Należności (AR) są uważane za jedną z najważniejszych funkcji biznesowych. Gdy klienci płacą za swoje zakupy na kredyt, dział AR jest odpowiedzialny za otrzymywanie, zbieranie i kontrolowanie tych płatności. Bez takich krytycznych płatności firma nie będzie w stanie dalej działać. Automatyzacja należności staje się integralną częścią rozwoju biznesu. Zmniejsza czas i koszty związane z pracą ręczną, eliminuje możliwe błędy obliczeniowe, przyspiesza przetwarzanie oraz dostarcza spostrzeżeń, które wspierają podejmowanie lepszych decyzji.
Według raportu Mordor Intelligence LLP, globalny rynek automatyzacji należności został wyceniony na 1,9 miliona euro w 2021 roku i przewiduje się, że do 2027 roku osiągnie wartość 3,9 miliona euro, rejestrując CAGR na poziomie 12,11% w latach 2022-2027.
W tym artykule omówimy, co oznaczają należności, jakie procesy się na nie składają, czym jest IDP i jak ta technologia pomaga zautomatyzować należności. Zbadamy również, w jaki sposób można wdrożyć produkt Graip.ai IDP do należności w celu skutecznego usprawnienia.
Spis treści
Czym są należności?
Należności to kwota pieniędzy, którą klienci są winni firmie za dostarczone usługi i towary, za które jeszcze nie zapłacili. AR jest wykazywany jako składnik aktywów obrotowych w bilansie spółki. Podsumowując, każda kwota pieniędzy należna od klientów za zakupy dokonane na kredyt to AR.
Znaczenie zobowiązań jest zbliżone do należności. Różnica polega na tym, że zamiast pieniędzy do otrzymania, jak w przypadku zobowiązań, są to pieniądze należne. Jeśli jesteś zainteresowany procesami rozliczania zobowiązań, przeczytaj więcej informacji w naszym poprzednim artykule. Siłę biznesowego AR można analizować za pomocą wskaźnika obrotu należnościami lub dni zaległej sprzedaży. Analitycy mogą przeprowadzić analizę wskaźnika obrotu, aby określić, kiedy firma faktycznie otrzymuje AR.
Przykładowo, proces AR jest dobrze widoczny na przykładzie firmy gazowniczej, która wystawia rachunki swoim klientom po tym, jak otrzymają oni gaz. Firma gazownicza musi rejestrować należności, aby aktualizować dane dotyczące faktur, ponieważ firma ta czeka, aż jej klienci zapłacą swoje rachunki.
Największa liczba firm działa poprzez udzielanie części sprzedaży na kredyt. Czasami firmy proponują ten kredyt częstym klientom, którzy otrzymują okresowe faktury. Ta droga pozwala klientom uchronić się przed problemami. Mogą one być spowodowane fizycznym dokonywaniem płatności podczas każdej transakcji. W innym przypadku firmy monotonnie sugerują wszystkim swoim klientom opcję płatności natychmiast po otrzymaniu usługi.
Jakie procesy są uwzględniane w należnościach?
Należności odnoszą się do niezapłaconych faktur, które firma posiada, lub do pieniędzy, które klienci są winni firmie. Termin ten odnosi się do rachunków, które firma ma prawo otrzymać, ponieważ dostarczyła już towary lub usługi. Należności lub wierzytelności stanowią linię kredytową udzieloną przez spółkę. AR ma warunki, które wymagają płatności w krótkim okresie. Okres ten wynosi zazwyczaj od kilku dni do roku podatkowego lub kalendarzowego.
Firmy przeważnie rejestrują należności jako aktywa w swoim bilansie. Dokonują tego wpisu, ponieważ istnieje prawny obowiązek spłaty długu przez klienta. Są one uważane za aktywa płynne, ponieważ mogą być wykorzystane jako zabezpieczenie pożyczki w celu zaspokojenia krótkoterminowych zobowiązań. Należy wspomnieć, że należności są częścią kapitału obrotowego firmy. Ponadto należności odnoszą się do aktywów obrotowych. Oznacza to, że saldo rachunku jest należne od dłużnika w ciągu jednego roku lub krócej. W tym przypadku, jeśli firma ma należności na koncie, to wiadomo, że dokonała sprzedaży na kredyt, ale nie otrzymała jeszcze pieniędzy od kupującego. Wiele firm korzysta z harmonogramów wiekowania należności, aby kontrolować stan i kondycję AR. Podstawowe procesy związane z należnościami są następujące:
- Przetwarzanie faktur – faktury są odbierane i przetwarzane przez firmę.
- Przetwarzanie płatności – płatności są dopasowywane do faktur.
