Alla fine dei conti, ciò che conta davvero negli affari è il risultato finale. Per ottenere grandi risultati, vuoi guadagnare di più o spendere di meno, e le aziende più intelligenti fanno entrambe le cose. Oggi parleremo di un modo efficace per ridurre i costi operativi fino al 40% modificando i tuoi processi aziendali. In questo campo, l’Intelligent Document Processing (IDP) può dare un forte impulso alla tua attività, soprattutto se lavori nel Business Process Outsourcing (BPO).
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L’incubo dei flussi di lavoro manuali
I BPO si assumono la responsabilità di gestire le attività cruciali legate ai dati, che vanno dall’elaborazione delle fatture e dall’inserimento dei dati all’inserimento dei clienti e ai controlli di conformità. Queste attività spesso comportano l’elaborazione di grandi quantità di dati non strutturati provenienti da diverse fonti, tra cui fatture, contratti, e-mail e moduli. Ai vecchi tempi, i BPO si affidavano a flussi di lavoro manuali e a operatori umani per affrontare questi compiti. Questo approccio comporta sicuramente una serie di sfide:
- Errori umani: Quando l’uomo si occupa dell’inserimento dei dati, gli errori fanno praticamente parte del lavoro. Questi errori possono causare discrepanze finanziarie, problemi di conformità e, di conseguenza, clienti insoddisfatti.
- Costi operativi: Mantenere una forza lavoro consistente per gestire l’elaborazione manuale dei dati può incidere seriamente sul tuo budget.
- Scalabilità: Con l’aumento delle richieste dei clienti, i BPO si trovano in una situazione difficile: devono espandere le operazioni per accogliere volumi maggiori di documenti senza sacrificare la qualità.
- Sensibilità al tempo: Nel mondo degli affari di oggi, i clienti puntano tutto sulla velocità. Richiedono tempi rapidi e i processi manuali tradizionali non riescono a tenere il passo.
Aumentare l’efficacia del BPO con la tecnologia IDP
L’outsourcing dei processi aziendali consente alle aziende di gestire in modo efficiente le attività non essenziali, permettendo loro di concentrarsi sulle proprie competenze principali. Le aspettative dei clienti, le complessità del settore e le normative dinamiche sfidano continuamente i BPO a rimanere all’avanguardia.
La soluzione IDP di Graip.AI affronta di petto queste sfide, offrendo una serie di vantaggi che stanno ridisegnando il modo di operare delle BPO. L’elaborazione intelligente dei documenti ruota attorno all’estrazione, alla classificazione e all’interpretazione dei dati da una miriade di documenti, convertendo i dati non strutturati in informazioni organizzate e fruibili.
Ma lasciamo che siano i numeri e le prestazioni a parlare. La soluzione IDP di Graip.AI elabora documenti di qualsiasi formato con una velocità di ben 375 volte superiore rispetto ai metodi manuali della vecchia scuola. Le sue capacità si estendono all’elaborazione di un repertorio di 141 tipi di documenti distinti. Ma non si limita a tagliare il traguardo: lo supera con un’impeccabile percentuale di riconoscimento del 100%.
Ora analizziamo come Graip.AI sia la scelta migliore per migliorare le operazioni di BPO.
Scalabilità migliorata: Con Graip.AI, le BPO possono scalare le loro operazioni senza sforzo per adattarsi ai crescenti volumi di documenti senza dover aumentare proporzionalmente la loro forza lavoro.
Estrazione automatica dei dati: Graip.AI automatizza l’estrazione di dati critici da vari formati di documenti, tra cui documenti scansionati ed e-mail. Questo riduce al minimo gli errori di inserimento dei dati e ne garantisce l’accuratezza.
Riduzione dei costi operativi: Eliminando l’inserimento manuale dei dati, i BPO possono ridurre significativamente i loro costi operativi, con un risparmio fino al 40% annuo.
Elaborazione più veloce: Graip.AI accelera l’elaborazione dei documenti di 375 volte rispetto agli sforzi manuali. Questa elaborazione rapida garantisce tempi di consegna più rapidi per i clienti.
Miglioramento dell’esperienza del cliente: Un’elaborazione più rapida e accurata dei documenti porta a un aumento del tasso di soddisfazione dei clienti. I clienti beneficiano di una migliore qualità del servizio e di risposte tempestive.
Allocazione delle risorse: L’automazione libera le risorse del BPO, consentendo loro di concentrarsi su attività strategiche piuttosto che sull’inserimento manuale dei dati. Questo porta a migliorare la motivazione e i risultati del team.
