Automatisierte Rechnungsverarbeitung. Was ist das und wie funktioniert es?

Was, wenn es eine Möglichkeit gibt, Ihrem Unternehmen jedes Jahr Zehntausende, wenn nicht Hunderttausende von Dollar zu sparen? Und was wäre, wenn Sie im Zuge dieser Kostensenkungen die Belastung durch die Einhaltung von Vorschriften verringern, die Prozesseffizienz verbessern und eine ganze Abteilung als strategischen Partner in Ihrem Unternehmen positionieren könnten?

Der schönste Aspekt dieser Transformationserzählung ist, dass die Vorteile der AP-Automatisierung nicht fiktiv sind. Das wurde schon mehrfach bewiesen. Laut der Studie sollten Unternehmen damit rechnen, Geld zu sparen.

Lassen Sie uns über die automatisierte Rechnungsverarbeitung sprechen, die 90% effizienter ist als die manuelle Rechnungsstellung. Wie können Sie Ihre Rechnungsverarbeitung zu 99% fehlerfrei gestalten, Zeit sparen und verhindern, dass Gelder durch potenzielle gefälschte Rechnungen verloren gehen?

Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?

“Automatisierte Rechnungsverarbeitung” ist die nahtlose Integration der von der Kreditorenbuchhaltung erfassten Daten in die Erstellung von Zahlungsanforderungen ohne manuelle Eingriffe. Das Einzige, was der Zahlungsabteilung bleibt, ist die Überprüfung und Freigabe der Zahlungen.

Mit der automatisierten Rechnungsstellung können Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten ohne menschliches Zutun genehmigen lassen.

Eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitung hilft Unternehmen bei der Rationalisierung ihrer Kreditorenbuchhaltung, indem Aufgaben wie die Datenextraktion aus Rechnungen, die Datenvalidierung und die Dateneingabe in eine bevorzugte Geschäftsanwendung zur weiteren Analyse und Verarbeitung automatisiert werden.

Die Bearbeitung von Rechnungen ist eine der zeitraubendsten Aufgaben. Die Automatisierung schafft Abhilfe, indem sie die Bearbeitungszeiten für Rechnungen verkürzt und die Datenqualität verbessert.

Das Problem

Traditionell beginnt die Rechnungsbearbeitung, wenn der Leiter der Buchhaltung eine Rechnung von einem Lieferanten über den geschuldeten Betrag für gelieferte Waren oder Dienstleistungen erhält. Die Buchhaltung vergleicht dann die Rechnung mit den erhaltenen Waren/Dienstleistungen.

Sobald die Rechnungen zusammengezählt sind, werden die Zahlungsinformationen dem System hinzugefügt und sind bereit für die Genehmigung. Wenn die Zahlung genehmigt ist, wird der Betrag an den Lieferanten überwiesen. Je nach Organisationsstruktur sind unterschiedliche Genehmigungsstufen für die Zahlung erforderlich.

Variable Formate:

Lieferantenrechnungen können unterschiedliche Designs, Daten oder Formate haben.

Wie wird die Lieferantenrechnung identifiziert? Ob persönlich oder nach Firmenname, dieses Feld ist hervorgehoben, damit Sie schnell feststellen können, ob es sich um etwas handelt, mit dem Sie zu tun hatten.

Manuelle Dateneingabe

Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Doppelzahlungen.

Das ist noch nicht alles. Das Risiko des Betrugs durch Mitarbeiter und des Missbrauchs von Geldern und Ressourcen ist in vielen Unternehmen groß, denn im Jahr 2020 werden mehr als 74 % der Unternehmen Ziel von Abrechnungsbetrug sein.

Diese Faktoren führen zu einer verzögerten Rechnungsbearbeitung und überlasteten Lieferketten, was sich letztendlich auf die Produktivität des Unternehmens auswirkt.

Um sicherzustellen, dass der gesamte Prozess präzise, effizient und fehlerfrei abläuft, ist es unumgänglich, die manuellen Prozesse durch eine automatisierte Rechnungsstellung zu ersetzen.