- Uzgodnienie – wyświetlane jest podsumowanie działań: wygenerowane faktury, otrzymane płatności i korekty.
Czym jest inteligentne przetwarzanie dokumentów?
Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) to zaawansowane rozwiązanie programowe. Może przechwytywać, przekształcać i przetwarzać dane firmowe z dokumentów, takich jak wiadomości e-mail, tekst, PDF, Word, a nawet zeskanowane pliki. Dzięki tym zaawansowanym rozwiązaniom dane mogą być analizowane, kategoryzowane, przekształcane i eksportowane do systemów zewnętrznych, takich jak SAP, Microsoft Dynamics 365 i Salesforce. W rezultacie otrzymasz w pełni zautomatyzowany, kompleksowy proces AR.
Rozwiązania IDP mogą pracować z różnymi typami dokumentów:
- Ustrukturyzowane dokumenty – predefiniowane dokumenty o ustalonym układzie, takie jak formularz podatkowy.
- Dokumenty nieustrukturyzowane – dokumenty o dowolnej formie, takie jak notatki lub umowy biznesowe.
- Dokumenty częściowo ustrukturyzowane – tego rodzaju dokumenty mogą łączyć w sobie struktury dowolne i stałe.
Rozwiązania IDP mają szeroką gamę aplikacji wykonujących różne funkcje biznesowe w różnych branżach. Częste przypadki użycia IDP to przetwarzanie dokumentów w usługach finansowych, przetwarzanie skarg w branży opieki zdrowotnej i śledzenie dostarczanych produktów w łańcuchu dostaw. Tutaj możesz przeczytać o najczęstszych przypadkach użycia IDP w naszej praktyce: usługi ubezpieczeniowe i logistyczne.
Jak zoptymalizować należności za pomocą IDP?
Automatyzacja należności staje się integralną częścią biznesu. Pomaga to firmom zaoszczędzić pieniądze i czas oraz zwiększyć wydajność. Słabe operacje związane z należnościami wpływają na obowiązki kredytowe, pożyczki korporacyjne, zarządzanie płynnością, raportowanie sprzedaży korporacyjnej i prowizje od sprzedaży. Co więcej, nieefektywne procesy związane z należnościami utrudniają zrozumienie obecnej sytuacji finansowej organizacji.
Na przykład zautomatyzowane fakturowanie pomaga uniknąć błędów ręcznych i skrócić czas wykonywania powtarzalnych zadań, takich jak wypełnianie i skanowanie faktur. Czas ten można wykorzystać na ważniejsze zadania strategiczne w organizacji. Zautomatyzowane procesy AR pomagają obniżyć koszty i zwiększyć rentowność firm.
Istnieje kilka typowych przypadków użycia IDP w procesach związanych z należnościami:
- Przetwarzanie faktur
Automatyzacja faktur umożliwia tworzenie i obsługę złożonej rutyny funkcji faktur. Możesz zwiększyć wydajność fakturowania, redukując liczbę błędów ręcznych i czas poświęcany na monotonne procesy. - Przetwarzanie płatności
Etap ten obejmuje proces dopasowywania płatności do faktur. Odnosi się to do porównania faktur z dokumentami uzupełniającymi w celu sprawdzenia poprawności informacji przed dokonaniem płatności. - Zarządzanie zbiorami
Dzięki automatycznemu wyodrębnianiu danych z kanałów komunikacji z klientami, takich jak poczta elektroniczna, organizacje mogą identyfikować zaległe rachunki i podejmować odpowiednie działania w celu ściągnięcia płatności. - Zarządzanie zgodnością
IDP może również pomóc organizacjom w spełnieniu wymogów regulacyjnych związanych z procesami AR. Dzięki automatycznemu wyodrębnianiu i przechowywaniu danych związanych z transakcjami klientów, organizacje mogą łatwo tworzyć raporty i ścieżki audytu dla celów zgodności. - Rozwiązania z dodatkową funkcjonalnością
Rozwiązania, które posiadają dodatkowe funkcje do tworzenia analiz, mogą pomóc w uzyskaniu wglądu w informacje finansowe w czasie rzeczywistym i podejmowaniu właściwych decyzji finansowych na czas. - Uzgadnianie
Ten etap jest najważniejszy w całym procesie automatyzacji AR. Zautomatyzowany raport uzgodnień umożliwia dopasowanie księgi pomocniczej do księgi głównej oraz przedstawienie podsumowania aktywności. Automatycznie uwzględnia wygenerowane faktury, otrzymane płatności i korekty.
Jak wdrożyć rozwiązanie IDP Graip.AI do należności?