Personalizzazione dei flussi di lavoro: La piattaforma low-code di Graip.AI consente alle BPO di personalizzare i flussi di lavoro di elaborazione dei documenti per soddisfare in modo efficiente le esigenze specifiche dei clienti.
Sicurezza dei dati: Graip.AI garantisce la salvaguardia dei dati finanziari sensibili e la conformità alle normative sulla privacy durante l’intero flusso di elaborazione dei documenti.
Sempre più vantaggi: Facile integrazione e apprendimento attivo
Graip.AI offre una soluzione completa per i BPO che vogliono migliorare la loro efficienza operativa e le relazioni con i clienti. La sua perfetta integrazione con i sistemi di Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP) e strumenti di Robotic Process Automation (RPA) consente alle BPO di fornire soluzioni end-to-end. Immagina questo: estrarre senza sforzo i dati dai documenti e trasmetterli direttamente a un CRM o eseguire movimenti RPA in base a ciò che è contenuto in quei documenti, il tutto in un flusso continuo ed efficiente. Come può non piacere questa possibilità?
Ma c’è di più. Sapevi che la maggior parte delle aziende non riesce a sfruttare la superficie, ma solo il 20% dei dati disponibili? Valuta la possibilità di aumentare questa cifra. Grazie alle capacità di analisi e approfondimento in tempo reale di Graip.AI, le BPO possono accedere a questa risorsa. Possono fornire ai loro clienti informazioni utili che provengono direttamente dall’elaborazione dei documenti. Si tratta di prendere non solo delle ipotesi, ma anche delle decisioni fondate sui dati che possono trasformare il rapporto BPO-cliente. È come passare da “fornitore di servizi” a “partner strategico”, dove la collaborazione aumenta e i clienti ottengono risultati ancora più importanti.
Un’altra caratteristica che rende Graip.AI uno strumento potente è l’aumento delle capacità linguistiche, che sono fondamentali nell’ambiente aziendale globalizzato di oggi. Grazie alla capacità di riconoscere più lingue, le BPO dotate di Graip.AI possono rivolgersi senza problemi a una clientela eterogenea, abbattendo efficacemente le barriere linguistiche che di solito ostacolano l’elaborazione dei documenti. Il modulo multilingue supporta il riconoscimento e l’estrazione di dati in 141 lingue, coprendo un’ampia gamma di scritture, tra cui il latino, il cirillico, l’arabo e le scritture ideografiche come i caratteri cinesi. In questo modo le aziende di tutto il mondo possono beneficiare del versatile supporto linguistico di Graip.AI.
Infine, il modello di apprendimento attivo di Graip.AI è un’altra caratteristica notevole che lo contraddistingue. Questo approccio innovativo garantisce che il sistema migliori continuamente la sua precisione di riconoscimento nel tempo. Impara dagli errori commessi durante l’elaborazione dei documenti, diventando più efficiente con ogni documento che gestisce.
L’apprendimento attivo permette alla nostra soluzione IDP di adattarsi rapidamente a nuovi modelli di documenti senza alcun aiuto manuale. Quando la tua azienda si imbatte in nuovi layout di documenti, la nostra soluzione impara e si adatta in tempo reale. Ogni volta che si incontra un nuovo modello di documento, il modello di apprendimento attivo affina la sua comprensione dei diversi campi di dati, migliorando significativamente la precisione.
Conclusioni
Il punto chiave è che con l’intelligenza artificiale e l’IDP, le aziende di Business Process Outsourcing hanno la possibilità di scalare quasi all’infinito senza la necessità di assumere personale, il che rappresenta un vantaggio significativo per rimanere in testa alla concorrenza. Poiché il lavoro consiste tipicamente nell’inserimento di dati, l’intelligenza artificiale può sostituire in modo efficiente il lavoro manuale, eliminando tra l’altro la necessità di uffici fisici. In effetti, l’adozione dell’IDP può portare a notevoli risparmi sui costi: i BPO hanno tagliato l’83% dei costi di elaborazione e recuperato l’80% del loro tempo.
Quanto più velocemente i BPO abbracceranno questa tecnologia, tanto maggiore sarà la quota di mercato che potranno conquistare riducendo i costi operativi e, di conseguenza, i prezzi dei servizi per i clienti. In sostanza, IDP apre la strada a un panorama di BPO più agile, economico e competitivo, garantendo alle aziende non solo di sopravvivere ma di prosperare nell’era digitale.