Wie Sie Ihr Rechnungsmanagementsystem automatisieren und warum Sie das tun sollten: Kurzfassung

Unternehmen profitieren von der Einführung von Systemen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, da die manuelle Bearbeitung von Rechnungen zeitaufwändig und anfällig für Fehler und Diebstahl ist. Veraltete AP-Methoden verringern die Produktion, die Effizienz und die Rentabilität.

Wenn ein Unternehmen wächst, werden diese Prozesse immer komplexer und schwerfälliger. Viele Unternehmen stellen zusätzliche Mitarbeiter im Finanzbereich ein, um die Situation zu bewältigen. Dies ist jedoch ein teures Mittel, das durch die Implementierung von AP-Automatisierung vermieden werden kann.

Graip.AI kann Ihnen helfen, Ihre Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren. Sehen Sie das System in Aktion.

Lassen Sie uns der Sache auf den Grund gehen.

Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung

Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung (AP) beginnt mit einer Rechnung, die in einem Kontobuch erfasst werden muss. Nach dem Zahlungseingang des Kunden muss erneut eine Rechnung verschickt werden – diesmal als Zahlungserinnerung -, damit für jede neue Rechnung, die im gleichen Zeitraum eingeht, weitere Rechnungen erstellt werden können. Sobald alle diese Rechnungen auf den jeweiligen Konten verbucht wurden, können sie zusammengezählt werden, um die Gesamteinnahmen in diesem Zeitraum zu ermitteln.

Der Weg der Rechnungen

Der Prozess der Rechnungsstellung ist oft einfach und überschaubar. Eine Rechnung wird von einem Unternehmen erstellt, wenn ein Kunde eine Zahlung leistet. Als Aufzeichnung von Transaktionen können Rechnungen jederzeit eingesehen werden, um festzustellen, was gekauft wurde, wann es gekauft wurde, was es gekostet hat, wer es verkauft hat, an wen es verkauft wurde und wie Sie mit den beiden Parteien in Kontakt treten können.

Unternehmen müssen zahlreiche Arten von Rechnungen bearbeiten, von denen jede einen bestimmten Zweck erfüllt.

Arten von Rechnungen

1. Kredit-Rechnung

Eine Gutschriftrechnung, auch bekannt als Gutschrift oder Gutschrift, ist ein Vermerk, der Geld ausweist, das der ursprünglichen Rechnung wieder gutgeschrieben wurde. Das häufigste Beispiel für die Definition einer Gutschriftrechnung ist eine Rückerstattung durch den Kunden.

Gutschriftsrechnungen ermöglichen es Ihnen, Ihr Kundenkonto zu ergänzen und Forderungen zu ändern, ohne die ursprüngliche Rechnung aus Ihren Unterlagen zu entfernen. Wofür genau wird eine Gutschriftrechnung in der Buchhaltung verwendet? Es ist das neue Dokument, das zusätzlich zur ursprünglichen Rechnung ausgestellt wurde. Es ist sowohl für Käufer als auch für Verkäufer von Vorteil, da es sicherstellt, dass die Aufzeichnungen korrekt sind.

Wofür wird es verwendet?

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Sie Ihre ursprüngliche Rechnung ändern müssen, um eine Erstattung auf das Konto des Kunden anzugeben. Wenn Sie darüber nachdenken, wofür eine Kreditrechnung verwendet wird, stoßen Sie wahrscheinlich auf ganz gewöhnliche Gründe wie die folgenden:

Rabatte und Sonderangebote – Der Händler möchte den Verbraucher für seine Treue belohnen, indem er ihm einen Rabatt gewährt. Dies kann ihrem Konto als Gutschrift auf einer Rechnung gutgeschrieben werden.

Verbraucherretouren – Wenn ein Kunde die Dinge zurückgeben möchte, die er bereits gekauft hat. Im Gegenzug muss der Verkäufer eine Gutschrift zur Anpassung des ursprünglichen Rechnungsbetrags erteilen.

Unstimmigkeiten bei der Rechnung – Der Käufer glaubt, dass ihm für die ursprünglichen Artikel zu viel berechnet wurde, und der Verkäufer erklärt sich bereit, den Preis zu senken. Die Gutschriftsrechnung wird erstellt, um den Preisnachlass zu berücksichtigen.

