Ostatecznie w biznesie liczy się wynik finansowy. Aby osiągnąć świetne wyniki, chcesz zarabiać więcej pieniędzy lub wydawać mniej, a najmądrzejsze firmy robią jedno i drugie. Dziś porozmawiamy o skutecznym sposobie na obniżenie kosztów operacyjnych nawet o 40% poprzez zmianę procesów biznesowych. W tej dziedzinie inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) może zapewnić Twojej firmie poważny impuls – zwłaszcza jeśli pracujesz w outsourcingu procesów biznesowych (BPO).
Spis treści
Koszmar ręcznych przepływów pracy
BPO biorą na siebie odpowiedzialność za zarządzanie kluczowymi zadaniami związanymi z danymi, od przetwarzania faktur i wprowadzania danych po wdrażanie klientów i kontrole zgodności. Zadania te często obejmują przetwarzanie ogromnych ilości nieustrukturyzowanych danych z różnych źródeł, w tym faktur, umów, wiadomości e-mail i formularzy. W dawnych, dobrych czasach, firmy BPO korzystały z ręcznych przepływów pracy i ludzkich operatorów, aby poradzić sobie z tymi zadaniami. Takie podejście z pewnością wiąże się z wieloma wyzwaniami:
- Błędy ludzkie: Gdy wprowadzaniem danych zajmują się ludzie, błędy są praktycznie częścią ich pracy. Takie wpadki mogą powodować rozbieżności finansowe, problemy ze zgodnością z przepisami, a w rezultacie niezadowolenie klientów.
- Koszty operacyjne: Utrzymywanie dużej siły roboczej do zarządzania ręcznym przetwarzaniem danych może poważnie wpłynąć na budżet.
- Skalowalność: Wraz z rosnącymi wymaganiami klientów, BPO znajdują się w trudnym miejscu, musząc rozszerzyć działalność, aby pomieścić większe ilości dokumentów bez poświęcania jakości.
- Wrażliwość na czas: W dzisiejszym świecie biznesu klienci stawiają na szybkość. Wymagają szybkiego czasu realizacji, a tradycyjne procesy ręczne nie są w stanie dotrzymać im kroku.
Zwiększanie efektywności BPO dzięki technologii IDP
Outsourcing procesów biznesowych wzmacnia pozycję firm poprzez efektywną obsługę zadań niezwiązanych z podstawową działalnością, umożliwiając im skupienie się na swoich kluczowych kompetencjach. Oczekiwania klientów, złożoność branży i dynamiczne regulacje nieustannie stawiają przed firmami BPO wyzwanie pozostania w czołówce.
Rozwiązanie IDP firmy Graip.AI wychodzi naprzeciw tym wyzwaniom, oferując szereg korzyści, które zmieniają sposób działania BPO. Inteligentne przetwarzanie dokumentów polega na wyodrębnianiu, klasyfikowaniu i interpretowaniu danych z niezliczonych dokumentów, przekształcając nieustrukturyzowane dane w zorganizowane, przydatne informacje.
Ale niech liczby i wydajność mówią same za siebie. Rozwiązanie IDP firmy Graip.AI przetwarza dokumenty w dowolnym formacie 375 razy szybciej niż stare metody ręczne. Jego możliwości obejmują przetwarzanie repertuaru 141 różnych typów plików dokumentów. Ne tylko ściga się do mety, ale robi to z nienagannym wskaźnikiem rozpoznawania wynoszącym 100%.
Teraz przyjrzyjmy się, w jaki sposób Graip.AI jest najlepszym wyborem do usprawnienia operacji BPO.
Zwiększona skalowalność: Dzięki Graip.AI firmy BPO mogą bez wysiłku skalować swoje operacje, aby dostosować się do rosnącej liczby dokumentów bez konieczności proporcjonalnego zwiększania siły roboczej.
Zautomatyzowana ekstrakcja danych: Graip.AI automatyzuje ekstrakcję krytycznych danych z różnych formatów dokumentów, w tym zeskanowanych dokumentów i wiadomości e-mail. Minimalizuje to błędy przy wprowadzaniu danych i zapewnia ich dokładność.
Redukcja kosztów operacyjnych: Eliminując ręczne wprowadzanie danych, firmy BPO mogą znacznie obniżyć koszty operacyjne, oszczędzając do 40% rocznie.
Szybsze przetwarzanie: Graip.AI przyspiesza przetwarzanie dokumentów 375 razy w porównaniu do pracy ręcznej. To szybkie przetwarzanie zapewnia klientom krótszy czas realizacji.
Lepsza obsługa klienta: Szybsze i dokładniejsze przetwarzanie dokumentów prowadzi do zwiększenia poziomu zadowolenia klientów. Klienci odnoszą korzyści z lepszej jakości usług i terminowych odpowiedzi.
Alokacja zasobów: Automatyzacja uwalnia zasoby BPO, pozwalając im skupić się na zadaniach strategicznych, a nie na ręcznym wprowadzaniu danych. Prowadzi to do poprawy motywacji i wyników zespołu.
