Zobowiązania (AP) są najbardziej krytycznymi procesami księgowości biznesowej. Zobowiązania to kwoty należne sprzedawcom lub dostawcom za otrzymane towary lub usługi, które nie zostały jeszcze zapłacone.
Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) przynosi znaczące rezultaty w optymalizacji procesów AP. Automatyzacja AP pozwala przedsiębiorstwom uzyskać większą dokładność i szybkość przetwarzania. Rozwój cyfrowy pozwala działom księgowości skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, takich jak redukcja kosztów i poprawa wyników.
Według raportu Future Market Insights, światowy rynek automatyzacji AP został oszacowany na 2,1 miliarda euro w 2021 roku. Przewiduje się, że rynek będzie rósł w tempie 10% rocznie, osiągając 6,2 mld euro, w porównaniu z 2,4 mld euro do 2032 roku.
W tej publikacji omawiamy definicję i procesy zobowiązań, sposoby usprawnienia procesów AP za pomocą IDP oraz integrację rozwiązań Graip.AI w AP.
Spis treści
Czym są zobowiązania?
Zobowiązania (AP) to krótkoterminowe zadłużenie przedsiębiorstwa wobec wierzycieli i sprzedawców za dostarczone usługi i towary, które nie zostały opłacone. AP może pochodzić z zakupu od sprzedawcy na kredyt, subskrypcji lub płatności ratalnej, która jest należna po otrzymaniu towarów lub usług.
Zobowiązania można znaleźć w dowolnym momencie w bilansie spółki. Ponieważ stanowią one środki należne dostawcom i sprzedawcom, są one księgowane jako zobowiązania krótkoterminowe.
Dodatkowo, zobowiązania są nazywane specjalnym działem lub jednostką biznesową. Ta jednostka biznesowa jest odpowiedzialna za dokonywanie płatności należnych dostawcom i innym wierzycielom.
Ważne jest, aby wspomnieć, że ogólne saldo AP firmy w określonym czasie odzwierciedla się w jej bilansie w części dotyczącej bieżących zobowiązań. Twoja firma musi spłacić AP w określonym czasie, który jest zapisany w umowie, aby uniknąć opóźnień w płatności.
Na poziomie korporacyjnym AP to zobowiązania odnoszące się do krótkoterminowych płatności należnych dostawcom i sprzedawcom. Zobowiązania do zapłaty prowadzą do krótkoterminowego IUO, które następuje od jednej spółki do innej spółki lub podmiotu. IOU to dokument potwierdzający istnienie długu. Druga firma księguje tę transakcję jako zwiększenie należności w tej samej kwocie.
Jakie procesy wchodzą w skład zobowiązań?
Zobowiązania obejmują różne procesy, które mogą wiązać się z dokumentami papierowymi lub cyfrowymi, takimi jak faktury, paragony, czeki, a nawet wyciągi bankowe. Procesy te muszą być ściśle kontrolowane przez dział księgowości. Każdy numer i każda interakcja muszą być ze sobą powiązane. Dział księgowości musi obliczać i zarządzać nimi dokładnie i szybko.
Prawidłowa księgowość podwójnego zapisu wymaga, aby dla każdego zapisu w księdze głównej dokonano odpowiadającego mu debetu i kredytu. Części tego procesu muszą zawsze być w nim obecne jako elementy podstawowe. Aby zaksięgować zobowiązania, księgowy musi zaksięgować AP, gdy otrzyma rachunek lub fakturę. Kompensata debetowa dla tego wpisu zwykle prowadzi do konta wydatków. Został on otwarty dla towaru lub usługi, które zostały zakupione na kredyt. Gdy firma płaci rachunek, księgowy obciąża AP, aby zmniejszyć saldo zobowiązań. Aby zmniejszyć saldo środków pieniężnych, kompensujący kredyt jest przenoszony na konto gotówkowe.
Załóżmy na przykład, że Twoja firma otrzymuje fakturę na kwotę 1000 euro za biurowe automaty z chłodzoną wodą. Dział AP otrzymuje fakturę. Następnie dział AP zapisuje tę sumę jako kredyt w zobowiązaniach i debet w kosztach chłodzenia wody w biurze. W tym momencie obciążenie w wysokości 1000 EUR na kosztach chłodzenia wody w biurze zostaje przeniesione do rachunku zysków i strat. W rezultacie spółka może zarejestrować transakcję zakupu bez płatności gotówkowych. Ten sposób obliczania jest zgodny z zasadą memoriałową. Wydatki są identyfikowane w momencie ich poniesienia, a nie w momencie, gdy środki pieniężne przechodzą z rąk do rąk. Ostatecznie to przedsiębiorstwo płaci rachunek. Następnie księgowy musi zaksięgować 1000 euro na koncie gotówkowym. Musi on również wprowadzić obciążenie na kwotę 1000 euro do zobowiązań.