Welche Vorteile bringt sie mit sich?

Wenn wir über die Vorteile von Gutschriften sprechen, gibt es zahlreiche. Die Vermeidung von Fehlern gilt als die häufigste und vorteilhafteste Verwendung von Kreditrechnungen. Anstatt die ursprünglichen Rechnungen zu löschen, können Sie mit einer Gutschrift auf die ursprüngliche Rechnung den Fehler beheben, die Bücher auszugleichen oder Steuern zu zahlen.

2. Rechnung belasten

Eine Lastschrift, auch als Belastungsanzeige bekannt, ist eine Art Schuldmitteilung zwischen einem Verkäufer und einem Käufer. Lastschriften werden häufig bei B2B-Transaktionen verwendet, wenn ein Unternehmen einem anderen Unternehmen seine Waren oder Dienstleistungen zur Verfügung stellt, bevor es die offizielle Rechnung schickt. Die Transaktion wird in der Belastungsanzeige dokumentiert, die sie “zur Kenntnis nimmt”.

Bei Umtauschgeschäften zwischen Unternehmen und Verbrauchern werden zum Beispiel Lastschriften verwendet, wenn ein Kunde Waren zurückgibt, die er ursprünglich auf Kredit gekauft hat. Bei dieser Transaktion stellt der Käufer dem Verkäufer eine Lastschrift aus.

3. Proforma-Rechnungen

Eine Proforma-Rechnung ist eine Verkaufsrechnung, die dem Kunden vor dem Versand eines Produkts vorgelegt wird. In der Regel werden darin die gekauften Waren und andere relevante Details wie das Gewicht der Sendung und die damit verbundenen Kosten aufgeführt.

Bei der Einfuhr von Waren in ein Land müssen dem Zoll Proformarechnungen vorgelegt werden. Im Gegensatz zu einem bloßen Preisangebot stellt eine Proforma-Rechnung eine rechtlich durchsetzbare Vereinbarung dar, selbst wenn die zugrunde liegenden Verkaufsbedingungen flexibel sind.

Pro-forma-Rechnungen werden verwendet, um den internen Genehmigungsprozess für den Einkauf in Unternehmen aller Branchen zu erleichtern. Da alle Verkaufsbedingungen bereits im Vorfeld in einer Proforma-Rechnung festgelegt werden, sind nach Abschluss des Verkaufs keine weiteren Verhandlungen erforderlich.

4. Zwischenrechnungen

Eine Zwischenrechnung ist eine gute Möglichkeit, die Gesamtkosten eines umfangreichen Projekts über einen längeren Zeitraum zu verteilen. Anstatt eine einzige große Rechnung nach Ablauf der Projektdauer auszustellen, stellen Sie eine Reihe von Rechnungen in verschiedenen Phasen aus.

Wenn Sie an einem langfristigen Projekt arbeiten, kann es von Vorteil sein, Zwischenrechnungen auszustellen, damit Sie weiterhin Zahlungen erhalten, während das Projekt noch läuft. Ihre Kunden können von Zwischenabrechnungen profitieren, da diese es ihnen ermöglichen, den Projektfortschritt leichter zu budgetieren und zu verfolgen.

Nachteile der manuellen Rechnungsstellung

1. Der Cashflow ist gestört

Die manuelle Rechnungsstellung ist mühsam und zeitaufwändig, was zu Problemen mit der Genauigkeit und der rechtzeitigen Zustellung der Rechnungen an die Kunden führen kann. Das wiederum kann die Zahlung verzögern und den Cashflow Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Da unbezahlte Rechnungen nicht ohne weiteres ersichtlich sind, ist es auch schwierig, überfällige Zahlungen im Auge zu behalten.

2. Ineffiziente Kalkulation

In der Regel kostet es mehr Geld, eine einzelne Rechnung von Hand zu bearbeiten. Rechnen Sie einfach mal nach, wenn Ihr Unternehmen Zehntausende von Eingangsrechnungen manuell bearbeitet. Es ist nicht mehr ratsam, sich auf manuelle Arbeit zu verlassen.

3. Fehler bei der Verarbeitung

In einem manuellen System ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern größer, da sie von Menschen gemacht werden. Sie sind eine Verschwendung von Geld und Zeit für Ihr Unternehmen und können sogar noch schlimmere Probleme verursachen. Außerdem ist es für Sie als Unternehmen wahrscheinlich, dass Sie für die manuelle Rechnungsstellung mehr Mitarbeiter einstellen müssen.

