En fin de compte, ce qui compte vraiment dans le monde des affaires, c’est le résultat net. Pour obtenir de bons résultats, vous devez gagner plus d’argent ou en dépenser moins, et les entreprises les plus intelligentes font les deux. Aujourd’hui, nous allons parler d’un moyen efficace de réduire jusqu’à 40 % les coûts opérationnels en modifiant vos processus d’affaires. Dans ce domaine, le traitement intelligent des documents(IDP) peut donner un sérieux coup de pouce à votre entreprise, surtout si vous travaillez dans le domaine de l’externalisation des processus métiers (BPO).
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Le cauchemar des flux de travail manuels
Les BPO assument la responsabilité de la gestion des tâches cruciales liées aux données, allant du traitement des factures et de la saisie des données à l’intégration des clients et aux contrôles de conformité. Ces tâches impliquent souvent le traitement de grandes quantités de données non structurées provenant de diverses sources, notamment des factures, des contrats, des courriels et des formulaires. Au bon vieux temps, les BPO s’en tenaient à des flux de travail manuels et à des opérateurs humains pour s’acquitter de ces tâches. Cette approche comporte bien sûr son lot de défis :
- Erreurs humaines: Lorsque des humains se chargent de la saisie des données, les erreurs font pratiquement partie de la description du travail. Ces dérapages peuvent entraîner des divergences financières, des problèmes de conformité et, par conséquent, des clients mécontents.
- Coûts opérationnels : Le maintien d’une main-d’œuvre importante pour gérer le traitement manuel des données peut avoir un impact important sur votre budget.
- Évolutivité : Avec l’augmentation des demandes des clients, les BPO se trouvent dans une situation difficile, car ils doivent étendre leurs opérations pour traiter des volumes plus importants de documents sans sacrifier la qualité.
- Sensibilité au temps : Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, les clients recherchent avant tout la rapidité. Ils exigent des délais d’exécution rapides et les processus manuels traditionnels ne peuvent pas suivre le rythme.
Accroître l’efficacité des BPO grâce à la technologie IDP
L’externalisation des processus métiers permet aux entreprises de gérer efficacement les tâches non essentielles, ce qui leur permet de se concentrer sur leurs compétences de base. Les attentes des clients, la complexité du secteur et les réglementations dynamiques obligent les BPO à rester à la pointe du progrès.
La solution IDP de Graip.AI s’attaque de front à ces défis et offre une série d’avantages qui redéfinissent le mode de fonctionnement des BPO. Le traitement intelligent des documents consiste à extraire, classer et interpréter les données d’une myriade de documents, convertissant ainsi les données non structurées en informations organisées et exploitables.
Mais laissez les chiffres et les performances parler d’eux-mêmes. La solution IDP de Graip.AI traite les documents de tout format 375 fois plus rapidement que les méthodes manuelles traditionnelles. Ses capacités s’étendent au traitement d’un répertoire de 141 types de fichiers de documents distincts. Mais il ne se contente pas de franchir la ligne d’arrivée, il la franchit avec un taux de reconnaissance impeccable de 100 %.
Voyons maintenant comment Graip.AI se pose comme le choix idéal pour améliorer les opérations de BPO.
Une meilleure évolutivité : Avec Graip.AI, les BPO peuvent adapter sans effort leurs opérations à des volumes de documents croissants sans avoir besoin d’augmenter proportionnellement leurs effectifs.
Extraction automatisée des données : Graip.AI automatise l’extraction de données critiques à partir de divers formats de documents, y compris les documents numérisés et les courriels. Cela permet de minimiser les erreurs de saisie et de garantir l’exactitude des données.
Réduction des coûts opérationnels : En éliminant la saisie manuelle des données, les BPO peuvent réduire de manière significative leurs coûts opérationnels, économisant jusqu’à 40 % par an.
Traitement plus rapide : Graip.AI accélère le traitement des documents de 375 fois par rapport aux efforts manuels. Ce traitement rapide permet aux clients de bénéficier de délais plus courts.
Amélioration de l’expérience client : Un traitement plus rapide et plus précis des documents se traduit par une augmentation du taux de satisfaction des clients. Les clients bénéficient d’une meilleure qualité de service et de réponses rapides.
Allocation des ressources : L’automatisation libère les ressources de BPO, leur permettant de se concentrer sur des tâches stratégiques plutôt que sur la saisie manuelle de données. Cela permet d’améliorer la motivation de l’équipe et les résultats.
