Come automatizzare il sistema di gestione delle fatture e perché dovresti farlo il prima possibile

Le aziende traggono vantaggio dall’implementazione di sistemi di automazione della contabilità, poiché l’elaborazione manuale delle fatture richiede molto tempo ed è soggetta a errori. I metodi AP tradizionali riducono la produzione, l’efficienza e la redditività.

Quando un’azienda cresce, questi processi diventano più complessi e ingombranti. Molte aziende assumono personale finanziario aggiuntivo per aiutarle a far fronte alla situazione. Tuttavia, si tratta di un rimedio costoso che può essere evitato implementando l’automazione degli AP.

Graip.AI può aiutarti ad automatizzare la tua contabilità fornitori. Guarda il sistema in azione.

Andiamo a fondo della questione.

Il processo di gestione della contabilità

Il processo di contabilità passiva (AP) inizia con una fattura, che deve essere registrata su un registro contabile. Dopo aver ricevuto il pagamento dal cliente, è necessario inviare nuovamente una fattura – questa volta con scadenza – in modo da poter creare altre fatture per ogni nuova ricevuta nello stesso periodo di tempo. Una volta che tutte le fatture sono state registrate nei rispettivi conti, possono essere sommate per determinare il totale delle entrate raccolte in quel periodo di tempo.

Il percorso delle fatture

Il processo di fatturazione è spesso semplice e lineare. Una fattura viene generata dall’azienda quando un cliente effettua un pagamento. Come registro delle transazioni, le fatture possono essere consultate in qualsiasi momento per vedere cosa è stato acquistato, quando è stato acquistato, qual è stato il costo, chi lo ha venduto, a chi è stato venduto e come mettersi in contatto con entrambe le parti.

Le aziende hanno a che fare con numerosi tipi di fatture, ognuna delle quali ha uno scopo ben preciso.

Tipi di fatture

1. Nota di credito

Una nota di credito, o nota di accredito, è un’annotazione che mostra il denaro che è stato riaccreditato sulla fattura originale. L’esempio più comune della definizione di nota di credito è il rimborso di un cliente.

Le note di credito ti permettono di modificare il conto del cliente e di cambiare i crediti senza rimuovere la fattura iniziale dai tuoi registri. Quindi, a cosa serve esattamente una nota di credito nel mondo della contabilità? È il nuovo documento emesso in aggiunta alla fattura iniziale. È vantaggioso sia per gli acquirenti che per i venditori, poiché garantisce che i registri siano accurati.

A cosa serve?

Ci sono numerosi motivi per cui potrebbe esserti richiesto di modificare la fattura originale per indicare un rimborso sul conto del cliente. Quando si considera a cosa serve una nota di credito, è probabile che ci si imbatta in cause comuni come le seguenti:

Sconti e promozioni – Il commerciale desidera premiare il consumatore per la sua devozione offrendo uno sconto. Questo può essere accreditato sul loro conto come nota di credito su una fattura.

Restituzione dei prodotti da parte dei consumatori – Se un cliente desidera restituire i prodotti che ha già acquistato. In cambio, il venditore deve fornire una nota di credito per adeguare l’importo della fattura originale.

Disaccordo sulla fattura – L’acquirente ritiene di aver pagato troppo per gli articoli iniziali e il venditore accetta di abbassare il prezzo. La nota di credito viene emessa per riflettere la riduzione del prezzo.

Quali sono i vantaggi che comporta?

Se parliamo dei vantaggi delle note di credito, sono numerosi. La prevenzione degli errori è l’uso più comune e vantaggioso delle fatture di credito. Invece di eliminare le fatture originali, se si effettua una nota di credito a fronte di quella iniziale, si eliminerà l’errore di far quadrare i conti o di presentare le tasse.

2. Nota di addebito

Una nota di addebito, nota anche come nota di debito, è un tipo di notifica di debito tra un venditore e un acquirente. Le note di debito sono spesso utilizzate nelle transazioni B2B, quando un’azienda può fornire a un’altra i propri beni o servizi prima di inviare la fattura ufficiale. La transazione è documentata nella nota di addebito, che ne “prende nota”.