Die manuelle Bearbeitung einer Papierrechnung nimmt jedoch viel Zeit in Anspruch. Es scheint, als würden Ihre Mitarbeiter mehr Zeit mit weniger sinnvollen Aufgaben verbringen. Sie müssten mehr Arbeiter für mehr Arbeitsstunden bezahlen, was die ohnehin schon hohen Betriebskosten weiter in die Höhe treibt. Aber wäre es nicht besser, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen und dabei so wenig wie möglich von Menschen gestört zu werden?

4. Mühsamer Prozess

Die manuelle Rechnungsstellung ist ein mühsamer Prozess, bei dem man jeden Tag stundenlang am Schreibtisch sitzen muss. Darunter leidet die Leistung Ihres Teams, und außerdem ist es oft extrem ärgerlich.

Außerdem ist es in der Regel schwierig und unpraktisch. Rechnungen erfordern eine Menge komplizierter Arbeit, einschließlich Datenextraktion, Abgleich, Genehmigungsworkflows, Scheckvorbereitung und mehr.

5. Es behindert die Produktivität

Bei manuellen Systemen werden die Rechnungen oft in Papierform an einem einzigen Ort aufbewahrt. Sie können es nicht verwenden, wenn Sie nicht am Arbeitsplatz sind. Ein Team kann in einer so abgelegenen Umgebung nicht effektiv zusammenarbeiten. Ihre Mitarbeiter werden an einem Schreibtisch festsitzen, Daten eingeben oder andere damit zusammenhängende Aufgaben erledigen, so dass sie sich nicht auf andere, mehr wertschöpfende oder wachstumsorientierte Aufgaben konzentrieren können.

Die daraus resultierende Innovations- und Entwicklungsträgheit macht es schwer, neue Taktiken einzuführen und in anderen Bereichen voranzukommen.

6. Sicherheitslücke

Datendiebstahl, Datenverlust und ähnliche Sicherheitsprobleme sind leichte Ziele für ein manuelles System. Lokal gespeicherte Daten sind anfällig für unbefugten Zugriff und Verwendung. Finanzielle Transaktionen spiegeln sich in den Daten Ihres Unternehmens wider, daher ist der Schutz dieser Daten entscheidend.

7. Fehlende oder doppelte Rechnungen

Rechnungen in Papierform können auf dem Weg ins Büro oder nach ihrer Ankunft verlegt werden. Infolgedessen werden verspätete Zahlungen anfallen, bis alle Rechnungen gefunden sind. Der Versuch, sie ausfindig zu machen, wird ein zeitaufwändiges und stressiges Unterfangen für das AP-Team sein.

Dies schadet nicht nur der Fähigkeit Ihres Lieferanten, seine Rechnungen zu bezahlen, sondern kann sich auch negativ auf Ihre Beziehung zu diesem Unternehmen auswirken. Wenn eine Papierrechnung und eine Bestellung nicht übereinstimmen, kann es schwierig sein, zu überprüfen, ob der richtige Betrag vereinbart wurde.

Warum ist es notwendig, von der manuellen Rechnungsstellung zur automatisierten Rechnungsstellung überzugehen?

Der Einsatz eines automatisierten Fakturierungssystems hat viele positive Aspekte. Insbesondere die Zeit, die ein Unternehmen benötigt, um von der Einreichung einer Rechnung bis zum Eingang des Geldes auf seinem Konto zu gelangen, könnte um ein Vielfaches verkürzt werden. Die Anzahl der Fehler wird durch weniger Tastenanschläge reduziert und auch die Transkriptionsfehler werden verringert.

Was ist die automatisierte Rechnungsstellung?

Mit Online-Rechnungen ist es einfach, schnell und kostengünstig, neue Rechnungsvorlagen einzuführen. Das bedeutet, dass der Kunde sich nicht mit einem Berg von unnötigen Papierrechnungen herumschlagen muss, da die Änderung nur einmal vorgenommen werden muss, damit sie sich auf allen nachfolgenden Rechnungen niederschlägt.

