Les comptes clients sont considérés comme l’une des fonctions les plus importantes d’une entreprise. Lorsque les clients règlent leurs achats à crédit, le service des comptes débiteurs est chargé de recevoir, d’encaisser et de contrôler ces paiements. Sans ces paiements essentiels, une entreprise ne peut pas poursuivre ses activités. L’automatisation des comptes clients fait désormais partie intégrante du développement des entreprises. Elle réduit le temps et l’argent consacrés au travail manuel, élimine les éventuelles erreurs de calcul, accélère le traitement et fournit des informations pour une meilleure prise de décision.
Selon le rapport de Mordor Intelligence LLP, le marché mondial de l’automatisation des comptes clients a été évalué à 1,9 million d’euros en 2021 et devrait atteindre 3,9 millions d’euros d’ici 2027, avec un taux de croissance annuel moyen de 12,11 % entre 2022 et 2027.
Dans cet article, nous allons voir ce que signifie le terme “comptes clients”, quels sont les processus qui le composent, en quoi consiste l’IDP et comment cette technologie permet d’automatiser les comptes clients. Nous allons également examiner comment mettre en œuvre le produit IDP de Graip.ai dans vos comptes clients pour une amélioration efficace.
Contenu
Que sont les comptes débiteurs ?
Les comptes débiteurs représentent la somme d’argent que les clients doivent à une entreprise pour les services et les biens fournis, mais qui n’a pas encore payée. Un compte débiteur figure comme actif actuel dans le bilan de l’entreprise. En résumé, toute somme d’argent due par les clients pour des achats effectués à crédit est un compte débiteur.
Le sens de l’expression “comptes créditeurs” est proche de celui de l’expression “comptes débiteurs”. La différence consiste dans le fait que plutôt que ce soit de l’argent à recevoir comme c’est le cas pour les comptes créditeurs, ici, il s’agit d’argent dû. Si vous êtes intéressé par les processus de comptes créditeurs, vous trouverez plus d’informations dans notre article précédent. Vous pouvez analyser la solidité d’une entreprise à l’aide du ratio de rotation des comptes clients ou du délai de recouvrement des créances. Votre service d’analyse peut effectuer une analyse du ratio de rotation afin d’avoir une idée de la date à laquelle l’entreprise est effectivement payée par ses comptes débiteurs.
Par exemple, le processus de compte débiteur s’illustre parfaitement lorsqu’une compagnie de gaz facture ses clients après que ceux-ci ont reçu le gaz. L’entreprise de gaz doit enregistrer les comptes débiteurs pour mettre à jour les données relatives aux factures, car elle attend que ses clients paient leurs factures.
La plupart des entreprises fonctionnent en offrant une partie de leurs ventes à crédit. Parfois, les entreprises proposent ce crédit aux clients fréquents qui reçoivent des factures périodiques. Ce moyen permet aux clients de se protéger contre les problèmes. Ceux-ci peuvent être causés par le fait d’effectuer physiquement les paiements au fur et à mesure de chaque transaction. Dans d’autres cas, les entreprises proposent simplement à tous leurs clients l’option de payer dès qu’ils reçoivent le service.
Quels sont les processus inclus dans les comptes débiteurs ?
Les comptes clients débiteurs désignent les factures impayées à une entreprise ou l’argent que les clients doivent à cette entreprise. Ce terme désigne les sommes qu’une entreprise a le droit de recevoir parce qu’elle a déjà fourni des biens ou des services. Les comptes débiteurs, ou créances, représentent une ligne de crédit accordée par une entreprise. Un compte débiteur comporte des conditions qui exigent des paiements dus dans un court laps de temps. Cette période varie généralement de quelques jours à une année fiscale ou civile.
Les entreprises inscrivent généralement les créances à l’actif de leur bilan. Elles l’inscrivent parce que le client a l’obligation légale de payer la dette. Ils sont considérés comme des actifs liquides parce qu’ils peuvent être utilisés comme garantie pour obtenir un prêt permettant de faire face à des obligations à court terme. Il est important de mentionner que les créances font partie du fonds de roulement d’une entreprise. En outre, les comptes débiteurs font partie de l’actif circulant. Cela signifie que le solde du compte est dû par le débiteur dans un délai d’un an ou moins. Dans ce cas, si une entreprise a des comptes à recevoir, cela signifie qu’elle a effectué une vente à crédit, mais qu’elle n’a pas encore reçu d’argent de l’acheteur. De nombreuses entreprises utilisent des calendriers de vieillissement des comptes clients pour contrôler l’état et la santé des comptes clients. Les processus de base de la comptabilité clients se déroulent selon les étapes suivantes :
- Traitement des factures – les factures sont reçues et traitées par une entreprise.
