Cos’è l’inserimento automatico dei dati e come ottimizza i flussi di lavoro

Il processo di inserimento dei dati consiste nell’inserire i dati rilevanti in un sistema digitale o in un software ERP dopo averli estratti da vari documenti. È la parte necessaria per le aziende che aiuta a trasformare i dati in un formato computerizzato adatto all’ottimizzazione del flusso di lavoro.

Ad esempio, i reparti di contabilità hanno bisogno di estrarre i dati da alcune parti delle fatture dei fornitori. Possono applicare speciali scanner per fatture per estrarre i dati e poi inserirli nel software ERP per la contabilità o il reporting finanziario.

Il processo di inserimento dei dati è solitamente manuale e ripetitivo. Richiede molto tempo e risorse umane. Grazie a questa caratteristica, molte aziende scelgono di esternalizzare l’inserimento dei dati.

Che venga eseguito internamente o in outsourcing, l’inserimento dei dati continua a essere un processo manuale che comporta molti errori e rielaborazioni. Inoltre, possono esserci formati di dati diversi, informazioni irrilevanti e difetti. Per le aziende che gestiscono volumi di dati notevoli, questi problemi si traducono in pagamenti extra e ritardi nel lavoro.

A causa delle difficoltà di inserimento manuale dei dati, il processo di automazione può far risparmiare tempo e risorse alle aziende. Nel rapporto di Research and Markets gli analisti notano che il mercato globale dell’acquisizione dati è destinato a crescere di 3,4 miliardi di euro nel periodo 2021-2025.

L’automazione dell’inserimento dei dati ha avuto un impatto notevole sul flusso di lavoro dei fornitori di servizi. Ora queste aziende possono gestire serie di dati più ampie che mai. In questa pubblicazione discuteremo la definizione, il processo, i casi d’uso, i vantaggi e le caratteristiche principali dell’inserimento automatico dei dati.

Che cos’è l’inserimento automatico dei dati?

Le aziende possono organizzare l’automazione dell’inserimento dei dati con prodotti software avanzati. Migliorano il processo di inserimento dei dati eliminando o riducendo le attività manuali. Questo software estrae i dati da vari tipi di file: PDF, email, siti web e immagini. Quindi, il software presenta i dati rilevanti di questi documenti in un formato strutturato: XML, JSON o CSV.

I software di inserimento automatico dei dati applicano varie tecnologie moderne come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), l’automazione robotica dei processi (RPA) e l’intelligenza artificiale (AI). Queste soluzioni gestiscono attività ripetitive, analizzano documenti in volumi enormi e sono in grado di istruire per migliorare ulteriormente il lavoro. Le loro caratteristiche principali riflettono l’accuratezza, la scalabilità, la rapidità di elaborazione e la flessibilità per risparmiare tempo e risorse umane.

Il ruolo dell’intelligenza artificiale nell’inserimento automatico dei dati

L’inserimento automatizzato dei dati aiuta i dipendenti a concentrarsi su attività tattiche e strategiche invece di svolgere attività ripetitive e monotone. Questo modo di lavorare aumenta la produttività generale, il tempo e i risultati.

Quali sono le fasi del processo di inserimento automatico dei dati?

L’efficiente approccio end-to-end all’automazione dell’inserimento dei dati consiste nelle seguenti 5 fasi:

Il processo di inserimento automatico dei dati

1. Caricare i documenti

Le aziende ricevono dati grezzi che possono essere non strutturati, in parte illeggibili e irrilevanti. Questi dati sono presentati in varie forme: immagini, documenti e file scansionati. Nella prima fase, i dati vengono importati in un sistema o direttamente nel software per un’ulteriore estrazione e automazione.

2. Pre-elaborazione dei documenti

In questa fase, il software prepara e converte i dati grezzi in un formato leggibile dalla macchina. Questo processo viene realizzato grazie a tecnologie avanzate di OCR, AI e ML le cui capacità aiutano gli algoritmi a leggere e analizzare i documenti.

3. Riconoscere ed estrarre i dati rilevanti

Questa fase mira al riconoscimento e all’estrazione dei soli dati rilevanti. Puoi addestrare l’algoritmo del software di inserimento dati automatico a riconoscere i campi di dati richiesti.

4. Convalida dei dati rilevanti estratti

A questo punto, il software esegue la verifica dei dati. Si basa su regole di verifica configurate. Puoi realizzare questo passaggio manualmente o in modo semi-automatico. I dati estratti possono essere controllati per verificarne l’accuratezza e, se necessario, migliorati.

5. Trasferimento dei dati rilevanti estratti

La fase finale dell’inserimento automatico dei dati consiste nell’importare i dati in un database o in un sistema appropriato. I dati possono essere presentati come output strutturato in vari formati: JSON, XML, Exel e CVS. Ad esempio, puoi inviare i dati estratti ai database contabili o al software ERP per ulteriori pagamenti o previsioni.

Quali sono i casi d’uso dell’inserimento automatico dei dati?

