I crediti (AR) sono considerati una delle funzioni più importanti di un’azienda. Quando i clienti pagano i loro acquisti a credito, il reparto AR è responsabile della ricezione, dell’incasso e del controllo di questi pagamenti. Senza questi pagamenti critici, la tua azienda non sarà in grado di operare ulteriormente. L’automazione dei crediti sta diventando parte integrante dello sviluppo aziendale. Riduce il tempo e il denaro speso per il lavoro manuale ed elimina i possibili errori di calcolo, velocizza l’elaborazione e fornisce approfondimenti per migliorare il processo decisionale.
Secondo il rapporto di Mordor Intelligence LLP, il mercato globale dell’automazione dei crediti è stato valutato a 1,9 milioni di euro nel 2021, e si prevede che varrà 3,9 milioni di euro entro il 2027, registrando un CAGR del 12,11% dal 2022 al 2027.
In questo articolo parleremo del significato di credito, dei processi che lo compongono, di cosa sia l’IDP e di come questa tecnologia aiuti ad automatizzare il credito. Inoltre, esploreremo il modo in cui è possibile implementare il prodotto IDP di Graip.ai nella contabilità creditizia per ottenere un miglioramento efficiente.
Contenuto
Cosa sono i crediti?
I crediti sono la somma di denaro che i clienti devono a un’azienda per i servizi e i beni forniti ma non ancora pagati dai clienti. L’AR è elencata come attività corrente nel bilancio dell’azienda. In sintesi, qualsiasi somma di denaro dovuta dai clienti per acquisti effettuati a credito è AR.
Il significato di debiti è simile a quello di crediti. La differenza è che non si tratta di denaro da ricevere, come nel caso dei debiti, ma di denaro dovuto. Se ti interessano i processi di contabilità, leggi le informazioni contenute nel nostro precedente articolo. Puoi analizzare la solidità di un’azienda con il rapporto di rotazione dei crediti o i giorni di vendita in sospeso. Le tue analisi possono completare un’analisi del rapporto di turnover per avere un’idea di quando l’azienda riceve effettivamente l’AR.
Ad esempio, il processo di AR è ben dimostrato da un’azienda di gas che fattura ai suoi clienti dopo che questi hanno ricevuto il gas. L’azienda del gas deve registrare i crediti per aggiornare i dati delle fatture in attesa che i clienti paghino le loro fatture.
Il maggior numero di aziende opera fornendo una parte delle vendite a credito. A volte le aziende propongono questo credito ai clienti abituali che ricevono fatture periodiche. Questo percorso permette ai clienti di proteggersi dai problemi. Possono essere causati dal fatto che i pagamenti vengono effettuati fisicamente per ogni transazione. In un altro caso, le aziende propongono monotonamente a tutti i loro clienti l’opzione di pagare non appena ricevono il servizio.
Quali processi sono inclusi nei crediti?
I crediti si riferiscono alle fatture non pagate di un’azienda, ovvero al denaro che i clienti devono all’azienda. Questo termine si riferisce ai conti che un’azienda ha il diritto di ricevere perché ha già fornito beni o servizi. I crediti, o crediti, rappresentano una linea di credito concessa da un’azienda. L’AR ha termini che richiedono pagamenti entro un breve periodo. Questo periodo varia in genere da pochi giorni a un anno fiscale o solare.
Le aziende di solito registrano i crediti come attività nel loro bilancio. La registrazione avviene perché il cliente ha l’obbligo legale di pagare il debito. Sono considerate un’attività liquida perché possono essere utilizzate come garanzia per ottenere un prestito per far fronte a obblighi a breve termine. È importante ricordare che i crediti fanno parte del capitale circolante di un’azienda. Inoltre, i crediti si riferiscono alle attività correnti. Questo significa che il saldo del conto è dovuto dal debitore entro un anno o meno. In questo caso, se un’azienda ha dei crediti, significa che ha effettuato una vendita a credito, ma non ha ancora ricevuto il denaro dall’acquirente. Molte aziende utilizzano piani di invecchiamento dei crediti per controllare lo stato e il benessere dei crediti commerciali. I processi di base per la gestione dei crediti seguono queste fasi principali:
- Elaborazione delle fatture – le fatture vengono ricevute ed elaborate da un’azienda.
