Comment automatiser un système de gestion des factures et pourquoi vous devriez le faire ?

Les entreprises ont tout intérêt à mettre en place des systèmes d’automatisation des comptes fournisseurs, car le traitement manuel des factures prend beaucoup de temps et est vulnérable aux erreurs et au vol. Les anciennes méthodes de comptabilité réduisent la production, l’efficacité et la rentabilité.

Au fur et à mesure que l’entreprise se développe, ces processus deviennent plus complexes et plus lourds. De nombreuses entreprises recrutent du personnel financier supplémentaire pour les aider à faire face à la situation. Toutefois, il s’agit d’une solution coûteuse qui peut être évitée en mettant en œuvre l’automatisation de la comptabilité.

Graip.AI peut vous aider à automatiser vos comptes fournisseurs. Voyez le système en action.

Allons au fond des choses.

Le processus de comptabilité fournisseurs

Le processus de comptabilité fournisseurs commence par une facture, qui doit être enregistrée dans un grand livre de comptes. Après avoir reçu le paiement du client, une facture doit être envoyée à nouveau – cette fois en tant que date d’échéance de la facture – afin que d’autres factures puissent être créées pour chaque nouvelle facture reçue au cours de la même période. Une fois que toutes ces factures ont été enregistrées dans leurs comptes respectifs, elles peuvent être additionnées pour déterminer le total des recettes perçues au cours de cette période.

Le chemin emprunté par les factures

Le processus de facturation est souvent simple et direct. Une facture est générée par l’entreprise lorsqu’un client effectue un paiement. En tant qu’enregistrement des transactions, les factures peuvent être consultées à tout moment pour savoir ce qui a été acheté, quand cela a été acheté, quel en a été le coût, qui l’a vendu, à qui cela a été vendu et comment entrer en contact avec l’une ou l’autre des parties.

Les entreprises sont amenées à traiter de nombreux types de factures, chacun d’entre eux ayant une fonction unique.

Types de factures

1. Facture de crédit

Une facture de crédit, également connue sous le nom de note de crédit ou d’avoir, est le type qui indique que de l’argent a été crédité pour la facture originale. L’exemple le plus courant de la définition de la facture de crédit est le remboursement d’un client.

Les factures de crédit vous permettent de modifier votre compte client et de changer les créances sans supprimer la facture initiale de vos dossiers. Alors, à quoi sert exactement une facture de crédit dans le monde de la comptabilité ? Il s’agit du nouveau document qui a été émis en complément de la facture initiale. Elle est bénéfique pour les acheteurs comme pour les vendeurs, car elle garantit l’exactitude des données.

À quoi ça sert ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pouvez devoir modifier votre facture initiale afin d’indiquer un remboursement sur le compte du client. En vous demandant à quoi sert une facture de crédit, vous rencontrerez probablement des raisons courantes telles que les suivantes :

Réductions et promotions – Le commerçant souhaite récompenser le consommateur pour son dévouement en lui offrant une réduction. Ce montant peut être crédité sur leur compte sous la forme d’une note de crédit sur une facture.

Retours des consommateurs – Si un client souhaite retourner les articles qu’il a déjà achetés. En échange, le vendeur doit accorder une note de crédit pour ajuster le montant de la facture initiale.

Désaccord sur la facture – L’acheteur estime avoir été surfacturé pour les articles initiaux et le vendeur accepte de baisser le prix. La facture de crédit est établie pour refléter la réduction de prix.

Quels sont les avantages qui en découlent ?

Si nous parlons des avantages des notes de crédit, ils sont nombreux. La prévention des erreurs est l’utilisation la plus courante et la plus bénéfique des factures de crédit. Au lieu de supprimer les factures d’origine, si une facture de crédit est établie par rapport à la facture initiale, cela supprimera l’erreur d’équilibrage des comptes ou de déclaration d’impôts.