Die Lösung

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung basiert auf dem oben beschriebenen Arbeitsablauf, beseitigt jedoch erfolgreich die sich wiederholenden manuellen Vorgänge sowie die dadurch verursachten Fehler und Verzögerungen. Dies ist ein Beispiel für einen automatisierten Rechnungsbearbeitungs-Workflow:

1. Wenn eine Rechnung eingeht, wird sie elektronisch analysiert, und der Inhalt wird automatisch im richtigen Format in das cloudbasierte Buchhaltungssystem geladen.
2. Sobald die Daten in den Datensatz eingegeben wurden, wird die Rechnung in ein lesbares Dokument umgewandelt, das automatisch übersetzt wird, so dass die in das System eingehenden Daten innerhalb des ERP-Systems aktiv verfolgt werden können.
3. Die gespeicherten Daten enthalten den Namen des Lieferanten, den Kaufbetrag, Angaben zu den gelieferten Waren/Dienstleistungen usw. und geben einen vollständigen und gut formatierten Überblick über die Rechnung.
4. Dies wird an die zuständigen Stellen zur Bewertung und Genehmigung der Zahlungen weitergeleitet.
5. Wenn ein erfasstes Detail die Datenvalidierung nicht besteht, wird es zur manuellen Überprüfung aufbewahrt. Andernfalls wird die bearbeitete Rechnung der Person zugewiesen, die für die Genehmigung und Zahlung zuständig ist.

Vergleich von Rechnungsprozessen:

Normaler Rechnungsstellungsprozess

Mit der Software für automatisierte Rechnungsverarbeitung

1. Nach Erhalt der Rechnung wird manuell überprüft, ob das Produkt oder die Dienstleistung beschafft wurde.
2. Der in Rechnung gestellte Betrag wird mit der ursprünglichen Bestellung abgeglichen.
3. Weiterleitung von Rechnungen an die zuständigen Mitarbeiter zur Genehmigung
4. Klärung von Diskrepanzen zwischen dem in Rechnung gestellten Betrag und dem Betrag auf dem Zahlungsauftrag.
5. Einstellung der Rechnung zur Zahlung und endgültigen Genehmigung.
6. Zahlung vornehmen
7. Die Rechnung wird als Anhang in einer E-Mail empfangen
8. Die Software extrahiert die erforderlichen Daten und validiert sie mit den Regeln des Anbieters.
9. Vielen Dank für Ihre Bewertung und Voila! Alles erledigt.

Buchhalterische Notwendigkeit

Die überwiegende Mehrheit der AP-Profis ist sich einig, dass eine Art von Automatisierung notwendig ist, um die überfüllten Daten in einfacher, umsetzbarer Form anzuzeigen. Der beste Weg, dies zu erreichen, ist die Verbesserung des Rechnungsstellungsprozesses des Unternehmens.

Mit einer Software zur Rechnungsverarbeitung, die die wichtigsten Daten wie den Namen des Lieferanten, den Betrag und das Datum anzeigt, kann das Kreditorenbuchhaltungsteam die Zahlungen schnell veranlassen und sich auf die Finanzstrategie, die Rechnungsprüfung und die Planung konzentrieren.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hat im World Economic Survey Report von EY bewiesen, dass sie enorme Kosten und Arbeitskräfte einspart. Während Papierrechnungen, die im Briefkasten landeten, früher einen hohen Aufwand an Transport, Treibstoff und Zeit erforderten, kostet die elektronische Bearbeitung von Rechnungen im Durchschnitt nur 0,40 $.

Sie haben einen großen Bestand an Rechnungen und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?

Automatisierungsprozess Schritt für Schritt

1. Analysieren Sie die aktuellen Umstände

Wie verwaltet Ihr Unternehmen Rechnungen? Wer ist der Empfänger? Wie werden sie validiert? In welchem Format werden sie erstellt (elektronische oder gedruckte Rechnungen)? Wie lange braucht Ihre Organisation, um sie zu honorieren?

