Jak zautomatyzować system zarządzania fakturami i dlaczego warto to zrobić – w skrócie

Firmy odnoszą korzyści z wdrożenia systemów automatyzacji zobowiązań, ponieważ ręczne przetwarzanie faktur jest czasochłonne i narażone na błędy oraz kradzieże. Starsze metody AP zmniejszają produkcję, wydajność i rentowność.

W miarę rozwoju firmy procesy te stają się coraz bardziej złożone i uciążliwe. Wiele firm zatrudnia dodatkowych pracowników finansowych, aby móc sobie z tym poradzić. Jest to jednak kosztowne rozwiązanie, którego można uniknąć poprzez wdrożenie automatyzacji AP.

Graip.AI może pomóc zautomatyzować rozliczenia zobowiązań. Zobacz system w akcji.

Przejdźmy do sedna sprawy.

Proces obsługi zobowiązań

Proces rozliczania zobowiązań (AP) rozpoczyna się od wystawienia faktury, która musi zostać zapisana w księdze rachunkowej. Po otrzymaniu płatności od klienta, faktura musi zostać wysłana ponownie – tym razem jako termin płatności rachunku – aby inne faktury mogły zostać utworzone dla każdej nowej faktury otrzymanej w tym samym okresie czasu. Gdy wszystkie te rachunki zostaną zapisane na odpowiednich kontach, można je zsumować, aby określić całkowity przychód zebrany w tym okresie.

Ścieżka podróży faktur

Proces fakturowania jest często prosty i nieskomplikowany. Faktura jest generowana przez firmę, gdy klient dokonuje płatności. Jako zapis transakcji, faktury mogą być przywoływane w dowolnym momencie, aby sprawdzić, co zostało zakupione, kiedy zostało zakupione, jaki był koszt, kto sprzedał, komu zostało sprzedane i jak skontaktować się z każdą ze stron.

Firmy muszą radzić sobie z wieloma rodzajami faktur, z których każda służy unikalnemu celowi.

Rodzaje faktur

1. Nota kredytowa

Nota kredytowa, znana również jako nota uznaniowa, to adnotacja, która pokazuje pieniądze, które zostały zaksięgowane z powrotem na pierwotnej fakturze. Najczęstszym przykładem definicji noty kredytowej jest zwrot pieniędzy od klienta.

Noty kredytowe umożliwiają zmianę konta klienta i zmianę należności bez usuwania pierwotnej faktury z dokumentacji. Do czego dokładnie służy nota kredytowa w świecie księgowości? Jest to nowy dokument, który został wystawiony jako dodatek do pierwotnej faktury. Jest to korzystne zarówno dla kupujących, jak i sprzedających, ponieważ zapewnia dokładność zapisów.

Do czego służy?

Istnieje wiele powodów, dla których może być konieczne zmodyfikowanie oryginalnej faktury w celu wskazania zwrotu pieniędzy na konto klienta. Zastanawiając się nad tym, do czego wykorzystywana jest nota kredytowa, prawdopodobnie natkniesz się na typowe przyczyny, takie jak następujące:

Rabaty i promocje – sprzedawca chce nagrodzić konsumenta za jego oddanie, udzielając mu rabatu. Może to zostać zaksięgowane na ich koncie jako nota kredytowa na fakturze.

Zwroty konsumenckie – jeśli klient chce zwrócić rzeczy, które już kupił. W zamian sprzedawca musi wystawić notę kredytową w celu skorygowania pierwotnej kwoty faktury.

Nieporozumienie dotyczące faktury – kupujący uważa, że został obciążony zawyżoną opłatą za początkowe produkty, a sprzedawca zgadza się obniżyć cenę. Nota kredytowa jest wystawiana w celu odzwierciedlenia obniżki ceny.

Jakie korzyści się z tym wiążą?

Jeśli mówimy o korzyściach płynących z not kredytowych, jest ich wiele. Zapobieganie błędom klasyfikuje się jako najbardziej powszechne i korzystne wykorzystanie not kredytowych.
Zamiast usuwać pierwotne faktury, wystawienie noty kredytowej w stosunku do początkowej rozwiąże problem z bilansowaniem ksiąg lub składaniem deklaracji podatkowych.

