Come semplificare il processo di contabilità fornitori con IDP

La contabilità fornitori (AP) comprende i processi più critici della contabilità aziendale. I debiti sono importi dovuti a venditori o fornitori per beni o servizi ricevuti ma non ancora pagati.

L’elaborazione intelligente dei documenti (IDP) porta risultati significativi nell’ottimizzazione dei processi AP. L’automazione delle AP consente alle aziende di ottenere una maggiore precisione e velocità di elaborazione. Lo sviluppo digitale consente ai reparti di contabilità di concentrarsi su attività più strategiche, come la riduzione dei costi e il miglioramento dei risultati.

Secondo il rapporto di Future Market Insights, il mercato mondiale dell’automazione AP è stato stimato a 2,1 miliardi di euro nel 2021. Si prevede che il mercato aumenterà a un tasso di crescita annuale composto del 10% raggiungendo i 6,2 miliardi di euro, rispetto ai 2,4 miliardi di euro del 2032.

In questa pubblicazione parliamo della definizione e dei processi della contabilità fornitori, dei modi per semplificare i processi AP con l’IDP e dell’integrazione delle soluzioni Graip.AI in ambito AP.

Cosa sono i conti fornitori?

I debiti verso fornitori (AP) sono debiti a breve termine di un’impresa nei confronti dei suoi creditori e venditori per servizi e beni forniti che non sono stati pagati. I pagamenti anticipati possono derivare da un acquisto a credito da parte di un venditore, oppure da un abbonamento o da un pagamento rateale che deve essere effettuato dopo aver ricevuto i beni o i servizi.

Puoi trovare i debiti in qualsiasi momento del bilancio di un’azienda. Poiché rappresentano fondi dovuti a fornitori e venditori, sono contabilizzati come passività correnti.

Inoltre, la contabilità fornitori è anche un ufficio o settore aziendale speciale. Questa business unit è responsabile dei pagamenti dovuti ai fornitori e agli altri creditori.

È importante ricordare che il bilancio generale di un’azienda in un determinato momento si riflette sul suo bilancio nella parte delle passività attuali. La tua azienda deve saldare il conto corrente a una data specifica, indicata nel contratto, per evitare il mancato pagamento.

A livello aziendale, gli AP sono obblighi che si riferiscono a pagamenti a breve termine dovuti a fornitori e venditori. La contabilità porta a un impegno a breve termine che segue da un’azienda a un’altra azienda o entità. La cambiale è un documento che conferma l’esistenza di un debito. L’altra società registra questa transazione come un aumento dei crediti per lo stesso importo.

Quali processi sono inclusi nella contabilità fornitori?

La contabilità è composta da vari processi che possono coinvolgere documenti cartacei o digitali come fatture, ricevute, assegni e persino estratti conto bancari. Questi processi devono essere altamente controllati dal reparto contabilità. Ogni numero e interazione deve essere collegato. Il tuo reparto contabile deve calcolarli e gestirli in modo preciso e veloce.

Una corretta contabilità a partita doppia richiede una compensazione di debiti e crediti per ogni registrazione effettuata nel libro mastro. Le parti di questo processo devono essere sempre presenti come elementi essenziali. Per registrare i debiti, il tuo commercialista deve accreditare il conto corrente quando riceve la fattura. La compensazione a debito di questa voce di solito porta a un conto spese. Il conto spese è stato aperto per il bene o il servizio acquistato a credito. Quando la tua azienda paga una fattura, il commercialista addebita il conto corrente per ridurre il saldo passivo. Per diminuire il saldo di cassa, il credito compensato viene spostato sul conto di cassa.

Ad esempio, supponiamo che la tua azienda riceva una fattura di 1000 euro per i refrigeratori d’acqua dell’ufficio. Il reparto AP riceve una fattura. Quindi il tuo ufficio amministrativo registra questa somma come credito nei conti correnti e come debito per le spese del distributore d’acqua dell’ufficio. A questo punto, l’addebito di € 1000 alla spesa per il refrigeratore d’acqua dell’ufficio passa al conto economico. Di conseguenza, l’azienda può registrare la transazione di acquisto senza pagare in contanti. Questo metodo di calcolo corrisponde alla contabilità per competenza. Le spese vengono identificate nel momento in cui vengono sostenute e non quando il denaro passa di mano in mano. Alla fine è l’organizzazione a pagare il conto. Quindi, il tuo commercialista deve inserire un credito di € 1000 nel conto cassa. Inoltre, deve inserire un addebito di 1.000 euro nei conti correnti.

