einzelhandel und Großhandel: Graip.AI automatisiert den Rechnungsabgleich und die Bestandsverfolgung, minimiert Fehler und gewährleistet rechtzeitige Zahlungen. So können Einzelhändler ihren Cashflow effektiv verwalten und schnell auf die Marktanforderungen reagieren.
- Fertigung: Graip.AI automatisiert den Abgleich von Bestellungen mit Rechnungen und Lieferscheinen, wodurch Diskrepanzen verringert und Genehmigungen beschleunigt werden. Dies hilft Herstellern, enge Beziehungen zu ihren Lieferanten zu pflegen und die Kosten effektiv zu verwalten.
- Finanzdienstleistungen: Graip.AI unterstützt Finanzinstitute, indem es die Identifizierung und Validierung von Kontodetails in verschiedenen Dokumenten automatisiert und so die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet. Dies beschleunigt nicht nur die Prozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, sondern verbessert auch das Risikomanagement und die Berichtsmöglichkeiten.
- Dienstleistungen im Gesundheitswesen: Graip.AI optimiert die Bearbeitung von Rechnungen im Zusammenhang mit medizinischen Dienstleistungen und Verbrauchsmaterialien und stellt so sicher, dass Gesundheitsdienstleister mehr Ressourcen für die Patientenversorgung statt für den Verwaltungsaufwand aufwenden können. Diese Automatisierung minimiert Abrechnungsfehler und beschleunigt die Ertragszyklen, was letztlich die finanzielle Stabilität verbessert.
Anpassung und Integration
Die Low-Code-Schnittstelle von Graip.AI ermöglicht es Unternehmen, Arbeitsabläufe an spezifische Anforderungen anzupassen, wie z.B. das Einrichten einzigartiger Validierungsregeln oder das Definieren von Dokumentgenehmigungssequenzen. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll für mittelgroße bis große Unternehmen mit komplexen AR/AP-Prozessen.
Graip.AI bietet eine nahtlose Integration mit ERP-Systemen von Drittanbietern und ermöglicht es Unternehmen, Daten direkt zu importieren und zu exportieren. Ganz gleich, ob das AR-Team Rechnungen erstellt oder das AP-Team sicherstellt, dass die Rechnungen mit den Bestellungen übereinstimmen und pünktlich bezahlt werden, Graip.AI sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den Systemen und reduziert so die manuelle Neueingabe und das Fehlerrisiko.
Die Zukunft der AR/AP-Automatisierung mit Graip.AI
Zweifellos ist Graip.AI ein effektives Tool für die Verwaltung von AR/AP-Prozessen durch seine Funktionen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung. Durch die Automatisierung von Aufgaben geht es auf die Herausforderungen ein, mit denen AR/AP-Teams heute konfrontiert sind, und trägt zur Umsatzsteigerung bei. Dazu gehört auch die Fähigkeit, elektronische Rechnungen zu erkennen und sie wie herkömmliche PDF-Rechnungen nahtlos in interne Prozesse zu integrieren, wodurch es an die Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden kann.
Mit Blick auf die Zukunft wird die Nachfrage nach Automatisierung im Finanzbereich nur zunehmen. 20 % der Teams sind bereits vollständig automatisiert und 41 % planen, die Automatisierung innerhalb des nächsten Jahres einzuführen. Unternehmen, die diese Chance nutzen, werden ihre Effizienz steigern und sich einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschaffen. Letztlich liegt die Entscheidung bei den Unternehmen – ob sie bereit sind, auf den Automatisierungszug aufzuspringen und in ihrer Branche führend zu werden.