Die Debitorenbuchhaltung (AR) gilt als eine der wichtigsten Funktionen eines Unternehmens. Wenn Kunden ihre Einkäufe auf Kredit bezahlen, ist die AR-Abteilung für den Empfang, das Inkasso und die Kontrolle dieser Zahlungen verantwortlich. Ohne diese wichtigen Zahlungen kann Ihr Unternehmen nicht weiterarbeiten. Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung wird zu einem integralen Bestandteil der Geschäftsentwicklung. Es reduziert den Zeit- und Kostenaufwand für manuelle Arbeiten, eliminiert mögliche Berechnungsfehler, beschleunigt die Verarbeitung und bietet Einblicke für bessere Entscheidungen.
Laut dem Bericht von Mordor Intelligence LLP wurde der weltweite Markt für die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung im Jahr 2021 auf 1,9 Millionen Euro geschätzt und wird bis zum Jahr 2027 voraussichtlich 3,9 Millionen Euro wert sein, bei einer CAGR von 12,11% von 2022 bis 2027.
In diesem Artikel werden wir erörtern, was Debitorenbuchhaltung bedeutet, aus welchen Prozessen sie sich zusammensetzt, was IDP ist und wie diese Technologie zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung beiträgt. Wir werden auch untersuchen, wie Sie das IDP-Produkt von Graip.ai in die Debitorenbuchhaltung implementieren können, um diese effizient zu verbessern.
Inhalt
Was sind Außenstände?
Forderungen sind der Geldbetrag, den Kunden einem Unternehmen für erbrachte Dienstleistungen und Waren schulden, der aber noch nicht von den Kunden bezahlt wurde. AR wird in der Bilanz des Unternehmens als kurzfristiger Vermögenswert aufgeführt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass jeder Geldbetrag, den Kunden für auf Kredit getätigte Käufe schulden, AR ist.
Die Bedeutung von Verbindlichkeiten ist ähnlich wie die von Forderungen. Der Unterschied besteht darin, dass es sich nicht um Geld handelt, das Sie erhalten, wie bei den Verbindlichkeiten, sondern um Geld, das Ihnen geschuldet wird. Wenn Sie sich für die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung interessieren, lesen Sie mehr Informationen in unserem früheren Artikel. Sie können die Stärke des AR eines Unternehmens anhand der Umschlagshäufigkeit der Debitoren oder der Außenstandsdauer der Verkäufe analysieren. Ihre Analytiker können eine Analyse der Umschlagshäufigkeit durchführen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wann das Unternehmen tatsächlich AR erhält.
Der Prozess der AR lässt sich beispielsweise gut anhand eines Gasunternehmens veranschaulichen, das seinen Kunden Rechnungen stellt, nachdem diese das Gas erhalten haben. Das Gasunternehmen muss Forderungen erfassen, um seine Rechnungsdaten zu aktualisieren, da dieses Unternehmen darauf wartet, dass seine Kunden ihre Rechnungen bezahlen.
Die meisten Unternehmen arbeiten damit, dass sie einen Teil ihres Umsatzes auf Kredit abwickeln. Gelegentlich bieten Unternehmen diesen Kredit für Stammkunden an, die regelmäßig Rechnungen erhalten. Auf diese Weise können sich die Kunden vor Problemen schützen. Sie können dadurch verursacht werden, dass die Zahlungen bei jeder Transaktion physisch durchgeführt werden. In einem anderen Fall schlagen die Unternehmen ihren Kunden monoton vor, sofort nach Erhalt der Dienstleistung zu bezahlen.
Welche Vorgänge sind in der Debitorenbuchhaltung enthalten?
Forderungen beziehen sich auf unbezahlte Rechnungen, die ein Unternehmen hat, oder auf das Geld, das Kunden dem Unternehmen schulden. Dieser Begriff bezieht sich auf Konten, auf die ein Unternehmen ein Anrecht hat, weil es bereits Waren oder Dienstleistungen geliefert hat. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen oder Debitoren stellen eine von einem Unternehmen gewährte Kreditlinie dar. AR hat Bedingungen, die Zahlungen innerhalb eines kurzen Zeitraums erfordern. Dieser Zeitraum variiert in der Regel von einigen Tagen bis zu einem Steuer- oder Kalenderjahr.
Unternehmen verbuchen Forderungen normalerweise als Aktiva in ihrer Bilanz. Sie nehmen diesen Eintrag vor, weil der Kunde gesetzlich verpflichtet ist, die Schuld zu begleichen. Sie gelten als liquide Vermögenswerte, da sie als Sicherheit für einen Kredit verwendet werden können, um kurzfristige Verpflichtungen zu erfüllen. Es ist wichtig zu erwähnen, dass Forderungen Teil des Betriebskapitals eines Unternehmens sind. Außerdem beziehen sich die Forderungen auf das Umlaufvermögen. Es bedeutet, dass der Kontosaldo vom Schuldner in einem Jahr oder weniger fällig wird. Wenn ein Unternehmen in diesem Fall Forderungen hat, bedeutet dies, dass es einen Verkauf auf Kredit getätigt hat, aber noch kein Geld vom Käufer erhalten hat. Viele Unternehmen verwenden Fälligkeitspläne für Forderungen, um den Status und das Wohlergehen von AR zu kontrollieren. Die grundlegenden Prozesse der Debitorenbuchhaltung folgen diesen Hauptschritten:
- Rechnungsverarbeitung – Rechnungen werden von einem Unternehmen empfangen und verarbeitet.