2. Facture de débit

Une note de débit, également appelée mémo de débit, est une sorte de notification de dette entre un vendeur et un acheteur. Les notes de débit sont souvent utilisées dans les transactions interentreprises, lorsqu’une entreprise peut fournir ses biens ou ses services à une autre entreprise avant d’envoyer la facture officielle. La transaction est documentée dans la note de débit, qui en prend note.

Dans les échanges entre entreprises et consommateurs, par exemple, lorsque le client retourne des marchandises achetées à l’origine à crédit, des notes de débit sont utilisées. Dans cette transaction, l’acheteur émet une note de débit au vendeur.

3. Factures pro forma

Une facture proforma est une facture de vente fournie aux clients avant l’envoi d’un produit. En règle générale, elle détaille les marchandises achetées et d’autres informations pertinentes telles que le poids de l’envoi et les coûts associés.

L’importation de marchandises dans un pays nécessite la présentation de factures proforma aux autorités douanières. Contrairement à une simple offre de prix, une facture proforma constitue un accord juridiquement exécutoire, même si les conditions de vente sous-jacentes sont flexibles.

Les factures proforma sont utilisées pour faciliter le processus d’autorisation d’achat interne pour les entreprises de tous les secteurs. Comme tous les termes d’une vente sont établis à l’avance dans une facture proforma, il n’est pas nécessaire de poursuivre les négociations après la finalisation de la vente.

4. Factures intermédiaires

Une facture intermédiaire est un excellent moyen de répartir le coût global d’un projet de grande envergure sur une période plus longue. Plutôt que d’émettre une facture globale à l’issue du projet, vous émettez une série de factures à différentes étapes.

Lorsque vous travaillez sur un projet à long terme, il peut être utile d’émettre des factures intermédiaires afin de continuer à recevoir des paiements pendant la durée du projet. Vos clients peuvent tirer profit des factures intermédiaires, car elles leur permettent de budgétiser plus facilement le projet et d’en suivre l’évolution.

Inconvénients de la facturation manuelle

1. Les flux de trésorerie sont perturbés

La facturation manuelle est fastidieuse et prend beaucoup de temps, ce qui peut entraîner des problèmes de précision et de délais de livraison des factures aux clients. Ce qui, à son tour, peut retarder le paiement et nuire à la trésorerie de votre entreprise. Comme les factures impayées ne sont pas facilement visibles, il est également difficile de garder un œil sur les paiements en souffrance.

2. Coût inefficace

En règle générale, le traitement manuel d’une seule facture est plus coûteux. Faites le calcul si votre entreprise traite manuellement des dizaines de milliers de factures entrantes. Il n’est plus prudent de compter sur le travail manuel.

3. Erreurs de traitement

Dans un système manuel, les erreurs sont plus susceptibles de se produire, car elles sont gérées par des personnes. C’est une perte d’argent et de temps pour votre entreprise, et cela peut même entraîner des problèmes plus graves. En outre, pour la facturation manuelle, il est probable que votre entreprise doive engager davantage de personnel.

Cependant, le traitement manuel d’une facture papier allonge considérablement le processus. Il semble que votre personnel consacre plus de temps à des tâches moins utiles. Il serait nécessaire de payer plus de travailleurs pour des heures de travail plus longues, ce qui ajoute aux coûts opérationnels déjà élevés. Mais ne serait-il pas préférable d’accomplir plus en moins de temps avec le moins d’interférence possible de la part des êtres humains ?

4. Processus fastidieux

La facturation manuelle est un processus fastidieux qui nécessite de rester à son bureau pendant des heures, chaque jour ouvrable. Les performances de votre équipe en pâtissent, en plus d’être souvent irritantes à l’extrême.

En outre, cela est généralement difficile et peu pratique. Les factures nécessitent beaucoup de travail compliqué, notamment l’extraction de données, la mise en correspondance, les flux de travail d’approbation, la préparation des chèques et bien d’autres choses encore.