2. Nota obciążeniowa

Nota obciążeniowa, znana również jako nota księgowa, jest rodzajem powiadomienia o zadłużeniu między sprzedawcą a kupującym. Noty obciążeniowe są często wykorzystywane w transakcjach B2B, gdy jedna firma może dostarczyć innej firmie swoje towary lub usługi przed wysłaniem oficjalnej faktury. Transakcja jest dokumentowana w nocie obciążeniowej, która ją “odnotowuje”.

Na przykład w przypadku wymiany między firmami a konsumentami, gdy klient zwraca towar, który został pierwotnie zakupiony na kredyt, wykorzystywane są noty obciążeniowe. Kupujący w tej transakcji wystawia sprzedającemu notę obciążeniową.

3. Faktury proforma

Faktura pro forma to faktura sprzedaży dostarczana klientom przed wysłaniem produktu. Zazwyczaj zawiera szczegóły dotyczące zakupionych towarów oraz inne istotne informacje, takie jak waga przesyłki i związane koszty.

Import towarów do kraju wymaga przedłożenia faktur pro forma organom celnym. W przeciwieństwie do zwykłej oferty cenowej, faktura pro forma stanowi prawnie egzekwowalną umowę, nawet jeśli podstawowe warunki sprzedaży są elastyczne.

Faktury pro forma są wykorzystywane do ułatwienia wewnętrznego procesu wydawania pozwoleń na zakupy dla firm we wszystkich sektorach. Ponieważ wszystkie warunki sprzedaży są ustalane wcześniej w fakturze pro forma, nie ma potrzeby dalszych negocjacji po sfinalizowaniu sprzedaży.

4. Faktury przejściowe

Faktura pośrednia to świetny sposób na rozłożenie całkowitego kosztu dużego projektu na dłuższy okres. Zamiast wystawiać jeden duży rachunek po zakończeniu projektu, wystawiasz serię faktur na różnych etapach.

Podczas pracy nad długoterminowym projektem korzystne może być wystawianie faktur przejściowych, aby móc nadal otrzymywać płatności w trakcie trwania projektu. Twoi klienci mogą czerpać korzyści z rachunków okresowych, ponieważ pozwalają im one na łatwiejsze budżetowanie i śledzenie postępów w realizacji projektu.

Wady ręcznego fakturowania

1. Przepływ gotówki jest zakłócony

Ręczne fakturowanie jest żmudne i czasochłonne, co może powodować problemy z dokładnością i terminowością dostarczania faktur do klientów. To z kolei może opóźnić płatności i zaszkodzić przepływom pieniężnym firmy. Ponieważ niezapłacone faktury nie są łatwo widoczne, trudno jest również śledzić zaległe płatności.

2. Nieefektywna kalkulacja kosztów

Co do zasady, ręczna obsługa pojedynczej faktury będzie kosztować więcej. Wystarczy policzyć, jeśli Twoja firma ręcznie obsługuje dziesiątki tysięcy faktur przychodzących. Nie warto już polegać na pracy fizycznej.

3. Błędy przetwarzania

W systemie ręcznym prawdopodobieństwo wystąpienia błędów jest większe, ponieważ są one obsługiwane przez ludzi. Są one stratą pieniędzy i czasu dla firmy, a nawet mogą powodować gorsze problemy. Poza tym, w przypadku ręcznego fakturowania prawdopodobne jest, że firma będzie musiała zatrudnić więcej osób.

Jednak ręczne przetwarzanie faktur papierowych znacznie wydłuża ten proces. Wygląda na to, że pracownicy spędzają więcej czasu na mniej znaczących zadaniach. Musiałbyś płacić większej liczbie pracowników za większą liczbę godzin pracy, co zwiększa i tak już wysokie koszty operacyjne. Ale czy nie byłoby lepiej osiągnąć więcej w krótszym czasie przy jak najmniejszej ingerencji człowieka?

4. Żmudny proces

Ręczne fakturowanie to żmudny proces, który wymaga siedzenia przy biurku przez wiele godzin każdego dnia roboczego. Wydajność zespołu cierpi z tego powodu, a dodatkowo jest to często irytujące.

Co więcej, jest to zazwyczaj trudne i niewygodne. Faktury wymagają wielu skomplikowanych czynności, w tym ekstrakcji danych, dopasowywania, zatwierdzania przepływów pracy, przygotowywania czeków i innych.