Dostosowanie przepływu pracy: Niskokodowa platforma Graip.AI umożliwia firmom BPO dostosowywanie przepływów pracy związanych z przetwarzaniem dokumentów do konkretnych potrzeb klientów.
Bezpieczeństwo danych: Graip.AI zapewnia ochronę wrażliwych danych finansowych i zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności danych w całym procesie przetwarzania dokumentów.
Coraz więcej korzyści: Łatwa integracja i aktywna nauka
Graip.AI oferuje kompleksowe rozwiązanie dla firm BPO, które chcą podnieść swoją wydajność operacyjną i wzmocnić relacje z klientami. Jego płynna integracja z systemami zarządzania relacjami z klientami (CRM), planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i narzędziami automatyzacji procesów zrobotyzowanych (RPA) umożliwia BPO dostarczanie kompleksowych rozwiązań. Wyobraź to sobie: łatwe wyodrębnianie danych z dokumentów i dostarczanie ich bezpośrednio do CRM lub wykonywanie ruchów RPA w oparciu o to, co znajduje się w tych dokumentach, a wszystko to w płynnym, wydajnym przepływie. Czego tu nie kochać?
Ale to nie wszystko. Czy wiesz, że większość firm ledwo dotyka powierzchni, wykorzystując tylko około 20% dostępnych danych? Rozważ możliwość zwiększenia tej liczby. Dzięki możliwościom analitycznym i spostrzeżeniom Graip.AI w czasie rzeczywistym, BPO mogą uzyskać dostęp do tego zasobu. Mogą zapewnić swoim klientom przydatne informacje, które pochodzą bezpośrednio z bieżącego przetwarzania dokumentów. Chodzi o podejmowanie nie tylko świadomych przypuszczeń, ale także świadomych, opartych na danych decyzji, które mogą przekształcić relację BPO-klient. To jak przejście z roli “dostawcy usług” do roli “partnera strategicznego”, gdzie współpraca jest lepsza, a klienci czerpią jeszcze większe korzyści.
Kolejną cechą, która sprawia, że Graip.AI jest potężnym narzędziem, są rozszerzone możliwości językowe, które są kluczowe w dzisiejszym zglobalizowanym środowisku biznesowym. Dzięki możliwości rozpoznawania wielu języków, BPO wyposażone w Graip.AI mogą bez wysiłku obsługiwać różnorodnych klientów, skutecznie przełamując bariery językowe, które zwykle utrudniają przetwarzanie dokumentów. Moduł wielojęzyczny obsługuje rozpoznawanie i ekstrakcję danych w 141 językach, obejmując szeroki zakres skryptów, w tym łaciński, cyrylicę, arabski, a także skrypty ideograficzne, takie jak znaki chińskie. Dzięki temu firmy na całym świecie mogą korzystać z wszechstronnego wsparcia językowego Graip.AI.
Wreszcie, model aktywnego uczenia się Graip.AI jest kolejną godną uwagi cechą, która go wyróżnia. To innowacyjne podejście zapewnia, że system stale poprawia dokładność rozpoznawania w czasie. Uczy się na błędach popełnionych podczas przetwarzania dokumentów, stając się bardziej wydajnym z każdym obsługiwanym dokumentem.
Aktywne uczenie się pozwala naszemu rozwiązaniu IDP szybko dostosowywać się do nowych szablonów dokumentów bez konieczności ręcznej pomocy. Gdy firma napotyka nowe układy dokumentów, nasze rozwiązanie uczy się i dostosowuje w czasie rzeczywistym. Za każdym razem, gdy napotykasz nowy szablon dokumentu, model aktywnego uczenia się dostosowuje swoje rozumienie różnych pól danych, znacznie poprawiając dokładność.
Zamiast Postscriptum
Kluczowym wnioskiem jest to, że dzięki technologii AI i IDP, firmy zajmujące się outsourcingiem procesów biznesowych mogą skalować się niemal w nieskończoność bez konieczności zatrudniania dużej liczby pracowników, zapewniając sobie znaczną przewagę nad konkurencją Ponieważ praca zazwyczaj obejmuje zadania takie jak wprowadzanie danych, sztuczna inteligencja może skutecznie zastąpić pracę fizyczną, eliminując między innymi potrzebę posiadania fizycznej przestrzeni biurowej. W rzeczywistości przyjęcie IDP może prowadzić do znacznych oszczędności kosztów, przy czym BPO obniża 83% kosztów przetwarzania i odzyskuje 80% czasu.
Im szybciej BPO wdroży tę technologię, tym większy udział w rynku może zdobyć poprzez obniżenie kosztów operacyjnych, a następnie cen usług dla klientów. Zasadniczo IDP toruje drogę do bardziej zwinnego, opłacalnego i konkurencyjnego krajobrazu BPO, zapewniając firmom nie tylko przetrwanie, ale i rozwój w erze cyfrowej.