5. Elle nuit à la productivité

Les systèmes manuels impliquent souvent des copies papier des factures conservées en un seul endroit. Il est impossible de l’utiliser lorsqu’on n’est pas sur son lieu de travail. Une équipe ne peut pas collaborer efficacement dans un environnement aussi éloigné. Vos employés resteront bloqués au même bureau, à saisir des données ou à exécuter d’autres tâches connexes, ce qui les empêchera de se concentrer sur d’autres responsabilités à plus forte valeur ajoutée ou axées sur la croissance.

Le ralentissement de l’innovation et du développement qui en résulte rend difficile le lancement de nouvelles tactiques et la réalisation de progrès dans d’autres domaines.

6. Violation de la sécurité

Le vol et la perte de données, ainsi que les problèmes de sécurité similaires, sont des cibles faciles pour un système manuel. Les données enregistrées localement sont vulnérables à l’accès et à l’utilisation non autorisés. Les transactions financières se reflètent dans les données de votre entreprise, il est donc crucial de les protéger.

7. Factures manquantes ou en double

Les factures papier sont susceptibles d’être égarées, que ce soit pour aller vers le bureau ou une fois qu’elles sont arrivées. Par conséquent, les retards de paiement s’accumuleront jusqu’à ce que toutes les factures soient retrouvées. Essayer de les retrouver sera une entreprise longue et stressante pour l’équipe de comptabilité.

Non seulement cela nuit à la capacité de votre fournisseur à payer ses factures, mais cela peut également avoir un impact négatif sur vos relations avec cette entreprise. Lorsqu’une facture papier et un bon de commande ne correspondent pas, il peut être difficile de vérifier que le montant exact a été convenu.

Pourquoi est-il nécessaire de passer de la facturation manuelle à la facturation automatisée ?

L’utilisation d’un système de facturation automatisé présente de nombreux aspects positifs. En particulier, le temps nécessaire à une entreprise pour passer de l’envoi d’une facture au versement d’une somme d’argent sur son compte peut être divisé plusieurs fois. Cela réduit le nombre d’erreurs avec moins de frappes et les erreurs de transcription sont également réduites.

Qu’est-ce que la facturation automatisée ?

Avec les factures en ligne, il est simple, rapide et peu coûteux d’introduire de nouveaux modèles de factures. Cela signifie que le client n’aura pas à gérer une montagne de factures papier inutiles, car le changement ne devra être effectué qu’une seule fois pour se répercuter sur toutes les factures ultérieures.

L’automatisation du traitement des factures, en termes plus simples, est l’action de configurer votre processus de facturation pour qu’il fonctionne mécaniquement. Sans aucune intervention humaine, le“traitement automatisé des factures” (ou “automatisation des comptes fournisseurs”) utilise les données recueillies auprès des comptes fournisseurs pour générer des demandes de paiement.

Grâce aux processus de facturation automatisés, les factures sont créées numériquement, transmises et reçues en quelques secondes et stockées en toute sécurité sur un serveur ou dans le cloud. La bonne application de l’automatisation des factures, qui est un instrument puissant, peut faciliter la rationalisation du processus de facturation. En raison des économies de temps et d’argent ainsi que de l’augmentation de la trésorerie, les entreprises devraient envisager d’adopter cette automatisation.

Qui peut bénéficier de la facturation automatisée ?

Les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier du traitement automatisé des factures, car la technologie prend en charge l’ensemble du processus de facturation, de la production de la facture du fournisseur au rapprochement des paiements, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent. Les logiciels de traitement des factures plus classiques nécessitent la livraison physique des factures avant que les données puissent être enregistrées (électroniquement ou manuellement) dans un système comptable ou, dans certains cas, dans des grands livres.

Avantages de l’automatisation de la gestion des factures

Un logiciel de gestion automatisée des factures rationalise vos procédures de comptabilité fournisseurs et permet un traitement rapide des paiements en extrayant, validant et conservant les données de vos factures. En raison de frais de fonctionnement élevés, d’un volume massif de factures et d’une augmentation des erreurs manuelles, le traitement des factures peut représenter un danger pour certaines entreprises B2B.