Bei der Automatisierung der Rechnungsbearbeitung handelt es sich, vereinfacht ausgedrückt, um die Einrichtung eines maschinellen Prozesses für Ihre Rechnungen. Die“automatisierte Rechnungsverarbeitung” (oder “AP-Automatisierung”) verwendet ohne menschliches Zutun die von der Kreditorenbuchhaltung gesammelten Daten, um Zahlungsanforderungen zu erstellen.

Mit automatisierten Rechnungsstellungsprozessen werden Rechnungen digital erstellt, in Sekundenschnelle übermittelt und empfangen und sicher auf einem Server oder in der Cloud gespeichert. Die richtige Anwendung der Rechnungsautomatisierung, die ein wirkungsvolles Instrument ist, kann die Rationalisierung des Abrechnungsprozesses erleichtern. Aufgrund der Zeit- und Geldersparnis und der Steigerung des Cashflows sollten Unternehmen die Einführung dieser Automatisierung in Betracht ziehen.

Wer kann von der automatisierten Rechnungsstellung profitieren?

Unternehmen jeder Größe können von der automatisierten Rechnungsverarbeitung profitieren, da die Technologie den gesamten Rechnungsstellungsprozess von der Erstellung der Lieferantenrechnungen bis hin zum Zahlungsabgleich übernimmt und so Zeit und Geld spart. Herkömmlichere Rechnungsverarbeitungssoftware erfordert die physische Zustellung der Rechnungen, bevor die Daten (entweder elektronisch oder manuell) in einem Buchhaltungssystem oder in manchen Fällen in einem Hauptbuch erfasst werden können.

Vorteile der Automatisierung der Rechnungsverwaltung

Eine automatisierte Rechnungsverwaltungssoftware rationalisiert Ihre Kreditorenbuchhaltung und ermöglicht eine schnelle Zahlungsabwicklung, indem sie Ihre Rechnungsdaten extrahiert, validiert und verwaltet. Aufgrund der hohen Betriebskosten, des großen Rechnungsvolumens und der Zunahme manueller Fehler kann die Rechnungsbearbeitung für einige B2B-Unternehmen eine Gefahr darstellen.

1. Schnellere Bearbeitung von Rechnungen

Die Bearbeitung der Rechnungen, die Bestätigung der Zahlen und die Einholung der erforderlichen Genehmigungen kann ohne ein automatisiertes System bis zu zwei Wochen dauern. Durch die Schaffung eines vereinfachten Arbeitsablaufs für das Verfahren kann ein automatisiertes System den Zeitaufwand drastisch reduzieren.

2. Minimierung von Fehlern

Aufgrund der erforderlichen Dateneingabe und der verschiedenen Kommunikationsebenen zwischen den Abteilungen sind manuelle Verfahren anfällig für Fehler. Jeder Moment kann ein schlechter Zeitpunkt für verlorene Rechnungen, falsche Berechnungen und Prozessprobleme sein. Mit einem automatisierten System können Sie Fehler ausschließen, doppelte Rechnungen vermeiden und die Genauigkeit erhöhen.

3. Vermeiden Sie Verspätungszuschläge und Verzögerungen

Bei einer manuellen Methode kann es bei einer Vielzahl von Rechnungen von Verkäufern und Lieferanten zu Fehlern kommen. Die Verträge mit den Lieferanten können Verzugsgebühren und Strafen enthalten, die Ihre Preise noch weiter erhöhen. Sie können diese Bußgelder vermeiden und Rechnungen schneller bearbeiten, wenn Sie ein automatisiertes Rechnungsbearbeitungssystem verwenden.

4. Maximieren Sie die Transparenz

Ein Mangel an Transparenz kann zu ungelösten Problemen führen, wie z.B. ineffektive Verfahren, zu niedrig ausgewiesene Kosten und unvollständige Abgrenzungen. Die Automatisierung erhöht die Transparenz der Prozesskette und liefert Ihnen alle Daten, die Sie benötigen, um Probleme zu lösen, sobald sie auftreten.

5. Berichterstattung und Überwachung

Automatisierung erhöht die Transparenz, so dass Ihr Unternehmen die Kosten besser verfolgen kann. Die meisten Rechnungsbearbeitungsplattformen verfügen über robuste Berichts- und Analysefunktionen, die Ihnen eine visuelle Darstellung der Daten in Echtzeit bieten, um die Entscheidungsfindung im Unternehmen zu unterstützen.