Negli scambi tra aziende e consumatori, ad esempio, quando un cliente restituisce la merce originariamente acquistata a credito, si utilizzano le note di addebito. In questa transazione l’acquirente emette al venditore una nota di debito.

3. Fatture Proforma

Una fattura proforma è una fattura di vendita fornita ai clienti prima dell’invio di un prodotto. In genere, il documento riporta i dettagli della merce acquistata e altre informazioni pertinenti, come il peso della spedizione e i costi associati.

L’importazione di merci in un paese richiede la presentazione di fatture proforma alla dogana. A differenza di un semplice preventivo, una fattura proforma costituisce un accordo legalmente vincolante, anche se le condizioni di vendita sottostanti sono flessibili.

Le fatture proforma sono utilizzate per semplificare il processo di autorizzazione agli acquisti interni delle aziende di tutti i settori. Poiché tutti i termini di una vendita sono stabiliti in anticipo in una fattura proforma, non c’è bisogno di ulteriori negoziazioni dopo che la vendita è stata finalizzata.

4. Fatture intermedie o per stati di avanzamento

Una fattura intermedia è un ottimo modo per distribuire il costo complessivo di un progetto massiccio su un periodo più lungo. Invece di emettere un’unica grande fattura al termine del progetto, emetti una serie di fatture in fasi diverse.

Quando si lavora su un progetto a lungo termine, può essere utile emettere fatture intermedie in modo da continuare a ricevere i pagamenti mentre il progetto è ancora in corso. I tuoi clienti possono trarre vantaggio dalle fatture intermedie, in quanto consentono loro di preventivare e monitorare più facilmente i progressi del progetto.

Svantaggi della fatturazione manuale

1. Il flusso di cassa viene interrotto

La fatturazione manuale è noiosa e richiede molto tempo, il che può causare problemi di accuratezza e tempestività nella consegna delle fatture ai clienti. Il che a sua volta può ritardare i pagamenti e danneggiare il flusso di cassa della tua azienda. Poiché le fatture non pagate non sono immediatamente visibili, è anche difficile tenere sotto controllo i pagamenti in ritardo.

2. Costi inefficienti

In linea di massima, costa di più gestire una singola fattura a mano. Fai i conti se la tua azienda gestisce manualmente decine di migliaia di fatture in entrata. Non è più prudente affidarsi al lavoro manuale.

3. Errori di elaborazione

In un sistema manuale, è più probabile che si verifichino degli errori perché sono gestiti da persone. Sono uno spreco di denaro e di tempo per la tua azienda e potrebbero addirittura causare problemi peggiori. Inoltre, per la fatturazione manuale è probabile che l’azienda debba assumere più persone.

Tuttavia, l’elaborazione manuale di una fattura cartacea comporta un notevole dispendio di tempo. Sembra che il tuo staff stia dedicando più tempo a compiti meno significativi. Dovresti pagare più lavoratori per lavorare più ore, il che si aggiunge ai già alti costi operativi. Ma non sarebbe preferibile ottenere di più in meno tempo e con la minore interferenza possibile da parte degli esseri umani?

4. Processo noioso

La fatturazione manuale è un processo noioso che richiede di stare seduti alla scrivania per ore e ore, ogni giorno lavorativo. Le prestazioni del tuo team ne risentono, oltre ad essere spesso irritanti all’estremo.

Inoltre, in genere è difficile e scomodo. Le fatture richiedono un lavoro molto complesso, che comprende l’estrazione dei dati, la corrispondenza, i flussi di lavoro di approvazione, la preparazione degli assegni e altro ancora.