5. Zmniejsza produktywność

Systemy ręczne często obejmują papierowe kopie faktur przechowywane w jednym miejscu. Nie będziesz mógł z niego korzystać, gdy nie będziesz w miejscu pracy. Zespół nie może efektywnie współpracować w tak odległym środowisku. Twoi pracownicy utkną przy tym samym biurku, wprowadzając dane lub wykonując inne powiązane obowiązki, uniemożliwiając im skupienie się na innych, bardziej wartościowych lub zorientowanych na rozwój obowiązkach.

Wynikająca z tego opóźniona innowacyjność i rozwój utrudniają wprowadzanie nowych strategii i osiąganie postępów w innych obszarach.

6. Naruszenie bezpieczeństwa

Kradzież danych, utrata danych i podobne kwestie bezpieczeństwa są łatwym celem w przypadku systemu ręcznego. Dane zapisane lokalnie są narażone na nieautoryzowany dostęp i wykorzystanie. Transakcje finansowe są odzwierciedlone w danych firmy, dlatego ich ochrona ma kluczowe znaczenie.

7. Brakujące lub zduplikowane faktury

Faktury papierowe są podatne na zagubienie zarówno w drodze do biura, jak i po jego opuszczeniu. W rezultacie opóźnione płatności będą naliczane do momentu zlokalizowania wszystkich faktur. Próba ich odnalezienia będzie czasochłonnym i stresującym przedsięwzięciem dla zespołu AP.

Nie tylko szkodzi to zdolności dostawcy do płacenia rachunków, ale może również negatywnie wpłynąć na relacje z tą firmą. Jeśli faktura papierowa i zamówienie zakupu nie są zgodne, może być trudno zweryfikować, czy uzgodniono prawidłową kwotę.

Dlaczego istnieje potrzeba przejścia z ręcznego fakturowania na zautomatyzowane?

Istnieje wiele pozytywnych aspektów korzystania z automatycznego systemu fakturowania. W szczególności, czas potrzebny firmie na przejście od przesłania faktury do wpłaty pieniędzy na konto może zostać wielokrotnie skrócony. Zmniejsza liczbę błędów przy mniejszej liczbie naciśnięć klawiszy, a błędy transkrypcji są również zredukowane.

Czym jest zautomatyzowane fakturowanie?

Dzięki fakturom online wprowadzanie nowych szablonów faktur jest proste, szybkie i tanie. Oznacza to, że klient nie będzie musiał zajmować się górą niepotrzebnych faktur papierowych, ponieważ zmiana musi zostać wprowadzona tylko raz, aby została odzwierciedlona na wszystkich kolejnych fakturach.

Automatyzacja przetwarzania faktur, mówiąc prościej, to działanie polegające na skonfigurowaniu procesu fakturowania tak, aby działał mechanicznie. Bez jakiejkolwiek interwencji człowieka,“automatyczne przetwarzanie faktur” (lub “automatyzacja AP”) wykorzystuje dane zebrane z kont płatniczych do generowania żądań płatności.

Dzięki zautomatyzowanym procesom fakturowania faktury są tworzone cyfrowo, przesyłane i odbierane w ciągu kilku sekund oraz bezpiecznie przechowywane na serwerze lub w chmurze. Właściwe zastosowanie automatyzacji faktur, która jest potężnym narzędziem, może ułatwić usprawnienie procesu fakturowania. Ze względu na oszczędność czasu i pieniędzy oraz wzrost przepływów pieniężnych, firmy powinny rozważyć wdrożenie tej automatyzacji.

Kto może skorzystać na automatycznym fakturowaniu?

Firmy każdej wielkości mogą czerpać korzyści z automatycznego przetwarzania faktur, ponieważ technologia ta obsługuje cały proces fakturowania, od wystawienia faktury przez dostawcę po uzgodnienie płatności, oszczędzając czas i pieniądze. Bardziej konwencjonalne oprogramowanie do przetwarzania faktur wymaga fizycznego dostarczenia faktur przed zarejestrowaniem danych (elektronicznie lub ręcznie) w systemie księgowym lub, w niektórych sytuacjach, w księgach rachunkowych.

Korzyści z automatyzacji zarządzania fakturami

Zautomatyzowane oprogramowanie do zarządzania fakturami usprawnia procedury obsługi zobowiązań i umożliwia szybkie przetwarzanie płatności poprzez wyodrębnianie, weryfikację i przechowywanie danych faktur. Ze względu na wysokie koszty operacyjne, ogromną ilość faktur i wzrost liczby błędów ręcznych, przetwarzanie faktur może stanowić zagrożenie dla niektórych firm B2B.