Le aziende con strutture di processo e obiettivi diversi possono trovare molti vantaggi nell’automatizzazione dell’inserimento dei dati. I casi più frequenti di clienti Graip.AI sono:

• l’estrazione di dati da fatture, ricevute, ordini di acquisto ed estratti conto bancari per svolgere attività contabili e finanziarie;
• raccolta e archiviazione dei dati rilevanti per i servizi ai clienti;
• estrazione dei dati per processi HR più rapidi e accurati;
• creazione di report corretti sulla base dei dati aziendali raccolti;
• la realizzazione del processo “Know Your Customer” (KYC) che prevede la verifica della carta d’identità e di altri documenti per verificare l’identità, l’idoneità e i rischi di una relazione commerciale;
• scraping di documenti e siti web per la raccolta e l’analisi dei dati.

Quali sono i vantaggi dell’inserimento automatico dei dati?

Le aziende possono ricevere diversi vantaggi dall’integrazione dell’inserimento automatico dei dati. Il motivo più importante è la possibilità di concentrarsi sugli obiettivi tattici e strategici invece di inserire manualmente i dati. Ci sono altri vantaggi per le aziende:

1. Maggiore precisione

Il software per l’inserimento automatico dei dati applica tecnologie avanzate come l’AI e il ML per un’estrazione estremamente accurata e una minimizzazione della post-elaborazione. Gli algoritmi di queste tecnologie sono efficienti per la riduzione degli errori e la gestione delle limitazioni dei dati.

2. Costi complessivi inferiori

L’inserimento automatico dei dati aiuta a ridurre i pagamenti operativi ottimizzando i processi di errore manuale. Le aziende possono evitare costi aggiuntivi esternalizzando e assumendo specialisti per l’inserimento manuale dei dati.

3. Tempo risparmiato

L’inserimento automatico dei dati riduce in modo significativo i tempi di elaborazione dei documenti e dei dati. La tecnologia consente di risparmiare il 75% del tempo dedicato al monotono inserimento manuale dei dati.

4. Maggiore scalabilità

La tecnologia aiuta a elaborare volumi di documenti instabili nel corso dell’anno e a far fronte a variazioni stagionali o addirittura impreviste della domanda di inserimento dati.

5. Aumento della produttività

Le aziende possono utilizzare le risorse assegnate per l’inserimento automatico dei dati e ottenere una maggiore produttività e un maggiore impatto sui risultati.

6. Maggiore coinvolgimento dei dipendenti

Mentre la tua azienda riduce il monotono lavoro manuale, i dipendenti si impegnano maggiormente nelle attività tattiche e strategiche.

7. Elaborazione e archiviazione intelligente dei dati

Il software basato sulla tecnologia AI può classificare tipi di documenti e fonti specifiche.

Quali sono le caratteristiche principali di un software di inserimento dati automatico?

Le aziende possono prendere decisioni definitive sull’implementazione dell’inserimento automatico dei dati in base alle caratteristiche principali di questa tecnologia.

• Capacità di identificare e classificare varie forme di dati.
• Integrazione nei sistemi ERP e negli strumenti di automazione.
• Un’interfaccia di convalida dei dati per i controlli manuali.
• Regole di verifica per avvisare gli utenti della necessità di una revisione manuale dei dati.
• Un ambiente low-code o no-code che non ha bisogno di essere supportato da molti sviluppatori.
• Trigger in tempo reale per organizzare e automatizzare un processo di lavoro.
• Funzioni avanzate di AI e ML che aiutano il software automatizzato ad apprendere e svilupparsi attraverso ogni interazione.
• La capacità di elaborare diversi tipi di file come PDF, JPEG, e-mail, Exel e CSV.

Conclusione

Secondo lo studio di Gartner, la tecnologia RPA può far risparmiare quasi 25.000 ore all’anno con un costo di 830.000 euro per le società finanziarie con 40 addetti alla contabilità a tempo pieno. Come abbiamo detto, l’RPA è una parte essenziale dell’inserimento automatico dei dati. Questi risultati mostrano le grandi prospettive dell’inserimento automatico dei dati per le aziende nei prossimi decenni. L’inserimento automatico dei dati consiste in 5 semplici fasi: caricamento, pre-processione, riconoscimento ed estrazione, validazione e trasferimento ai database o ai sistemi ERP.

Il processo di inserimento automatizzato dei dati migliora significativamente il lavoro di diverse unità aziendali: finanza, contabilità, risorse umane, servizi ai clienti, reportistica, analisi dei big data, sicurezza e gestione del rischio.

La quantità di vantaggi dell’inserimento automatico dei dati impressiona per la sua varietà e necessità per le aziende. Si tratta di maggiore precisione, riduzione dei costi complessivi, risparmio di tempo, maggiore scalabilità e flessibilità, aumento della produttività, maggiore coinvolgimento dei dipendenti, elaborazione e archiviazione intelligente dei dati.