5. Impedisce la produttività

I sistemi manuali spesso prevedono copie cartacee delle fatture conservate in un unico luogo. Non potrai utilizzarlo quando non sei sul posto di lavoro. Un team non può collaborare efficacemente in un ambiente così remoto. I tuoi dipendenti rimarranno bloccati alla stessa scrivania, a inserire dati o a svolgere altre attività correlate, impedendo loro di concentrarsi su altre responsabilità di maggior valore o orientate alla crescita.

La conseguente lentezza nell’innovazione e nello sviluppo rende difficile lanciare nuove tattiche e fare progressi in altre aree.

6. Violazione della sicurezza

Furti di dati, perdite di dati e problemi di sicurezza simili sono facili bersagli per un sistema manuale. I dati salvati localmente sono vulnerabili all’accesso e all’utilizzo non autorizzato. Le transazioni finanziarie si riflettono nei dati della tua azienda, quindi è fondamentale proteggerli.

7. Fatture mancanti o duplicate

Le fatture cartacee sono soggette a essere smarrite durante il viaggio verso l’ufficio o una volta arrivate. Di conseguenza, i pagamenti in ritardo si accumuleranno fino a quando non saranno individuate tutte le fatture. Cercare di rintracciarli sarà un’impresa lunga e stressante per il team AP.

Questo non solo danneggia la capacità del tuo fornitore di pagare le fatture, ma può anche avere un impatto negativo sul tuo rapporto con l’azienda. Quando la fattura cartacea e l’ordine di acquisto non corrispondono, può essere difficile verificare che sia stato concordato l’importo corretto.

Perché è necessario passare dalla fatturazione manuale a quella automatizzata?

Gli aspetti positivi dell’utilizzo di un sistema di fatturazione automatica sono molteplici. In particolare, il tempo necessario a un’azienda per passare dall’invio di una fattura al versamento di denaro sul suo conto potrebbe essere ridotto di molte volte. Riduce il numero di errori con un minor numero di battute e riduce anche gli errori di trascrizione.

Cos’è la fatturazione automatica?

Con le fatture online è semplice, veloce ed economico introdurre nuovi modelli di fattura. Ciò significa che il cliente non dovrà gestire una montagna di fatture cartacee inutili, perché la modifica deve essere effettuata una sola volta e si rifletterà su tutte le fatture successive.

L’automazione dell’elaborazione delle fatture, in termini più semplici, consiste nell’impostare il processo di fatturazione in modo che si svolga meccanicamente. Senza alcun intervento umano, l’“elaborazione automatizzata delle fatture” (o “automazione AP”) utilizza i dati raccolti dalla contabilità fornitori per generare richieste di pagamento.

Con i processi di fatturazione automatizzati, le fatture vengono create digitalmente, trasmesse e ricevute in pochi secondi e archiviate in modo sicuro su un server o nel cloud. L’applicazione corretta dell’automazione delle fatture, che è uno strumento potente, può facilitare lo snellimento del processo di fatturazione. Grazie al risparmio di tempo e denaro e all’aumento del flusso di cassa, le aziende dovrebbero prendere in considerazione l’adozione di questa automazione.

Chi può trarre vantaggio dalla fatturazione automatica?

Aziende di tutte le dimensioni possono trarre vantaggio dall’elaborazione automatizzata delle fatture, poiché la tecnologia gestisce l’intero processo di fatturazione, dalla produzione delle fatture dei fornitori alla riconciliazione dei pagamenti, facendo risparmiare tempo e denaro. I software di elaborazione delle fatture più convenzionali richiedono la consegna fisica delle fatture prima che i dati possano essere registrati (elettronicamente o manualmente) in un sistema contabile o, in alcune situazioni, in un libro mastro.

Vantaggi dell’automazione della gestione delle fatture

Un software automatizzato per la gestione delle fatture snellisce le procedure di contabilità e consente una rapida elaborazione dei pagamenti estraendo, convalidando e conservando i dati delle fatture. A causa delle elevate spese operative, dell’enorme volume di fatture e dell’aumento degli errori manuali, l’elaborazione delle fatture può rappresentare un pericolo per alcune aziende B2B.