1. Szybsze przetwarzanie faktur

Przetwarzanie rachunków, potwierdzanie danych liczbowych i uzyskiwanie niezbędnych zezwoleń może zająć do dwóch tygodni bez zautomatyzowanego systemu. Tworząc uproszczony przepływ pracy dla procedury, zautomatyzowany system może drastycznie skrócić ten czas.

2. Minimalizacja błędów

Ze względu na potrzebne dane wejściowe i liczne poziomy komunikacji między działami, procedury ręczne są podatne na błędy. W każdej chwili może dojść do zagubienia faktur, nieprawidłowych obliczeń i problemów z procesem. Dzięki zautomatyzowanemu systemowi można wyeliminować błędy, uniknąć powielania faktur i zwiększyć dokładność.

3. Unikanie opłat za zwłokę i opóźnień

Metoda ręczna jest podatna na liczne błędy i pomyłki podczas obsługi wielu faktur od dostawców i kontrahentów. Umowy z dostawcami mogą obejmować opłaty za opóźnienia i kary, co jeszcze bardziej podniesie ceny. Możesz uniknąć tych kar i szybciej przetwarzać rachunki, korzystając z automatycznego systemu przetwarzania faktur.

4. Maksymalizacja przejrzystości

Brak przejrzystości może skutkować nierozwiązanymi problemami, takimi jak m.in. nieskuteczne procedury, zaniżone koszty i niepełne rozliczenia międzyokresowe. Automatyzacja zwiększa widoczność łańcucha procesów, zapewniając wszystkie dane potrzebne do rozwiązywania problemów na bieżąco.

5. Raportowanie i monitorowanie

Automatyzacja zwiększa przejrzystość, umożliwiając firmie łatwiejsze śledzenie kosztów. Większość platform do przetwarzania faktur jest wyposażona w solidne funkcje raportowania i analizy, które zapewniają wizualną reprezentację danych w czasie rzeczywistym, aby pomóc w podejmowaniu decyzji korporacyjnych.

6. Wzmocnienie kontaktów z dostawcami

Napięte relacje mogą być konsekwencją opóźnionych płatności lub niedokładnego przetwarzania faktur, co ostatecznie negatywnie wpływa na działalność firmy. W związku z tym, poprzez zagwarantowanie terminowych płatności i wyeliminowanie rozmów telefonicznych i kłopotów, na które zwykle narażeni są dostawcy, zautomatyzowany system może pomóc w nawiązaniu silnych relacji.

7. Odroczenie nowego zatrudnienia

Robotic Process Automation pomaga zwiększyć produktywność pracowników. Więcej pracy można wykonać w krótszym czasie, więc można odłożyć na jakiś czas dodawanie nowych zasobów. Twoi pracownicy będą znacznie lepiej radzić sobie ze zwiększoną ilością pracy.

8. Szybki zwrot z inwestycji i większe oszczędności

Weź pod uwagę czas zaoszczędzony na przetwarzaniu każdej faktury i liczbę zasobów wykorzystanych do tego zadania. Co więcej, nie ponosisz już opłat za opóźnienia ani kar. Ogólny wynik automatyzacji działu przetwarzania faktur zapewnia szybki zwrot z inwestycji, a z czasem prowadzi do znacznych oszczędności.

Jak zautomatyzować zarządzanie fakturami?

Potrzebujesz zautomatyzowanego oprogramowania do przetwarzania faktur, takiego jak Graip.AI, i chęci nadążenia za przyszłością. Jak to działa?

Oprogramowanie to zostało zaprojektowane z myślą o dokładnym i wydajnym rejestrowaniu każdej transakcji. Może być używany do śledzenia zamówień klientów, poziomów zapasów, sprzedaży itp.

Krok 1: Przechwytywanie danych z faktur

Pierwszym krokiem w zbieraniu danych z faktur jest zaimportowanie ich do oprogramowania. Proces ten nazywany jest “przechwytywaniem danych” lub przechwytywaniem faktur. Dane będą następnie wyświetlane w wygodny sposób dla najważniejszych wartości, takich jak “Nazwa firmy, kwota faktury, data i liczba jednostek”.

Może również przechwytywać te ważne szczegóły za pośrednictwem faktur elektronicznych przychodzących na Twój adres e-mail od ostatnich sprzedawców.

Następnie oprogramowanie przeanalizuje szczegóły zamówienia, obliczy podatek i stawkę wysyłki w oparciu o reguły biznesowe i wygeneruje fakturę do sprawdzenia.