Personnalisation des flux de travail : La plateforme low-code de Graip.AI permet aux BPO de personnaliser les flux de traitement des documents pour répondre efficacement aux besoins spécifiques des clients.
Sécurité des données : Graip.AI garantit la protection des données financières sensibles et la conformité aux réglementations en matière de confidentialité des données tout au long du processus de traitement des documents.
De plus en plus d’avantages : Intégration facile et apprentissage actif
Graip.AI offre une solution complète pour les BPO qui cherchent à améliorer leur efficacité opérationnelle et leurs relations avec les clients. Son intégration transparente avec les systèmes de gestion de la relation client (CRM), les progiciels de gestion intégrés (ERP) et les outils d’automatisation des processus robotiques (RPA) permet aux BPO de fournir des solutions de bout en bout. Imaginez : vous extrayez sans effort les données des documents et les transférez directement dans un système de gestion de la relation client (CRM) ou vous effectuez des opérations de RPA sur la base du contenu de ces documents, le tout dans un flux transparent et efficace. Que peut-on y redire ?
Mais ce n’est pas tout. Saviez-vous que la plupart des entreprises ne font qu’effleurer la surface, n’utilisant qu’environ 20 % des données dont elles disposent ? Envisagez la possibilité d’augmenter ce chiffre. Grâce aux capacités d’analyse et de compréhension en temps réel de Graip.AI, les BPO peuvent accéder à cette ressource. Ils peuvent fournir à leurs clients des informations exploitables provenant directement du traitement des documents en cours. Il ne s’agit pas seulement de faire des suppositions éclairées, mais de prendre des décisions éclairées, fondées sur des données, qui peuvent transformer la relation BPO-client. C’est comme si vous passiez du statut de “prestataire de services” à celui de “partenaire stratégique”, où la collaboration s’intensifie et où les clients récoltent des bénéfices encore plus importants.
Une autre caractéristique qui fait de Graip.AI un outil puissant est l’amélioration des capacités linguistiques, qui sont cruciales dans l’environnement commercial mondialisé d’aujourd’hui. Grâce à leur capacité à reconnaître plusieurs langues, les BPO équipés de Graip.AI peuvent sans difficulté répondre aux besoins d’une clientèle diversifiée, en éliminant efficacement les barrières linguistiques qui entravent généralement le traitement des documents. Le module multilingue prend en charge la reconnaissance et l’extraction de données dans 141 langues, couvrant un large éventail d’écritures, dont le latin, le cyrillique, l’arabe, ainsi que des écritures idéographiques telles que les caractères chinois. Ainsi, les entreprises du monde entier peuvent bénéficier du support linguistique polyvalent de Graip.AI.
Enfin, le modèle d’apprentissage actif de Graip.AI est une autre caractéristique notable qui le distingue. Cette approche innovante permet au système d’améliorer continuellement sa précision de reconnaissance au fil du temps. Il tire les leçons des erreurs commises lors du traitement des documents, devenant ainsi plus efficace à chaque fois qu’il traite un document.
L’apprentissage actif permet à notre solution IDP de s’adapter rapidement aux nouveaux modèles de documents sans aucune aide manuelle. Au fur et à mesure que votre entreprise rencontre de nouvelles mises en page de documents, notre solution apprend et s’adapte en temps réel. Chaque fois que vous rencontrez un nouveau modèle de document, le modèle d’apprentissage actif affine sa compréhension des différents champs de données, ce qui améliore considérablement la précision.
À la place d’un post-scriptum
Ce qu’il faut retenir, c’est qu’avec l’IA et la technologie IDP, les sociétés d’externalisation des processus d’affaires ont la possibilité de s’étendre presque à l’infini sans avoir besoin d’embaucher de personnel, ce qui constitue un avantage considérable pour rester en tête de la concurrence. En fait, l’adoption de l’IDP peut entraîner des économies considérables, les BPO réduisant de 83 % leurs coûts de traitement et récupérant 80 % de leur temps.
Plus les BPO adoptent rapidement cette technologie, plus il leur est possible de conquérir des parts de marché en réduisant les coûts opérationnels et, par conséquent, les prix des services pour les clients. En substance, l’IDP ouvre la voie à un paysage BPO plus agile, plus rentable et plus compétitif, garantissant que les entreprises ne se contentent pas de survivre, mais qu’elles prospèrent à l’ère numérique.