1. Elaborazione più rapida delle fatture

L’elaborazione delle fatture, la conferma delle cifre e l’ottenimento delle autorizzazioni necessarie potrebbero richiedere fino a due settimane, senza un sistema automatizzato. Creando un flusso di lavoro semplificato per la procedura, un sistema automatizzato può ridurre drasticamente la quantità di tempo.

2. Ridurre al minimo gli errori

A causa dell’inserimento dei dati richiesti e dei diversi livelli di comunicazione tra i reparti, le procedure manuali sono soggette a errori. Ogni momento può essere negativo per fatture perse, calcoli errati e problemi di processo. Con un sistema automatizzato puoi eliminare gli errori, evitare le fatture doppie e aumentare l’accuratezza.

3. Evita le tasse e i ritardi

Un metodo manuale è soggetto a diversi errori quando si ha a che fare con numerose fatture di venditori e fornitori. I contratti con i fornitori potrebbero includere penali e spese di mora, che faranno lievitare ulteriormente i tuoi prezzi. Puoi evitare queste multe ed elaborare le fatture più velocemente utilizzando un sistema di elaborazione automatica delle fatture.

4. Massimizzare la trasparenza

La mancanza di trasparenza può portare a problemi irrisolti come procedure inefficaci, costi non dichiarati e rateizzazioni incomplete, tra le altre cose. L’automazione aumenta la visibilità della catena dei processi, fornendoti tutti i dati necessari per gestire i problemi nel momento in cui si verificano.

5. Reporting e monitoraggio

L’automazione aumenta la trasparenza, consentendo alla tua azienda di monitorare più facilmente i costi. La maggior parte delle piattaforme per l’elaborazione delle fatture è dotata di efficienti funzioni di reporting e analisi che forniscono una rappresentazione visiva dei dati in tempo reale per aiutare il processo decisionale aziendale.

6. Rafforzare i legami con i venditori

Le relazioni tese potrebbero essere la conseguenza di pagamenti ritardati o di un’elaborazione imprecisa delle fatture, che in ultima analisi hanno un impatto negativo sulla tua attività. Quindi, garantendo pagamenti puntuali ed eliminando le chiamate e i problemi che i fornitori devono affrontare, un sistema automatizzato può aiutare a stabilire relazioni solide.

7. Sospendere le nuove assunzioni

L’automazione robotica dei processi aiuta ad aumentare la produttività del personale. Si può fare più lavoro in meno tempo e quindi si può rimandare l’aggiunta di nuove risorse per un po’. I tuoi dipendenti saranno molto più abili nel gestire un aumento di volume.

8. ROI rapido e aumento dei risparmi

Considera il tempo risparmiato per l’elaborazione di ogni fattura e il numero di risorse utilizzate per il lavoro. Inoltre, non dovrai più sostenere spese di mora o penali. Il risultato complessivo dell’automazione del tuo reparto di elaborazione delle fatture produce un rapido ritorno sull’investimento e, nel tempo, si traduce in un risparmio significativo.

Come automatizzare la gestione delle fatture?

Hai bisogno di un software di elaborazione automatica delle fatture come Graip.AI e della volontà di metterti al passo con il futuro. Come funziona?

Questo software è stato progettato per assicurarsi che ogni transazione venga registrata in modo accurato ed efficiente. Può essere utilizzato per monitorare gli ordini dei clienti, i livelli di inventario, le vendite e così via.

Passo 1: Acquisizione dei dati della fattura

Il primo passo per raccogliere i dati dalle fatture è importarli nel software. Questo processo è chiamato “acquisizione dei dati” o acquisizione delle fatture. I dati verranno quindi visualizzati in modo pratico per i valori più importanti come “Nome dell’azienda, importo della fattura, data e numero di unità”.

Può anche acquisire questi importanti dettagli attraverso le fatture elettroniche che ti arrivano via e-mail dai venditori più recenti.

Il software analizzerà quindi i dettagli dell’ordine, calcolerà le tasse e la tariffa di spedizione in base alle tue regole aziendali e genererà una fattura che potrai esaminare.