Come automatizzare la contabilità?

Le soluzioni di automazione AP sono tecnologie che supportano le aziende nell’automatizzare e snellire i processi di contabilità fornitori. Le soluzioni AP rendono il lavoro della tua azienda più preciso e veloce. Analizzano l’elaborazione delle fatture di venditori e fornitori. Poi creano un flusso di lavoro digitale ottimizzato per semplificare ogni fase del processo. Inoltre, puoi utilizzare l’automazione AP in qualsiasi processo software, programma o sistema per aumentare l’efficienza dell’intero processo AP utilizzando le sue parti in background.

La trasformazione digitale e l’utilizzo dell’automazione delle AP in un’azienda sono i principali fattori che ne determinano il successo in tutto il mondo. Diversi settori, tra cui la finanza e la contabilità, sono stati notevolmente migliorati da questo movimento di trasformazione tecnologica. La creazione di una strategia digitale sta diventando una pratica diffusa per le aziende che vogliono svilupparsi in modo tecnologico.

Inoltre, per ogni azienda, la contabilità fornitori è una parte essenziale delle operazioni finanziarie. Questi processi hanno il compito di garantire che tutti gli obblighi aziendali siano elaborati in modo completo e appropriato. Tradizionalmente le aziende eseguivano le AP attraverso il lavoro manuale e la documentazione cartacea. Di conseguenza, le soluzioni di automazione digitale stanno aumentando l’evoluzione dei processi manuali. Molte aziende, come Deutsche Bank, Deloitte, Bosch, Siemens e Twitter, hanno già applicato con successo software per automatizzare diverse attività. È solo questione di tempo prima che altre aziende implementino soluzioni di automazione dei processi AP.

Cos’è l’elaborazione intelligente dei documenti?

Nella tua azienda possono essere applicate diverse soluzioni per l’automazione dei processi di pagamento, a seconda del settore e del tipo di processo. Per i settori finanziario e contabile, consigliamo di implementare soluzioni IDP.

L’elaborazione intelligente dei documenti è una soluzione software di nuova generazione in grado di acquisire, analizzare, trasformare ed elaborare dati da vari documenti come Word, PDF, e-mail e documenti scansionati. Puoi implementare diverse tecnologie di intelligenza artificiale (AI): riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), computer vision, elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e persino machine learning o deep learning. I dati estratti dalle fatture e dalle ricevute possono essere analizzati, categorizzati, trasformati ed esportati in sistemi esterni come SAP, Microsoft Dynamics 365 e Salesforce. Le soluzioni IDP aiutano a trasformare la contabilità in un processo end-to-end.

IDP può aiutare la tua azienda nell’elaborazione di documenti strutturati, semi-strutturati e non strutturati:

• I documenti strutturati sono file predefiniti con un layout prestabilito, come una richiesta di prestito o un modulo fiscale.
• I documenti semi-strutturati possono unire strutture fisse e libere, come uno scontrino battuto da una stampante e compilato a mano.
• I documenti non strutturati si riferiscono a una struttura libera come un contratto.

IDP ha molte applicazioni che svolgono diverse funzioni aziendali in molti settori. I casi d’uso più diffusi per l’IDP riguardano i settori critici dell’elaborazione dei documenti, come la contabilità e i servizi finanziari.

Come ottimizzare la contabilità fornitori con IDP?

Le soluzioni IDP sono parti fondamentali della trasformazione digitale in un’azienda che lavora con l’elaborazione dei documenti. Un’efficace automazione dei processi basati sui documenti porta diversi vantaggi alla tua azienda:

• Scambio di conoscenze più rapido.

Puoi categorizzare automaticamente i documenti, come fatture e ricevute, ed estrarre le informazioni più velocemente. Di conseguenza, puoi effettuare la ricerca di informazioni in modo più efficace e veloce rispetto al lavoro manuale.

• Riduzione del numero di errori manuali.

Le soluzioni di automazione IDP consentono al tuo reparto contabile di evitare gli errori manuali dovuti al lavoro monotono. Queste soluzioni sono in grado di estrarre i dati in modo accurato senza interazioni umane. Il tuo commercialista deve rivedere e approvare i dati solo in caso di cattiva qualità dei documenti.

• Processo semplificato.

L’intelligenza artificiale aiuta gli esseri umani ad aumentare le loro capacità in un processo semplificato. Comporta una stazione di convalida umana, un processo di approvazione con più fasi e notifiche di feedback per aggiornare il processo e lavorare con nuovi tipi di documenti.

