Comment rationaliser votre processus de comptabilité fournisseurs avec l’IDP

Les comptes fournisseurs sont les processus les plus critiques de la comptabilité d’une entreprise. Les comptes créditeurs sont des montants dus aux vendeurs ou aux fournisseurs pour des biens ou des services reçus, mais qui n’ont pas encore été payés.

Le traitement intelligent des documents (IDP) apporte des résultats significatifs à l’optimisation des processus AP. L’automatisation des AP permet aux entreprises de gagner en précision et en rapidité de traitement. Le développement numérique permet aux services comptables de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, telles que la réduction des coûts et l’amélioration des résultats.

Selon un rapport de Future Market Insights, le marché mondial de l’automatisation des AP s’est estimé à 2,1 milliards d’euros en 2021. Le marché devrait augmenter à un taux de croissance annuel composé de 10 % pour atteindre 6,2 milliards d’euros, contre 2,4 milliards d’euros en 2032.

Dans cette publication, nous abordons la définition et les processus de la comptabilité fournisseurs, les moyens de rationaliser les processus AP avec l’IDP, et l’intégration des solutions Graip.AI dans l’AP.

Que sont les comptes créditeurs ?

La comptabilité fournisseurs (AP) est la dette à court terme d’une entreprise envers ses créanciers et ses fournisseurs pour des services et des biens fournis qui n’ont pas été payés. L’AP peut provenir d’un achat à crédit auprès d’un fournisseur, d’un abonnement ou d’un paiement échelonné dû après la réception de biens ou de services.

Vous pouvez trouver les comptes créditeurs à tout moment dans le bilan d’une entreprise. Comme ils représentent des fonds dus aux fournisseurs et aux vendeurs, ils sont comptabilisés en tant que passif à court terme.

En outre, la comptabilité fournisseurs est appelée département ou division commerciale spéciale. Cette unité opérationnelle est chargée d’effectuer les paiements dus aux fournisseurs et autres créanciers.

Il est important de mentionner que le solde général du compte de résultat d’une entreprise à un moment donné apparaît dans son bilan sous la rubrique de dettes à court terme. Votre entreprise doit rembourser l’AP à une date précise, inscrite dans le contrat, afin d’éviter tout défaut de paiement.

Au niveau de l’entreprise, les AP sont des obligations qui se réfèrent à des paiements à court terme dus aux fournisseurs et aux vendeurs. Les comptes créditeurs donnent lieu à un IUO à court terme qui s’étend d’une entreprise à une autre ou à une autre entité. La reconnaissance de dette est un document qui confirme l’existence d’une dette. L’autre entreprise enregistre cette transaction comme une augmentation des créances pour le même montant.

Quels sont les processus inclus dans les comptes fournisseurs ?

La comptabilité fournisseurs se compose de différents processus qui peuvent impliquer des documents papier ou numériques tels que des factures, des reçus, des chèques et même des relevés bancaires. Ces processus doivent être hautement contrôlés par le service comptable. Chaque numéro et chaque interaction doivent être connectés. Votre service comptable doit les calculer et les gérer avec précision et rapidité.

Une comptabilité en partie double correcte exige un débit et un crédit compensatoires pour chaque écriture effectuée dans le grand livre. Les éléments de ce processus doivent toujours y figurer en tant qu’éléments essentiels. Pour enregistrer les comptes fournisseurs, votre comptable doit créditer les comptes fournisseurs lorsqu’il ou elle reçoit la facture. Le débit de ce document conduit généralement à un compte de charges. Il a été ouvert pour le bien ou le service acheté à crédit. Lorsque votre entreprise paie une facture, le/la comptable débite l’AP pour réduire le solde du passif. Pour diminuer le solde de trésorerie, le crédit compensatoire est déplacé vers le compte de trésorerie.

Supposons par exemple que votre entreprise reçoive une facture de 1 000 euros pour des refroidisseurs d’eau de bureau. Le département AP reçoit une facture. Ensuite, votre service de comptes fournisseurs enregistre cette somme en tant que crédit dans les comptes fournisseurs et en tant que débit dans les dépenses liées aux distributeurs d’eau dans les bureaux. À ce stade, le débit de 1 000 euros au titre des dépenses liées au distributeur d’eau de bureau passe dans le compte de résultat. Par conséquent, l’entreprise peut enregistrer la transaction d’achat sans paiement en espèces. Ce mode de calcul correspond à la comptabilité d’engagement. Les dépenses sont identifiées lorsqu’elles sont encourues plutôt que lorsque l’argent passe de main en main. Au final, c’est l’organisation qui paie la facture. Votre comptable doit ensuite créditer le compte de trésorerie de 1 000 euros. Il/Elle doit également inscrire un débit de 1 000 euros dans les comptes créditeurs.