Queste informazioni acquisite dal software di automazione delle fatture sono la parte essenziale dell’inserimento dei dati che aiuta a tracciare i diversi aspetti di un’azienda.

Fase 2: Estrazione dei dati

Il processo di estrazione è il seguente:

Il documento viene scansionato da uno scanner automatico alimentato dall’intelligenza artificiale, che genera un numero identificativo per ogni documento scansionato.

I numeri identificativi vengono trasmessi a un database centrale dove vengono memorizzati per essere recuperati in seguito, se necessario; questo database contiene informazioni su tutti i documenti che sono stati acquisiti in precedenza.

Viene quindi creato un elenco di tutti i documenti che sono stati scansionati; questo elenco contiene il numero di identificazione di ogni documento e il suo tipo (ad esempio: tipi di fattura).

Fase 3: Verifica dei dati

L’approvazione della fattura è il processo di verifica dell’accuratezza della fattura, assicurandosi che tutti i dettagli siano corretti. Le fatture vengono abbinate agli ordini di pagamento prima di essere inviate per l’approvazione.

In caso di mancata corrispondenza tra la fattura e l’ordine di pagamento, ti verranno comunicati i dettagli dell’errore. Il sistema confronta i numeri delle fatture con gli ordini di pagamento utilizzando un identificativo unico per ogni ordine.

Puoi impostare le Business Rules per assicurarti che il sistema di automazione funzioni senza errori. Se non sei sicuro, prenota una chiamata.

Se ci sono errori nei dati di pagamento, possono essere corretti prima dell’invio della fattura. Il sistema è stato progettato in modo che tu possa visualizzare i dettagli della tua fattura in qualsiasi momento.

Passo 4: Esportazione dei dati

Il programma di estrazione dei dati estrae i dati delle fatture e li inserisce senza problemi nel sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o AP (account payable), consentendo l’elaborazione dei pagamenti in pochi clic.

La tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) traduce i documenti scansionati in testo digitale, mentre i documenti digitali come i PDF possono passare direttamente. I dati vengono assegnati ai campi corretti all’interno dei sistemi ERP o di gestione automatica della contabilità dell’utente grazie alla tecnologia AI.

Ogni record contiene tutte le informazioni necessarie per la sua elaborazione in un formato standardizzato ed è predisposto per le seguenti operazioni:

• Creazione di materiale stampato (ad esempio, fatture, polizze di carico)
• Creazione di documenti elettronici (ad esempio, ordini di acquisto, note di pagamento)
• Creazione di documenti elettronici con informazioni aggiuntive (ad esempio, ordini di acquisto con termini e condizioni).

Il vantaggio di utilizzare uno strumento esterno per estrarre i dati è che non dipende dalla logica interna del sistema e quindi può estrarre tutti i tipi di informazioni (ad esempio, i dati dei clienti) senza alcun problema.

Scenari applicativi della gestione automatizzata delle fatture

1. Società di distribuzione di carta e stampa

L’azienda ha spostato la sua attenzione sull’acquisizione di clienti e si è posta come obiettivo primario una crescita dei ricavi a due cifre senza ulteriori assunzioni. Stavano inoltre acquistando diversi commercianti con volumi inferiori, abituati a rispettare le scadenze dei loro clienti.

Il loro sistema di raccolta e pagamento delle fatture, invece, era manuale, laborioso ed estremamente lento. Le fatture venivano ricevute via fax, e-mail e posta dal team che si occupava del processo manuale dopo il punto vendita e supportava la contabilità di back-end.

Ogni documento richiedeva quindi 12 punti di contatto, dalla ricezione all’archiviazione, con 8-10 persone che lo smistavano fisicamente ai diversi reparti. Il risultato finale? Un singolo documento è stato gestito in cinque giorni.

Considerando che ricevevano tra le 8 e le 10.000 fatture a settimana, il tempo trascorso a smistare i documenti era sorprendente.

