Las cuentas a pagar (AP) son los procesos más críticos de la contabilidad empresarial. Las cuentas a pagar son cantidades debidas a vendedores o proveedores por bienes o servicios recibidos pero que aún no se han pagado.
El tratamiento inteligente de documentos (IDP) aporta resultados significativos a la optimización de los procesos de AP. La automatización de los AP permite a las empresas obtener una mayor precisión y velocidad de procesamiento. El desarrollo digital permite a los departamentos de contabilidad centrarse en tareas más estratégicas, como la reducción de gastos y la mejora de resultados.
Según el informe Future Market Insights, el mercado mundial de la automatización de AP se estimó en 2.100 millones de euros en 2021. Se prevé que el mercado aumente a una tasa de crecimiento anual compuesto del 10% hasta alcanzar los 6.200 millones de euros, frente a los 2.400 millones de euros en 2032.
En esta publicación, analizamos la definición y los procesos de las cuentas a pagar, las formas de agilizar los procesos de AP con IDP y la integración de las soluciones Graip.AI en AP.
Contenido
¿Qué son las cuentas a pagar?
Las cuentas a pagar (AP) son las deudas a corto plazo de una empresa con sus acreedores y proveedores por servicios y bienes prestados que no han sido pagados. El AP puede proceder de una compra a crédito a un proveedor, o de una suscripción o pago a plazos que vence después de haber recibido los bienes o servicios.
Puedes encontrar cuentas a pagar en cualquier momento en el balance de una empresa. Como representan fondos de deuda a proveedores y vendedores, se contabilizan como pasivo corriente.
Además, la contabilidad de acreedores se denomina departamento o división de negocios especiales. Esta unidad de negocio es responsable de realizar los pagos debidos a proveedores y otros acreedores.
Es importante mencionar que el saldo general de AP de una empresa en un momento determinado se refleja en su balance en la parte de pasivo presente. Tu empresa debe liquidar el AP en un plazo determinado que está escrito en un contrato para evitar el impago.
A nivel de negocios, los AP son obligaciones referidas a pagos a corto plazo debidos a proveedores y vendedores. Las cuentas a pagar conducen a un IUO a corto plazo que sigue de una empresa a otra empresa o entidad. El pagaré es un documento que confirma la existencia de una deuda. La otra empresa registra esta operación como un aumento de las cuentas a cobrar por el mismo importe.
¿Qué procesos se incluyen en las cuentas a pagar?
Las cuentas a pagar consisten en varios procesos que pueden implicar documentos en papel o digitales, como facturas, recibos, cheques e incluso extractos bancarios. Estos procesos tienen que estar muy controlados por el departamento de contabilidad. Cada número y cada interacción deben estar conectados. Tu departamento de contabilidad tiene que calcularlos y gestionarlos con precisión y rapidez.
Una contabilidad por partida doble correcta requiere un cargo y un abono de compensación para cada asiento realizado en el libro mayor. Las partes de este proceso deben estar siempre en él como lo esencial. Para registrar las cuentas a pagar, tu contable necesita acreditar AP cuando reciba la factura o el recibo. La compensación del débito de este asiento suele dar lugar a una cuenta de gastos. Se abrió por el bien o servicio que se adquirió a crédito. Cuando tu empresa paga una factura, el contable realiza un cargo en AP para reducir el saldo de pasivo. Para disminuir el saldo de caja, el crédito de compensación se traslada a la cuenta de caja.
Por ejemplo, imagina que tu empresa recibe una factura de 1.000 euros por dispensadores de agua para oficinas. El departamento de AP recibe una factura. A continuación, tu departamento de cuentas a pagar registra esta suma como un abono en cuentas a pagar y un cargo en gastos de los dispensadores de agua de la oficina. En este momento, el débito de 1.000 euros en el gasto de los dispensadores de agua de la oficina pasa a la cuenta de resultados. Como resultado, la empresa puede registrar la operación de compra sin pagos en efectivo. Esta forma de cálculo coincide con la contabilidad de ejercicio. Los gastos se identifican cuando se producen y no cuando el efectivo pasa de mano en mano. Al final, la organización paga la factura. Entonces, tu contable tiene que introducir un abono de 1.000 euros en la cuenta de caja. Además, necesita introducir un débito de 1000 euros en cuentas a pagar.
