Qu’est-ce que la saisie automatique des données et comment optimise-t-elle les flux de travail ?

Le processus de saisie des données consiste à entrer les données pertinentes dans un système numérique ou un logiciel ERP après les avoir extraites de divers documents. Il s’agit d’un élément essentiel pour les entreprises, leur permettant de transformer les données dans un format informatisé approprié afin d’optimiser le flux de travail.

Par exemple, les services comptables ont besoin d’extraire des données de certaines parties des factures des fournisseurs. Ils peuvent utiliser des scanners de factures spéciaux pour l’extraction des données, puis saisir ces données dans un logiciel ERP pour la comptabilité ou l’établissement de rapports financiers.

Le processus de saisie des données est généralement manuel et répétitif. Cela demande beaucoup de temps et de ressources humaines. En raison de cette caractéristique, de nombreuses entreprises choisissent d’externaliser la saisie de données.

Qu’elle soit effectuée en interne ou externalisée, la saisie de données reste un processus manuel qui entraîne de nombreuses erreurs et reprises. Il peut également y avoir différents formats de données, des informations non pertinentes ou encore des défauts. Pour les entreprises qui gèrent des volumes de données considérables, ces problèmes se traduisent par des paiements supplémentaires et des retards de travail.

En raison des difficultés liées à la saisie manuelle des données, le processus d’automatisation permet aux entreprises de gagner du temps et d’économiser des ressources de manière significative. Dans le rapport de Research and Markets, les analystes notent que le marché mondial de la capture de données devrait croître de 3,4 milliards d’euros au cours de la période 2021-2025.

L’automatisation de la saisie des données a eu un impact notable sur le flux de travail des prestataires de services. Aujourd’hui, ces entreprises peuvent gérer des ensembles de données plus importants que jamais. Dans cette publication, nous allons aborder la définition, le processus, les cas d’utilisation, les avantages et les principales caractéristiques de la saisie automatique des données.

Qu’est-ce que la saisie automatisée de données ?

Les entreprises peuvent organiser l’automatisation de la saisie des données à l’aide de logiciels avancés. Ils améliorent le processus de saisie des données en supprimant ou en réduisant les tâches manuelles. Ces logiciels extraient les données de différents types de fichiers : PDF, courriels, sites web et images. Ils présentent ensuite les données pertinentes de ces documents dans un format structuré : XML, JSON ou CSV.

Les logiciels de saisie automatique de données appliquent diverses technologies modernes telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), l’automatisation des processus robotiques (RPA) et l’intelligence artificielle (IA). Ces solutions permettent de gérer les tâches répétitives, d’analyser des documents en grande quantité et d’enseigner à améliorer le travail. Leurs principales caractéristiques sont la précision, l’évolutivité, la rapidité de traitement et la flexibilité, qui permettent d’économiser du temps et des ressources humaines.

Le rôle de l’IA dans la saisie automatisée des données

La saisie automatisée des données permet aux employés de se concentrer sur des tâches tactiques et stratégiques au lieu d’effectuer des tâches répétitives et monotones. Cette méthode de travail permet d’augmenter la productivité générale, le temps et les résultats.

Quelles sont les étapes d’un processus de saisie automatique des données ?

L’approche efficace de bout en bout de l’automatisation de la saisie des données comprend les 5 étapes suivantes :

Le processus de saisie automatique des données

1. Téléchargement de documents

Les entreprises reçoivent des données brutes qui peuvent être non structurées, en partie illisibles et non pertinentes. Ces données se présentent sous différentes formes : images, documents, fichiers scannés. Dans un premier temps, les données sont importées dans un système ou directement dans le logiciel en vue d’une extraction et d’une automatisation ultérieures.

2. Prétraitement des documents

À cette étape, le logiciel prépare et convertit les données brutes dans un format lisible par la machine. Ce processus est réalisé par des technologies avancées d’OCR, d’IA et de ML dont les capacités aident les algorithmes à lire et à analyser les documents.

3. Reconnaissance et extraction des données pertinentes

Cette étape vise à reconnaître et à extraire uniquement les données pertinentes. Vous pouvez enseigner à l’algorithme du logiciel de saisie automatisée des données à reconnaître les champs de données demandés.

4. Validation des données pertinentes extraites

Le logiciel procède alors à la vérification des données. Elle est basée sur les règles de vérification configurées. Vous pouvez réaliser cette étape manuellement ou de manière semi-automatique. L’exactitude des données extraites peut être vérifiée et améliorée si nécessaire.

5. Transfert des données pertinentes extraites

La dernière étape de la saisie automatique des données consiste à importer les données dans une base de données ou un système approprié. Les données peuvent être présentées sous forme de sortie structurée dans différents formats : JSON, XML, Excel et CVS. Par exemple, vous pouvez envoyer les données extraites dans des bases de données comptables ou des logiciels ERP pour des paiements ou des prévisions supplémentaires.