- Elaborazione dei pagamenti: i pagamenti vengono abbinati alle fatture.
- Riconciliazione – viene mostrato un riepilogo delle attività: fatture generate, pagamenti ricevuti e rettifiche.
Cos’è l’elaborazione intelligente dei documenti?
L’elaborazione intelligente dei documenti (IDP) è una soluzione software avanzata. È in grado di acquisire, trasformare ed elaborare i dati aziendali da documenti come e-mail, testi, PDF, Word o persino file scansionati. Con queste soluzioni avanzate, i dati possono essere analizzati, categorizzati, trasformati ed esportati in sistemi esterni come SAP, Microsoft Dynamics 365 e Salesforce. Di conseguenza, riceverai un processo di AR end-to-end completamente automatizzato.
Le soluzioni IDP possono lavorare con diversi tipi di documenti:
- Documenti strutturati – documenti predefiniti con un layout predefinito, come un modulo fiscale.
- Documenti non strutturati – documenti di forma libera come un promemoria o un contratto commerciale.
- Documenti semi-strutturati – questi tipi di documenti possono combinare strutture libere e fisse.
Le soluzioni IDP hanno un’ampia varietà di applicazioni che svolgono diverse funzioni aziendali in diversi settori. Casi d’uso frequenti dell’IDP sono l’elaborazione dei documenti nei servizi finanziari, l’elaborazione dei reclami nel settore sanitario e la tracciabilità delle consegne nel settore della supply chain. Qui puoi leggere i casi d’uso dell’IDP più frequenti nella nostra pratica: servizi assicurativi e logistici.
Come ottimizzare i crediti con IDP?
L’automazione dei crediti sta diventando parte integrante delle aziende. Aiuta le aziende a risparmiare denaro e tempo e a migliorare l’efficienza. Le scarse operazioni sui crediti hanno un impatto sulle attività di credito, sui prestiti aziendali, sulla gestione della liquidità, sul reporting delle vendite aziendali e sulle commissioni di vendita. Inoltre, processi di gestione dei crediti inefficaci rendono difficile la comprensione della situazione finanziaria attuale di un’organizzazione.
Ad esempio, la fatturazione automatizzata aiuta a evitare errori manuali e a ridurre il tempo dedicato a compiti ripetitivi come la compilazione e la scansione delle fatture. Puoi utilizzare questo tempo per attività strategiche più importanti della tua organizzazione. I processi automatizzati di AR aiutano a ridurre i costi e a rendere le aziende più redditizie.
Ci sono alcuni casi d’uso tipici dell’IDP nei processi di gestione dei crediti:
- Elaborazione delle fatture
L’automazione delle fatture ti permette di creare e gestire una complessa routine di funzioni di fatturazione. Puoi aumentare l’efficienza delle fatture riducendo gli errori manuali e il tempo dedicato a processi monotoni. - Elaborazione dei pagamenti
Questa fase comprende il processo di abbinamento dei pagamenti alle fatture. Si riferisce al confronto delle fatture con i documenti di supporto per verificare la correttezza delle informazioni prima del pagamento. - Gestione degli incassi
Estraendo automaticamente i dati dai canali di comunicazione dei clienti, come le e-mail, le organizzazioni possono identificare i conti in ritardo e intraprendere le azioni più opportune per riscuotere i pagamenti. - Gestione della conformità
L’IDP può anche aiutare le organizzazioni a rispettare i requisiti normativi relativi ai processi di AR. Grazie all’estrazione e all’archiviazione automatica dei dati relativi alle transazioni dei clienti, le organizzazioni possono facilmente produrre report e audit trail a fini di conformità. - Soluzioni con funzionalità aggiuntive
Le soluzioni che dispongono di funzionalità aggiuntive per la creazione di analisi possono aiutarti a conoscere le informazioni finanziarie in tempo reale e a prendere le giuste decisioni finanziarie in tempo. - Riconciliazione
Questa fase è la più importante dell’intero processo di automatizzazione di AR. Un report di riconciliazione automatizzato ti permette di far coincidere il sottoconto con la contabilità generale e di mostrare un riepilogo delle attività. Include automaticamente le fatture generate, i pagamenti ricevuti e le rettifiche.