Inoltre, la possibilità di commettere errori era esponenziale. Con più persone addette all’elaborazione delle fatture, ognuna delle quali gestiva quasi 1,6 milioni di documenti all’anno, il team si poneva continuamente delle domande,

“Dov’è la fattura?” Anche lo spazio di archiviazione rappresentava un problema non indifferente e l’azienda ha dovuto mantenere uno spazio extra per ospitare tutti gli schedari.

Il risultato dell’automazione:

Sebbene si aspettassero mesi e non settimane, l’intero processo di automazione ha richiesto 12 giorni e tutte le fatture originali sono state trasferite per una migliore elaborazione.

10 persone che prima gestivano le fatture si sono ridotte a 2, mentre le altre sono passate con successo ad altri ruoli. Per non parlare di tutta la carta e lo spazio risparmiati lungo il percorso.

2. Attività di panificazione e pasticceria

Questa azienda è un’importante produttrice di cracker, torte, barrette e mix da forno migliorati, prodotti con ingredienti naturali e ricchi di calorie e senza sostanze chimiche artificiali.

Il marchio cerca di far prendere decisioni salutari semplicemente fornendo alimenti dal sapore delizioso e sostenibili a lungo termine. Soprattutto, Simple Mills si impegna a migliorare la salute della Terra e dei suoi abitanti innovando il modo in cui il pianeta mangia.

La prima preoccupazione è stata la mancanza di gerarchie di inserimento corrette nel sistema, che ha reso necessario un notevole lavoro di adattamento. “Tenevo un foglio di lavoro separato con diverse gerarchie di approvazione organizzate per tipo di fornitore”. Ci ha raccontato il manager “Ho scoperto che questo richiedeva molta memoria e un duro lavoro da parte mia”. Ad esempio, se una fattura supera la soglia di un approvatore, devo mettere in pausa il mio lavoro per stabilire a chi inviarla successivamente.

Il sistema AP precedente non si collegava facilmente al sistema ERP aziendale, causando complicazioni nella sincronizzazione delle fatture. Questo vincolo ha reso necessario un maggior lavoro manuale per garantire l’inserimento o il mantenimento delle informazioni critiche per la precisione della contabilità e una maggiore visibilità sui dati relativi alla PA.

Il risultato dell’automazione

Per tutti i soggetti coinvolti, l’intero processo di AP è diventato più semplice ed efficace. “Ora abbiamo un account di posta dedicato per la maggior parte dei nostri fornitori, il che riduce i tempi e i problemi di elaborazione delle fatture cartacee”, spiegano i dipendenti dell’azienda.

“Invece di dedicare tempo all’acquisizione, all’elaborazione e alla verifica di ogni fattura, possiamo semplicemente lasciare che le fatture passino attraverso l’automazione e confrontarle con i PO per assicurarci che tutto sia in linea con l’elaborazione dei pagamenti.” Quando le fatture sono pronte, vengono immediatamente trasmesse a chi le approva”.

La gestione automatizzata delle fatture ci ha aiutato a eliminare la necessità di ulteriori approvazioni, ma ha anche aiutato il team AP a migliorare la comunicazione aziendale in generale. L’automazione delle fatture offre visibilità agli utenti al di fuori del settore AP e individua tutto ciò che potrebbe essere fatturato in modo errato. Inoltre, consente loro di fornire commenti sui rifiuti, ridurre gli errori del 90% e aumentare l’accuratezza dei pagamenti.

3. Gestione dell’assistenza sanitaria

Con oltre 1.000 fatture al mese, la direzione ha stimato che due persone impiegavano dalle cinque alle sei ore al giorno per inserire le informazioni, formattare i fogli di calcolo e inviare via e-mail i riepiloghi delle fatture. Inoltre, i membri del team di otto sedi non avevano accesso in tempo reale allo stato delle fatture, rendendo impossibile il monitoraggio delle approvazioni e rischiando che un manager si perdesse una fattura importante.

