Wie Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit IDP rationalisieren können

Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist der wichtigste Prozess der Unternehmensbuchhaltung. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind Beträge, die Verkäufern oder Lieferanten für erhaltene Waren oder Dienstleistungen zustehen, aber noch nicht bezahlt wurden.

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) trägt erheblich zur Optimierung der AP-Prozesse bei. Die Automatisierung von Kreditorenbuchhaltung ermöglicht es Unternehmen, die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Verarbeitung zu erhöhen. Die digitale Entwicklung ermöglicht es den Buchhaltungsabteilungen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, wie z.B. Kostensenkung und Ergebnisverbesserung.

Laut dem Bericht von Future Market Insights wird der weltweite Markt für AP-Automatisierung im Jahr 2021 auf 2,1 Mrd. € geschätzt. Es wird prognostiziert, dass der Markt bis 2032 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 10% von 2,4 Mrd. € auf 6,2 Mrd. € ansteigen wird.

In dieser Publikation besprechen wir die Definition und die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung, die Möglichkeiten zur Rationalisierung der AP-Prozesse mit IDP und die Integration von Graip.AI-Lösungen in die AP.

Was sind Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen?

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (AP) sind die kurzfristigen Schulden eines Unternehmens gegenüber seinen Gläubigern und Verkäufern für erbrachte Dienstleistungen und Waren, die noch nicht bezahlt wurden. AP kann aus einem Kauf bei einem Lieferanten auf Kredit oder aus einer Abonnement- oder Ratenzahlung stammen, die nach Erhalt von Waren oder Dienstleistungen fällig wird.

Sie können die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen jederzeit in der Bilanz eines Unternehmens finden. Da es sich um Gelder handelt, die Lieferanten und Verkäufern geschuldet werden, werden sie als kurzfristige Verbindlichkeiten verbucht.

Außerdem wird die Kreditorenbuchhaltung als spezielle Geschäftsabteilung oder -abteilung bezeichnet. Diese Geschäftseinheit ist für die Zahlung fälliger Beträge an Lieferanten und andere Gläubiger zuständig.

Es ist wichtig zu erwähnen, dass der allgemeine AP-Saldo eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Bilanz unter dem Teil der aktuellen Verbindlichkeiten ausgewiesen wird. Ihr Unternehmen muss AP in einem bestimmten Zeitraum, der in einem Vertrag festgehalten ist, abbezahlen, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden.

Auf Unternehmensebene sind AP Verpflichtungen, die sich auf kurzfristige Zahlungen an Lieferanten und Verkäufer beziehen. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen führen zu einer kurzfristigen IUO, die von einem Unternehmen auf ein anderes Unternehmen oder eine andere Einheit übergeht. Ein IOU ist ein Dokument, das die Existenz einer Schuld bestätigt. Das andere Unternehmen verbucht diese Transaktion als eine Erhöhung der Forderungen in gleicher Höhe.

Welche Vorgänge sind in der Kreditorenbuchhaltung enthalten?

Die Kreditorenbuchhaltung besteht aus verschiedenen Prozessen, die Papier- oder digitale Dokumente wie Rechnungen, Quittungen, Schecks und sogar Kontoauszüge umfassen können. Diese Prozesse müssen von der Buchhaltungsabteilung streng kontrolliert werden. Jede Nummer und jede Interaktion muss miteinander verbunden sein. Ihre Buchhaltungsabteilung muss diese genau und schnell berechnen und verwalten.

