Co to jest automatyczne wprowadzanie danych i jak optymalizuje przepływ pracy?

Proces wprowadzania danych polega na wprowadzeniu odpowiednich danych do systemu cyfrowego lub oprogramowania ERP po ich wyodrębnieniu z różnych dokumentów. Jest to niezbędna część dla biznesu, która pomaga przekształcić dane w odpowiedni skomputeryzowany format w celu optymalizacji przepływu pracy.

Na przykład działy księgowości muszą wyodrębniać dane z określonych części faktur dostawców. Mogą stosować specjalne skanery faktur do ekstrakcji danych, a następnie wprowadzać te dane do oprogramowania ERP w celu księgowania lub raportowania finansowego.

Proces wprowadzania danych jest zazwyczaj ręczny i powtarzalny. Wymaga to dużo czasu i zasobów ludzkich. Ze względu na tę cechę, wiele firm decyduje się na outsourcing wprowadzania danych.

Niezależnie od tego, czy wprowadzanie danych odbywa się wewnętrznie, czy jest zlecane na zewnątrz, nadal jest to proces ręczny, który generuje wiele błędów i wymaga częstych poprawek. Ponadto mogą występować różne formaty danych, nieistotne informacje i wady. Dla firm zarządzających znacznymi ilościami danych, problemy te przekładają się na dodatkowe płatności i opóźnienia w pracy.

Ze względu na wyzwania związane z ręcznym wprowadzaniem danych, automatyzacja tego procesu może znacznie zaoszczędzić czas i zasoby firm. W raporcie Research and Markets analitycy zauważają, że globalny rynek przechwytywania danych ma wzrosnąć o 3,4 miliarda euro w latach 2021-2025.

Automatyzacja wprowadzania danych wywarła zauważalny wpływ na przepływ pracy dostawców usług. Dzięki niej firmy te mogą zarządzać większymi zbiorami danych niż kiedykolwiek wcześniej. W tej publikacji omówimy definicję, proces, przypadki użycia, korzyści oraz podstawowe funkcje automatycznego wprowadzania danych.

Czym jest automatyczne wprowadzanie danych?

Firmy mogą organizować automatyzację wprowadzania danych za pomocą zaawansowanego oprogramowania, które usprawnia ten proces poprzez eliminację lub ograniczenie ręcznych zadań. Oprogramowanie to wyodrębnia dane z różnych typów plików: PDF, e-maili, stron internetowych i obrazów. Następnie oprogramowanie prezentuje te dane w ustrukturyzowanym formacie, takim jak: XML, JSON lub CSV.

Oprogramowanie do automatycznego wprowadzania danych wykorzystuje różne nowoczesne technologie, takie jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) i sztuczna inteligencja (AI). Rozwiązania te zarządzają powtarzalnymi zadaniami, analizują ogromne ilości dokumentów i są w stanie uczyć się, aby dalej usprawniać pracę. Ich kluczowe cechy obejmują dokładność, skalowalność, szybkie przetwarzanie i elastyczność, co pozwala zaoszczędzić czas i zasoby ludzkie.

Rola sztucznej inteligencji w automatycznym wprowadzaniu danych

Zautomatyzowane wprowadzanie danych pomaga pracownikom skupić się na zadaniach taktycznych i strategicznych, zamiast wykonywać powtarzalne i monotonne czynności. Ten sposób pracy zwiększa ogólną produktywność, oszczędza czas i poprawia wyniki.

Jakie etapy obejmuje proces automatycznego wprowadzania danych?

Skuteczne kompleksowe podejście do automatyzacji wprowadzania danych składa się z następujących 5 kroków:

Proces automatycznego wprowadzania danych

1. Przesyłanie dokumentów

Firmy otrzymują surowe dane, które mogą być nieustrukturyzowane, częściowo nieczytelne i nieistotne. Dane te są prezentowane w różnych formach, takich jak obrazy, dokumenty oraz zeskanowane pliki. W pierwszym kroku dane są importowane do systemu lub bezpośrednio do oprogramowania w celu dalszej ekstrakcji i automatyzacji.

2. Wstępne przetwarzanie dokumentów

Na tym etapie oprogramowanie przygotowuje i konwertuje surowe dane do formatu nadającego się do odczytu maszynowego. Proces ten jest realizowany przez zaawansowane technologie OCR, AI i ML, których możliwości pomagają algorytmom odczytywać i analizować dokumenty.

3. Rozpoznawanie i wyodrębnianie odpowiednich danych

Ten krok ma na celu rozpoznanie i wyodrębnienie tylko istotnych danych. Algorytm oprogramowania do automatycznego wprowadzania danych można przeszkolić w zakresie rozpoznawania wymaganych pól danych.

4. Walidacja wyodrębnionych istotnych danych

W tym momencie oprogramowanie przeprowadza weryfikację danych. Jest on oparty na skonfigurowanych regułach weryfikacji. Ten krok można wykonać ręcznie lub w sposób półautomatyczny. Wyodrębnione dane można sprawdzić pod kątem dokładności i w razie potrzeby poprawić.

5. Przesyłanie wyodrębnionych istotnych danych

Ostatni etap automatycznego wprowadzania danych polega na zaimportowaniu danych do odpowiedniej bazy danych lub systemu. Dane mogą być prezentowane jako ustrukturyzowane dane wyjściowe w różnych formatach: JSON, XML, Exel i CVS. Wyodrębnione dane można na przykład przesłać do baz danych księgowych lub oprogramowania ERP w celu dokonania dalszych płatności lub prognoz.