Infine, per quanto riguarda le liquidazioni, si eseguivano due controlli a settimana, che richiedevano la stampa e l’abbinamento degli assegni prima di sottoporli al responsabile finanziario per la valutazione e l’approvazione. “È stata una procedura piuttosto complessa”, quella che volevano migliorare.

Il risultato dell’automazione:

I vantaggi sono stati subito evidenti nel reparto AP. Poiché l’organizzazione richiede ai fornitori di inviare le fatture digitali via e-mail, tutte le fatture ora confluiscono direttamente nel software di automazione attraverso vari canali e vengono sincronizzate istantaneamente con il sistema ERP dell’azienda.

Il sistema ha permesso di definire semplicemente delle regole a livello di fornitore, manager e classe per garantire che la persona giusta riceva le fatture giuste da approvare.

Conclusione

Lo scopo principale dell’automazione della contabilità è quello di snellire il processo di gestione del flusso di cassa riconciliando automaticamente le fatture di vendita con i clienti e i fornitori. In questo modo si riducono i costi di elaborazione delle fatture, si migliora l’accuratezza, si riducono gli errori e si fornisce una traccia di controllo per tutte le transazioni.

Oltre a migliorare l’accuratezza della contabilità, l’automazione dei conti fornitori aumenta anche la velocità con cui la tua azienda può pagare le fatture. Per questo motivo, l’intero processo diventa più robusto ed efficiente in termini di tempo.

Più tempo passi a elaborare manualmente fatture e pagamenti, meno tempo hai da dedicare ad altro. È anche facile che l’errore umano si insinui quando si ha a che fare con i numeri ogni giorno. Se la fattura di un fornitore non è corretta o non viene elaborata come previsto, è molto più facile trovarla e correggerla.

Quale software di contabilità posso utilizzare per l’automazione delle fatture?

Puoi esportare più fatture in qualsiasi formato per l’integrazione con l’ERP. Per discutere dell’automazione del flusso di lavoro, prenota una telefonata con noi.

Come ottenere una completa automazione della contabilità?

L’automazione è la chiave del successo della contabilità. Risparmia tempo e fatica, aumenta la precisione e riduce il rischio di errori.

Per ottenere l’automazione della contabilità, inizia con una solida base di dati finanziari e usala come base per sviluppare processi automatizzati. Crea obiettivi chiari e assegnali ai singoli ruoli all’interno dell’organizzazione. Poi inizia a costruire il tuo sistema, un passo alla volta.

Un sistema di contabilità automatizzato deve essere in grado di gestire tutti gli aspetti della contabilità di un’azienda: budgeting, reportistica, analisi, riconciliazione tra il sistema e il processo manuale, gestione della cassa, registrazioni nel libro giornale e nel libro mastro, gestione dei debiti e dei crediti e molto altro ancora.

I sistemi di contabilità automatizzati possono essere utilizzati sia per le piccole imprese che per le grandi aziende; possono inoltre essere impiegati in diversi settori come quello manifatturiero, della vendita al dettaglio o dell’ospitalità. Quindi, qualunque sia il settore in cui operi e qualunque sia la fase in cui si trova la tua azienda, che sia agli inizi o che stia già andando bene, avere un sistema di contabilità automatizzato ti aiuterà ad arrivare più velocemente.

Cosa comporta il processo di contabilità passiva?

La contabilità è il processo di registrazione e monitoraggio delle spese e delle entrate corrispondenti di un’azienda. Questo processo viene utilizzato per tenere traccia delle spese sostenute da un’organizzazione e dell’ammontare delle entrate. Questi due importanti dati finanziari vengono poi utilizzati per determinare la liquidità disponibile per l’azienda.

I debiti sono gli obblighi finanziari nei confronti di fornitori o clienti. Includono tutte le fatture che sono state registrate, ma che non sono ancora state pagate. Il termine “debiti” è talvolta usato come sinonimo di “crediti”, che si riferisce al denaro dovuto dai clienti per i prodotti venduti.