- Zahlungsabwicklung – Zahlungen werden mit Rechnungen abgeglichen.
- Abgleich – es wird eine Zusammenfassung der Aktivitäten angezeigt: erstellte Rechnungen, eingegangene Zahlungen und Anpassungen.
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine fortschrittliche Softwarelösung. Es kann Ihre Unternehmensdaten aus Dokumenten wie E-Mails, Text, PDF, Word oder sogar gescannten Dateien erfassen, umwandeln und verarbeiten. Mit diesen fortschrittlichen Lösungen können Sie Daten analysieren, kategorisieren, umwandeln und in externe Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics 365 und Salesforce exportieren. Als Ergebnis erhalten Sie einen vollständig automatisierten End-to-End-AR-Prozess.
IDP-Lösungen können mit verschiedenen Arten von Dokumenten arbeiten:
- Strukturierte Dokumente – vordefinierte Dokumente mit einem festen Layout, wie ein Steuerformular.
- Unstrukturierte Dokumente – frei formulierte Dokumente wie ein Memo oder ein Geschäftsvertrag.
- Halbstrukturierte Dokumente – diese Art von Dokumenten kann Freiform- und feste Strukturen kombinieren.
IDP-Lösungen haben eine Vielzahl von Anwendungen, die unterschiedliche Geschäftsfunktionen in verschiedenen Branchen erfüllen. Häufige Anwendungsfälle für IDP sind die Dokumentenverarbeitung im Finanzdienstleistungssektor, die Bearbeitung von Beschwerden im Gesundheitswesen und die Lieferverfolgung in der Lieferkettenindustrie. Hier erfahren Sie mehr über die häufigsten IDP-Anwendungsfälle in unserer Praxis: Versicherungen und Logistikdienste.
Wie optimieren Sie die Debitorenbuchhaltung mit IDP?
Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung wird zu einem integralen Bestandteil von Unternehmen. Es hilft Unternehmen, Geld und Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern. Ein schlechtes Forderungsmanagement wirkt sich auf die Kreditvergabe, die Kreditaufnahme des Unternehmens, das Liquiditätsmanagement, die Vertriebsberichte des Unternehmens und die Vertriebsprovisionen aus. Darüber hinaus erschweren ineffektive Debitorenprozesse den Überblick über die aktuelle Finanzlage eines Unternehmens.
Die automatisierte Rechnungsstellung hilft beispielsweise, manuelle Fehler zu vermeiden und den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben wie das Ausfüllen und Scannen von Rechnungen zu reduzieren. Sie können diese Zeit für wichtigere strategische Aufgaben in Ihrem Unternehmen nutzen. Automatisierte AR-Prozesse tragen dazu bei, Kosten zu senken und Unternehmen profitabler zu machen.
Es gibt einige typische Anwendungsfälle von IDP in Debitorenprozessen:
- Bearbeitung von Rechnungen
Die Rechnungsautomatisierung ermöglicht es Ihnen, eine komplexe Routine von Rechnungsfunktionen zu erstellen und zu bedienen. Sie können die Effizienz Ihrer Rechnungen steigern, indem Sie manuelle Fehler und den Zeitaufwand für monotone Prozesse reduzieren. - Zahlungsabwicklung
Diese Phase umfasst den Prozess des Abgleichs von Zahlungen mit Rechnungen. Er bezieht sich auf den Vergleich von Rechnungen mit Belegdokumenten, um die Richtigkeit der Angaben vor der Zahlung zu überprüfen. - Verwaltung von Sammlungen
Durch die automatische Extraktion von Daten aus Kundenkommunikationskanälen, wie z.B. E-Mails, können Unternehmen überfällige Rechnungen identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Eintreibung von Zahlungen ergreifen. - Compliance Management
IDP kann Unternehmen auch dabei helfen, die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf AR-Prozesse zu erfüllen. Durch die automatische Extraktion und Speicherung von Daten zu Kundentransaktionen können Unternehmen problemlos Berichte und Prüfprotokolle für Compliance-Zwecke erstellen. - Lösungen mit zusätzlicher Funktionalität
Lösungen, die über zusätzliche Funktionen zur Erstellung von Analysen verfügen, können Ihnen helfen, Einblicke in Finanzinformationen in Echtzeit zu erhalten und rechtzeitig die richtigen Finanzentscheidungen zu treffen. - Versöhnung
Diese Phase ist die wichtigste im gesamten Prozess der Automatisierung von AR. Ein automatischer Abstimmungsbericht ermöglicht es Ihnen, die Nebenbuchhaltung mit dem Hauptbuch abzugleichen und eine Zusammenfassung der Aktivitäten anzuzeigen. Es enthält automatisch erstellte Rechnungen, Zahlungseingänge und Anpassungen.