Graip.AI to rozwiązanie do automatycznego rozpoznawania i klasyfikacji danych. Może być stosowany do różnych typów dokumentów, w tym PDF, Exel, Word, e-mail, a nawet zeskanowanych plików. Rozwiązanie opiera się na mechanizmach uczenia maszynowego. Umożliwiają one Graip.AI niezależne określenie typu, numeru i daty dokumentu, a także innych szczegółów.
Aby zautomatyzować AR, możesz wdrożyć rozwiązanie Graip.AI w swoim procesie księgowym. Graip.AI optymalizuje różne przypadki użycia w zależności od potrzeb i sektora firmy.
- Przetwarzanie faktur i paragonów.
Twój dział AR otrzymuje faktury lub paragony w różnych formatach i wysyła je do systemu Graip.AI. Zachodzi natychmiastowy proces inteligentnej ekstrakcji kluczowych informacji przy użyciu technologii ML. Na koniec tego procesu księgowy może zweryfikować i zatwierdzić wynik ekstrakcji lub wprowadzić wymagane zmiany. Nasz Model ML zachowa te zmiany dla przyszłej nauki i bardziej efektywnych interakcji. Jeśli istnieją potrzeby biznesowe, Graip.AI może automatycznie wypełniać predefiniowanymi danymi niestandardowe pola w oparciu o niestandardową logikę biznesową. Na etapie weryfikacji księgowy może poprawić pola. Ostatecznie wyodrębnione i zweryfikowane dane mogą być automatycznie przesyłane do dowolnego zintegrowanego systemu księgowego trzeciej strony za pośrednictwem interfejsu API lub pobierane w dowolnym formacie. Wśród systemów firm trzecich można wymienić SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 itp. - Automatyczne procesy uzgadniania.
W studium przypadku Griffin Technology stwierdzono, że przed uruchomieniem procesów automatycznego uzgadniania ręczne zamykanie księgowości trwało 30 dni. Procesy AS-IS poprzedniej generacji obejmują wiele ręcznej i podatnej na błędy pracy. Księgowi muszą ręcznie gromadzić dokumenty cyfrowe i papierowe. Mogą to być czeki, paragony i wyciągi bankowe. Następnie ręcznie wpisują dane do systemów księgowych lub ERP. Podczas tej pracy muszą sprawdzić każdy rekord pod kątem błędów.
Rozwiązanie Graip.AI pozwala działowi księgowości uniknąć ręcznej pracy podatnej na błędy. Graip.AI odczytuje dane papierowe lub cyfrowe i automatycznie weryfikuje błędy. Proces obejmuje następujące kroki: przesyłanie dokumentów, ekstrakcję danych, dopasowywanie i uzgadnianie. W trzecim kroku wyodrębnione dane są dopasowywane do odpowiedniego konta klienta w systemie księgowym. Pomaga zidentyfikować rozbieżności, takie jak faktury, które zostały zapłacone lub są przeterminowane, i pozwala na szybsze rozwiązanie. Obsługa wyjątków ma zastosowanie w przypadkach, gdy występuje niezgodność lub rozbieżność. Graip.AI oznacza go jako wyjątek i wysyła alert do odpowiedniego działu lub zespołu. Pozwala to na szybsze rozwiązywanie sporów i zmniejsza ryzyko opóźnień. Na koniec Graip.AI generuje raporty i analizy dotyczące procesu uzgadniania. Pomaga kierownictwu identyfikować trendy, monitorować wydajność i podejmować decyzje oparte na danych. - Mapowanie do kont GL.
Graip.AI umożliwia użytkownikom pobieranie przetworzonych wyników z linkami do kont GL w celu zautomatyzowania kategoryzacji na podstawie przechwyconych pól. Po wyodrębnieniu danych Graip.AI mapuje transakcję na odpowiednie konto GL w oparciu o predefiniowane reguły i logikę biznesową. Rozwiązanie może automatycznie przesyłać dane transakcji do systemu księgowego organizacji.
Wnioski
Automatyzacja należności ma znaczący wpływ na procesy biznesowe i ich efektywność. Automatyzacja procesów opartych na dokumentach prowadzi do wielu korzyści, takich jak szybsze udostępnianie danych, redukcja kosztów przetwarzania, mniej błędów ręcznych, wysoka personalizacja, optymalizacja procesów ręcznych i zmniejszenie nadgodzin.
Ponadto oczekuje się, że wzrost popularności opartych na chmurze rozwiązań do automatyzacji AR wraz ze wzrostem popularności tych rozwiązań wśród małych i średnich firm stworzy nieporównywalne możliwości dla rynku.