Die Dateneingabe besteht aus der Eingabe relevanter Daten in ein digitales System oder eine ERP-Software, nachdem diese aus verschiedenen Dokumenten extrahiert wurden. Es ist der notwendige Teil für Unternehmen, der dabei hilft, die Daten in ein geeignetes computergestütztes Format zur Optimierung der Arbeitsabläufe umzuwandeln.
Buchhaltungsabteilungen müssen zum Beispiel Daten aus bestimmten Teilen von Lieferantenrechnungen extrahieren. Sie können spezielle Rechnungsscanner zur Datenextraktion einsetzen und diese Daten dann in ERP-Software für die Buchhaltung oder Finanzberichterstattung eingeben.
Der Prozess der Dateneingabe ist in der Regel manuell und repetitiv. Es braucht viel Zeit und menschliche Ressourcen. Aufgrund dieser Eigenschaft entscheiden sich viele Unternehmen für die Auslagerung der Dateneingabe.
Unabhängig davon, ob die Dateneingabe intern erfolgt oder ausgelagert wird, ist sie nach wie vor ein manueller Prozess, der viele Fehler und Nacharbeiten mit sich bringt. Außerdem kann es unterschiedliche Datenformate, irrelevante Informationen und Fehler geben. Für Unternehmen, die große Datenmengen verwalten, schlagen sich diese Probleme in zusätzlichen Zahlungen und Arbeitsverzögerungen nieder.
Aufgrund der Herausforderungen bei der manuellen Dateneingabe kann der Automatisierungsprozess den Unternehmen viel Zeit und Ressourcen sparen. In dem Bericht von Research and Markets stellen die Analysten fest, dass der globale Markt für Datenerfassung im Zeitraum 2021-2025 voraussichtlich um 3,4 Milliarden Euro wachsen wird.
Die Automatisierung der Dateneingabe hat sich spürbar auf die Arbeitsabläufe bei den Dienstleistern ausgewirkt. Jetzt können diese Unternehmen größere Datenmengen als je zuvor verwalten. In dieser Publikation werden wir die Definition, den Prozess, die Anwendungsfälle, die Vorteile und die wichtigsten Funktionen der automatischen Dateneingabe erörtern.
Inhalt
Was ist automatische Dateneingabe?
Unternehmen können die Dateneingabe mit fortschrittlichen Softwareprodukten automatisieren. Sie verbessern den Dateneingabeprozess, indem sie manuelle Aufgaben beseitigen oder reduzieren. Diese Software extrahiert Daten aus verschiedenen Dateitypen: PDFs, E-Mails, Websites und Bilder. Anschließend präsentiert die Software die relevanten Daten aus diesen Dokumenten in einem strukturierten Format: XML, JSON oder CSV.
Automatische Dateneingabesoftware verwendet verschiedene moderne Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR), robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und künstliche Intelligenz (KI). Diese Lösungen verwalten sich wiederholende Aufgaben, analysieren Dokumente in großen Mengen und sind in der Lage, die Arbeit weiter zu verbessern. Ihre wichtigsten Merkmale sind Genauigkeit, Skalierbarkeit, schnelle Verarbeitung und Flexibilität, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
Die Rolle der KI bei der automatischen Dateneingabe
Die automatisierte Dateneingabe hilft den Mitarbeitern, sich auf taktische und strategische Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich wiederholende und eintönige Arbeiten auszuführen. Diese Arbeitsweise erhöht die allgemeine Produktivität, die Zeit und das Ergebnis.
Welche Phasen umfasst die automatische Dateneingabe?
Der effiziente End-to-End-Ansatz zur Automatisierung der Dateneingabe besteht aus den folgenden 5 Schritten:
Der Prozess der automatischen Dateneingabe
1. Dokumente hochladen
Unternehmen erhalten Rohdaten, die unstrukturiert, teilweise unlesbar und irrelevant sein können. Diese Daten liegen in verschiedenen Formen vor: Bilder, Dokumente und gescannte Dateien. Im ersten Schritt werden die Daten in ein System oder direkt in die Software zur weiteren Extraktion und Automatisierung importiert.
2. Vorverarbeitung der Dokumente
In diesem Schritt bereitet die Software die Rohdaten auf und konvertiert sie in ein maschinenlesbares Format. Dieser Prozess wird durch fortschrittliche OCR-, KI- und ML-Technologien realisiert, deren Fähigkeiten Algorithmen beim Lesen und Analysieren von Dokumenten helfen.
3. Erkennen und Extrahieren von relevanten Daten
Dieser Schritt zielt darauf ab, nur relevante Daten zu erkennen und zu extrahieren. Sie können den Algorithmus der Software für die automatische Dateneingabe darauf trainieren, die gewünschten Datenfelder zu erkennen.
4. Validierung der extrahierten relevanten Daten
Zu diesem Zeitpunkt führt die Software eine Datenüberprüfung durch. Sie basiert auf konfigurierten Überprüfungsregeln. Sie können diesen Schritt manuell oder halbautomatisch durchführen. Die extrahierten Daten können auf ihre Richtigkeit überprüft und bei Bedarf verbessert werden.
5. Übertragen der extrahierten relevanten Daten
Der letzte Schritt der automatischen Dateneingabe besteht im Import der Daten in eine geeignete Datenbank oder ein System. Die Daten können als strukturierte Ausgabe in verschiedenen Formaten präsentiert werden: JSON, XML, Exel und CVS. So können Sie beispielsweise extrahierte Daten in Buchhaltungsdatenbanken oder ERP-Software für weitere Zahlungen oder Prognosen senden.
Was sind die Anwendungsfälle für die automatische Dateneingabe?