6. Stärken Sie die Beziehungen zu Verkäufern

Angespannte Beziehungen können eine Folge von Zahlungsverzögerungen oder ungenauer Rechnungsbearbeitung sein, die sich letztlich negativ auf Ihr Geschäft auswirken. Ein automatisiertes System, das pünktliche Zahlungen garantiert und das Hin- und Hertelefonieren und den Ärger mit den Lieferanten überflüssig macht, kann also dazu beitragen, starke Beziehungen aufzubauen.

7. Vertagung der Neueinstellung

Robotic Process Automation hilft bei der Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter. Mehr Arbeit kann in weniger Zeit erledigt werden, so dass Sie das Hinzufügen neuer Ressourcen eine Weile aufschieben können. Ihre Mitarbeiter werden viel besser in der Lage sein, einen Anstieg des Volumens zu bewältigen.

8. Schneller ROI und höhere Einsparungen

Bedenken Sie die Zeitersparnis bei der Bearbeitung jeder Rechnung und die Anzahl der für den Auftrag verwendeten Ressourcen. Außerdem fallen für Sie keine Säumnisgebühren oder Strafen mehr an. Das Gesamtergebnis der Automatisierung Ihrer Rechnungsbearbeitungsabteilung führt zu einer schnellen Amortisierung der Investition und im Laufe der Zeit zu erheblichen Einsparungen.

Wie kann man die Rechnungsverwaltung automatisieren?

Sie brauchen eine automatisierte Rechnungsbearbeitungssoftware wie Graip.AI und die Bereitschaft, mit der Zukunft Schritt zu halten. Wie funktioniert das?

Diese Software wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass jede Transaktion genau und effizient erfasst wird. Es kann zur Verfolgung von Kundenbestellungen, Lagerbeständen, Verkäufen und so weiter verwendet werden.

Schritt 1: Erfassen von Rechnungsdaten

Der erste Schritt bei der Erfassung von Rechnungsdaten besteht darin, sie in die Software zu importieren. Dieser Vorgang wird als “Datenerfassung” oder Rechnungserfassung bezeichnet. Die Daten werden dann für die wichtigsten Werte wie “Firmenname, Rechnungsbetrag, Datum und Anzahl der Einheiten” übersichtlich angezeigt.

Sie können diese wichtigen Details auch über elektronische Rechnungen erfassen, die Sie per E-Mail von Ihren letzten Verkäufern erhalten.

Die Software analysiert dann die Details der Bestellung, berechnet die Steuer und den Versandsatz auf der Grundlage Ihrer Geschäftsregeln und erstellt eine Rechnung, die Sie überprüfen können.

Diese von der Software zur Rechnungsautomatisierung erfassten Informationen sind ein wesentlicher Bestandteil der Dateneingabe, die bei der Verfolgung verschiedener Aspekte eines Unternehmens hilft.

Schritt 2: Datenextraktion

Der Extraktionsprozess läuft wie folgt ab:

Das Dokument wird von einem automatischen Scanner mit KI-Unterstützung gescannt, der dann eine ID-Nummer für jedes gescannte Dokument erzeugt.

Die ID-Nummern werden an eine zentrale Datenbank übermittelt, in der sie gespeichert werden, um später bei Bedarf abgerufen werden zu können; diese Datenbank enthält Informationen über alle Dokumente, die zuvor erfasst wurden.

Anschließend wird eine Liste aller gescannten Dokumente erstellt. Diese Liste enthält die Identifikationsnummer jedes Dokuments sowie seinen Typ (z.B. Rechnungstypen).

Schritt 3: Datenüberprüfung

Bei der Rechnungsfreigabe wird die Richtigkeit der Rechnung überprüft und sichergestellt, dass alle Angaben korrekt sind. Die Rechnungen werden mit Zahlungsaufträgen abgeglichen, bevor sie zur Genehmigung gesendet werden.

Wenn die Rechnung und der Zahlungsauftrag nicht übereinstimmen, werden Sie über die Fehlerdetails informiert. Das System vergleicht Rechnungsnummern mit Zahlungsaufträgen unter Verwendung einer eindeutigen Kennung für jeden Auftrag.