- Traitement des paiements – les paiements sont associés aux factures.
- Rapprochement – un résumé des activités est affiché : factures générées, paiements reçus et ajustements.
Qu’est-ce que le traitement intelligent des documents ?
Le traitement intelligent des documents (IDP) est une solution logicielle avancée. Il peut capturer, transformer et traiter les données de votre entreprise à partir de documents tels que des courriels, du texte, des PDF, des fichiers Word ou même des fichiers scannés. Grâce à ces solutions avancées, les données peuvent être analysées, catégorisées, transformées et exportées vers des systèmes externes tels que SAP, Microsoft Dynamics 365 ou encore Salesforce. Vous bénéficierez ainsi d’un processus de gestion des comptes annuels entièrement automatisé de bout en bout.
Les solutions IDP peuvent fonctionner avec différents types de documents :
- Documents structurés – documents prédéfinis avec une mise en page définie, comme pour un formulaire fiscal.
- Documents non structurés – documents de forme libre tels qu’un mémo ou un contrat commercial.
- Documents semi-structurés – ces types de documents peuvent combiner des formes libres et des structures fixes.
Les solutions IDP ont une grande variété d’applications qui remplissent différentes fonctions commerciales dans différents secteurs d’activité. Les cas d’utilisation fréquents de l’IDP sont le traitement des documents dans les services financiers, le traitement des plaintes dans le secteur des soins de santé et le suivi des livraisons dans le secteur des chaînes d’approvisionnement. Vous trouverez ici les cas d’utilisation de l’IDP les plus fréquents dans notre pratique : les services d’assurance et de logistique.
Comment optimiser les comptes clients avec l’IDP ?
L’automatisation des comptes clients fait de plus en plus partie intégrante des entreprises. Cela aide les entreprises à économiser de l’argent et du temps et à améliorer leur efficacité. De mauvaises opérations de recouvrement ont un impact sur les tâches de crédit, les emprunts de l’entreprise, la gestion des liquidités, les rapports de vente de l’entreprise et les commissions de vente. En outre, l’inefficacité des processus de gestion des comptes clients rend difficile la compréhension de la situation financière actuelle d’une organisation.
Par exemple, la facturation automatisée permet d’éviter les erreurs manuelles et de réduire le temps consacré aux tâches répétitives telles que le remplissage et la numérisation des factures. Vous pouvez consacrer ce temps à des tâches stratégiques plus importantes au sein de votre organisation. L’automatisation des processus de comptes débiteurs permet de réduire les coûts et de rendre les entreprises plus rentables.
Il existe quelques cas d’utilisation typiques de l’IDP dans les processus de gestion des comptes clients :
- Traitement des factures
L’automatisation des factures vous permet de créer et de gérer une routine complexe de fonctions de facturation. Vous pouvez accroître l’efficacité des factures en réduisant les erreurs manuelles et le temps consacré à des processus monotones. - Traitement des paiements
Cette étape comprend le processus de mise en correspondance des paiements et des factures. Il s’agit de comparer les factures avec les pièces justificatives afin de vérifier que les informations sont correctes avant le paiement. - Gestion des collections
En extrayant automatiquement les données des canaux de communication avec les clients, tels que le courrier électronique, les organisations peuvent identifier les comptes en souffrance et prendre les mesures appropriées pour recouvrer les paiements. - Gestion de la conformité
L’IDP peut également aider les organisations à se conformer aux exigences réglementaires liées aux processus de comptes débiteurs. En extrayant et en stockant automatiquement les données relatives aux transactions des clients, les organisations peuvent facilement produire des rapports et des pistes d’audit à des fins de conformité. - Solutions avec fonctionnalités supplémentaires
Les solutions dotées de fonctionnalités supplémentaires pour l’élaboration d’analyses peuvent vous aider à obtenir des informations financières en temps réel et à prendre les bonnes décisions financières en temps voulu. - Réconciliation
Cette étape est la plus essentielle de tout le processus d’automatisation des comptes débiteurs. Un rapport de réconciliation automatisé vous permet de faire correspondre le grand livre auxiliaire avec le grand livre général et de présenter un résumé de l’activité. Il inclut automatiquement les factures générées, les paiements reçus et les ajustements.