Wenn Sie diese Fragen stellen, erhalten Sie ein umfassendes Bild von Ihrem derzeitigen Verfahren zur Rechnungsbearbeitung. Unter Umständen werden Sie verschiedene Diskrepanzen, Schluckauf und einen eklatanten Mangel an Verantwortlichkeit feststellen.

Dies führt häufig zu minderwertigen Prozessen, Zahlungsverzögerungen und dem Potenzial für Betrug und Fehler. In einem nicht automatisierten System sind die Kosten für die Verwaltung der Rechnungen wahrscheinlich ebenfalls beträchtlich.

Noch vor der Automatisierung ermöglicht Ihnen die allererste Analyse, einige Engpässe zu beseitigen.

2. Optimieren Sie die Zustellung von Rechnungen

Bevor Sie eine vollständige Rechnungsautomatisierung einführen, weisen Sie alle Ihre Lieferanten an, Rechnungen an eine elektronische Adresse zu liefern. Erfassen Sie anschließend die Rechnungsdaten, sobald sie eingegangen sind. Dies können Sie erreichen, indem Sie Ihre Rechnungen in eine Automatisierungssoftware wie Graip.AI hochladen.

Sobald dies eingerichtet ist, muss Ihr Unternehmen klare Richtlinien für die Rechnungsbearbeitung festlegen. Welche Validierung ist beispielsweise bei der Bearbeitung einer Rechnung für eine Bestellung erforderlich? Welche Arten von Prüfungen gibt es bei einer Ausgabenrechnung? Wer hat innerhalb des Unternehmens die Befugnis, Rechnungen abzusegnen? Was passiert, wenn es Unstimmigkeiten zwischen Rechnungsnummern und Bestellbelegen gibt?

Die Festlegung klarer Kriterien hilft bei der Schaffung eines hervorragenden Arbeitsablaufs.

3. Datenanalyse

Nachdem Ihr System bereits einige Monate in Betrieb ist, können Sie die gewonnenen Daten nutzen, um Ihren Einkaufsprozess zu verbessern. Sie können den Fortschritt überwachen, indem Sie sich Dinge wie die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Rechnungen ansehen. Sie können sich auch die Anbieter ansehen, mit denen Sie die meisten Geschäfte machen, und nach Methoden suchen, um Ihre Verbindung zu verbessern.

Günstigere Preise und flexible Zahlungsmodalitäten können Sie erzielen, indem Sie Ihre Lieferkette straffen und den Handel an zuverlässigere Anbieter vergeben. Schließlich kann ein leistungsfähiges Rechnungsverwaltungssystem Ihnen dabei helfen, sich einen Ruf für die pünktliche Bearbeitung von Rechnungen und die Einhaltung aller mit Lieferanten vereinbarten Bedingungen zu verschaffen.

Ein weiterer Bereich, den Sie untersuchen sollten, ist die Ermittlung der Kosten, die durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung gesunken sind.

Die Möglichkeit, Zusammenfassungen und Suchvorgänge zu erstellen, kann bei der Nachverfolgung seltsamer Zu- oder Abnahmen von Rechnungszahlungen helfen. Wenn eine Rechnung eine merkwürdige Differenz zum Vormonat aufweist, sollte sie untersucht werden. Es ist möglich, innerhalb des Systems Abfragen zu erstellen, die bei der Erkennung solcher Anomalien helfen.

4. Automatisierung der Buchhaltung

Mit der Zeit sollte sich Ihr Unternehmen bemühen, effektivere Methoden zur Rechnungserfassung zu entwickeln. In Wirklichkeit können Sie die Rechnungsverwaltung und Bestellungen kombinieren, um sicherzustellen, dass bei jeder Transaktion eine Rechnung zu Gunsten des Lieferanten ausgestellt wird.

Auch elektronische Rechnungszahlungen können in Ihr Unternehmen integriert werden. Trotz der offensichtlichen Vorteile des elektronischen Zahlungsverkehrs akzeptiert die Mehrheit der Händler immer noch Papierschecks. Ihr Unternehmen sollte sich mit den Lieferanten in Verbindung setzen, sie von der Integrität der von ihnen angebotenen Zahlungsdetails überzeugen und dann nach und nach mit der Online-Zahlung beginnen.