Unternehmen mit unterschiedlichen Prozessstrukturen und Zielen können viele Vorteile aus der Automatisierung der Dateneingabe ziehen. Die häufigsten Fälle von Graip.AI-Kunden sind:
- Datenextraktion aus Rechnungen, Quittungen, Bestellungen und Kontoauszügen zur Durchführung von Buchhaltungs- und Finanzaufgaben;
- Erfassung und Speicherung relevanter Daten für den Kundenservice;
- Datenextraktion für schnellere und genauere HR-Prozesse;
- Erstellung von korrekten Berichten auf der Grundlage der gesammelten Geschäftsdaten;
- die Umsetzung des “Know Your Customer”-Prozesses (KYC), der die Überprüfung des Personalausweises und anderer Dokumente umfasst, um die Identität, die Eignung und die Risiken einer Geschäftsbeziehung zu überprüfen;
- Scraping von Dokumenten und Websites zur Datensammlung und -analyse.
Was sind die Vorteile der automatischen Dateneingabe?
Unternehmen können von der Integration der automatischen Dateneingabe auf vielfältige Weise profitieren. Der wichtigste Grund ist die Möglichkeit, sich auf taktische und strategische Ziele zu konzentrieren, anstatt manuelle Dateneingaben vorzunehmen. Es gibt noch einige andere Vorteile für Unternehmen:
1. Höhere Genauigkeit
Die Software für die automatische Dateneingabe nutzt fortschrittliche Technologien wie KI und ML für eine hochpräzise Extraktion und eine Minimierung der Nachbearbeitung. Die Algorithmen dieser Technologien sind effizient für die Fehlerreduzierung und die Verwaltung von Datenbeschränkungen.
2. Niedrigere Gesamtkosten
Die automatische Dateneingabe trägt dazu bei, die Betriebskosten zu senken, indem manuelle Fehlerprozesse optimiert werden. Unternehmen können zusätzliche Kosten vermeiden, indem sie die manuelle Dateneingabe auslagern und Spezialisten dafür anstellen.
3. Gesparte Zeit
Die automatisierte Dateneingabe reduziert den Zeitaufwand für Dokumente und Datenverarbeitung erheblich. Die Technologie spart 75 % der Zeit für die monotone manuelle Dateneingabe.
4. Höhere Skalierbarkeit
Die Technologie hilft bei der Verarbeitung unbeständiger Dokumentenmengen im Laufe des Jahres und bei saisonalen oder sogar unvorhergesehenen Schwankungen des Dateneingabebedarfs.
5. Gesteigerte Produktivität
Unternehmen können zugewiesene Ressourcen für die automatische Dateneingabe nutzen und erhalten mehr Produktivität und Einfluss auf das Ergebnis.
6. Stärkeres Engagement der Mitarbeiter
Während Ihr Unternehmen monotone manuelle Arbeiten reduziert, zeigen Ihre Mitarbeiter mehr Engagement bei taktischen und strategischen Aufgaben.
7. Intelligente Datenverarbeitung und -speicherung
Die auf KI-Technologie basierende Software kann bestimmte Dokumenttypen und Quellen klassifizieren.
Was sind die wichtigsten Funktionen einer Software zur automatischen Dateneingabe?
Unternehmen können ihre endgültige Entscheidung über die Implementierung der automatischen Dateneingabe auf der Grundlage der wichtigsten Merkmale dieser Technologie treffen.
- Die Fähigkeit, verschiedene Formen von Daten zu identifizieren und zu klassifizieren.
- Integration in ERP-Systeme und Automatisierungstools.
- Eine Schnittstelle zur Datenvalidierung für manuelle Überprüfungen.
- Überprüfungsregeln, um Benutzer vor der Notwendigkeit einer manuellen Datenüberprüfung zu warnen.
- Eine Low-Code- oder No-Code-Umgebung, die nicht von vielen Entwicklern unterstützt werden muss.
- Echtzeit-Auslöser zur Organisation und Automatisierung eines Arbeitsprozesses.
- Fortschrittliche KI- und ML-Funktionen, die der automatisierten Software helfen, bei jeder Interaktion zu lernen und sich weiterzuentwickeln.
- Die Möglichkeit, verschiedene Dateitypen wie PDF, JPEG, E-Mail, Exel und CSV zu verarbeiten.
Fazit
Laut der Gartner-Studie kann die RPA-Technologie bei Finanzunternehmen mit 40 Vollzeitmitarbeitern in der Buchhaltung fast 25.000 Stunden pro Jahr zu Kosten von 830.000 € einsparen. Wie wir bereits erwähnt haben, ist RPA ein wesentlicher Bestandteil der automatischen Dateneingabe. Diese Ergebnisse zeigen, dass die automatische Dateneingabe für Unternehmen in den nächsten Jahrzehnten große Chancen hat. Die automatisierte Dateneingabe besteht aus 5 einfachen Schritten: Hochladen, Vorprozessierung, Erkennung und Extraktion, Validierung und Übertragung in Datenbanken oder ERP-Systeme.
Der automatisierte Dateneingabeprozess verbessert die Arbeit verschiedener Geschäftsbereiche erheblich: Finanzwesen, Buchhaltung, Personalwesen, Kundendienst, Berichtswesen, Big Data-Analyse, Sicherheit und Risikomanagement.
Die Vorteile der automatischen Dateneingabe beeindrucken durch ihre Vielfalt und Notwendigkeit für Unternehmen. Sie profitieren von höherer Genauigkeit, geringeren Gesamtkosten, Zeitersparnis, höherer Skalierbarkeit und Flexibilität, gesteigerter Produktivität, höherem Engagement der Mitarbeiter und intelligenter Datenverarbeitung und -speicherung.