Comment automatiser les comptes fournisseurs ?

Les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs sont des technologies qui aident les entreprises à automatiser et à rationaliser les processus de comptes fournisseurs. Les solutions AP rendent le travail de votre entreprise plus précis et plus rapide. Elles analysent le traitement des factures des vendeurs et des fournisseurs. Elles créent ensuite un flux de travail numérique optimisé pour simplifier chaque étape du processus. En outre, vous pouvez utiliser l’automatisation des AP dans n’importe quel processus logiciel, programme ou système afin d’accroître l’efficacité de l’ensemble du processus d’AP en utilisant ses éléments d’arrière-plan.

La transformation numérique et l’utilisation de l’automatisation de l’AP dans une entreprise sont les principaux moteurs de son développement réussi à travers le monde. Différents secteurs, dont les finances et la comptabilité, sont considérablement améliorés par ce mouvement de transformation technologique. L’élaboration d’une stratégie numérique est une pratique de plus en plus répandue pour les entreprises qui souhaitent se développer de manière technologique.

En outre, pour chaque entreprise, les comptes fournisseurs apparaissent comme une partie essentielle de ses opérations financières. Ces processus sont chargés de veiller à ce que toutes les obligations commerciales soient traitées de manière complète et appropriée. Traditionnellement, les entreprises réalisent l’AP par le biais de travaux manuels et de documents papier. Par conséquent, les solutions d’automatisation numérique font évoluer les processus manuels. De nombreuses entreprises, telles que Deutsche Bank, Deloitte, Bosch, Siemens et Twitter, ont déjà utilisé avec succès des logiciels pour automatiser différentes tâches. Ce n’est qu’une question de temps avant que d’autres entreprises ne mettent en œuvre des solutions d’automatisation de l’AP pour leurs processus.

Qu’est-ce que le traitement intelligent des documents ?

Plusieurs solutions d’automatisation des comptes fournisseurs peuvent être appliquées dans votre entreprise en fonction du secteur d’activité et du type de processus. Pour les secteurs de la finance et de la comptabilité, nous recommandons la mise en œuvre de solutions IDP.

Le traitement intelligent des documents est une solution logicielle de nouvelle génération qui permet de capturer, d’analyser, de transformer et de traiter des données provenant de divers documents tels que fichiers Word, PDF, courrier électronique et documents numérisés. Vous pouvez mettre en œuvre différentes technologies d’intelligence artificielle (IA) : reconnaissance optique de caractères (OCR), vision par ordinateur, traitement du langage naturel (NLP), et même apprentissage automatique ou profond. Extraites de vos factures et reçus, les données peuvent être analysées, catégorisées, transformées et exportées vers des systèmes externes tels que SAP, Microsoft Dynamics 365 et Salesforce. Les solutions IDP vous aident à transformer votre comptabilité en un processus de bout en bout.

L’IDP peut aider votre entreprise à traiter des documents structurés, semi-structurés et non structurés :

• Parmi les documents structurés, on trouve des fichiers prédéfinis avec une mise en page déterminée, comme une demande de prêt ou un formulaire fiscal.
• Les documents semi-structurés peuvent combiner des structures fixes et des formes libres, comme un reçu tapé par une imprimante et rempli à la main.
• Les documents non structurés font référence à une structure libre telle qu’un contrat.

L’IDP a de nombreuses applications qui remplissent diverses fonctions commerciales dans de nombreux secteurs d’activité. Les cas d’utilisation les plus courants de l’IDP concernent les secteurs critiques du traitement de documents, tels que la comptabilité et les services financiers.

Comment rationaliser les comptes fournisseurs avec l’IDP ?

Les solutions IDP sont des éléments clés de la transformation numérique dans une entreprise travaillant avec le traitement de documents. L’automatisation efficace des processus documentaires apporte de nombreux avantages à votre entreprise :

• Un échange de connaissances plus rapide.

Vous pouvez classer automatiquement les documents, tels que les factures et les reçus, et en extraire les informations plus rapidement. Par conséquent, vous pouvez effectuer la recherche d’informations de manière plus efficace et plus rapide que lors d’un travail manuel.

• Réduction du nombre d’erreurs manuelles.

Les solutions d’automatisation d’IDP permettent à votre service comptable d’éviter les erreurs manuelles dues à un travail monotone. Ces solutions peuvent extraire des données avec précision sans interaction humaine. Votre comptable ne doit examiner et approuver les données qu’en cas de mauvaise qualité des documents.