¿Cómo automatizar las cuentas a pagar?
Las soluciones de automatización de cuentas a pagar son tecnologías que ayudan a las empresas a automatizar y agilizar los procesos de cuentas a pagar. Las soluciones AP hacen que el trabajo de tu empresa sea más preciso y rápido. Analizan la tramitación de las facturas de vendedores y proveedores. Después crean un flujo de trabajo digital optimizado para simplificar cada paso del proceso. Además, puedes utilizar la automatización AP en cualquier proceso de software, programa o sistema para aumentar la eficacia de todo el proceso AP utilizando sus partes de fondo.
La transformación digital y el uso de la automatización AP en una empresa son los principales motores de su desarrollo exitoso en todo el mundo. Diferentes sectores, entre ellos las finanzas y la contabilidad, están mejorando significativamente gracias a este movimiento de transformación tecnológica. La creación de una estrategia digital se está convirtiendo en una práctica generalizada para las empresas que quieren desarrollarse de forma tecnológica.
Además, para toda empresa, las cuentas a pagar aparecen como una parte esencial de sus operaciones financieras. Estos procesos se encargan de garantizar que todas las obligaciones empresariales se procesen de forma completa y adecuada. Tradicionalmente, las empresas realizaban el AP mediante trabajo manual y documentación en papel. Como resultado, las soluciones de automatización digital están aumentando la evolución de los procesos manuales. Muchas empresas, como Deutsche Bank, Deloitte, Bosch, Siemens y Twitter, ya han aplicado con éxito software para automatizar distintas tareas. Es sólo cuestión de tiempo que otras empresas implanten soluciones de automatización AP para sus procesos.
¿Qué es el tratamiento inteligente de documentos?
En tu empresa pueden aplicarse múltiples soluciones para la automatización de la AP, según el sector y el tipo de proceso. Para los sectores financiero y contable, recomendamos implantar soluciones de IPD.
El procesamiento inteligente de documentos es una solución de software de última generación que puede capturar, analizar, transformar y procesar datos de diversos documentos, como Word, PDF, correo electrónico y documentos escaneados. Puedes aplicar distintas tecnologías de inteligencia artificial (IA): reconocimiento óptico de caracteres (OCR), visión por ordenador, procesamiento del lenguaje natural (NLP) e incluso aprendizaje automático o profundo. Los datos extraídos de tus facturas y recibos se pueden analizar, categorizar, transformar y exportar a sistemas externos como SAP, Microsoft Dynamics 365 y Salesforce. Las soluciones IDP ayudan a transformar tu contabilidad en un proceso integral.
IDP puede ayudar a tu empresa con el tratamiento de documentos estructurados, semiestructurados y no estructurados:
- Entre los documentos estructurados se encuentran los archivos predefinidos con un diseño establecido, como una solicitud de préstamo o un formulario fiscal.
- Los documentos semiestructurados pueden unir estructuras fijas y de forma libre, como un recibo intervenido por una impresora y rellenado a mano.
- Los documentos no estructurados se refieren a una estructura de forma libre, como un contrato.
La IDP tiene muchas aplicaciones que realizan diversas funciones empresariales en muchos sectores. Los casos de uso más populares de la IDP afectan a sectores críticos del procesamiento de documentos, como la contabilidad y los servicios financieros.
¿Cómo agilizar las cuentas a pagar con IDP?
Las soluciones IDP son piezas clave de la transformación digital en una empresa que trabaje con procesamiento de documentos. La automatización eficaz de los procesos basados en documentos aporta diversas ventajas a tu empresa:
- Intercambio de conocimientos más rápido.
Puedes clasificar automáticamente documentos, como facturas y recibos, y extraer información más rápidamente. Como resultado, puedes realizar la búsqueda de información de forma más eficaz y rápida que durante el trabajo manual.
- Reducción del número de errores manuales.
Las soluciones de automatización IDP permiten a tu departamento de contabilidad evitar los errores manuales debidos al trabajo monótono. Estas soluciones pueden extraer datos con precisión sin interacciones humanas. Tu contable sólo tiene que revisar y aprobar los datos en caso de mala calidad del documento.
- Proceso simplificado.
