Las cuentas a cobrar (AR) se consideran una de las funciones más importantes de una empresa. Cuando los clientes pagan sus compras a crédito, el departamento de AR es responsable de recibir, cobrar y controlar estos pagos. Sin esos pagos críticos, tu empresa no podrá seguir funcionando. La automatización de las cuentas por cobrar se está convirtiendo en una parte integral del desarrollo empresarial. Reduce el tiempo y el dinero invertidos en el trabajo manual y elimina posibles errores de cálculo, agiliza el procesamiento y proporciona información para una mejor toma de decisiones.
Según el informe de Mordor Intelligence LLP, el mercado mundial de la automatización de cuentas por cobrar se valoró en 1,9 millones de euros en 2021, y se prevé que alcance los 3,9 millones de euros en 2027, registrando una TCAC del 12,11% de 2022 a 2027.
En este artículo, hablaremos de lo que significan las cuentas por cobrar, qué procesos las componen, qué es la IPD y cómo ayuda esta tecnología a automatizar las cuentas por cobrar. También exploraremos cómo puedes implementar el producto IDP de Graip.ai en las cuentas por cobrar para mejorar la eficacia.
Contenido
¿Qué son las cuentas por cobrar?
Las cuentas a cobrar son la cantidad de dinero que los clientes deben a una empresa por los servicios y bienes prestados, pero que aún no han pagado los clientes. Los AR figuran como activo circulante en el balance de la empresa. En resumen, cualquier cantidad de dinero que deban los clientes por compras realizadas a crédito es AR.
El significado de las cuentas a pagar se aproxima al de las cuentas a cobrar. La diferencia es que en lugar de dinero a recibir como en las cuentas a pagar, son dinero que se debe. Si te interesan los procesos de cuentas a pagar, lee más información en nuestro artículo anterior. Puedes analizar la solidez del AR de una empresa con el índice de rotación de cuentas por cobrar o los días de ventas pendientes. Tus analistas pueden completar un análisis del ratio de rotación para tener una previsión de cuándo la empresa recibe realmente AR.
Por ejemplo, el proceso de AR está bien demostrado por una empresa de gas que factura a sus clientes después de que éstos reciban el gas. La empresa de gas debe registrar las cuentas por cobrar para actualizar sus datos de facturación, ya que esta empresa espera a que sus clientes paguen sus facturas.
La mayoría de las empresas operan proporcionando una parte de sus ventas a crédito. En ocasiones, las empresas proponen este crédito a clientes frecuentes que reciben facturas periódicas. Esta vía permite a los clientes protegerse de los problemas. Pueden deberse a la realización física de los pagos a medida que se produce cada transacción. En otro caso, las empresas proponen monótonamente a todos sus clientes la opción de pagar en cuanto reciben el servicio.
¿Qué procesos se incluyen en las cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar se refieren a las facturas impagadas que tiene una empresa, o al dinero que los clientes deben a la empresa. Este término se refiere a las cuentas que una empresa tiene derecho a recibir porque ya ha proporcionado bienes o servicios. Las cuentas por cobrar, o deudoras, representan una línea de crédito concedida por una empresa. AR tiene condiciones que exigen que los pagos se efectúen en un plazo breve. Este periodo suele variar desde unos pocos días hasta un año fiscal o natural.
Las empresas suelen registrar las cuentas a cobrar como activos en su balance. Hacen esta anotación porque existe una obligación legal de que el cliente pague la deuda. Se consideran un activo líquido porque pueden utilizarse como garantía para avalar un préstamo que ayude a hacer frente a obligaciones a corto plazo. Es importante mencionar que los créditos forman parte del capital circulante de una empresa. Además, las cuentas por cobrar se refieren al activo circulante. Significa que el saldo de la cuenta debe ser pagado por el deudor en un año o menos. En este caso, si una empresa tiene cuentas por cobrar, significa que ha realizado una venta a crédito, pero aún no ha recibido el dinero del comprador. Muchas empresas utilizan calendarios de antigüedad de las cuentas por cobrar para controlar el estado y el bienestar de las cuentas por cobrar. Los procesos básicos de las cuentas a cobrar siguen estos pasos principales:
- Procesamiento de facturas: una empresa recibe y procesa las facturas.
