Al fin y al cabo, lo que realmente importa en los negocios es el balance final. Para conseguir grandes resultados, normalmente quieres ganar más dinero o gastar menos, y las empresas más inteligentes hacen ambas cosas. Hoy vamos a hablar de una forma eficaz de reducir los costes operativos hasta un 40% cambiando tus procesos de negocio. En este campo, el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) puede dar un gran impulso a tu negocio, sobre todo si trabajas en Externalización de procesos de negocio (BPO).
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La pesadilla de los flujos de trabajo manuales
Las BPO asumen la responsabilidad de gestionar tareas cruciales relacionadas con los datos, que van desde el procesamiento de facturas y la introducción de datos hasta la incorporación de clientes y las comprobaciones de cumplimiento. Estas tareas suelen implicar el procesamiento de grandes cantidades de datos no estructurados procedentes de diversas fuentes, como facturas, contratos, correos electrónicos y formularios. En los viejos tiempos, las BPO utilizaban flujos de trabajo manuales y operadores humanos para realizar estas tareas. No cabe duda de que este enfoque conlleva sus propios retos:
- Errores humanos: Cuando los humanos se encargan de la introducción de datos, los errores prácticamente forman parte de la descripción del trabajo. Estos deslices pueden provocar discrepancias financieras, problemas de cumplimiento y, como resultado, algunos clientes descontentos.
- Gastos operativos: Mantener una plantilla considerable para gestionar el procesamiento manual de datos puede afectar seriamente a tu presupuesto.
- Escalabilidad: Con las crecientes demandas de los clientes, las BPO se encuentran en una situación difícil, ya que necesitan ampliar sus operaciones para dar cabida a mayores volúmenes de documentos sin sacrificar la calidad.
- Sensibilidad al tiempo: En el mundo de los negocios de hoy en día, a los clientes les importa la velocidad. Exigen plazos de entrega rápidos, y los procesos manuales tradicionales no pueden seguir el ritmo.
Aumentar la eficacia de BPO con la tecnología IDP
La externalización de procesos de negocio capacita a las empresas gestionando eficazmente las tareas no esenciales, lo que les permite centrarse en sus competencias básicas. Las expectativas de los clientes, la complejidad del sector y las normativas dinámicas desafían continuamente a los BPO para que se mantengan a la vanguardia.
La solución IDP de Graip. AI aborda estos retos de frente, ofreciendo una serie de ventajas que están reconfigurando el funcionamiento de las BPO. El Procesamiento Inteligente de Documentos gira en torno a la extracción, clasificación e interpretación de datos de una infinidad de documentos, convirtiendo los datos no estructurados en información organizada y procesable.
Pero deja que las cifras y los resultados hablen por sí solos. La solución IDP de Graip.AI procesa documentos de cualquier formato unas 375 veces más rápido que los métodos manuales de la vieja escuela. Su capacidad se extiende al tratamiento de un catálogo de 141 tipos distintos de archivos de documentos. Pero no sólo corre por la línea de meta, sino que la cruza con una impecable tasa de reconocimiento del 100%.
Exploremos ahora cómo Graip.AI se convierte en la mejor opción para mejorar las operaciones de BPO.
Escalabilidad mejorada: Con Graip.AI, las BPO pueden escalar sin esfuerzo sus operaciones para acomodar volúmenes crecientes de documentos sin necesidad de un aumento proporcional de su plantilla.
Extracción automatizada de datos: Graip.AI automatiza la extracción de datos críticos de varios formatos de documentos, incluidos documentos escaneados y correos electrónicos. Esto minimiza los errores de introducción de datos y garantiza su precisión.
Reducción de gastos operativos: Al eliminar la introducción manual de datos, las BPO pueden reducir significativamente sus gastos operativos, ahorrando hasta un 40% al año.
Procesamiento más rápido: Graip.AI acelera el procesamiento de documentos 375 veces en comparación con los esfuerzos manuales. Este procesamiento rápido garantiza plazos de entrega más breves para los clientes.
Mejora de la experiencia del cliente: Un procesamiento de documentos más rápido y preciso conlleva un aumento de los índices de satisfacción del cliente. Los clientes se benefician de una mayor calidad de servicio y de respuestas puntuales.
Asignación de recursos: La automatización libera recursos de BPO, permitiéndoles centrarse en tareas estratégicas en lugar de en la introducción manual de datos. Esto conduce a una mejora de la motivación del equipo y de los resultados.