Sie können die Geschäftsregeln festlegen, um sicherzustellen, dass das Automatisierungssystem fehlerfrei funktioniert. Wenn Sie sich dessen nicht sicher sind, buchen Sie einen Anruf.

Wenn die Zahlungsdaten fehlerhaft sind, können Sie sie vor dem Versand der Rechnung korrigieren. Das System ist so konzipiert, dass Sie Ihre Rechnungsdetails jederzeit im System einsehen können.

Schritt 4: Datenexport

Das Datenextraktionsprogramm extrahiert dann die Rechnungsdaten und gibt sie mühelos in das ERP- (Enterprise Resource Planning) oder AP-System (Kreditorenbuchhaltung) ein, so dass die Zahlungsabwicklung mit nur wenigen Klicks erfolgen kann.

Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition ) übersetzt gescannte Papiere in digitalen Text, während digitale Dokumente wie digitale PDFs direkt durchgelassen werden können. Die Daten werden mit Hilfe von KI-Technologie den richtigen Feldern im ERP-System oder im automatischen Kreditorenverwaltungssystem des Benutzers zugeordnet.

Jeder Datensatz enthält alle für seine Bearbeitung erforderlichen Informationen in einem standardisierten Format und ist für Folgendes vorbereitet:

• Erstellung von Druckerzeugnissen (z.B. Rechnungen, Frachtbriefe)
• Erstellung elektronischer Dokumente (z.B. Bestellungen, Zahlungsbelege)
• Erstellung von elektronischen Dokumenten mit zusätzlichen Informationen (z.B. Bestellungen mit Geschäftsbedingungen)

Der Vorteil der Verwendung eines externen Tools zur Datenextraktion besteht darin, dass es nicht von der internen Logik des Systems abhängig ist und daher problemlos alle Arten von Informationen (z.B. Kundendaten) extrahieren kann.

Anwendungsszenarien der automatisierten Rechnungsverwaltung

1. Druck- und Papiervertriebsunternehmen

Das Unternehmen verlagerte seine Aufmerksamkeit auf die Kundenakquise und setzte sich als primäre Vision ein zweistelliges Umsatzwachstum ohne zusätzliche Personaleinstellungen. Außerdem kauften sie mehrere Händler mit geringeren Umsätzen, die es gewohnt waren, die Fristen ihrer Kunden einzuhalten.

Ihr System zum Einholen und Bezahlen von Rechnungen hingegen war manuell, mühsam und extrem langsam. Die Rechnungen gingen per Fax, E-Mail und Post bei dem Team ein, das den manuellen Prozess nach der Verkaufsstelle aufrechterhielt und die Back-End-Buchhaltung unterstützte.

Jedes Dokument erforderte 12 Berührungspunkte vom Empfang bis zur Ablage, wobei 8 bis 10 Personen das Dokument physisch an die verschiedenen Abteilungen weiterleiteten. Das Endergebnis? Ein einziges Dokument wurde in fünf Tagen bearbeitet.

Wenn man bedenkt, dass sie jede Woche zwischen 8 und 10.000 Rechnungen erhielten, war es erstaunlich, wie viel Zeit sie mit dem bloßen Weiterleiten von Papieren verbrachten.

Außerdem war die Möglichkeit, Fehler zu begehen, exponentiell. Mit mehreren Mitarbeitern in der Rechnungsbearbeitung, von denen jeder fast 1,6 Millionen Dokumente pro Jahr bearbeitete, wurde das Team ständig gefragt,

“Wo ist diese Rechnung?” Auch der Stauraum stellte ein großes Problem dar, und das Unternehmen musste zusätzliche Stellfläche vorhalten, um alle Aktenschränke unterbringen zu können.

Das Ergebnis der Automatisierung:

Obwohl sie mit Monaten und nicht mit Wochen gerechnet hatten, dauerte der gesamte Automatisierungsprozess nur 12 Tage, und alle ihre ursprünglichen Rechnungen wurden zur besseren Bearbeitung umgestellt.

10 Mitarbeiter, die früher Rechnungen bearbeiteten, sind jetzt nur noch 2, und der Rest wurde erfolgreich in andere Funktionen versetzt. Ganz zu schweigen von all dem Papier und dem Platz, den sie auf diese Weise gespart haben.