1. Traitement plus rapide des factures

Le traitement des factures, la confirmation des chiffres et l’obtention des autorisations nécessaires peuvent prendre jusqu’à deux semaines sans système automatisé. En créant un flux de travail simplifié pour la procédure, un système automatisé peut réduire considérablement le temps nécessaire.

2. Minimiser les erreurs

En raison de la saisie de données nécessaire et des différents niveaux de communication entre les services, les procédures manuelles sont sujettes à des erreurs. Chaque instant peut être l’occasion désagréable de factures perdues, de calculs erronés ou de problèmes de processus. Un système automatisé vous permet d’éliminer les erreurs, d’éviter les factures en double et d’améliorer la précision.

3. Évitez les frais de retard et les retards

Une méthode manuelle est sujette à de nombreuses erreurs lorsqu’il s’agit de traiter de nombreuses factures de vendeurs et de fournisseurs. Les accords avec les fournisseurs peuvent inclure des frais de retard et des pénalités, ce qui augmentera encore vos prix. Vous pouvez éviter ces amendes et traiter les factures plus rapidement en utilisant un système automatisé de traitement des factures.

4. Maximiser la transparence

Un manque de transparence peut entraîner des problèmes non résolus tels que des procédures inefficaces, des coûts sous-déclarés et des régularisations incomplètes, entre autres. L’automatisation accroît la visibilité de la chaîne des processus, en vous fournissant toutes les données dont vous avez besoin pour gérer les problèmes dès qu’ils surviennent.

5. Rapports et suivi

L’automatisation accroît la transparence, permettant à votre entreprise de suivre plus facilement les coûts. La majorité des plateformes de traitement des factures sont dotées de fonctions de reporting et d’analyse robustes qui vous fournissent une représentation visuelle en temps réel des données afin de faciliter la prise de décision au sein de l’entreprise.

6. Renforcer les liens avec les vendeurs

Des relations tendues peuvent être la conséquence de retards de paiement ou d’un traitement inexact des factures, ce qui, en fin de compte, a un impact négatif sur votre entreprise. Ainsi, en garantissant le respect des délais de paiement et en supprimant les appels et les problèmes auxquels les fournisseurs sont généralement soumis, un système automatisé peut contribuer à l’établissement de relations solides.

7. Ajourner les nouvelles embauches

L’automatisation des processus robotiques permet d’augmenter la productivité du personnel. Plus de travail peut être effectué en moins de temps, ce qui vous permet de reporter l’ajout de nouvelles ressources pendant un certain temps. Vos employés seront beaucoup plus aptes à gérer une augmentation de volume.

8. Un retour sur investissement rapide et des économies accrues

Considérez le temps économisé pour le traitement de chaque facture et le nombre de ressources nécessaires pour ce travail. De plus, vous ne subissez plus de frais de retard ou de pénalités. Le résultat global de l’automatisation de votre service de traitement des factures se traduit par un retour sur investissement rapide et, au fil du temps, par des économies significatives.

Comment automatiser la gestion des factures ?

Vous avez besoin d’un logiciel de traitement automatisé des factures comme Graip.AI et d’une volonté de rattraper le temps perdu. Comment cela fonctionne-t-il ?

Ce logiciel est conçu pour s’assurer que chaque transaction est enregistrée de manière précise et efficace. Il peut être utilisé pour suivre les commandes des clients, les niveaux de stock, les ventes, etc.

Étape 1 : Saisie des données de la facture

La première étape de la collecte de données sur les factures consiste à les importer dans le logiciel. Ce processus est appelé “saisie des données” ou “saisie des factures”. Les données seront ensuite affichées de manière pratique selon les valeurs les plus importantes telles que le nom de l’entreprise, le montant de la facture, la date et le nombre d’unités.

Cela peut également saisir ces informations importantes par le biais des factures électroniques que les vendeurs récents vous envoient par courrier électronique.