• Miglioramento continuo.

I modelli di intelligenza artificiale apportano miglioramenti a ogni interazione con i documenti. Ogni nuovo documento viene elaborato e aggiunto al set di formazione del modello.

Come implementare la soluzione IDP di Graip.AI nella contabilità fornitori?

Puoi implementare le soluzioni di Graip.AI in diversi scenari di contabilità passiva, a seconda delle esigenze della tua azienda.

1. Elaborazione di fatture e ricevute.

Il tuo commercialista riceve una fattura o una ricevuta in diversi formati e la inoltra direttamente a Graip.AI. La soluzione prevede un processo istantaneo di estrazione intelligente delle informazioni chiave con l’aiuto della tecnologia ML. Dopo questa fase, un contabile può verificare e approvare il risultato dell’estrazione o apportare modifiche. Questi cambiamenti vengono conservati da un modello ML per l’apprendimento futuro. Graip.AI ha riempito automaticamente i campi personalizzati predefiniti in base a una logica personalizzata. L’utente può correggere i campi nella fase di verifica. Alla fine, i dati estratti e verificati possono essere trasferiti automaticamente a qualsiasi sistema contabile integrato di terze parti, come SAP e Oracle NetSuite, tramite API o scaricati in qualsiasi formato applicabile.

2. Processi di riconciliazione automatici.

Nel caso di Griffin Technology, la chiusura manuale ha richiesto 30 giorni prima di avviare i processi di riconciliazione automatica. I precedenti processi AS-IS includevano molto lavoro manuale e soggetto a errori. I contabili raccoglievano documenti cartacei e digitali come assegni, ricevute ed estratti conto. Poi digitavano manualmente i dati nei sistemi ERP o di contabilità e controllavano che ogni record non contenesse errori. Con la soluzione Graip.AI, il tuo reparto contabile può evitare il lavoro manuale. Graip.AI legge i documenti cartacei o digitali e convalida automaticamente gli errori.

3. Abbinamento a 2 vie.

L’obiettivo principale dell’applicazione Graip.AI per questo caso d’uso è quello di ridurre i controlli incrociati manuali per la tenuta dei registri. Inoltre, è necessaria l’automazione per migliorare la visibilità del flusso di cassa. Il processo prevede 4 fasi: estrazione dei documenti, abbinamento dei dati, riconciliazione e finalizzazione dei dati. La funzionalità IDP di Graip.AI legge e riconosce le fatture ricevute in formati non strutturati. Graip.AI separa le fatture PO e non PO. Durante l’elaborazione delle fatture PO, Graip.AI farà una corrispondenza tra PO e fattura (quantità PO = quantità fattura, prezzo unitario PO = prezzo unitario fattura). Se c’è un conflitto corrispondente, il sistema lo comunicherà all’uomo. Se tutto è equivalente, un rendiconto di riconciliazione sarà disponibile con l’aiuto dell’integrazione in un sistema finanziario. I dati riconciliati saranno trasferiti per generare le dichiarazioni di riconciliazione e programmare i pagamenti.

4. Abbinamento a 3 vie.

Questo caso d’uso è diverso da quello precedente nell’ultima fase. Il promemoria di consegna sarà elaborato e riconosciuto da Graip.AI. La soluzione IDP abbinerà la fattura e la bolla di consegna (quantità della fattura = quantità della bolla di consegna, prezzo della fattura = prezzo della bolla di consegna).

5. Mappatura dei conti GL.

Graip.AI consente agli utenti di scaricare i risultati elaborati con collegamenti ai conti GL per automatizzare la categorizzazione in base ai campi acquisiti.

Conclusioni

Grazie all’aumento dell’accuratezza e della velocità di elaborazione dei documenti, l’automazione della contabilità fornitori è diventata una delle migliori opzioni per le aziende che desiderano snellire i propri processi. L’automazione può migliorare ulteriormente l’efficienza dell’azienda utilizzando la tecnologia nel processo. La domanda di generazioni di fornitori di servizi di contabilità dovrebbe sviluppare ulteriormente il mercato dell’elaborazione automatizzata dei documenti di contabilità.

L’elevata richiesta di processi di pagamento più rapidi e di metodi di pagamento in tempo utile continuerà a stimolare la crescita del mercato degli AP. Inoltre, le iniziative governative volte a promuovere la digitalizzazione e l’automazione stanno influenzando l’aumento della crescita del mercato dell’automazione dei conti fornitori.