Come implementare la soluzione IDP di Graip.AI nella contabilità?
Graip.AI è una soluzione per il riconoscimento e la classificazione automatica dei dati. Può essere applicato a diversi tipi di documenti, tra cui PDF, Excel, Word, e-mail e persino file scansionati. La soluzione si basa su meccanismi di apprendimento automatico. Essi permettono a Graip.AI di determinare in modo indipendente il tipo, il numero e la data del documento, oltre ad altri dettagli.
Per automatizzare l’AR, puoi implementare la soluzione Graip.AI nel tuo processo contabile. Graip.AI ottimizza diversi casi d’uso in base alle esigenze e al settore della tua azienda.
- Elaborazione di fatture e ricevute.
Il tuo reparto AR riceve fatture o ricevute in vari formati e le invia al sistema Graip.AI. Esiste un processo istantaneo di estrazione intelligente delle informazioni chiave grazie alla tecnologia ML. Al termine di questo processo, il tuo commercialista può verificare e approvare il risultato dell’estrazione o apportare le modifiche necessarie. Il nostro Modello ML conserverà questi cambiamenti per l’apprendimento futuro e per interazioni più efficaci. In caso di esigenze aziendali, Graip.AI può riempire automaticamente con dati predefiniti campi personalizzati basati su logiche aziendali personalizzate. Nella fase di verifica, il tuo commercialista può correggere i campi. Alla fine, i dati estratti e verificati possono essere trasferiti automaticamente a qualsiasi sistema contabile integrato di terze parti tramite API o scaricati in qualsiasi formato applicabile. Tra i sistemi di terze parti ci sono SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 e così via. - Processi di riconciliazione automatici.
Nel caso di studio di Griffin Technology, si dice che la chiusura manuale della contabilità richiedeva 30 giorni prima di avviare i processi di riconciliazione automatica. I processi AS-IS della precedente generazione includono molto lavoro manuale e soggetto a errori. I contabili devono raccogliere manualmente i documenti digitali e cartacei. Possono esserci assegni, ricevute ed estratti conto. Poi digitano manualmente i dati nei sistemi contabili o ERP. Durante questo lavoro, devono controllare che ogni record non contenga errori.
La soluzione Graip.AI consente al tuo reparto contabilità di evitare il lavoro manuale soggetto a errori. Graip.AI legge i dati cartacei o digitali e convalida automaticamente gli errori. Il processo comprende le seguenti fasi: caricamento dei documenti, estrazione dei dati, abbinamento e riconciliazione. Nella terza fase, i dati estratti vengono confrontati con il relativo conto cliente nel sistema contabile. Aiuta a identificare le discrepanze, come le fatture già pagate o scadute, e consente una risoluzione più rapida. La gestione delle eccezioni si applica nei casi di mancata corrispondenza o discrepanza. Graip.AI la segnala come eccezione e invia un avviso al reparto o al team competente. Ciò consente una risoluzione più rapida e riduce il rischio di controversie o ritardi. Alla fine, Graip.AI fornisce report e analisi sul processo di riconciliazione. Aiuta il management a identificare le tendenze, a monitorare le prestazioni e a prendere decisioni basate sui dati. - Mappatura dei conti GL.
Graip.AI consente agli utenti di scaricare i risultati elaborati con collegamenti ai conti GL per automatizzare la categorizzazione in base ai campi acquisiti. Una volta estratti i dati, Graip.AI mappa la transazione sul conto GL appropriato in base a regole e logiche aziendali predefinite. La soluzione può caricare automaticamente i dati delle transazioni nel sistema contabile dell’organizzazione.
Conclusioni
L’automazione dei crediti ha un impatto significativo sui processi aziendali e sulla loro efficacia. L’automazione dei processi basati sui documenti porta a molteplici vantaggi, come la condivisione più rapida dei dati, la riduzione dei costi di elaborazione, la diminuzione degli errori manuali, l’elevata personalizzazione, l’ottimizzazione dei processi manuali e il miglioramento degli straordinari.
Inoltre, si prevede che l’aumento delle soluzioni di automazione AR basate su cloud e la crescita dell’adozione di queste soluzioni tra le piccole e medie imprese creeranno opportunità incomparabili per il mercato.