Eine korrekte doppelte Buchführung verlangt für jede Buchung im Hauptbuch eine Gegenbuchung im Soll und im Haben. Die Teile dieses Prozesses müssen immer als das Wesentliche enthalten sein. Um die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zu erfassen, muss Ihr Buchhalter die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen verbuchen, wenn er die Rechnung erhält. Die Gegenbuchung für diese Buchung führt normalerweise zu einem Aufwandskonto. Sie wurde für die Ware oder Dienstleistung eröffnet, die auf Kredit gekauft wurde. Wenn Ihr Unternehmen eine Rechnung bezahlt, belastet der Buchhalter AP, um den Passivsaldo zu verringern. Um den Kassenbestand zu verringern, wird das Gegenguthaben auf das Kassenkonto übertragen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Unternehmen erhält eine Rechnung über 1000 € für Wasserkühler im Büro. Die Kreditorenabteilung erhält eine Rechnung. Dann verbucht Ihre Buchhaltungsabteilung diese Summe als Gutschrift in der Kreditorenbuchhaltung und als Belastung der Kosten für die Wasserkühlung im Büro. Zu diesem Zeitpunkt wird die Belastung von 1000 € für die Kosten des Wasserkühlers im Büro in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht. Dadurch kann das Unternehmen die Kauftransaktion ohne Barzahlung verbuchen. Diese Art der Berechnung entspricht der periodengerechten Buchführung. Ausgaben werden erfasst, wenn sie anfallen, und nicht erst, wenn das Geld von Hand zu Hand geht. Am Ende zahlt die Organisation die Rechnung. Dann muss Ihr Buchhalter eine Gutschrift von 1000 € auf dem Kassenkonto vornehmen. Außerdem muss er eine Belastung der Verbindlichkeiten in Höhe von 1000 € vornehmen.

Wie kann man die Kreditorenbuchhaltung automatisieren?

Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sind Technologien, die Unternehmen bei der Automatisierung und Rationalisierung von Kreditorenbuchhaltungsprozessen unterstützen. AP-Lösungen machen die Arbeit Ihres Unternehmens genauer und schneller. Sie analysieren die Bearbeitung von Rechnungen von Verkäufern und Lieferanten. Dann erstellen sie einen optimierten digitalen Workflow, um jeden Schritt des Prozesses zu vereinfachen. Darüber hinaus können Sie die AP-Automatisierung in jedem Softwareprozess, Programm oder System einsetzen, um die Effizienz des gesamten AP-Prozesses zu erhöhen, indem Sie dessen Hintergrundteile nutzen.

Die digitale Transformation und der Einsatz von AP-Automatisierung in einem Unternehmen sind die Haupttreiber für seine erfolgreiche Entwicklung auf der ganzen Welt. Verschiedene Bereiche, darunter das Finanz- und Rechnungswesen, werden durch diesen technologischen Wandel erheblich verbessert. Die Erstellung einer digitalen Strategie ist für Unternehmen, die sich technologisch weiterentwickeln wollen, eine weit verbreitete Praxis.

Darüber hinaus sind die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen für jedes Unternehmen ein wesentlicher Bestandteil der Finanzoperationen. Diese Prozesse sind dafür verantwortlich, dass alle geschäftlichen Verpflichtungen vollständig und ordnungsgemäß bearbeitet werden. Unternehmen haben AP traditionell durch manuelle Arbeit und Papierdokumentation durchgeführt. Infolgedessen führen digitale Automatisierungslösungen dazu, dass sich manuelle Prozesse weiterentwickeln. Viele Unternehmen, wie die Deutsche Bank, Deloitte, Bosch, Siemens und Twitter, haben bereits erfolgreich Software zur Automatisierung verschiedener Aufgaben eingesetzt. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis auch andere Unternehmen Automatisierungslösungen für ihre AP-Prozesse einführen.

Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?

Je nach Branche und Prozessart können in Ihrem Unternehmen mehrere Lösungen für die Automatisierung von Kreditorenbuchhaltung eingesetzt werden. Für den Finanz- und Buchhaltungssektor empfehlen wir die Implementierung von IDP-Lösungen.

