Una guida per principianti all’elaborazione intelligente dei documenti

Entrare nell’era della trasformazione digitale non è più un vezzo, ma una necessità imprescindibile. L’evoluzione si estende a tutti gli aspetti del lavoro e l’elaborazione intelligente dei documenti è l’aspetto che più fa parlare di sé.

Nel 2021, un’ondata di interesse per l’elaborazione intelligente dei documenti ha travolto il mondo e sembra che questa ondata non sia destinata a scomparire. Secondo una ricerca condotta da MarketsandMarkets, una società di consulenza e impatto sulle entrate, le dimensioni del mercato globale degli IDP dovrebbero crescere da 0,8 miliardi di dollari nel 2021 a 3,7 miliardi di dollari nel 2026, con un significativo tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 36,8%.

Questa spinta identifica la necessità per le aziende di aggiornare i propri flussi di lavoro e le soluzioni AI e RPA sono in prima linea in questo cambiamento. Per aiutarti a capire meglio come puoi beneficiare dell’IDP, abbiamo pubblicato questo articolo sul ruolo dell’IDP nei processi Lead to Cash.

Cos’è l’elaborazione intelligente dei documenti?

L’elaborazione intelligente dei documenti (nota anche come IDP) è una tecnologia che sfrutta la potenza combinata dell’IA e dell’apprendimento automatico per automatizzare l’elaborazione manuale dei dati. In poche parole, la soluzione è in grado di riconoscere testi e figure, di estrarre i dati da risorse non strutturate e di elaborarli come richiesto.

Ron Cameron, l’amministratore delegato di KnowledgeLake, ha definito l’IDP come “una combinazione di strumenti, processi ed esperienza” nel suo articolo per Forbes. Adottando questo termine per l’elaborazione intelligente dei documenti, è possibile descriverla come una miscela di queste cinque discipline:

• Strumenti di cattura classici
• Automazione robotica dei processi
• Intelligenza artificiale
• Tecnologie cloud
• Architettura dei processi aziendali

Quindi, l’elaborazione intelligente dei documenti è una fusione dei componenti di cui sopra: un’arte complessa creata per semplificare la nostra vita lavorativa.

Perché le aziende passano all’elaborazione intelligente dei documenti?

Abbiamo già capito che l’obiettivo principale dell’elaborazione intelligente dei documenti è quello di mettere in moto l’elaborazione dei dati. Vediamo come la sua implementazione si riflette sulle imprese.

Ogni azienda genera tonnellate di dati. Queste informazioni possono essere suddivise in due categorie principali:

• Dati strutturati. Si tratta di informazioni organizzate in modo impeccabile e archiviate in formati predefiniti. Ad esempio, i dati di un file Excel sono strutturati.
• Dati non strutturati. Questo tipo di dati è memorizzato nel suo formato nativo ed è tipicamente generato dall’uomo. Immagini, audio, video, lettere, documenti stampati sono esempi di dati non strutturati.

Esaminare i dati strutturati è un gioco da ragazzi, soprattutto se sei un appassionato di strumenti di analisi aziendale. Con i dati non strutturati, tutto è diverso. È incredibilmente difficile da gestire. I dipendenti devono spesso elaborare manualmente grandi volumi di queste informazioni, un’attività che richiede molto tempo e che riguarda l’intera organizzazione. Questa situazione è aggravata dal fatto che i dati non strutturati rappresentano il 90% dei dati aziendali, afferma Wired.

L’elaborazione intelligente dei dati affronta questo problema eliminando le attività ripetitive all’interno di un’azienda. Semplifica la gestione delle informazioni catturando istantaneamente i dati e convertendoli in formati desiderabili. Ad esempio, la piattaforma Graip.AI può convertire documenti in PDF, XLC, XML, testi scritti a mano e altri.

L’acquisizione e l’elaborazione automatizzata dei dati aiuta la tua azienda a concentrarsi sulle attività importanti, piuttosto che su quelle di routine. Integrando l’IDP nel tuo processo interno, potrai:

• elaborare grandi volumi di dati a un ritmo più veloce;
• Riduci il rischio di possibili errori e refusi;
• digitalizzare la tua azienda raccogliendo tutti i dati necessari;
• aiutare il tuo team a concentrare gli sforzi su incarichi di alto livello;
• restare un passo avanti rispetto ai tuoi concorrenti semplicemente perché sarai più veloce.

Diamo un’occhiata più da vicino a ciò che l’IDP è in grado di fare.

Capacità delle soluzioni di elaborazione intelligente dei documenti

Come abbiamo già detto, l’elaborazione intelligente dei documenti non sarebbe possibile senza fondere diverse discipline in un unico prodotto. Inoltre, ogni piattaforma IDP è dotata di un proprio numero di funzioni utili e alcune possono essere più sofisticate di altre.

Le soluzioni standard di elaborazione intelligente dei documenti non sono in grado di scansionare la scrittura a mano e spesso si limitano a riconoscere solo testi/immagini.

Le piattaforme di fascia più alta, come Graip.AI, possono passare da un modello di apprendimento automatico all’altro per elaborare i dati in modo più preciso, indipendentemente dalla lingua utilizzata. Un’altra caratteristica interessante è che l’intelligenza artificiale può essere addestrata per individuare subito i diversi casi d’uso (ad esempio, un ordine d’acquisto), consentendoti di perfezionare i flussi di lavoro, ad esempio nei processi Lead to Cash.

Il risultato finale

L’elaborazione intelligente dei documenti mira ad aiutare le imprese e le startup in rapida crescita a fare il passo successivo nell’era della trasformazione digitale. Molti processi interni possono essere migliorati grazie a questi sistemi. In questo articolo abbiamo analizzato i flussi Lead to Cash per dimostrare in che modo l’IDP può migliorarli.

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