Jakie są przypadki użycia automatycznego wprowadzania danych?

Firmy o różnych strukturach procesów i celach mogą czerpać wiele korzyści w automatyzacji wprowadzania danych. Najczęstsze przypadki użycia przez klientów Graip.AI to:

• ekstrakcja danych z faktur, paragonów, zamówień i wyciągów bankowych na potrzeby wykonywania zadań księgowych i finansowych;
• gromadzenie i przechowywanie odpowiednich danych na potrzeby obsługi klienta;
• ekstrakcja danych w celu przyspieszenia i zwiększenia dokładności procesów HR;
• tworzenie poprawnych raportów na podstawie zebranych danych biznesowych;
• wdrożenie procesu “Poznaj swojego klienta” (KYC), który obejmuje weryfikację dowodu osobistego i innych dokumentów w celu sprawdzenia tożsamości, adekwatności i ryzyka relacji biznesowych;
• skrobanie dokumentów i stron internetowych w celu gromadzenia i analizy danych.

Jakie są korzyści z automatycznego wprowadzania danych?

Firmy mogą uzyskać różnorodne korzyści z integracji automatycznego wprowadzania danych. Najważniejszym powodem jest możliwość skupienia się na celach taktycznych i strategicznych zamiast ręcznego wprowadzania danych. Inne korzyści dla biznesu:

1. Wyższa dokładność

Oprogramowanie do automatycznego wprowadzania danych wykorzystuje zaawansowane technologie, takie jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, w celu bardzo dokładnej ekstrakcji i minimalizacji przetwarzania końcowego. Algorytmy tych technologii są skuteczne w redukcji błędów i zarządzaniu ograniczeniami danych.

2. Niższe koszty ogólne

Automatyczne wprowadzanie danych pomaga obniżyć koszty operacyjne poprzez optymalizację procesów, które są podatne na błędy przy ręcznym przetwarzaniu. Firmy mogą uniknąć dodatkowych wydatków związanych z outsourcingiem lub zatrudnianiem specjalistów do ręcznego wprowadzania danych.

3. Zaoszczędzony czas

Zautomatyzowane wprowadzanie danych znacznie skraca czas przetwarzania dokumentów i danych. Technologia ta pozwala zaoszczędzić 75% czasu w porównaniu do ręcznego wprowadzania danych.

4. Wyższa skalowalność

Technologia ta ułatwia przetwarzanie zmiennych ilości dokumentów w ciągu roku, a także radzi sobie z sezonowymi lub niespodziewanymi wzrostami zapotrzebowania na wprowadzanie danych.

5. Zwiększona produktywność

Firmy mogą efektywnie wykorzystać zasoby przydzielone do automatycznego wprowadzania danych, co przekłada się na wyższą produktywność i lepsze wyniki.

6. Zwiększone zaangażowanie pracowników

Redukując monotonną pracę fizyczną, Twoja firma pozwala pracownikom skupić się na zadaniach taktycznych i strategicznych, co zwiększa ich zaangażowanie.

7. Inteligentne przetwarzanie i przechowywanie danych

Oprogramowanie oparte na technologii AI umożliwia klasyfikację określonych typów dokumentów i źródeł.

Jakie są główne cechy oprogramowania do automatycznego wprowadzania danych?

Firmy mogą podejmować ostateczne decyzje dotyczące wdrożenia automatycznego wprowadzania danych, opierając się na kluczowych cechach tej technologii.

• Umiejętność identyfikowania i klasyfikowania różnych form danych.
• Integracja z systemami ERP i narzędziami automatyzacji.
• Interfejs umożliwiający ręczne sprawdzanie poprawności danych.
• Reguły weryfikacji ostrzegające użytkowników o konieczności ręcznej weryfikacji danych.
• Środowisko low-code lub no-code, które nie musi być obsługiwane przez wielu programistów.
• Wyzwalacze w czasie rzeczywistym do organizacji i automatyzacji procesu pracy.
• Zaawansowane funkcje AI i ML, które pomagają zautomatyzowanemu oprogramowaniu uczyć się i rozwijać z każdą interakcją.
• Możliwość przetwarzania różnych typów plików, takich jak PDF, JPEG, e-mail, Exel i CSV.

Wnioski

Według badania firmy Gartner, technologia RPA może zaoszczędzić firmom finansowym zatrudniającym 40 pełnoetatowych pracowników księgowości prawie 25 000 godzin rocznie, co przekłada się na oszczędność kosztów w wysokości 830 000 euro. Jak już wspomnieliśmy, RPA jest istotnym elementem automatyzacji wprowadzania danych. Takie wyniki pokazują ogromne perspektywy automatycznego wprowadzania danych dla biznesu w kolejnych dziesięcioleciach. Zautomatyzowane wprowadzanie danych obejmuje pięć prostych etapów: przesyłanie, wstępne przetwarzanie, rozpoznawanie i ekstrakcję, walidację oraz przesyłanie danych do baz danych lub systemów ERP.

Zautomatyzowany proces wprowadzania danych znacznie usprawnia pracę różnych jednostek biznesowych, takich jak finanse, księgowość, kadry, obsługa klienta, raportowanie, analiza dużych zbiorów danych, bezpieczeństwo i zarządzanie ryzykiem.

Korzyści płynące z automatyzacji wprowadzania danych są imponujące i niezbędne dla firm. Należą do nich: większa dokładność, niższe koszty ogólne, oszczędność czasu, większa skalowalność i elastyczność, zwiększona produktywność, większe zaangażowanie pracowników oraz inteligentne przetwarzanie i przechowywanie danych.