Intelligente Dokumentenverarbeitung ist eine Softwarelösung der nächsten Generation, die Daten aus verschiedenen Dokumenten wie Word, PDF, E-Mail und gescannten Dokumenten erfassen, analysieren, umwandeln und verarbeiten kann. Sie können verschiedene Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) einsetzen: optische Zeichenerkennung (OCR), Computer Vision, Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und sogar maschinelles oder tiefes Lernen. Die aus Ihren Rechnungen und Belegen extrahierten Daten können analysiert, kategorisiert, umgewandelt und in externe Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics 365 und Salesforce exportiert werden. IDP-Lösungen helfen Ihnen, Ihre Buchhaltung in einen End-to-End-Prozess zu verwandeln.

IDP kann Ihr Unternehmen bei der Verarbeitung von strukturierten, halbstrukturierten und unstrukturierten Dokumenten unterstützen:

• Zu den strukturierten Dokumenten gehören vordefinierte Dateien mit einem festen Layout, wie z.B. ein Kreditantrag oder ein Steuerformular.
• Halbstrukturierte Dokumente können feste und freie Strukturen miteinander verbinden, wie z.B. eine Quittung, die von einem Drucker erfasst und von Hand ausgefüllt wird.
• Unstrukturierte Dokumente beziehen sich auf eine Freiformstruktur wie einen Vertrag.

IDP hat viele Anwendungen, die verschiedene Geschäftsfunktionen in vielen Branchen erfüllen. Beliebte Anwendungsfälle für IDP sind kritische Branchen der Dokumentenverarbeitung, wie Buchhaltung und Finanzdienstleistungen.

Wie können Sie die Kreditorenbuchhaltung mit IDP rationalisieren?

IDP-Lösungen sind ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation in einem Unternehmen, das mit Dokumentenverarbeitung arbeitet. Die effektive Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen bringt Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile:

• Schnellerer Austausch von Wissen.

Sie können Dokumente, wie Rechnungen und Quittungen, automatisch kategorisieren und Informationen schneller extrahieren. Dadurch können Sie die Informationssuche effektiver und schneller durchführen als bei manueller Arbeit.

• Verringern Sie die Anzahl der manuellen Fehler.

Mit IDP-Automatisierungslösungen kann Ihre Buchhaltungsabteilung manuelle Fehler aufgrund monotoner Arbeit vermeiden. Diese Lösungen können Daten präzise extrahieren, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. Ihr Buchhalter muss die Daten nur dann überprüfen und genehmigen, wenn die Qualität der Dokumente schlecht ist.

• Rationalisierter Prozess.

Künstliche Intelligenz hilft den Menschen, ihre Fähigkeiten in einem rationalisierten Prozess zu steigern. Es umfasst eine menschliche Validierungsstation, einen Genehmigungsprozess mit mehreren Schritten und Feedback-Benachrichtigungen, um den Prozess zu verbessern und mit neuen Dokumenttypen zu arbeiten.

• Kontinuierliche Verbesserung.

KI-Modelle sorgen für Verbesserungen bei jeder Dokumenteninteraktion. Jedes neue Dokument wird verarbeitet und dem Modell-Trainingssatz hinzugefügt.

Wie implementiert man die IDP-Lösung von Graip.AI in die Kreditorenbuchhaltung?

Sie können die Graip.AI-Lösungen je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens in verschiedenen Kreditorenbuchhaltungsszenarien einsetzen.

1. Bearbeitung von Rechnungen und Belegen.

Ihr Buchhalter erhält eine Rechnung oder einen Beleg in verschiedenen Formaten und leitet sie direkt an Graip.AI weiter. Die Lösung beinhaltet einen sofortigen Prozess der intelligenten Extraktion von Schlüsselinformationen mit Hilfe von ML-Technologie. Nach diesem Schritt kann ein Buchhalter das Extraktionsergebnis überprüfen und genehmigen oder Änderungen vornehmen. Diese Änderungen werden von einem ML-Modell für zukünftiges Lernen gespeichert. Graip.AI füllt automatisch vordefinierte benutzerdefinierte Felder auf der Grundlage einer benutzerdefinierten Logik aus. Der Benutzer kann die Felder in der Überprüfungsphase korrigieren. Am Ende können die extrahierten und verifizierten Daten automatisch über eine API an jedes integrierte 3-Parteien-Buchhaltungssystem wie SAP und Oracle NetSuite übertragen oder in jedem beliebigen Format heruntergeladen werden.