Le logiciel analyse ensuite les détails de la commande, calcule la taxe et le taux d’expédition en fonction de vos règles commerciales et génère une facture que vous pouvez consulter.

Ces informations capturées par le logiciel d’automatisation des factures constituent la partie essentielle de la saisie des données qui permet de suivre les différents aspects d’une entreprise.

Étape 2 : Extraction des données

Le processus d’extraction est le suivant :

Le document est scanné par un scanner automatique alimenté par l’IA, qui génère ensuite un numéro d’identification pour chaque document scanné.

Les numéros d’identification sont transmis à une base de données centrale où ils sont stockés pour être récupérés ultérieurement si nécessaire ; cette base de données contient des informations sur tous les documents qui ont été capturés auparavant.

Une liste de tous les documents numérisés est ensuite créée ; cette liste contient le numéro d’identification de chaque document, ainsi que son type (par exemple : types de factures).

Étape 3 : Vérification des données

L’approbation des factures consiste à vérifier l’exactitude de la facture et à s’assurer que tous les détails sont corrects. Les factures sont mises en correspondance avec les ordres de paiement avant d’être envoyées pour approbation.

En cas de non-concordance entre la facture et l’ordre de paiement, les détails de l’erreur vous seront envoyés Le système compare les numéros de factures avec les ordres de paiement en utilisant un identifiant unique pour chaque ordre.

Vous pouvez définir des règles de gestion pour vous assurer que le système d’automatisation fonctionne sans erreur. Si vous avez des doutes, prenez rendez-vous téléphonique.

En cas d’erreur dans les données de paiement, celles-ci peuvent être corrigées avant l’envoi de la facture. Le système est conçu de manière à ce que vous puissiez consulter les détails de votre facture à tout moment.

Étape 4 : Exportation des données

Le programme d’extraction de données extrait ensuite les données de la facture et les introduit sans effort dans le système ERP (Enterprise Resource Planning) ou comptabilité AP (accounts payable), ce qui permet d’effectuer le traitement du paiement en quelques clics.

La technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) traduit les documents scannés en texte numérique, tandis que les documents numériques tels que les PDF peuvent passer directement au travers. Les données sont affectées aux champs corrects dans le système ERP ou le système de gestion automatique des comptes fournisseurs de l’utilisateur grâce à la technologie de l’intelligence artificielle.

Chaque fiche contient toutes les informations nécessaires à son traitement dans un format standardisé et est préparée pour ce qui suit :

• Création de documents imprimés (par exemple, factures, connaissements)
• Création de documents électroniques (par exemple, bons de commande, notes de paiement)
• Création de documents électroniques avec des informations supplémentaires (par exemple, des bons de commande avec des conditions générales)

L’avantage d’utiliser un outil externe pour extraire les données est qu’il ne dépend pas de la logique interne du système et qu’il peut donc extraire tous les types d’informations (par exemple, les données sur les clients) sans aucun problème.

Scénarios d’application de la gestion automatisée des factures

1. Entreprise de distribution d’impressions et de papier

L’entreprise s’est concentrée sur l’acquisition de clients et s’est fixé comme objectif principal une croissance à deux chiffres de son chiffre d’affaires sans embauches supplémentaires. Elle achetaient également auprès de plusieurs commerçants à faible volume qui avaient l’habitude de respecter les délais de leurs clients.

En revanche, leur système de collecte et de paiement des factures était manuel, laborieux et extrêmement lent. Les factures étaient reçues par télécopie, par courrier électronique et par courrier postal par l’équipe chargée de gérer le processus manuel après le point de vente et d’assurer la comptabilité finale.

Chaque document nécessitait alors 12 points de contact, de la réception à l’archivage, avec 8 à 10 personnes pour l’acheminer physiquement vers les différents services. Le résultat final ? Un seul document a été traité en cinq jours.

Étant donné qu’ils recevaient entre 8 et 10 000 factures par semaine, le temps consacré à l’acheminement des documents était stupéfiant.