Te informacje przechwycone przez oprogramowanie do automatyzacji faktur są istotną częścią wprowadzania danych, która pomaga w śledzeniu różnych aspektów działalności firmy.

Krok 2: Ekstrakcja danych

Proces ekstrakcji jest następujący:

Dokument jest skanowany przez automatyczny skaner zasilany przez sztuczną inteligencję, który następnie generuje numer identyfikacyjny dla każdego zeskanowanego dokumentu.

Numery identyfikacyjne są przesyłane do centralnej bazy danych, gdzie są przechowywane w celu późniejszego odzyskania w razie potrzeby; ta baza danych zawiera informacje o wszystkich dokumentach, które zostały wcześniej przechwycone.

Następnie tworzona jest lista wszystkich zeskanowanych dokumentów; lista ta zawiera numer identyfikacyjny każdego dokumentu, a także jego typ (na przykład: typy faktur).

Krok 3: Weryfikacja danych

Zatwierdzenie faktury to proces sprawdzania dokładności faktury, upewniając się, że wszystkie szczegóły są prawidłowe. Faktury są dopasowywane do zleceń zapłaty przed wysłaniem do zatwierdzenia.

Jeśli wystąpi jakakolwiek niezgodność między fakturą a zleceniem płatności, użytkownik zostanie powiadomiony o szczegółach błędu. System porównuje numery faktur ze zleceniami płatności przy użyciu unikalnego identyfikatora dla każdego zlecenia.

Możesz ustawić zasady biznesowe, aby upewnić się, że system automatyzacji działa w sposób wolny od błędów. Jeśli nie masz pewności, zarezerwuj połączenie.

Jeśli w danych płatności wystąpił błąd, można go poprawić przed wysłaniem faktury. System został zaprojektowany w taki sposób, aby w każdej chwili można było wyświetlić szczegóły faktury w systemie.

Krok 4: Eksport danych

Następnie program do ekstrakcji danych wyodrębnia dane faktury i bez wysiłku wprowadza je do systemu ERP (Enterprise Resource Planning) lub AP (accounts payable), umożliwiając przetwarzanie płatności za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Technologia optycznego rozpoznawania znaków (OCR) przekłada zeskanowane dokumenty na tekst cyfrowy, podczas gdy dokumenty cyfrowe, takie jak cyfrowe pliki PDF, mogą przechodzić przez nią bezpośrednio. Dane są przypisywane do odpowiednich pól w systemach ERP lub automatycznego zarządzania zobowiązaniami użytkownika przy użyciu technologii AI.

Każdy rekord zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego przetworzenia w standardowym formacie i jest przygotowany do następujących celów:

• Tworzenie materiałów drukowanych (np. faktur, listów przewozowych)
• Tworzenie dokumentów elektronicznych (np. zamówień zakupu, not płatności)
• Tworzenie dokumentów elektronicznych z dodatkowymi informacjami (np. zamówienia zakupu z warunkami)

Zaletą korzystania z zewnętrznego narzędzia do wyodrębniania danych jest to, że nie jest ono zależne od wewnętrznej logiki systemu, a zatem może wyodrębniać wszystkie rodzaje informacji (np. dane klientów) bez żadnego problemu.

Scenariusze zastosowania zautomatyzowanego zarządzania fakturami

1. Firma zajmująca się drukiem i dystrybucją papieru

Firma przeniosła swoją uwagę na pozyskiwanie klientów i wyznaczyła główną wizję dwucyfrowego wzrostu przychodów bez zatrudniania dodatkowych pracowników. Kupowali również od kilku mniejszych dostawców, którzy przyzwyczaili się do dotrzymywania terminów swoich klientów.

Z drugiej strony ich system zbierania i opłacania faktur był ręczny, żmudny i niezwykle powolny. Faktury były otrzymywane faksem, e-mailem i pocztą przez zespół, który utrzymywał ręczny proces po punkcie sprzedaży i wspierał księgowość back-end.

Każdy dokument wymagał następnie 12 punktów kontaktowych, od odbioru po archiwizację, z 8 do 10 osobami fizycznie przekazującymi go do różnych działów. Efekt końcowy? Pojedynczy dokument został rozpatrzony w ciągu pięciu dni.