Vorteile der Automatisierung

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zielt darauf ab, die Rechnungsverarbeitung zu rationalisieren, indem Ihnen alle Funktionen über eine nahtlose Plattform zur Verfügung gestellt werden. Eine Website wie Graip.AI ermöglicht es Benutzern, mühelos auf alle notwendigen Funktionen zuzugreifen und diese mit einem Mausklick zu steuern, wie z.B.:

• Mehrere Rechnungen importieren
• Verarbeitung von Rohformaten mit einem einfachen Klick
• Leicht zu bearbeiten

1. Effiziente Geschäftsabläufe

Wenn ein Kunde oder Lieferant anruft, sind digitale Rechnungen nur ein paar Klicks entfernt, und die Markentreue wird nie durch einen abwesenden Mitarbeiter unterbrochen.

Unabhängig vom Grad der Automatisierung reduziert die Verkürzung der Zeit, die eine Rechnung in den Händen eines Mitarbeiters verbringt, die Kosten und steigert die Effizienz. So konnten die Mitarbeiter eines Unternehmens beispielsweise einen Sprung von 930 Bestellungen pro Monat auf 3.647 machen, als das Unternehmen von einem niedrigen auf ein höheres Maß an Automatisierung umstieg.

In der Realität kann die Automatisierung sowohl Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften als auch manuelle Fehler beseitigen. Sowohl die Datenüberprüfung als auch die Qualitätskontrolle sind in digitale Systeme eingebettet. Da die Daten aus dem Dokument entnommen werden, sind manuelle Eingabefehler ausgeschlossen. Aberdeen berichtet, dass die Fehlerquote bei Lieferantenrechnungen aufgrund der automatisierten Rechnungsverarbeitung von 4% auf 3,1% gesunken ist.

2. Erhöhte Kontrolle und Transparenz

Sie erhalten einen Überblick über jede einzelne Zahlung, die Sie als Geschäftskosten ausgeben. Sie können die Daten einfach in Excel exportieren.

Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist aufgrund von Faktoren wie Ermüdung und mangelnder Konzentration anfällig für Fehler und Ungenauigkeiten.

Laut dem 2020 Payables Insight Report von Level Research sind Datendiskrepanzen für mehr als 23 % der befragten Unternehmen einer der Hauptschmerzpunkte bei der Zahlungsabwicklung.

An dieser Stelle kommt die automatische Rechnungsverarbeitung ins Spiel, die sicherstellt, dass die eingegebenen Daten korrekt und fehlerfrei sind.

3. Vermeiden Sie Duplikate

Ein Unternehmen kann versehentlich eine doppelte Rechnung versenden, oder ein Insider aus dem Unternehmen des Verkäufers kann absichtlich eine gefälschte Rechnung versenden.

4. Verbesserter Arbeitsablauf

Die Kontrolle der manuellen Rechnungsaufzeichnungen ist ein schwieriges Unterfangen, da sie sehr umfangreich und willkürlich strukturiert sind. Im Falle einer automatisierten Rechnungsverarbeitung werden die verarbeiteten Rechnungen jedoch transparent in einem zentralen System aufbewahrt.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Ausgaben in Echtzeit verfolgt werden können, so dass eventuelle Unstimmigkeiten sofort gemeldet werden können. Die Automatisierungssoftware bietet auch mehr Anpassungsmöglichkeiten, so dass Sie durch die richtige Strukturierung der Arbeitsabläufe den gesamten Vorgang vereinfachen und an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anpassen können.

Darüber hinaus ermöglicht es die einfache Integration Ihrer Buchhaltungsvorgänge und stellt sicher, dass alle buchhalterischen Aktivitäten und Verfahren gleichzeitig und konfliktfrei durchgeführt werden.