De plus, la possibilité de commettre des erreurs était exponentielle. Avec plusieurs personnes chargées du traitement des factures, et traitant chacune près de 1,6 million de documents par an, l’équipe se posait continuellement la question :

“Où se trouve cette facture ?” L’espace de stockage était également un problème important, et l’entreprise a dû mettre à disposition un espace supplémentaire pour accueillir toutes les armoires de classement.

Le résultat de l’automatisation :

Alors qu’ils s’attendaient à ce que cela dure des mois et non des semaines, l’ensemble du processus d’automatisation a pris 12 jours et toutes les factures originales ont été transférées pour un meilleur traitement.

Des 10 personnes qui s’occupaient auparavant des factures, il n’en reste plus que 2, les autres ayant été affectées à d’autres fonctions. Sans parler du papier et de l’espace économisés au passage.

2. Entreprise de pâtisserie et de confiserie

Cette entreprise est un important fabricant de crackers améliorés, de tartes, de barres à grignoter et de mélanges cuits au four, produits à partir d’ingrédients naturels, riches en calories et sans produits chimiques artificiels.

La marque s’efforce de faire prendre des décisions saines en proposant simplement des aliments délicieux et durables. Avant tout, Simple Mills se consacre à l’amélioration de la santé générale de la terre et de ses habitants en innovant la façon dont la planète se nourrit.

La première préoccupation était l’absence de hiérarchies d’entrée correctes dans le système, qui nécessitait des solutions de contournement considérables. “Je gardais une feuille de calcul séparée avec différentes hiérarchies d’approbation classées par type de fournisseur”, se souvient le directeur. “J’ai découvert que cela nécessitait beaucoup de mémoire et de travail de ma part. Par exemple, si une facture dépassait le seuil d’un approbateur, je devais interrompre mon travail pour déterminer à qui je devais l’envoyer ensuite.”

L’ancien système de comptabilité fournisseurs n’était pas facilement relié au système ERP de l’entreprise, ce qui entraînait des complications dans la synchronisation des factures. Cette contrainte a nécessité plus de travail manuel pour s’assurer que les informations critiques étaient saisies ou maintenues pour la précision comptable et plus de visibilité sur les données liées à la comptabilité.

Le résultat de l’automatisation

Pour toutes les personnes concernées, l’ensemble du processus d’AP est devenu plus facile et plus efficace. “Nous disposons désormais d’un compte de messagerie dédié pour la plupart de nos fournisseurs, ce qui réduit le temps et les difficultés de traitement des factures papier”, ce qui explique la frustration des employés de l’entreprise.

“Au lieu de perdre du temps à saisir, traiter et vérifier chaque facture, nous pouvons simplement laisser les factures passer par l’automatisation et les comparer aux commandes pour nous assurer que tout est en ordre pour le traitement du paiement. Lorsque les factures sont prêtes, elles sont immédiatement transmises aux approbateurs appropriés.

La gestion automatisée des factures nous a permis d’éliminer le besoin d’approbations supplémentaires, mais elle a également aidé l’équipe de comptabilité à améliorer la communication globale de l’entreprise.” L’automatisation des factures offre une visibilité aux utilisateurs en dehors de la comptabilité et permet de repérer tout ce qui peut être facturé de manière incorrecte. Elle leur permet également de fournir des commentaires sur les rejets, de réduire les erreurs de 90 % et d’augmenter la précision des paiements.

3. Gestion des soins de santé

Avec plus de 1 000 factures par mois, la direction a estimé qu’il fallait à deux personnes cinq à six heures par jour pour saisir les informations, mettre en forme les feuilles de calcul et envoyer les résumés des factures par courrier électronique. En outre, les membres de l’équipe répartis sur huit sites n’avaient pas accès en temps réel au statut des factures, ce qui rendait impossible le suivi des approbations et augmentait le risque qu’un responsable ne rate une facture importante.