2. Bäckerei und Konditorei

Dieses Unternehmen ist ein führender Hersteller von verbesserten Crackern, Torten, Snack-Riegeln und Backmischungen, die mit natürlichen, kalorienreichen Zutaten und ohne künstliche Chemikalien hergestellt werden.

Die Marke versucht, gesunde Entscheidungen zu treffen, indem sie einfach Lebensmittel anbietet, die köstlich schmecken und auf lange Sicht halten. Simple Mills hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Gesundheit der Erde und ihrer Bewohner zu verbessern, indem es die Art und Weise, wie der Planet isst, erneuert.

Das erste Problem war das Fehlen von korrekten Eingabehierarchien im System, was erhebliche Umgehungen erforderlich machte. “Ich habe ein separates Arbeitsblatt mit verschiedenen Genehmigungshierarchien, geordnet nach Lieferantentypen, geführt. Der Manager erinnerte sich. “Ich entdeckte, dass dies eine Menge Gedächtnis und harte Arbeit meinerseits erforderte.” Wenn beispielsweise eine Rechnung den Schwellenwert eines Genehmigers überschreitet, muss ich meine Arbeit unterbrechen, um zu entscheiden, an wen ich die Rechnung als nächstes senden soll.

Das vorherige Kreditorenbuchhaltungssystem ließ sich nicht ohne weiteres mit dem ERP-System des Unternehmens verbinden, was zu Komplikationen bei der Synchronisierung von Rechnungen führte. Diese Einschränkung erforderte mehr manuelle Arbeit, um sicherzustellen, dass kritische Informationen eingegeben oder gepflegt wurden, um die Genauigkeit der Buchhaltung zu gewährleisten und die Transparenz der AP-bezogenen Daten zu erhöhen.

Das Ergebnis der Automatisierung

Für alle Beteiligten ist der gesamte AP-Prozess einfacher und effektiver geworden. “Wir haben jetzt für die meisten unserer Lieferanten ein eigenes E-Mail-Konto, was den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bearbeitung von Papierrechnungen reduziert”, erklärt die Frustration der Mitarbeiter des Unternehmens.

“Anstatt Zeit damit zu verbringen, jede einzelne Rechnung zu erfassen, zu verarbeiten und zu überprüfen, können wir die Rechnungen einfach automatisiert durchlaufen lassen und mit den Bestellungen vergleichen, um sicherzustellen, dass alles für die Zahlungsabwicklung in Ordnung ist. Wenn die Rechnungen fertig sind, werden sie sofort an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet”.

Die automatisierte Rechnungsverwaltung hat nicht nur dazu beigetragen, dass wir keine zusätzlichen Genehmigungen mehr benötigen, sondern auch dazu, dass das Kreditorenbuchhaltungsteam die gesamte Geschäftskommunikation verbessern konnte. Die Rechnungsautomatisierung bietet Nutzern außerhalb der Finanzbuchhaltung einen Überblick und zeigt, was möglicherweise falsch abgerechnet wurde. Außerdem können sie Kommentare zu Ablehnungen abgeben, Fehler um 90% minimieren und die Genauigkeit der Zahlungen erhöhen.

3. Management im Gesundheitswesen

Bei über 1.000 Rechnungen pro Monat schätzte die Geschäftsleitung, dass zwei Mitarbeiter fünf bis sechs Stunden pro Tag für die Eingabe von Informationen, das Formatieren von Tabellen und das Versenden von Rechnungszusammenfassungen per E-Mail benötigten. Darüber hinaus hatten die Teammitglieder an acht Standorten keinen Echtzeit-Zugriff auf den Rechnungsstatus, so dass es unmöglich war, Genehmigungen zu überwachen und das Risiko bestand, dass ein Manager eine wichtige Rechnung übersah.

Bei den Abrechnungen schließlich würden sie zwei Scheckläufe pro Woche durchführen, bei denen Schecks gedruckt und abgeglichen werden müssen, bevor sie dem Finanzmanager zur Prüfung und Genehmigung vorgelegt werden. “Es war ein ziemlicher Vorgang”, den sie unbedingt verbessern wollten.

Das Ergebnis der Automatisierung:

Die Vorteile wurden in der AP-Abteilung schnell deutlich. Da das Unternehmen von seinen Lieferanten verlangt, digitale Rechnungen per E-Mail zu versenden, fließen alle Rechnungen jetzt über verschiedene Kanäle direkt in die Automation Software und werden sofort mit dem ERP-System des Unternehmens synchronisiert.