5. Bürofläche sparen

Ein Aktenschrank ist nicht besonders reizvoll. Sie sind schwer, unbequem, kostspielig und nehmen viel Platz im Büro weg. Die Reduzierung des Papierverbrauchs am Arbeitsplatz ist nicht nur eine umweltfreundlichere Geschäftspraxis, sondern spart auch Geld für Büromaterial. Wenn Dateien digital gespeichert werden, können sie während des Abrechnungsprozesses nicht verloren gehen oder verunstaltet werden.

6. Robuste Sicherheit

Jeden Tag kann die Kreditorenbuchhaltung eine beträchtliche Menge Geld verwalten, wenn nicht jetzt, dann vielleicht bald. Es gibt jedoch nur einen minimalen Schutz, wenn sich auf mehreren Arbeitsplätzen Papierrechnungen ansammeln.

In einem automatisierten System kann ein Manager die Rechte per Knopfdruck festlegen. Audits sind mit digitalen Systemen auch erfolgreicher, weil jede Rechnung eine Spur hinterlässt, die leicht verfolgt werden kann.

Es ist sinnvoll, Teile Ihres Unternehmens zu automatisieren, z. B. die Kreditorenbuchhaltung. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung spart sowohl Geld als auch Zeit.

7. Aufschlussreiche Daten

Dank der automatisierten Rechnungsverarbeitung können Sie Ihre Investitionsausgaben besser planen und die Gesundheit Ihres Unternehmens beurteilen.

Sie erhalten wichtige Einblicke in die Cashflows Ihres Unternehmens, so dass Ihre Teammitglieder zukünftige Ausgaben prognostizieren, Einkommensströme vorhersagen und überlegene Wachstumsstrategien entwickeln können.

Darüber hinaus ermöglicht maschinelles Lernen Ihren Teams, Daten über Ihre Kunden zu nutzen – welche Kundensegmente es gibt, je nachdem, wie viel sie bezahlen. Solche Daten können erste Hinweise auf eine Marktverschiebung liefern, die die Folge neuer Wettbewerber oder einer billigeren Option für Ihre Dienstleistungen sein kann.

8. Bessere Geschäftsbeziehungen

Der gesamte Prozess wird durch automatisierte Arbeitsabläufe effektiver und macht es den Anbietern leichter, Termine einzuhalten. Da die meisten Lieferanten Anreize für eine frühzeitige Zahlung bieten, können Sie diese auch erhalten, indem Sie sicherstellen, dass die Zahlungen einfach nicht verzögert werden.

Darüber hinaus tragen pünktliche Zahlungen zur Zufriedenheit der Lieferanten bei, und die Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung umfasst in der Regel eine Plattform, über die Lieferanten in Echtzeit über den Status ausstehender Rechnungen informiert werden können. Dies trägt dazu bei, dass es keine Unstimmigkeiten zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten gibt und dass die Beziehung zwischen beiden positiv bleibt.

9. Ein Schritt in Richtung Zukunft

Die Druckerpresse von Johannes Gutenberg ist eine der genialsten zeitsparenden Innovationen aller Zeiten. Diese Technologie hat zu einer Reihe von großen sozialen und kulturellen Veränderungen geführt. Der erleichterte Zugang zu Publikationen und dem gedruckten Wort hat dazu beigetragen, den Analphabetismus zu verringern und das institutionelle und allgemeine Wissen zu verbreiten.

Nach dem Vorbild von Gutenberg steigert die Automatisierung die Produktivität, indem sie die Mitarbeiter bei monotonen Aufgaben mit KI unterstützt. Es kann mehr Zeit für intellektuelle Fragen aufgewendet werden, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

Die Moral Ihrer Mitarbeiter hängt auch von den Wachstumsperspektiven ab, die Ihr Unternehmen bietet, und je mehr zeitaufwändige Aufgaben nicht automatisiert werden, desto höher ist die Abwanderung von Talenten.

Einem alarmierenden Ergebnis zufolge verschwenden Kleinunternehmer 30% ihrer Arbeitszeit mit unrentablen Verwaltungsformalitäten.