Enfin, en ce qui concerne les règlements, ils effectuaient deux séries de contrôles par semaine, ce qui nécessitait d’imprimer et de faire correspondre les chèques avant de les soumettre au directeur financier pour évaluation et approbation. “Il s’agissait d’une procédure assez lourde”, qu’ils souhaitaient améliorer.

Le résultat de l’automatisation :

Les avantages ont été rapidement visibles dans le département comptabilité. Comme l’organisation demande à ses fournisseurs d’envoyer leurs factures numériques par courrier électronique, toutes les factures sont désormais envoyées directement au logiciel d’automatisation par différents canaux et sont instantanément synchronisées avec le système ERP de l’entreprise.

Le système leur a permis de définir simplement des règles au niveau du fournisseur, du gestionnaire et de la classe pour s’assurer que la bonne personne reçoit les bonnes factures à approuver.

Conclusion

L’objectif premier de l’automatisation des comptes fournisseurs est de rationaliser le processus de gestion des flux de trésorerie en rapprochant automatiquement les factures de vente avec les clients et les fournisseurs. Cela permet de réduire les coûts de traitement des factures, d’améliorer la précision, de réduire les erreurs et de fournir une piste d’audit pour toutes les transactions.

En plus d’améliorer la précision de la comptabilité, l’automatisation des comptes fournisseurs augmente également la vitesse à laquelle votre entreprise peut payer ses factures. L’ensemble du processus est donc plus robuste et plus rapide.

Plus vous passez de temps à traiter manuellement les factures et les paiements, moins vous avez de temps à consacrer à d’autres tâches. Il est également facile de commettre des erreurs humaines lorsque vous manipulez des chiffres tous les jours. Si une facture fournisseur est incorrecte ou n’est pas traitée comme prévu, il est beaucoup plus facile de la trouver et de la corriger.

Quel logiciel comptable puis-je utiliser pour l’automatisation des factures ?

Vous pouvez exporter plusieurs factures dans n’importe quel format pour l’intégration dans un ERP. Pour discuter de l’automatisation de vos flux de travail, prenez rendez-vous avec nous.

Comment parvenir à une automatisation complète de la comptabilité ?

L’automatisation est la clé d’une comptabilité réussie. Elle permet d’économiser du temps et des efforts, d’accroître la précision et de réduire le risque d’erreurs.

Pour parvenir à l’automatisation de la comptabilité, il faut partir d’une base solide de données financières et s’en servir comme base pour développer des processus automatisés. Créez des objectifs clairs et attribuez-les à des rôles individuels au sein de l’organisation. Commencez ensuite à construire votre système, étape par étape.

Un système comptable automatisé doit être capable de gérer tous les aspects des besoins comptables d’une entreprise : budgétisation, rapports, analyse, rapprochement entre le système et le processus manuel, gestion de la trésorerie, écritures de journal et de grand livre, gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients, et bien plus encore.

Les systèmes comptables automatisés peuvent être mis en place par les petites entreprises ou les grandes ; ils peuvent également l’être dans différents secteurs tels que l’industrie manufacturière, le commerce de détail ou l’hôtellerie. Ainsi, quel que soit votre secteur d’activité ou le stade auquel se trouve votre entreprise – qu’elle soit en phase de démarrage ou déjà prospère -, un système comptable automatisé vous aidera à atteindre vos objectifs plus rapidement.

En quoi consiste le processus de comptabilité fournisseurs ?

La comptabilité fournisseurs est le processus d’enregistrement et de suivi des dépenses et des recettes correspondantes d’une entreprise. Ce processus permet de suivre les dépenses d’une organisation et les recettes qu’elle a perçues. Ces deux données financières importantes sont ensuite utilisées pour déterminer le montant des liquidités disponibles pour l’entreprise.

Les comptes créditeurs sont les obligations financières dues aux fournisseurs ou aux clients. Ils comprennent toutes les factures qui ont été payées, mais qui n’ont pas encore été réglées. Les comptes fournisseurs sont parfois utilisés comme synonymes de “comptes clients”, qui désignent l’argent dû par les clients pour les produits qu’ils ont vendus.