Scale fast without expanding the workforce and reduce costs by 10%
Transform document overload into automated efficiency. Graip.AI combines advanced IDP technology with specialized AI Agents built for BPO operations – from invoice processing to client onboarding and everything in between.
44% of companies that have deployed AI report cost savings in areas where AI is used
How Graip.AI solves BPO challenges
High-Volume Document Processing
BPO teams process thousands of invoices, purchase orders, and client documents daily. Manual data entry across multiple client accounts creates bottlenecks, increases turnaround times, and reduces profitability. During peak periods, the volume becomes overwhelming, leading to missed SLAs and client dissatisfaction.
Graip.AI effortlessly classifies documents with the Document Classification feature and extracts key details from various document formats, including PDF, JPEG, PNG, and TIFF. This ensures accurate data capture even from low-quality or handwritten documents. During peak hours, Graip.AI uses advanced autoscaling to process up to 10,000 files per hour without compromising performance and speed.
Inconsistent Document Quality and Formats
Documents come from multiple sources in varying formats – scanned PDFs, photos, emails, Excel files, and handwritten forms. Poor image quality, misalignment, and mixed languages make automation difficult and require extensive manual intervention.
Graip.AI's Document Auto-Rotation feature automatically corrects misaligned images, while Document Quality Validation feature detects poor-quality uploads and prompts users to resubmit clearer documents for improved accuracy. Excel Processing feature handles semi-structured and complex spreadsheets with ease, and Email Recognition feature extracts data directly from unstructured email content.
Multi-Client and Incomplete Data Management
BPO providers manage documents for multiple clients, each with unique data formats, validation rules, and compliance requirements. Manual reconciliation across different client systems is time-consuming and can lead to data inconsistencies and billing disputes.
Graip.AI's Advanced Data Matching feature cross-checks extracted data against internal records and provides real-time alerts for discrepancies. The Validation Rules Builder applies customized automated rules for each client to verify key fields. Additionally, the Missing Data Alert feature automatically identifies missing information in documents and sends personalized alerts to users requesting the missing details.
Complex Multi-Stage Approval Workflows
BPO operations require multiple approval levels across departments and client organizations. Manual approval routing creates bottlenecks, delays processing times, and makes it difficult to track document status and maintain audit trails.
Graip.AI simplifies the approval process with its Multi-Stage Approvals feature. Assigned approvers receive notifications, track document statuses, and approve with a single click, ensuring compliance without delays. The Smart Workflows feature enables users to create and customize approval workflows with a simple drag-and-drop interface, adapting to each client's specific business requirements without coding.
Data Security and Compliance Requirements
BPO providers handle sensitive client information, including financial data, personal details, and proprietary business information. Manual processes lack proper access controls, risking unauthorized access and compliance violations with regulations like GDPR, HIPAA, and industry-specific standards. Ensuring secure storage and timely deletion of client data is critical.
Graip.AI's Reduction feature protects sensitive data through advanced anonymization. It automatically identifies and redacts personal information, such as names, addresses, and financial data, while keeping the rest of the document intact. The Smart Data Retention feature enables businesses to define retention periods for processed documents, automating archiving or deletion to optimize storage while maintaining compliance with regulations.
Fragmented Information Across Systems
In the BPO environment, teams need to respond quickly, but critical information is spread across client portals, knowledge bases, PDFs, CRM systems, emails, and legacy tools. Each inquiry requires jumping between multiple systems, slowing down handle times, increasing error rates, and making it difficult to deliver consistent, high-quality service.
Graip.AI provides a single conversational interface for all client information. Instead of searching through dashboards and documents, staff simply ask questions in everyday language, and the AI retrieves the needed details instantly from all connected systems. This boosts first contact resolution and ensures accurate, consistent responses across teams and shifts.
Integration with Multiple Client Systems
BPO providers must integrate with diverse client ERP, CRM, and accounting systems – each with different data formats, APIs, and security requirements. Lack of seamless integration creates data silos, requires manual data re-entry, and increases operational costs, reducing profit margins.
Graip.AI automatically transfers extracted data to clients' preferred CRM, ERP, or financial systems. It supports API connections, email integration, and custom formats for easy data export. With native SAP integration, Zapier support for 100+ platforms, and advanced customization capabilities, Graip.AI adapts to any client system, ensuring smooth data flow across all platforms.