Jak zautomatyzować zobowiązania?
Rozwiązania do automatyzacji AP to technologie wspierające firmy w automatyzacji i usprawnianiu procesów związanych z zobowiązaniami. Rozwiązania AP sprawiają, że praca Twojej firmy jest dokładniejsza i szybsza. Analizują przetwarzanie faktur od sprzedawców i dostawców. Następnie tworzą zoptymalizowany cyfrowy przepływ pracy, aby uprościć każdy etap procesu. Co więcej, automatyzację AP można wykorzystać w dowolnym procesie oprogramowania, programie lub systemie, aby zwiększyć wydajność całego procesu AP poprzez wykorzystanie jego części w tle.
Cyfrowa transformacja i wykorzystanie automatyzacji AP w biznesie są kluczowymi czynnikami napędzającymi jego pomyślny rozwój na całym świecie. Różne sektory, w tym finanse i księgowość, są znacznie ulepszane dzięki tej technologicznej transformacji. Tworzenie strategii cyfrowej staje się powszechną praktyką dla firm, które chcą rozwijać się w sposób technologiczny.
Ponadto, zobowiązania stanowią istotną część operacji finansowych każdej firmy. Procesy te są odpowiedzialne za zapewnienie, że wszystkie zobowiązania biznesowe są przetwarzane w sposób kompletny i odpowiedni. Firmy tradycyjnie realizowały AP poprzez pracę ręczną i dokumentację papierową. W rezultacie rozwiązania automatyzacji cyfrowej przyspieszają ewolucję procesów manualnych. Wiele firm, takich jak Deutsche Bank, Deloitte, Bosch, Siemens i Twitter, z powodzeniem wdrożyło już oprogramowanie do automatyzacji różnych zadań. To tylko kwestia czasu, zanim inne firmy wdrożą rozwiązania do automatyzacji procesów AP.
Czym jest inteligentne przetwarzanie dokumentów?
W zależności od branży i rodzaju procesu, w firmie można zastosować wiele rozwiązań do automatyzacji AP. W przypadku sektora finansowego i księgowego zalecamy wdrożenie rozwiązań IDP.
Inteligentne przetwarzanie dokumentów to oprogramowanie nowej generacji, które może przechwytywać, analizować, przekształcać i przetwarzać dane z różnych dokumentów, takich jak Word, PDF, e-mail i zeskanowane dokumenty. Możesz wdrożyć różne technologie sztucznej inteligencji (AI): optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), wizję komputerową, przetwarzanie języka naturalnego (NLP), a nawet uczenie maszynowe lub głębokie. Wyodrębnione z faktur i paragonów dane mogą być analizowane, kategoryzowane, przekształcane i eksportowane do systemów zewnętrznych, takich jak SAP, Microsoft Dynamics 365 i Salesforce. Rozwiązania IDP pomagają przekształcić księgowość w kompleksowy proces.
IDP może pomóc Twojej firmie w przetwarzaniu ustrukturyzowanych, częściowo ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych dokumentów:
- Wśród ustrukturyzowanych dokumentów znajdują się predefiniowane pliki o ustalonym układzie, takie jak wniosek kredytowy lub formularz podatkowy.
- Dokumenty półstrukturalne mogą łączyć sztywne i elastyczne struktury, takie jak paragon wydrukowany przez drukarkę i wypełniony ręcznie.
- Dokumenty nieustrukturyzowane odnoszą się do swobodnej struktury, takiej jak umowa.
IDP ma wiele aplikacji wykonujących różne funkcje biznesowe w wielu branżach. Popularne przypadki użycia IDP obejmują krytyczne branże przetwarzania dokumentów, takie jak księgowość i usługi finansowe.
Jak usprawnić rozliczenia z IDP?
Rozwiązania IDP są kluczowymi elementami cyfrowej transformacji w firmie zajmującej się przetwarzaniem dokumentów. Skuteczna automatyzacja procesów opartych na dokumentach przynosi wiele korzyści dla Twojej firmy:
- Szybsza wymiana wiedzy.
Możesz automatycznie kategoryzować dokumenty, takie jak faktury i paragony, i szybciej wyodrębniać informacje. W rezultacie możesz skuteczniej i szybciej wyszukiwać informacje niż podczas pracy ręcznej.
- Zmniejszona liczba błędów ręcznych.
Rozwiązania automatyzacji IDP pozwalają działowi księgowości uniknąć ręcznych błędów wynikających z monotonnej pracy. Rozwiązania te mogą dokładnie wyodrębniać dane bez interakcji z człowiekiem. Księgowy musi jedynie przejrzeć i zatwierdzić dane w przypadku złej jakości dokumentu.
- Usprawniony proces.