Sie möchten noch vor der Zeit einsteigen?

Warum setzen Unternehmen auf Automatisierung?

Automatisierung spart Geld. Es spart Zeit und es rettet Leben.

Die Kosten für menschliche Arbeitskraft steigen, da die Amerikaner immer älter werden und die Lebenshaltungskosten steigen. Folglich müssen die Unternehmen die Kosten senken, wo sie können. Dies kann durch Automatisierung geschehen, die die Mitarbeiter entlastet, damit sie andere Aufgaben effizienter erledigen oder sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können, die weniger Aufmerksamkeit erfordern.

Ein weiterer Grund, warum Unternehmen auf Automatisierung setzen, ist, dass sie sich auf das konzentrieren können, worin sie gut sind (Geld verdienen), während sie andere Aspekte der Produktion wie Vertrieb, Marketing und Kundensupport auslagern. Das bedeutet weniger Gemeinkosten und eine höhere Gewinnspanne pro verkauftem Produkt.

Automatisierte Rechnungsstellung – Fallstudien

1. Telekommunikationsunternehmen

Das Bezahlen von Rechnungen ist nicht die schönste Erfahrung, aber es muss erledigt werden, egal ob Sie eine Einzelperson oder ein großes Unternehmen sind. Die pünktliche Zahlung von Rechnungen ist für dieses Telekommunikationsunternehmen ein Hauptanliegen.

Das Problem

Es war schwierig, den Überblick über die Kreditorenbuchhaltung zu behalten, da es Hunderte von Lieferanten und Partnern zu erstatten gab, darunter Versorgungsunternehmen und Regierungsbehörden.

“Wir erhalten täglich mehr als 1.000 Poststücke in der Buchhaltung, von denen die meisten rechnungsbezogen sind”, so der Leiter der Buchhaltung des Unternehmens.

Zuvor mussten die Mitarbeiter jeden dieser Posten überprüfen und filtern, bevor sie die Rechnungen zur Bestätigung an eine andere Abteilung weiterleiten konnten. Schließlich müssten die Mitarbeiter die Rechnungsdaten manuell in die Buchhaltung eingeben, damit die Rechnungen beglichen werden können.

“Wir haben zwei Wochen gebraucht, um eine Rechnung zu begleichen, wobei häufiger als sonst bis zu 25 Tage mit Verzugszinsen (2 bis 3%) angefallen sind.”

Die Lösung

Das Unternehmen führte die Automatisierung einer großen Anzahl sich wiederholender Aufgaben ein, die wichtigste davon war die Rechnungsstellung. Hier ist, was sie erreicht haben:

Ergebnisse

• 200% mehr Produktivität pro Person erreicht
• Der Personalaufwand für die Bearbeitung von Rechnungen wurde um 50% reduziert. Sie wurden umgeschult und anderen Abteilungen zugewiesen.
• Das Unternehmen empfängt und bearbeitet nun etwa 9000 Rechnungen pro Tag, wobei der größte Teil der Arbeit auf die automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware entfällt.

2. Finanzgesellschaft mit Sitz in Großbritannien

Eines der größten Finanzzentren und Business-Outsourcing-Unternehmen Großbritanniens mit einem Jahresumsatz von mehreren Milliarden GBP beschäftigte allein 40 Mitarbeiter, die sich um die Rechnungsstellung und -prüfung kümmerten.

Das Problem:

Das Fehlen einer angemessenen Kontrolle oder Transparenz der Prozesse sowie die enormen Mengen an Papier, die bei diesem Prozess bewegt und gespeichert wurden, waren inakzeptabel.

Der Umgang mit der internen Rechnungsverwaltung und -genehmigung war eine enorme Belastung, und infolgedessen hatten sie einen Ruf für verspätete Gebühren. Die Kosten pro bearbeiteter Rechnung waren mit etwa 8 £ ebenfalls teuer und lagen weit über dem Branchendurchschnitt.