2. Automatische Abstimmungsprozesse.

In der Fallstudie von Griffin Technology dauerte der manuelle Abschluss 30 Tage, bevor der automatische Abgleich eingeführt wurde. Die bisherigen AS-IS-Prozesse beinhalteten viel manuelle und fehleranfällige Arbeit. Buchhalter sammelten Papier- und digitale Dokumente wie Schecks, Quittungen und Kontoauszüge. Dann gaben sie die Daten manuell in die ERP- oder Buchhaltungssysteme ein und prüften jeden Datensatz auf Fehler. Mit der Graip.AI-Lösung kann Ihre Buchhaltungsabteilung manuelle Arbeit vermeiden. Graip.AI liest die Papier- oder digitalen Dokumente und validiert Fehler automatisch.

3. 2-Wege-Abgleich.

Das Hauptziel der Graip.AI-Anwendung für diesen Anwendungsfall ist es, die manuelle Gegenkontrolle zur Buchführung des Datensatzes zu reduzieren. Außerdem ist eine Automatisierung erforderlich, um die Transparenz des Cashflows zu verbessern. Der Prozess umfasst 4 Schritte: Dokumentenextraktion, Datenabgleich, Abgleich und Datenfinalisierung. Die IDP-Funktion von Graip.AI liest und erkennt Rechnungen, die in unstrukturierten Formaten eingehen. Graip.AI trennt zwischen PO- und Non-PO-Rechnungen. Bei der Bearbeitung von Bestellrechnungen gleicht Graip.AI Bestellung und Rechnung ab (Bestellmenge = Rechnungsmenge, Bestellpreis = Rechnungspreis). Wenn es einen passenden Konflikt gibt, benachrichtigt das System den Menschen. Wenn alles gleichwertig ist, wird mit Hilfe der Integration in ein Finanzsystem eine Abgleichsrechnung erstellt. Abgestimmte Daten werden übertragen, um Abstimmungsaufstellungen zu erstellen und Zahlungen zu planen.

4. 3-Wege-Abgleich.

Dieser Anwendungsfall unterscheidet sich von dem vorherigen im letzten Schritt. Der Lieferschein wird von Graip.AI bearbeitet und anerkannt. Die IDP-Lösung gleicht die Rechnung und den Lieferschein ab (Menge der Rechnung = Menge des Lieferscheins, Preis der Rechnung = Preis des Lieferscheins).

5. Mapping auf GL-Konten.

Graip.AI ermöglicht es Benutzern, verarbeitete Ergebnisse mit Links zu GL-Konten herunterzuladen, um die Kategorisierung anhand der erfassten Felder zu automatisieren.

Fazit

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist aufgrund der höheren Genauigkeit und Geschwindigkeit der Dokumentenverarbeitung eine der besten Optionen für Unternehmen, die ihre Prozesse rationalisieren möchten. Die Automatisierung kann die Effizienz des Unternehmens durch den Einsatz von Technologie in diesem Prozess weiter steigern. Die Nachfrage nach Generationen von Kreditorenbuchhaltern dürfte den Markt für automatisierte Kreditorenbuchhaltung weiter entwickeln.

Die hohe Nachfrage nach schnelleren Zahlungsprozessen und zeitnahen Zahlungsmethoden wird das Wachstum des AP-Marktes weiter ankurbeln. Darüber hinaus wirken sich die Initiativen der Regierung zur Förderung der Digitalisierung und Automatisierung auf das Wachstum des Marktes für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung aus.