- Procesamiento de pagos: los pagos se ajustan a las facturas.
- Conciliación – se muestra un resumen de las actividades: facturas generadas, pagos recibidos y ajuste.
¿Qué es el tratamiento inteligente de documentos?
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es una solución informática avanzada. Puede capturar, transformar y procesar los datos de tu empresa a partir de documentos, como correos electrónicos, texto, PDF, Word o incluso archivos escaneados. Con estas soluciones avanzadas, los datos se pueden analizar, categorizar, transformar y exportar a sistemas externos como SAP, Microsoft Dynamics 365 y Salesforce. Como resultado, recibirás un proceso de RA totalmente automatizado de principio a fin.
Las soluciones IDP pueden trabajar con distintos tipos de documentos:
- Documentos estructurados: documentos predefinidos con un diseño establecido, como un formulario fiscal.
- Documentos no estructurados: documentos de forma libre, como una nota o un contrato comercial.
- Documentos semiestructurados: este tipo de documentos puede combinar estructuras fijas y de forma libre.
Las soluciones IDP tienen una amplia variedad de aplicaciones que realizan diferentes funciones empresariales en distintos sectores. Casos de uso frecuentes de la IDP son el procesamiento de documentos en los servicios financieros, el procesamiento de reclamaciones en el sector sanitario y el seguimiento de entregas en el sector de la cadena de suministro. Aquí puedes leer sobre los casos de uso de IDP más frecuentes en nuestra práctica: seguros y servicios logísticos.
¿Cómo optimizar las cuentas por cobrar con IDP?
La automatización de las cuentas por cobrar se está convirtiendo en una parte integral de las empresas. Ayuda a las empresas a ahorrar dinero y tiempo y a mejorar la eficacia. Las operaciones de cobro deficientes repercuten en las tareas crediticias, los préstamos corporativos, la gestión de la liquidez, los informes de ventas corporativos y las comisiones de ventas. Además, unos procesos de cuentas por cobrar ineficaces dificultan la comprensión de la situación financiera actual de una organización.
Por ejemplo, la facturación automatizada ayuda a evitar errores manuales y a reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas como rellenar y escanear facturas. Puedes utilizar este tiempo para tareas estratégicas más importantes en tu organización. Los procesos automatizados de AR ayudan a reducir costes y a que las empresas sean más rentables.
Hay algunos casos típicos de uso de la IDP en los procesos de cuentas por cobrar:
- Tramitación de facturas
La automatización de facturas te permite crear y manejar una compleja rutina de funciones de facturación. Puedes aumentar la eficacia de las facturas reduciendo los errores manuales y el tiempo dedicado a procesos monótonos. - Procesamiento de pagos
Esta etapa incluye el proceso de cotejar los pagos con las facturas. Se refiere a la comparación de facturas con documentos justificativos para verificar que la información es correcta antes del pago. - Gestión de colecciones
Al extraer automáticamente datos de los canales de comunicación con los clientes, como el correo electrónico, las organizaciones pueden identificar las cuentas vencidas y tomar las medidas adecuadas para cobrar los pagos. - Gestión del cumplimiento
IDP también puede ayudar a las organizaciones a cumplir los requisitos normativos relacionados con los procesos de AR. Al extraer y almacenar automáticamente los datos relacionados con las transacciones de los clientes, las organizaciones pueden elaborar fácilmente informes y pistas de auditoría con fines de cumplimiento. - Soluciones con funcionalidad adicional
Las soluciones que disponen de funciones adicionales para crear análisis pueden ayudarte a conocer la información financiera en tiempo real y a tomar a tiempo las decisiones financieras adecuadas. - Conciliación
Esta etapa es la más esencial de todo el proceso de automatización de la AR. Un informe de conciliación automatizado te permite cotejar el libro auxiliar con el libro mayor y mostrar un resumen de la actividad. Incluye automáticamente las facturas generadas, los pagos recibidos y los ajustes.