Biorąc pod uwagę, że otrzymywali oni od 8 do 10 tysięcy rachunków tygodniowo, ilość czasu poświęcanego na przekierowywanie dokumentów była zdumiewająca.

Co więcej, możliwość popełnienia błędu była wykładnicza. Mając wiele osób zajmujących się przetwarzaniem faktur, z których każda obsługiwała prawie 1,6 miliona dokumentów rocznie, zespół nieustannie zadawał pytania,

“Gdzie jest ta faktura?” Przestrzeń do przechowywania była również istotnym obciążeniem, a firma musiała utrzymywać dodatkową powierzchnię biurową, aby pomieścić wszystkie szafki na dokumenty.

Wynik automatyzacji:

Chociaż spodziewali się miesięcy, a nie tygodni, cały proces automatyzacji zajął 12 dni, a wszystkie ich oryginalne faktury zostały przeniesione w celu lepszego przetwarzania.

10 osób, które wcześniej zajmowały się fakturami, zostało zredukowanych do 2, a reszta z powodzeniem przeszła do innych ról. Nie wspominając już o zaoszczędzonym papierze i przestrzeni.

2. Działalność piekarnicza i cukiernicza

Firma ta jest wiodącym producentem ulepszonych krakersów, ciast, batonów i mieszanek wypiekanych z naturalnych, bogatych w kalorie składników, bez użycia sztucznych substancji chemicznych.

Marka stara się podejmować zdrowe decyzje, dostarczając żywność, która smakuje wyśmienicie i jest trwała. Przede wszystkim, Simple Mills jest zaangażowana w pozytywne poprawienie ogólnego zdrowia Ziemi i jej mieszkańców poprzez innowacyjne podejście do sposobu, w jaki planeta się odżywia.

Pierwszym problemem był brak prawidłowej hierarchii wpisów w systemie, co wymagało znacznych obejść. “Prowadziłem oddzielny arkusz roboczy z różnymi hierarchiami zatwierdzeń uporządkowanymi według typów dostawców”. Wspomina menedżer. “Odkryłem, że wymagało to ode mnie dużo pamięci i ciężkiej pracy”. Na przykład, jeśli faktura przekroczyła próg zatwierdzenia, musiałem wstrzymać pracę, aby ustalić, do kogo powinienem ją wysłać w następnej kolejności.

Poprzedni system AP nie łączył się łatwo z systemem ERP firmy, co powodowało komplikacje z synchronizacją rachunków. To ograniczenie wymagało więcej pracy ręcznej, aby zapewnić wprowadzanie lub utrzymywanie krytycznych informacji w celu zapewnienia precyzji księgowania i większej widoczności danych związanych z AP.

Wynik automatyzacji

Dla wszystkich zaangażowanych cały proces AP stał się łatwiejszy i bardziej efektywny. “Mamy teraz dedykowane konto pocztowe dla większości naszych dostawców, co skraca czas i zmniejsza kłopoty związane z przetwarzaniem faktur papierowych”, wyjaśnił frustrację ludzi w firmie.

“Zamiast tracić czas na przechwytywanie, przetwarzanie i weryfikowanie każdej faktury, możemy po prostu pozwolić fakturom przejść przez automatyzację i porównać je z zamówieniami, aby upewnić się, że wszystko jest zgodne z przetwarzaniem płatności”. Gdy faktury są gotowe, są natychmiast przesyłane do odpowiednich osób zatwierdzających”.

Zautomatyzowane zarządzanie fakturami pomogło nam wyeliminować potrzebę dodatkowych zatwierdzeń, a także pomogło zespołowi AP w poprawie ogólnej komunikacji biznesowej. Automatyzacja faktur zapewnia wgląd użytkownikom spoza AP i wykrywa wszystko, co może być nieprawidłowo rozliczone. Umożliwia im również przekazywanie komentarzy do odrzuconych wniosków, minimalizując błędy o 90% i zwiększając dokładność płatności.

3. Zarządzanie opieką zdrowotną

Przy ponad 1000 rachunkach każdego miesiąca, kierownictwo szacowało, że wprowadzanie informacji, formatowanie arkuszy kalkulacyjnych i wysyłanie podsumowań faktur zajmowało dwóm osobom od pięciu do sześciu godzin dziennie. Co więcej, członkowie zespołu w ośmiu lokalizacjach nie mieli dostępu w czasie rzeczywistym do statusu faktury, co uniemożliwiało monitorowanie zatwierdzeń i ryzykowało, że menedżer przeoczy ważną fakturę.