AI solutions that fit your BPO
From out-of-the-box document processing to full agentic automation for your BPO operations.
Quick start for small teams
Scalable for growing operations
Full document processing automation
risparmio del 50-70% sui costi delle operazioni di back-office
Guardate da vicino come funziona
Features
Acquisizione di documenti
Raccogliere in modo efficiente una vasta gamma di documenti da varie fonti, siano essi documenti fisici, immagini o file digitali. La nostra piattaforma garantisce un'acquisizione dei dati sicura e senza interruzioni, fornendo una solida base per le successive fasi di elaborazione.
Strumento di annotazione
Lo strumento di annotazione consente agli utenti aziendali di annotare ed etichettare facilmente i dati in qualsiasi documento, permettendo di estrarre con precisione le informazioni chiave. Senza il coinvolgimento dell'IT, l'utente aziendale identifica ed evidenzia punti di dati specifici (come nomi, date, indirizzi o informazioni sui prodotti) direttamente nell'interfaccia della piattaforma, il nostro modello apprende le coppie chiave-valore e le aggiunge al set di dati. La nostra soluzione impara dalle annotazioni fatte, migliorando continuamente la sua precisione nel tempo.
Multilingua
Il modulo multilingue supporta il riconoscimento e l'estrazione dei dati in 141 lingue, consentendo un'analisi multilingue accurata e completa. Il modulo garantisce un'estrazione precisa dei dati in vari contesti linguistici, migliorando l'accuratezza e la profondità delle analisi.
Libreria di documenti pronta all'uso
Una libreria completa di oltre 140 modelli di documenti, che copre un'ampia gamma di moduli utilizzati in vari settori di attività. Semplifica la creazione di documenti e snellisci i flussi di lavoro con la nostra vasta collezione di modelli pronti all'uso, senza che sia necessario caricare i tuoi documenti e imparare il modello per riconoscere i dati.
Casi d'uso Plug&Play
La nostra piattaforma offre una raccolta di processi preconfezionati e progettati per riconoscere ed elaborare i tipi di documenti più comuni (ad esempio, ordini di vendita, fatture, configurazioni di prodotti, documenti di onboarding, documenti di trasporto). Grazie agli algoritmi di riconoscimento dei documenti e alle funzionalità di estrazione automatica dei dati, semplificate le vostre operazioni. I casi d'uso del flusso di lavoro pronti all'uso consentono di risparmiare tempo nell'addestramento del modello e nella quantità di documenti necessari per il processo di apprendimento automatico.
Elaborazione intelligente delle e-mail
Estrai ed elabora i dati dal corpo delle e-mail utilizzando i nostri modelli linguistici (LLM). La nostra piattaforma riconosce ed estrae in modo intelligente le informazioni rilevanti dalle e-mail in arrivo, consentendo di automatizzare il recupero dei dati e l'integrazione nelle applicazioni software aziendali. Per catturare dettagli importanti, riempire moduli o creare nuovi documenti, la nostra funzione di riconoscimento del testo delle e-mail trasforma il contenuto non strutturato delle e-mail in dati utilizzabili.
Creazione di flussi di lavoro intelligenti
Progetta e personalizza i flussi di lavoro senza sforzo. Grazie a un'interfaccia intuitiva e alla funzionalità drag-and-drop, è possibile acquisire ed estrarre i dati in modo intuitivo, specificando dove devono essere collocati e quali azioni devono essere eseguite. Questo processo dinamico di costruzione dei flussi di lavoro semplifica la configurazione dell'acquisizione e dell'estrazione dei dati. Crea processi personalizzati in base alle esigenze aziendali.
Riconoscimento e-mail
La funzione di riconoscimento delle e-mail di Graip.AI consente di estrarre ed elaborare dati direttamente dal corpo delle e-mail utilizzando modelli linguistici avanzati (LLM). La nostra piattaforma identifica in modo intelligente le informazioni rilevanti dalle e-mail in arrivo, consentendo di automatizzare il recupero dei dati e di integrarli perfettamente nei sistemi aziendali. Sia che si tratti di acquisire dettagli chiave, riempire moduli o creare nuovi documenti, questa funzione trasforma i contenuti non strutturati delle e-mail in dati utilizzabili, rendendo i vostri flussi di lavoro più efficienti.