¿Cómo implantar la solución IDP de Graip.AI en las cuentas por cobrar?
Graip.AI es una solución de reconocimiento y clasificación automática de datos. Se puede aplicar a distintos tipos de documentos, como PDF, Exel, Word, correo electrónico e incluso archivos escaneados. La solución se basa en mecanismos de aprendizaje automático. Proporcionan a Graip.AI la posibilidad de determinar de forma independiente el tipo, el número y la fecha del documento, así como otros detalles.
Para automatizar la AR, puedes implantar la solución Graip.AI en tu proceso de contabilidad. Graip.AI optimiza varios casos de uso en función de las necesidades y el sector de tu empresa.
- Procesamiento de facturas y recibos.
Tu departamento de AR recibe facturas o recibos en varios formatos y los envía al sistema Graip.AI. Existe un proceso instantáneo de extracción inteligente de información clave mediante tecnología ML. Al final de este proceso, tu contable puede verificar y aprobar el resultado de la extracción o hacer los cambios necesarios. Nuestro modelo ML conservará estos cambios para futuros aprendizajes e interacciones más eficaces. Si hay necesidades empresariales, Graip.AI puede rellenar automáticamente con datos predefinidos campos personalizados basados en lógica empresarial personalizada. En la fase de verificación, tu contable puede corregir los campos. Al final, los datos extraídos y verificados pueden transferirse automáticamente a cualquier sistema contable integrado de 3ª parte mediante API o descargarse en cualquier formato aplicable. Entre los sistemas de terceros pueden estar SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, etc. - Procesos de conciliación automáticos.
En el estudio de caso de Griffin Technology, dicen que el cierre manual de la contabilidad llevaba 30 días antes de poner en marcha los procesos de conciliación automática. Los procesos AS-IS de la generación anterior incluyen mucho trabajo manual y propenso a errores. Los contables tienen que recopilar manualmente documentos digitales y en papel. Puede haber cheques, recibos y extractos bancarios. Luego introducen los datos manualmente en los sistemas contables o ERP. Durante este trabajo, tienen que comprobar si hay errores en cada registro.
La solución Graip.AI permite a tu departamento de contabilidad evitar el trabajo manual propenso a errores. Graip.AI lee los datos en papel o digitales y valida automáticamente los errores. El proceso incluye los siguientes pasos: carga de documentos, extracción de datos, cotejo y conciliación. En el tercer paso, los datos extraídos se cotejan con la cuenta de cliente correspondiente en el sistema contable. Ayuda a identificar discrepancias, como facturas pagadas o vencidas, y permite una resolución más rápida. El tratamiento de excepciones se aplica en los casos en que hay una falta de coincidencia o discrepancia. El Graip.AI lo marca como excepción y envía una alerta al departamento o equipo correspondiente. Permite una resolución más rápida y reduce el riesgo de disputas o retrasos. Al final, Graip.AI proporciona informes y análisis sobre el proceso de conciliación. Ayuda a la dirección a identificar tendencias, controlar el rendimiento y tomar decisiones basadas en datos. - Asignación a cuentas del Libro Mayor.
Graip.AI permite a los usuarios descargar los resultados procesados con enlaces a cuentas GL para automatizar la categorización basada en los campos capturados. Una vez extraídos los datos, Graip.AI asigna la transacción a la cuenta de mayor adecuada basándose en reglas y lógica empresarial predefinidas. La solución puede cargar automáticamente los datos de las transacciones en el sistema contable de la organización.
Conclusión
La automatización de las cuentas por cobrar tiene un impacto significativo en los procesos empresariales y en su eficacia. La automatización de los procesos basados en documentos conlleva múltiples ventajas, como un intercambio de datos más rápido, reducción de los costes de procesamiento, menos errores manuales, gran personalización, optimización de los procesos manuales y mejoras en las horas extraordinarias.
Además, se espera que el auge de las soluciones de automatización de AR basadas en la nube, junto con el crecimiento de la adopción de estas soluciones entre las pequeñas y medianas empresas, creen oportunidades incomparables para el mercado.