Die Lösung

Durch die Anwendung der richtigen Geschäftsregeln und die Extraktion von benutzerdefinierten (detaillierten) Datenfeldern aus den Eingangsrechnungen war das Unternehmen in der Lage, Rechnungen schnell zu identifizieren. Alle Rechnungen, die die erforderlichen Datenfelder nicht ausfüllen, wurden automatisch abgelehnt.

ERGEBNISSE

Die Automatisierung der manuellen Purchase-to-Pay-Vorgänge (P2P) bedeutet nun, dass “Rechnungen, die in den frühen Morgenstunden per E-Mail eingehen, gescannt werden und somit noch am selben Tag im System verfügbar sind”, so ein Vertreter des Unternehmens.

Die Zahl der pünktlichen Zahlungen ist gestiegen, was unseren Ruf erheblich verbessert hat, und wir haben deutlich weniger Anfragen.”

Obwohl das Unternehmen jedes Jahr etwa 400.000 Rechnungen erhält und bearbeitet, profitiert es enorm von seinen neuen automatisierten Abläufen. “Wir haben die Kosten für die Zahlungsabwicklung auf etwas mehr als 2 Pfund pro Rechnung gesenkt und die Zahl unserer Mitarbeiter im Backoffice von 40 zu Hause auf nur noch 20 in Indien reduziert, wodurch wir mehr als 1 Million Pfund pro Jahr sparen. Die Investition in das Scannen hat sich innerhalb des ersten Jahres amortisiert und die Kontrollen konnten verbessert werden.”

Sie erzielten nicht nur einen ROI, sondern hatten auch eine bessere Kontrolle und konnten Betrügereien vermeiden, die sie zuvor 10.000 GBP gekostet hatten.

3. Erdölprodukte Vertriebsfirma

In dieser Fallstudie geht es um eine Petro Company, die raffinierte Erdölprodukte an einen breit gefächerten Kundenstamm in den Vereinigten Staaten und Kanada vertreibt. Das Unternehmen hat sich einen tadellosen Ruf als führender Anbieter von Energielösungen und -dienstleistungen erworben, indem es einen kostenführenden Ansatz für seine Lieferkette verwendet.

Das Problem

Das fragmentierte Abrechnungssystem des Unternehmens verursachte Probleme.

Überhöhte Fehlerquoten und schlechte Zyklusdauern resultierten aus der hohen Anzahl von Schnittstellenstellen.

Zu Beginn schickten die Lieferanten ihre Rechnungen an ihr lokales Terminal, wo sie manuell kodiert wurden. Danach wird die ausgedruckte Rechnung zur weiteren Prüfung an die Betriebsabteilung des Unternehmens in Atlanta geschickt. Die Rechnung wird dann ein drittes oder viertes Mal an die Kreditorenbuchhaltung von Denver geschickt, wo sie abschließend geprüft und bezahlt wird.

Vom Eingang bis zur Zahlung vergingen in der Regel 32-34 Tage. 85-95 Prozent der 56.000 Rechnungen, die jedes Jahr bearbeitet wurden, wurden zu spät bezahlt. AP hat sich zum Ziel gesetzt, die Bearbeitung von Rechnungen mit dem bestehenden erfolgreichen Ansatz zu integrieren.

Die Lösung:

Die Lieferanten wurden angewiesen, ihre Rechnungen elektronisch an ihre Endabteilung in Atlanta zu senden. Aufgrund der verspäteten Zahlungen waren auch die Lieferanten motiviert, schnell auf elektronische Rechnungen umzustellen.

Diese Rechnungen wurden dann durch die Automatisierungssoftware gescannt und für Zahlungen verarbeitet.

ERGEBNISSE

Zum ersten Mal begann das Unternehmen, Rabatte zu akzeptieren, anstatt Säumniszuschläge zu erheben. TransMontaigne war auch in der Lage, seinen Cashflow einfach zu verwalten und die Anzahl der Rückstellungen für überfällige Rechnungen deutlich zu senken.