• Processus simplifié.

L’intelligence artificielle aide les humains à accroître leurs capacités dans le cadre d’un processus rationalisé. Elle implique une station de validation humaine, un processus d’approbation à plusieurs étapes et des notifications de retour d’information pour mettre à jour le processus et travailler avec de nouveaux types de documents.

• Amélioration continue.

Les modèles d’intelligence artificielle apportent des améliorations à chaque interaction avec un document. Chaque nouveau document est traité et ajouté à l’ensemble de formation du modèle.

Comment mettre en œuvre la solution IDP de Graip.AI dans la comptabilité fournisseurs ?

Vous pouvez mettre en place les solutions Graip.AI dans différents scénarios de comptabilité fournisseurs en fonction des besoins de votre entreprise.

1. Traitement des factures et des reçus.

Votre comptable reçoit une facture ou une quittance sous différents formats et la transmet directement à Graip.AI. La solution comprend un processus instantané d’extraction intelligente d’informations clés à l’aide de la technologie ML. Après cette étape, un comptable peut vérifier et approuver le résultat de l’extraction ou y apporter des modifications. Ces changements sont conservés par un modèle ML pour l’apprentissage futur. Graip.AI remplit automatiquement des champs personnalisés prédéfinis sur la base d’une logique personnalisée. L’utilisateur peut corriger les champs lors de la phase de vérification. Au final, les données extraites et vérifiées peuvent être automatiquement transférées vers n’importe quel système comptable tiers intégré, tel que SAP et Oracle NetSuite, via l’API ou téléchargées dans n’importe quel format applicable.

2. Processus de rapprochement automatique.

Dans l’étude de cas de Griffin Technology, la clôture manuelle a pris 30 jours avant le lancement des processus de rapprochement automatique. Les processus AS-IS précédents comportaient une grande part de travail manuel et d’erreurs. Les comptables rassemblaient des documents papier et numériques tels que des chèques, des reçus et des relevés bancaires. Ils saisissaient ensuite manuellement les données dans les systèmes ERP ou comptables et vérifiaient que chaque enregistrement ne comportait pas d’erreurs. Avec la solution Graip.AI, votre service comptable peut éviter le travail manuel. Graip.AI lit les documents papier ou numériques et valide automatiquement les erreurs.

3. Correspondance à deux voies.

L’objectif principal de l’application Graip.AI pour ce cas d’utilisation est de réduire les vérifications croisées manuelles pour la tenue des registres. L’automatisation est également nécessaire pour améliorer la visibilité des flux de trésorerie. Le processus comprend quatre étapes : l’extraction des documents, la mise en correspondance des données, le rapprochement et la finalisation des données. La fonctionnalité IDP de Graip.AI lira et reconnaîtra les factures reçues dans des formats non structurés. Graip.AI sépare les factures PO et non PO. Lors du traitement des factures PO, Graip.AI fera correspondre le PO et la facture (Qté PO = Qté facture, Prix unitaire PO = Prix unitaire facture). S’il y a un conflit correspondant, le système en informera les humains. Si tout est équivalent, un état de rapprochement sera établi à l’aide de l’intégration dans un système financier. Les données rapprochées seront transférées pour générer des états de rapprochement et des échéances de paiement.

4. Correspondance à trois voies.

Ce cas d’utilisation est différent du précédent au niveau de la dernière étape. Le mémo de livraison sera traité et reconnu par Graip.AI. La solution IDP fera correspondre la facture et le bon de livraison (Qté facture = Qté bon de livraison, Prix facture = Prix bon de livraison).

5. Mise en correspondance avec les comptes du GL.

Graip.AI permet aux utilisateurs de télécharger les résultats traités avec des liens vers les comptes GL afin d’automatiser la catégorisation sur la base des champs saisis.

Conclusion

En augmentant la précision et la rapidité du traitement des documents, l’automatisation des comptes fournisseurs est devenue l’une des meilleures options pour les entreprises qui souhaitent rationaliser leurs processus. L’automatisation peut encore améliorer l’efficacité de l’entreprise en utilisant la technologie au cours du processus. La demande de générations de comptes fournisseurs devrait continuer à développer le marché du traitement automatisé des comptes fournisseurs.

La forte demande pour des processus de paiement plus rapides et des méthodes de paiement en temps voulu continuera à stimuler la croissance du marché de l’AP. En outre, les initiatives gouvernementales visant à stimuler la numérisation et l’automatisation influencent la croissance du marché de l’automatisation des comptes fournisseurs.