Sztuczna inteligencja pomaga ludziom zwiększyć ich możliwości w usprawnionym procesie. Obejmuje to stację weryfikacji przez człowieka, proces zatwierdzania z wieloma krokami oraz powiadomienia zwrotne, które mają na celu ulepszanie procesu i współpracę z nowymi typami dokumentów.
- Ciągłe doskonalenie.
Modele AI wprowadzają usprawnienia w każdej interakcji z dokumentami. Każdy nowy dokument jest przetwarzany i dodawany do zestawu treningowego modelu.
Jak wdrożyć rozwiązanie IDP Graip.AI do rozliczeń zobowiązań?
Możesz wdrożyć rozwiązania Graip.AI w różnych scenariuszach związanych z zobowiązaniami, w zależności od potrzeb Twojej firmy.
- Przetwarzanie faktur i paragonów.
Twój księgowy otrzymuje faktury lub paragony w różnych formatach i przesyła je bezpośrednio do Graip.AI. W rozwiązaniu zastosowano natychmiastowy proces inteligentnej ekstrakcji kluczowych informacji za pomocą technologii ML. Po tym kroku księgowy może zweryfikować i zatwierdzić wynik ekstrakcji lub wprowadzić zmiany. Zmiany te model ML zachowa na potrzeby przyszłej nauki. Graip.AI automatycznie wypełnia predefiniowane pola niestandardowe w oparciu o niestandardową logikę. Użytkownik może poprawić pola na etapie weryfikacji. Ostatecznie wyodrębnione i zweryfikowane dane mogą być automatycznie przesyłane do dowolnego zintegrowanego systemu księgowego trzeciej strony, takiego jak SAP i Oracle NetSuite, za pośrednictwem interfejsu API lub pobierane w dowolnym formacie.
- Automatyczne procesy uzgadniania.
W studium przypadku Griffin Technology, ręczne zamykanie trwało 30 dni przed uruchomieniem procesów automatycznego uzgadniania. Wcześniejsze procesy AS-IS obejmowały wiele ręcznej i podatnej na błędy pracy. Księgowi gromadzili dokumenty papierowe i cyfrowe, takie jak czeki, paragony i wyciągi bankowe. Następnie ręcznie wpisywali dane do systemów ERP lub księgowych i sprawdzali każdy rekord pod kątem błędów. Dzięki rozwiązaniu Graip.AI dział księgowości może uniknąć pracy ręcznej. Graip.AI odczytuje dokumenty papierowe lub cyfrowe i automatycznie weryfikuje błędy.
- Dopasowanie dwukierunkowe.
Głównym celem aplikacji Graip.AI w tym przypadku jest zmniejszenie ręcznego sprawdzania w celu księgowania zapisów. Potrzebna jest również automatyzacja, aby poprawić widoczność przepływów pieniężnych. Proces obejmuje 4 etapy: ekstrakcję dokumentów, dopasowanie danych, uzgodnienie i finalizację danych. Funkcjonalność IDP Graip.AI odczyta i rozpozna faktury otrzymane w formatach nieustrukturyzowanych. Graip.AI oddziela faktury PO i Non-PO. Podczas przetwarzania faktur PO Graip.AI dopasuje PO i fakturę (PO Qty = Invoice Qty, PO Unit Price = Invoice Unit Price). Jeśli wystąpi konflikt, system powiadomi o tym użytkownika. Jeśli wszystko jest równoważne, zestawienie uzgodnień zostanie wykonane przy pomocy integracji z systemem finansowym. Uzgodnione dane zostaną przesłane w celu wygenerowania zestawień uzgodnień i zaplanowania płatności.
- Dopasowanie trójstronne.
Ten przypadek użycia różni się od poprzedniego w ostatnim kroku. Potwierdzenie dostawy zostanie przetworzone i rozpoznane przez Graip.AI. Rozwiązanie IDP dopasuje fakturę i dowód dostawy (ilość z faktury = ilość z dowodu dostawy, cena z faktury = cena z dowodu dostawy).
- Mapowanie do kont GL.
Graip.AI umożliwia użytkownikom pobieranie przetworzonych wyników z linkami do kont GL w celu zautomatyzowania kategoryzacji na podstawie przechwyconych pól.
Wnioski
W wyniku zwiększenia dokładności i szybkości przetwarzania dokumentów, automatyzacja zobowiązań stała się jedną z najlepszych opcji dla firm, które chcą usprawnić swoje procesy. Automatyzacja może dodatkowo zwiększyć wydajność firmy poprzez wykorzystanie technologii w tym procesie. Popyt na generacje zobowiązań powinien dalej rozwijać rynek zautomatyzowanego przetwarzania AP.
Wysoki popyt na szybsze procesy płatności i metody płatności na czas będzie nadal stymulował rozwój rynku AP. Ponadto inicjatywy rządowe mające na celu zwiększenie cyfryzacji i automatyzacji wpływają na wzrost rynku automatyzacji zobowiązań.