Riduzione
La funzione di riduzione aiuta a proteggere i dati sensibili attraverso l'anonimizzazione avanzata. Identifica e cancella automaticamente le informazioni personali, come nomi, indirizzi e dettagli finanziari, mantenendo intatto il resto del documento. Ciò garantisce che i dati importanti rimangano accessibili senza compromettere la privacy. Riducendo efficacemente le informazioni sensibili, Graip.AI supporta la conformità alle normative sulla privacy, preservando la struttura e la fruibilità dei documenti.
Rotazione automatica del documento
La funzione di autorotazione dei documenti di Graip.AI rileva e corregge automaticamente i documenti disallineati, sia che siano leggermente decentrati sia che siano completamente ruotati di 90 o 180 gradi. Grazie all'elaborazione avanzata delle immagini AI, il sistema garantisce che ogni documento sia orientato correttamente per un'estrazione precisa dei dati e un'elaborazione fluida, eliminando la necessità di regolazioni manuali.
Caricamento zip
La nostra funzione Zip Upload aumenta l'efficienza del flusso di lavoro consentendo di caricare ed elaborare più documenti contemporaneamente utilizzando un file Zip compresso. Questa capacità di elaborazione in blocco consente di gestire centinaia o addirittura migliaia di documenti in una sola volta, risparmiando tempo e aumentando la produttività grazie alla riduzione dei singoli caricamenti.
Multilingue
La funzione multilingue di Graip.AI supporta l'estrazione e l'analisi dei dati in oltre 141 lingue, consentendo alla piattaforma di operare efficacemente in diversi mercati globali. Il modulo linguistico avanzato rileva automaticamente la lingua di un documento e lo elabora con precisione, estraendo le informazioni chiave indipendentemente dalla lingua utilizzata. Inoltre, l'interfaccia utente è disponibile in inglese, francese, italiano e tedesco, facilitando la gestione dei documenti da parte degli utenti di tutto il mondo.
Diamo priorità alla sicurezza e all'integrità dei tuoi dati
Siamo orgogliosi di mantenere un ambiente sicuro che vi permetta di utilizzare la nostra tecnologia con fiducia, consentendovi di concentrarvi sui vostri obiettivi aziendali principali. La sicurezza dei vostri dati è la nostra massima priorità.
ISO 27001: Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni
Garantiamo che i tuoi dati rimangano riservati, disponibili e protetti da accessi non autorizzati.
ISO 9001: Sistema di gestione della qualità
Questa certificazione dimostra la nostra dedizione a fornire una qualità costante ed eccezionale nelle nostre soluzioni e nei nostri servizi.
ISO 22301: Sistema di gestione della continuità operativa
La certificazione testimonia il nostro approccio proattivo nel garantire la continuità dei nostri servizi, anche in tempi difficili.
Dalle noiose scartoffie alla libertà: cosa dicono i nostri clienti
Vadim V.
Group Chief Operating Officer
Mid-Market (51-1000 emp.)
Seamless Document Automation for Fintech Onboarding
What do you like best about Graip.AI?
Graip.AI makes handling complex payment documents during customer onboarding incredibly easy. Its intelligent data extraction is fast, highly accurate, and requires minimal manual review. Integration was smooth, and the support team is responsive and proactive. Review collected by and hosted on G2.com.
Janis K.
CTO and co-founder
Small-Business (50 or fewer emp.)
Hassle-free Invoice Processing and Payment Matching
What do you like best about Graip.AI?
Graip.AI simplifies how we handle outgoing invoices and matches them with incoming payments. The data extraction is spot-on, even for large batches of invoices, and the system flags mismatches automatically. It’s been a huge help in keeping our finance workflows accurate and efficient. Review collected by and hosted on G2.com.
Elton C.
CEO, Founder
Mid-Market (51-1000 emp.)
Seamless and Scalable KYC That Accelerated Our Onboarding
What do you like best about Graip.AI?
The automation and ease of integration stood out. The KYC solution provided real-time identity verification with global coverage, reducing manual checks and compliance errors. We especially liked the clear dashboard, API flexibility, and the support team's responsiveness. It helped us stay compliant without slowing down user onboarding. Review collected by and hosted on G2.com.