Personalización del flujo de trabajo: La plataforma de bajo código de Graip.AI permite a las BPO personalizar los flujos de trabajo de procesamiento de documentos para satisfacer eficazmente las necesidades específicas de los clientes.
Seguridad de datos: Graip.AI garantiza la protección de los datos financieros sensibles y el cumplimiento de la normativa sobre privacidad de datos durante todo el flujo de trabajo de procesamiento de documentos.
Más y más ventajas: Fácil integración y aprendizaje activo
Graip.AI ofrece una solución integral para las BPO que buscan elevar su eficacia operativa y sus relaciones con los clientes. Su perfecta integración con los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), la planificación de recursos empresariales (ERP) y las herramientas de automatización robótica de procesos (RPA) permite a las BPO ofrecer soluciones integrales. Imagínatelo: extraer datos de documentos sin esfuerzo y servirlos directamente a un CRM o hacer movimientos de RPA basados en lo que hay en esos documentos, todo en un flujo fluido y eficiente. ¿A quién no le encanta eso?
Pero hay más. ¿Sabías que la mayoría de las empresas apenas arañan la superficie, utilizando sólo un 20% de sus datos disponibles? Considera la posibilidad de aumentar esa cifra. A través de las capacidades de análisis e información en tiempo real de Graip.AI, las BPO pueden acceder a este recurso. Pueden proporcionar a sus clientes información práctica procedente directamente del procesamiento continuo de documentos. No se trata sólo de hacer conjeturas, sino de tomar decisiones fundamentadas y basadas en datos que puedan transformar la relación BPO-cliente. Es como pasar de ser un “proveedor de servicios” a un “socio estratégico”, donde la colaboración se dispara y los clientes obtienen recompensas aún mayores.
Otra característica que convierte a Graip.AI en una potente herramienta es la mejora de las capacidades lingüísticas, que son cruciales en el actual entorno empresarial globalizado. Con la capacidad de reconocer varios idiomas, las BPO equipadas con Graip.AI pueden atender sin esfuerzo a una clientela diversa, rompiendo eficazmente las barreras lingüísticas que suelen obstaculizar el procesamiento de documentos. El módulo multilingüe realiza el reconocimiento y la extracción de datos en 141 idiomas, abarcando una amplia gama de escrituras, como el latín, el cirílico y el árabe, así como escrituras ideográficas como los caracteres chinos. Esto garantiza que las empresas de todo el mundo puedan beneficiarse del versátil soporte lingüístico de Graip.AI.
Por último, el modelo de aprendizaje activo de Graip.AI es otra característica notable que lo distingue. Este enfoque innovador garantiza que el sistema mejore continuamente su precisión de reconocimiento a lo largo del tiempo. Aprende de los errores cometidos durante el procesamiento de los documentos, volviéndose más eficiente con cada documento que maneja.
El aprendizaje activo permite a nuestra solución IDP adaptarse rápidamente a nuevas plantillas de documentos sin ayuda manual. A medida que tu empresa se encuentra con nuevos diseños de documentos, nuestra solución aprende y se ajusta en tiempo real. Cada vez que encuentras una nueva plantilla de documento, el modelo de Aprendizaje Activo afina su comprensión de los distintos campos de datos, mejorando significativamente la precisión.
En lugar de una Posdata
La clave es que con la AI y la IDP tecnología, las empresas de subcontratación de procesos empresariales tienen el potencial de escalar casi infinitamente sin necesidad de grandes contrataciones humanas, lo que supone una ventaja significativa para mantenerse por delante de la de la competencia Dado que el trabajo suele consistir en tareas como la introducción de datos, la IA puede sustituir eficazmente al trabajo manual, eliminando la necesidad de espacios físicos de oficina, entre otras cosas. De hecho, adoptar la IDP puede suponer un notable ahorro de gastos, ya que las BPO recortan un 83% sus gastos de procesamiento y recuperan un 80% de su tiempo.
Cuanto más rápido adopten los BPO esta tecnología, mayor cuota de mercado podrán captar al reducir los gastos operativos y, en consecuencia, los precios de los servicios para los clientes. En esencia, la IDP allana el camino hacia un panorama de BPO más ágil, rentable y competitivo, garantizando que las empresas no sólo sobrevivan, sino que prosperen en la era digital.