Na koniec, jeśli chodzi o rozliczenia, przeprowadzali dwa cykle kontrolne w tygodniu, które wymagały drukowania i dopasowywania czeków przed ich przekazaniem do menedżera finansowego w celu oceny i zatwierdzenia. “To była niezła procedura”, którą bardzo chcieli usprawnić.

Wynik automatyzacji:

Korzyści były szybko widoczne w dziale AP. Ponieważ organizacja wymaga od dostawców wysyłania cyfrowych faktur pocztą elektroniczną, wszystkie faktury wpływają teraz bezpośrednio do Automation Software za pośrednictwem różnych kanałów i są natychmiast synchronizowane z systemem ERP firmy.

System pozwolił im w prosty sposób zdefiniować reguły na poziomie dostawcy, kierownika i klasy, aby zapewnić, że właściwa osoba otrzyma odpowiednie faktury do zatwierdzenia.

Wnioski

Podstawowym celem automatyzacji zobowiązań jest usprawnienie procesu zarządzania przepływem środków pieniężnych poprzez automatyczne uzgadnianie faktur sprzedaży z klientami i dostawcami. Zmniejsza to koszty przetwarzania faktur, poprawia dokładność, zmniejsza liczbę błędów i zapewnia ścieżkę audytu dla wszystkich transakcji.

Oprócz poprawy dokładności księgowania, automatyzacja zobowiązań zwiększa również szybkość, z jaką firma może płacić rachunki. Dzięki temu cały proces jest bardziej niezawodny i efektywny czasowo.

Im więcej czasu spędzasz na ręcznym przetwarzaniu faktur i płatności, tym mniej czasu musisz poświęcić na inne rzeczy. Łatwo jest również popełnić błąd ludzki, gdy codziennie ma się do czynienia z liczbami. Jeśli faktura dostawcy jest nieprawidłowa lub nie jest przetwarzana zgodnie z oczekiwaniami, znacznie łatwiej jest ją znaleźć i poprawić.

Jakiego oprogramowania księgowego mogę użyć do automatyzacji faktur?

Możesz eksportować wiele faktur do dowolnego formatu w celu integracji z ERP. Aby omówić automatyzację przepływu pracy, umów się z nami na rozmowę telefoniczną.

Jak osiągnąć pełną automatyzację księgowości?

Automatyzacja jest kluczem do udanej księgowości. Oszczędza to czas i wysiłek, zwiększa dokładność i zmniejsza ryzyko błędów.

Aby osiągnąć automatyzację księgowości, należy zacząć od solidnych podstaw danych finansowych i wykorzystać je jako podstawę do opracowania zautomatyzowanych procesów. Stwórz jasne cele i przypisz je do poszczególnych ról w organizacji. Następnie zacznij budować swój system, krok po kroku.

Zautomatyzowany system księgowy powinien być w stanie obsłużyć wszystkie aspekty potrzeb księgowych firmy: budżetowanie, raportowanie, analizy, uzgadnianie między systemem a procesem ręcznym, zarządzanie gotówką, wpisy do dziennika i księgi głównej, zarządzanie zobowiązaniami i należnościami oraz wiele innych.

Zautomatyzowane systemy księgowe mogą być wykorzystywane w małych firmach lub dużych przedsiębiorstwach; mogą być również wykorzystywane w różnych branżach, takich jak produkcja, handel detaliczny lub hotelarstwo. Niezależnie od tego, w jakiej branży działasz i na jakim etapie znajduje się Twoja firma – czy dopiero zaczyna, czy już dobrze sobie radzi – posiadanie zautomatyzowanego systemu księgowego pomoże Ci szybciej osiągnąć cel.

Na czym polega proces obsługi zobowiązań?

Zobowiązania to proces rejestrowania i śledzenia wydatków firmy i odpowiadających im przychodów. Proces ten służy do śledzenia, jakie wydatki poniosła organizacja i ile zebrała w przychodach. Te dwa ważne dane finansowe są następnie wykorzystywane do określenia, ile gotówki jest dostępne dla firmy.

Należności z tytułu zobowiązań są to zobowiązania finansowe wobec dostawców lub klientów. Obejmują one wszystkie rachunki, które zostały opłacone, ale nie zostały jeszcze uregulowane. Zobowiązania są również czasami używane jako synonim “należności”, które odnoszą się do pieniędzy należnych od klientów za sprzedane produkty.