Comment mettre en œuvre la solution IDP de Graip.AI dans la comptabilité clients ?
Graip.AI est une solution de reconnaissance et de classification automatique des données. Cela peut être appliqué à différents types de documents, notamment des fichiers PDF, Excel, Word, des courriels et même des fichiers scannés. La solution repose sur des mécanismes d’apprentissage automatique. Ils permettent à Graip.AI de déterminer de manière indépendante le type, le numéro et la date du document, ainsi que d’autres détails.
Pour automatiser les comptes débiteurs clients, vous pouvez implémenter la solution Graip.AI dans votre processus comptable. Graip.AI optimise différents cas d’utilisation en fonction des besoins et du secteur de votre entreprise.
- Traitement des factures et des reçus.
Votre département de comptes débiteurs eçoit des factures ou des reçus sous différents formats et les envoie au système Graip.AI. Il s’agit d’un processus instantané d’extraction intelligente d’informations clés à l’aide de la technologie ML. À la fin de ce processus, votre comptable peut vérifier et approuver le résultat de l’extraction ou apporter les modifications nécessaires. Notre modèle modèle ML conservera ces changements en vue d’un apprentissage futur et d’interactions plus efficaces. En cas de besoin, Graip.AI peut remplir automatiquement des champs personnalisés avec des données prédéfinies en fonction d’une logique commerciale personnalisée. Au stade de la vérification, votre comptable peut corriger ces champs. Enfin, les données extraites et vérifiées peuvent être automatiquement transférées vers tout système de comptabilité tiers intégré via API ou téléchargées dans n’importe quel format applicable. Parmi les systèmes 3-rd party, on peut citer SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, etc. - Processus de réconciliation automatique.
Dans l’étude de cas de Griffin Technology, il est mentionné que la clôture comptable manuelle prenait 30 jours avant de lancer les processus de réconciliation automatique. Les processus AS-IS de la génération précédente comportent une grande part de travail manuel et d’erreurs. Les comptables doivent collecter manuellement les documents numériques et papier. Il peut s’agir de chèques, de reçus ou de relevés bancaires. Ils saisissent ensuite manuellement les données dans les systèmes comptables ou ERP. Au cours de ce travail, ils doivent vérifier que chaque enregistrement ne comporte pas d’erreurs.
La solution Graip.AI permet à votre service comptable d’éviter les travaux manuels qui peuvent être sources d’erreurs. Graip.AI lit les données papier ou numériques et valide automatiquement les erreurs. Le processus comprend les étapes suivantes : chargement des documents, extraction des données, mise en correspondance et réconciliation. Dans un troisième temps, les données extraites sont comparées au compte client correspondant dans le système comptable. Cela permet d’identifier les divergences, telles que les factures qui ont été payées ou qui sont en retard de paiement, et de les résoudre plus rapidement. La gestion des exceptions s’applique en cas de non-concordance ou de divergence. Graip.AI signale cela comme une exception et envoie une alerte au service ou à l’équipe concerné(e). Cela permet une résolution plus rapide et réduit le risque de litiges ou de retards. Enfin, Graip.AI fournit des rapports et des analyses sur le processus de réconciliation. Cela aide la direction à identifier les tendances, à contrôler les performances et à prendre des décisions fondées sur des données. - Mise en correspondance avec les comptes GL.
Graip.AI permet aux utilisateurs de télécharger les résultats traités avec des liens vers les comptes GL afin d’automatiser la catégorisation sur la base des champs saisis. Une fois les données extraites, Graip.AI affecte la transaction au compte général approprié sur la base de règles prédéfinies et de la logique d’une entreprise. La solution peut automatiquement télécharger les données de la transaction dans le système comptable de l’organisation.
Conclusion
L’automatisation des comptes clients a un impact significatif sur les processus d’entreprise et leur efficacité. L’automatisation des processus basés sur les documents présente de nombreux avantages, tels qu’un partage plus rapide des données, une réduction des coûts de traitement, une diminution des erreurs manuelles, une personnalisation accrue, une optimisation des processus manuels et une amélioration des heures supplémentaires.
En outre, l’essor des solutions d’automatisation de comptes débiteurs basées sur le cloud, ainsi que la croissance de l’adoption de ces solutions par les petites et moyennes entreprises, devraient créer des opportunités incomparables pour le marché.