La inteligencia artificial nos ayuda a aumentar nuestras capacidades mediante un proceso racionalizado. Implica una estación de validación humana, un proceso de aprobación con múltiples pasos y notificaciones de respuesta para actualizar el proceso y trabajar con nuevos tipos de documentos.
- Mejora continua.
Los modelos de AI aportan mejoras a cada interacción documental. Cada nuevo documento se procesa y se añade al conjunto de entrenamiento del modelo.
¿Cómo implantar la solución IDP de Graip.AI en las cuentas por pagar?
Puedes implantar las soluciones Graip.AI en distintos escenarios de cuentas a pagar en función de las necesidades de tu empresa.
- Procesamiento de facturas y recibos.
Tu contable recibe una factura o un recibo en diferentes formatos y lo envía directamente a Graip.AI. En la solución va un proceso instantáneo de extracción inteligente de información clave con ayuda de la tecnología ML. Después de este paso, un contable puede verificar y aprobar el resultado de la extracción o hacer cambios. Estos cambios los conservará un modelo ML para futuros aprendizajes. Graip.AI rellenó automáticamente los campos personalizados predefinidos basándose en una lógica personalizada. El usuario puede corregir los campos en la fase de verificación. Al final, los datos extraídos y verificados se pueden transferir automáticamente a cualquier sistema contable integrado de terceros, como SAP y Oracle NetSuite, mediante API o descargarse en cualquier formato aplicable.
- Procesos de conciliación automáticos.
En el caso de Griffin Technology, el cierre manual duró 30 días antes de poner en marcha los procesos de conciliación automática. Los procesos AS-IS anteriores incluían mucho trabajo manual y propenso a errores. Los contables recopilaban documentos en papel y digitales, como cheques, recibos y extractos bancarios. Luego tecleaban manualmente los datos en los sistemas ERP o de contabilidad y comprobaban cada registro para detectar errores. Con la solución Graip.AI, tu departamento de contabilidad puede evitar el trabajo manual. Graip.AI lee los documentos en papel o digitales y valida automáticamente los errores.
- Emparejamiento bidireccional.
El objetivo principal de la aplicación Graip.AI para este caso de uso es reducir la comprobación manual para llevar el registro. Además, la automatización es necesaria para mejorar la visibilidad del flujo de fondos. El proceso incluye 4 pasos: extracción de documentos, cotejo de datos, conciliación y finalización de datos. La funcionalidad IDP de Graip.AI leerá y reconocerá las facturas recibidas en formatos no estructurados. Graip.AI separa las facturas PO de las facturas Non-PO. Durante el procesamiento de facturas de pedido, Graip.AI cotejará el pedido y la factura (Cantidad de pedido = Cantidad de factura, Precio unitario de pedido = Precio unitario de factura). Si hay un conflicto de coincidencia, el sistema lo notificará a los humanos. Si todo es equivalente, un estado de conciliación irá con la ayuda de la integración en un sistema financiero. Los datos conciliados se transferirán para generar extractos de conciliación y programar el pago.
- 3-way matching o Combinación de tres vías.
Este caso práctico difiere del anterior en el último paso. La nota de entrega será procesada y reconocida por Graip.AI. La solución IDP hará coincidir la factura y el albarán (Ctd. factura = Ctd. albarán, Precio factura = Precio albarán).
- Asignación a cuentas del Libro Mayor.
Graip.AI permite a los usuarios descargar los resultados procesados con enlaces a cuentas GL para automatizar la categorización basada en los campos capturados.
Conclusión
Al aumentar la precisión y la velocidad del procesamiento de documentos, la automatización de las cuentas a pagar se ha convertido en una de las mejores opciones para las empresas que esperan agilizar sus procesos. La automatización puede mejorar aún más la eficacia de la empresa utilizando la tecnología en el proceso. La demanda de generaciones de contables debería desarrollar aún más el mercado del procesamiento automatizado de cuentas a pagar.
La gran demanda de procesos de pago más rápidos y de métodos de pago a tiempo seguirá estimulando el crecimiento del mercado AP. Además, las iniciativas del gobierno para impulsar la digitalización y la automatización están afectando al aumento del crecimiento del mercado de la automatización de cuentas a pagar.