Die größere Transparenz des Prozesses führte zu zusätzlichen strategischen Vorteilen für das Unternehmen. Die Mitarbeiter konnten Rechnungen sofort identifizieren und anfechten, und das Management erhielt in Echtzeit Einblick in die Gesamtverbindlichkeiten und die Finanzlage des Unternehmens.

Die Mitarbeiter haben nun mehr Zeit, sich strategischen Aktivitäten wie der Einhaltung von Vorschriften, dem internen Kundenservice und den Beziehungen zu den Lieferanten zu widmen. Der AP-Manager verwaltet die Abteilung 15 Stunden pro Woche, verglichen mit dem Durchschnittswert vor der Automatisierung. von 60 Stunden pro Woche.

Monatliche Einsparungen von mehr als $1 Million mit 90% weniger doppelten Zahlungen und einem Durchschnittspreis. Die Kosten für die Rechnungsbearbeitung sanken auf $7 (vorher $30).

Fazit

Abgesehen von der geringen Anfangsinvestition gibt es bei diesem Ansatz keine Nachteile. Viele Unternehmen haben sich für die Pay-as-you-go-Option entschieden, die es ihnen ermöglicht, einige Monate lang mit der manuellen Dateneingabe fortzufahren und nur für das zu zahlen, was sie benötigen. Wenn das System erst einmal eingerichtet ist, wird es sich aufgrund seiner Effizienz und Zuverlässigkeit für Sie lohnen.

Automatisierung ist der Schlüssel zur Verringerung der manuellen Arbeit und zur Erhöhung Ihrer Gewinnmargen. Unser Fakturierungssystem spart Ihnen Zeit, Geld und Mühe, indem es Ihre Rechnungen von A bis Z in einem einfachen Schritt bearbeitet. Mit unserer einfachen webbasierten Schnittstelle können Sie den gesamten Vorgang selbst durchführen oder ihn von uns erledigen lassen.

Dadurch können die Gesamtkosten im Laufe der Zeit gesenkt werden, so dass sich die automatisierte Zahlungsabwicklung bereits im Vorfeld lohnt. Lassen Sie uns darüber sprechen, wie die Automatisierung Ihrem Unternehmen helfen kann.

FAQs

Was kommt als Nächstes?

Um einen automatisierten AP-Workflow im gesamten Unternehmen zu implementieren, muss das Kreditorenbuchhaltungsteam zusammen mit den Beschaffungsabteilungen mit dem Top-Management zusammenarbeiten. Dazu gehört mehr als nur sicherzustellen, dass Rechnungen pünktlich eingehen und bearbeitet werden.

AP Automation kann Ineffizienzen minimieren und Prozesse verzögern, die die Zeit Ihrer Mitarbeiter verschwenden und Ihrem Unternehmen Geld kosten.

Graip.AI bietet zum Beispiel maschinelle Anpassungsfähigkeit wie die 100%ige Extraktion von Rechnungsdaten. Es kann Benutzern dabei helfen, die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Verarbeitung von Rechnungen mehrerer Anbieter zu erhöhen und gleichzeitig die Anzahl der menschlichen Eingriffe um das Dreifache zu reduzieren.

Wie lange sollte die Bearbeitung einer Rechnung für ein Unternehmen dauern?

Die Zeit, die für die Bearbeitung einer Rechnung benötigt wird, hängt von mehreren Faktoren ab. Es gibt vor allem zwei Dinge, die Sie beachten müssen:

1. Wie dringend ist die Rechnung?
2. Wie komplex ist der Zahlungsvorgang?

Wenn Sie Rechnungen über kleine Beträge verschicken, die nicht sehr dringend sind, können Sie sie oft innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt versenden.

Wenn Sie Rechnungen für größere Beträge verschicken oder wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr Kunde weiß, dass er seine Zahlung umgehend erhält, sollten Sie in Erwägung ziehen, sie schneller als 24 Stunden zu versenden. Viele Unternehmen bieten auf ihren Rechnungen eine Eiloption an, damit die Kunden ihre Zahlung bei Bedarf schneller erhalten können.