Wie implementiert man die IDP-Lösung von Graip.AI in die Debitorenbuchhaltung?
Graip.AI ist eine Lösung für die automatische Erkennung und Klassifizierung von Daten. Es kann auf verschiedene Arten von Dokumenten angewendet werden, darunter PDF, Exel, Word, E-Mail und sogar gescannte Dateien. Die Lösung basiert auf Mechanismen des maschinellen Lernens. Sie ermöglichen Graip.AI, den Typ, die Nummer und das Datum des Dokuments sowie andere Details unabhängig zu bestimmen.
Um AR zu automatisieren, können Sie die Graip.AI-Lösung in Ihren Buchhaltungsprozess integrieren. Graip.AI optimiert verschiedene Anwendungsfälle, je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer Branche.
- Bearbeitung von Rechnungen und Belegen.
Ihre AR-Abteilung erhält Rechnungen oder Quittungen in verschiedenen Formaten und sendet sie an das Graip.AI-System. Es gibt einen sofortigen Prozess der intelligenten Extraktion von Schlüsselinformationen mithilfe von ML-Technologie. Am Ende dieses Prozesses kann Ihr Buchhalter das Extraktionsergebnis überprüfen und genehmigen oder die erforderlichen Änderungen vornehmen. Unser ML-Modell wird diese Änderungen für zukünftiges Lernen und effektivere Interaktionen speichern. Wenn es geschäftliche Anforderungen gibt, kann Graip.AI benutzerdefinierte Felder auf der Grundlage einer benutzerdefinierten Geschäftslogik automatisch mit vordefinierten Daten füllen. In der Verifizierungsphase kann Ihr Buchhalter die Felder korrigieren. Am Ende können die extrahierten und verifizierten Daten automatisch über eine API an jedes integrierte 3-Parteien-Buchhaltungssystem übertragen oder in jedem beliebigen Format heruntergeladen werden. Zu den 3-Parteien-Systemen können SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 und andere gehören. - Automatische Abstimmungsprozesse.
In der Fallstudie von Griffin Technology heißt es, dass der manuelle Abschluss der Buchhaltung 30 Tage dauerte, bevor die Prozesse für den automatischen Abgleich eingeführt wurden. Die AS-IS-Prozesse der vorherigen Generation beinhalten viel manuelle und fehleranfällige Arbeit. Buchhalter müssen digitale und Papierdokumente manuell erfassen. Das können Schecks, Quittungen und Kontoauszüge sein. Dann geben sie die Daten manuell in die Buchhaltungs- oder ERP-Systeme ein. Während dieser Arbeit müssen sie jeden Datensatz auf Fehler überprüfen.
Die Graip.AI-Lösung bietet Ihrer Buchhaltungsabteilung die Möglichkeit, manuelle, fehleranfällige Arbeiten zu vermeiden. Graip.AI liest Papier- oder digitale Daten und validiert automatisch Fehler. Der Prozess umfasst die folgenden Schritte: Hochladen von Dokumenten, Extraktion von Daten, Abgleich und Abstimmung. Im dritten Schritt werden die extrahierten Daten mit dem entsprechenden Kundenkonto im Buchhaltungssystem abgeglichen. Es hilft, Unstimmigkeiten zu erkennen, z. B. Rechnungen, die bereits bezahlt wurden oder überfällig sind, und ermöglicht eine schnellere Lösung. Die Ausnahmebehandlung gilt für Fälle, in denen eine Unstimmigkeit oder Diskrepanz vorliegt. Die Graip.AI kennzeichnet sie als Ausnahme und sendet eine Warnung an die betreffende Abteilung oder das Team. Es ermöglicht eine schnellere Lösung und reduziert das Risiko von Streitigkeiten oder Verzögerungen. Am Ende liefert Graip.AI Berichte und Analysen über den Abstimmungsprozess. Es hilft dem Management, Trends zu erkennen, die Leistung zu überwachen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. - Mapping auf GL-Konten.
Graip.AI ermöglicht es Benutzern, verarbeitete Ergebnisse mit Links zu GL-Konten herunterzuladen, um die Kategorisierung anhand der erfassten Felder zu automatisieren. Sobald die Daten extrahiert sind, ordnet Graip.AI die Transaktion auf der Grundlage von vordefinierten Regeln und Geschäftslogik dem entsprechenden GL-Konto zu. Die Lösung kann die Transaktionsdaten automatisch in das Buchhaltungssystem des Unternehmens hochladen.
Fazit
Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung hat einen erheblichen Einfluss auf die Geschäftsprozesse und deren Effektivität. Die Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen führt zu zahlreichen Vorteilen, wie z.B. schnellerer Datenaustausch, Senkung der Bearbeitungskosten, weniger manuelle Fehler, hohe Anpassungsfähigkeit, optimierte manuelle Prozesse und Verbesserung der Überstunden.
Darüber hinaus wird erwartet, dass die Zunahme von Cloud-basierten AR-Automatisierungslösungen und die wachsende Akzeptanz dieser Lösungen bei kleinen und mittleren Unternehmen unvergleichliche Chancen für den Markt schaffen werden.