Mit dem System konnten sie ganz einfach Regeln auf Lieferanten-, Manager- und Klassenebene definieren, um sicherzustellen, dass die richtige Person die richtigen Rechnungen zur Genehmigung erhält.

Fazit

Der Hauptzweck der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, den Prozess der Verwaltung des Cashflows zu rationalisieren, indem Verkaufsrechnungen automatisch mit Kunden und Lieferanten abgeglichen werden. Dies senkt die Kosten für die Rechnungsbearbeitung, verbessert die Genauigkeit, reduziert Fehler und bietet einen Prüfpfad für alle Transaktionen.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verbessert nicht nur die Genauigkeit der Buchhaltung, sondern auch die Geschwindigkeit, mit der Ihr Unternehmen seine Rechnungen bezahlen kann. Dadurch wird der gesamte Prozess robuster und zeitsparender.

Je mehr Zeit Sie mit der manuellen Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen verbringen, desto weniger Zeit haben Sie für andere Dinge. Wenn Sie täglich mit Zahlen zu tun haben, schleichen sich auch leicht menschliche Fehler ein. Wenn eine Lieferantenrechnung fehlerhaft ist oder nicht wie erwartet verarbeitet wird, ist es viel einfacher, sie zu finden und zu korrigieren.

Welche Buchhaltungssoftware kann ich für die Rechnungsautomatisierung verwenden?

Sie können mehrere Rechnungen in ein beliebiges Format für die ERP-Integration exportieren. Wenn Sie über Workflow-Automatisierung sprechen möchten, vereinbaren Sie einen Termin mit uns.

Wie erreichen Sie eine vollständige Automatisierung der Buchhaltung?

Automatisierung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Buchhaltung. Es spart Zeit und Mühe, erhöht die Genauigkeit und reduziert das Fehlerrisiko.

Um eine Automatisierung der Buchhaltung zu erreichen, sollten Sie mit einer soliden Grundlage von Finanzdaten beginnen und diese als Basis für die Entwicklung automatisierter Prozesse nutzen. Erstellen Sie klare Ziele und weisen Sie diese den einzelnen Rollen innerhalb der Organisation zu. Fangen Sie dann an, Ihr System Schritt für Schritt aufzubauen.

Ein automatisiertes Buchhaltungssystem sollte in der Lage sein, alle Aspekte der buchhalterischen Anforderungen eines Unternehmens zu bewältigen: Budgetierung, Berichterstattung, Analyse, Abgleich zwischen System und manuellem Prozess, Bargeldverwaltung, Journalbuchungen und Hauptbucheintragungen, Verwaltung von Kreditoren und Forderungen und vieles mehr.

Automatisierte Buchhaltungssysteme können sowohl für kleine Unternehmen als auch für Großunternehmen eingesetzt werden. Sie können auch für verschiedene Branchen wie die verarbeitende Industrie, den Einzelhandel oder das Gastgewerbe verwendet werden. Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind oder in welchem Stadium sich Ihr Unternehmen befindet – ob es gerade erst anfängt oder bereits gut läuft – ein automatisiertes Buchhaltungssystem wird Ihnen helfen, schneller ans Ziel zu kommen.

Wie läuft der Prozess der Kreditorenbuchhaltung ab?

Die Kreditorenbuchhaltung ist der Prozess der Erfassung und Verfolgung der Ausgaben und der entsprechenden Einnahmen eines Unternehmens. Dieser Prozess wird verwendet, um zu verfolgen, welche Ausgaben eine Organisation getätigt hat und wie viel sie an Einnahmen eingenommen hat. Diese beiden wichtigen Finanzdaten werden dann verwendet, um zu bestimmen, wie viel Bargeld dem Unternehmen zur Verfügung steht.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind die finanziellen Verpflichtungen gegenüber Verkäufern oder Kunden. Sie enthalten alle Rechnungen, die bezahlt wurden, aber noch nicht beglichen sind. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden manchmal auch als Synonym für “Forderungen aus Lieferungen und Leistungen” verwendet, die sich auf Geld beziehen, das Kunden für verkaufte Produkte schulden.