Quels sont les cas d’utilisation de la saisie automatisée des données ?

Les entreprises ayant des structures de processus et des objectifs différents peuvent trouver de nombreux avantages à l’automatisation de la saisie des données. Les cas les plus fréquents de clients de Graip.AI sont les suivants :

• Extraction de données à partir de factures, de reçus, de bons de commande et de relevés bancaires pour effectuer des tâches comptables et financières ;
• Collecte et stockage de données pertinentes pour les services à la clientèle ;
• Extraction de données pour des processus RH plus rapides et plus précis ;
• Création de rapports corrects sur la base des données commerciales collectées ;
• Mise en œuvre du processus “Know Your Customer” (KYC) qui comprend la vérification de la carte d’identité et d’autres documents afin de contrôler l’identité, l’adéquation et les risques d’une relation d’affaires ;
• Scraping de documents et de sites web pour la collecte et l’analyse de données.

Quels sont les avantages de la saisie automatisée des données ?

Les entreprises peuvent tirer divers avantages de l’intégration de la saisie automatique des données. La raison la plus importante est la possibilité de se concentrer sur les objectifs tactiques et stratégiques au lieu d’effectuer une saisie manuelle des données. Il y a d’autres avantages pour les entreprises :

1. Plus grande précision

Les logiciels de saisie automatique des données appliquent des technologies avancées telles que l’IA et la ML pour une extraction très précise et une minimisation du post-traitement. Les algorithmes de ces technologies sont efficaces pour la réduction des erreurs et la gestion des limitations de données.

2. Réduction des coûts globaux

La saisie automatique des données permet de réduire les paiements opérationnels en optimisant les processus d’erreurs manuelles. Les entreprises peuvent éviter des coûts supplémentaires en externalisant et en engageant des spécialistes pour la saisie manuelle des données.

3. Temps gagné

La saisie automatisée des données réduit considérablement le temps consacré aux documents et au traitement des données. La technologie permet d’économiser 75 % du temps consacré à la saisie manuelle monotone des données.

4. Meilleure évolutivité

La technologie permet de traiter des volumes instables de documents au cours de l’année et des variations saisonnières, voire imprévues, de la demande de saisie de données.

5. Augmentation de la productivité

Les entreprises peuvent utiliser les ressources allouées pour la saisie automatique des données et bénéficier d’une plus grande productivité et d’un meilleur impact sur les résultats.

6. Augmentation de l’implication des employés

Tandis que votre entreprise réduit le travail manuel monotone, les employés s’investissent davantage dans les tâches tactiques et stratégiques.

7. Traitement et stockage intelligents des données

Un logiciel basé sur la technologie de l’intelligence artificielle peut classer des types de documents et des sources spécifiques.

Quelles sont les principales caractéristiques d’un logiciel de saisie automatique de données ?

Les entreprises peuvent prendre des décisions définitives concernant la mise en œuvre de la saisie automatique de données sur la base des principales caractéristiques de cette technologie.

• Capacité à identifier et à classer différentes formes de données.
• Intégration dans les systèmes ERP et les outils d’automatisation.
• Une interface de validation des données pour les contrôles manuels.
• Règles de vérification pour avertir les utilisateurs de la nécessité d’un examen manuel des données.
• Un environnement sans code ou à code réduit qui n’a pas besoin d’être pris en charge par de nombreux développeurs.
• Des déclencheurs en temps réel pour organiser et automatiser un processus de travail.
• Des fonctions avancées d’IA et de ML qui aident le logiciel automatisé à apprendre et à se développer à chaque interaction.
• La possibilité de traiter différents types de fichiers tels que PDF, JPEG, e-mail, Excel et CSV.

Conclusion

Selon l’étude de Gartner, la technologie RPA peut permettre d’économiser près de 25 000 heures par an pour un coût de 830 000 euros pour les sociétés financières employant 40 personnes à temps plein dans le domaine de la comptabilité. Comme nous l’avons mentionné, la RPA est un élément essentiel de la saisie automatique des données. Ces résultats laissent entrevoir de grandes perspectives pour la saisie automatique de données dans les entreprises au cours des prochaines décennies. La saisie automatisée des données comprend cinq étapes simples : le téléchargement, le prétraitement, la reconnaissance et l’extraction, la validation et le transfert vers des bases de données ou des systèmes ERP.

Le processus de saisie automatisée des données améliore considérablement le travail des différentes unités de l’entreprise : finances, comptabilité, ressources humaines, services à la clientèle, rapports, analyse des données de masse, sécurité et gestion des risques.

La quantité d’avantages liés à la saisie automatique de données impressionne par sa variété et sa nécessité pour les entreprises. Il en résulte une plus grande précision, une réduction des coûts globaux, un gain de temps, une plus grande évolutivité et flexibilité, une productivité accrue, une plus grande implication des employés, ainsi qu’un traitement et un stockage intelligents des données.