Livre blanc : Logiciel de numérisation des factures en 2023

En 2023, le processus de transformation numérique n’est plus une option ni une vague de hype. Aujourd’hui, c’est devenu un élément nécessaire et précieux pour toute entreprise.

Les entreprises de nombreux secteurs, tels que l’administration, les services financiers, l’analyse commerciale, les services juridiques et les soins de santé, sont confrontées à la tâche complexe d’importer, de numériser, de trier, d’indexer, d’organiser et de gérer les factures. Le traitement physique de la documentation augmente le travail manuel, les erreurs humaines et le risque de perdre des données précieuses. En raison de cette situation, les entreprises orientées vers la technologie remplacent le travail de documentation physique par des solutions numériques.

Dans ce document, nos experts proposent une étude du marché des logiciels de numérisation de factures en 2023 : son état à la fin de l’année, les prévisions pour les prochaines années, quelles sont les entreprises qui utilisent ces logiciels, quels sont les problèmes spécifiques qu’elles résolvent en les utilisant, les critères de sélection des logiciels, les types de logiciels, et les fonctions essentielles des logiciels.

Aperçu du marché en 2023 et prévisions

Analyse du marché, prévisions et principaux moteurs

Selon le rapport Billentis, le marché mondial devrait couvrir 550 milliards de factures en un an. Les analystes prévoient que le marché mondial de la facturation électronique atteindra 18 milliards d’euros en 2025.

L’adoption de processus et de solutions numériques est très répandue dans les entreprises. En Europe, la fragmentation du marché et l’importance des échanges entre les pays stimulent la demande de solutions de facturation rapides et efficaces. Les pays européens travaillent également à la création d’une norme commune de facturation électronique afin d’accroître la numérisation au sein de l’Union européenne.

Selon le rapport de Data Bridge, le marché mondial des logiciels de capture de documents devrait atteindre 17,73 milliards d’euros d’ici 2029, avec un taux de croissance annuel moyen de 12,65 % entre 2023 et 2029.

Le marché mondial des logiciels de capture de documents par région, de 2023 à 2029.

Les principaux moteurs de l’adoption de logiciels de numérisation des factures sont les économies de coûts, la grande précision, la rapidité, l’utilisation accrue de l’analyse des big data et la nécessité d’améliorer les prévisions en temps réel. En outre, un nombre croissant de solutions de nouvelle génération constituent une base essentielle en tant que moteurs stratégiques. Ils créent un moyen de remplacer les anciennes technologies et les anciens processus par une approche moderne.

LES PRINCIPAUX MOTEURS DU MARCHÉ SONT LES ÉCONOMIES DE COÛTS, LA HAUTE PRÉCISION, LA RAPIDITÉ, L’UTILISATION ACCRUE DE L’ANALYSE DES DONNÉES MASSIVES ET LA NÉCESSITÉ D’AMÉLIORER LES PRÉVISIONS EN TEMPS RÉEL.

Au stade de la transformation numérique, le traitement des factures, qui comporte de nombreuses tâches répétitives et basées sur des règles, devient le domaine le plus touché. Les entreprises innovantes sont confrontées à de nouvelles opportunités lorsqu’elles sont prêtes à tirer parti de ce changement technologique. Des solutions progressives telles que l’intelligence artificielle (IA), l’automatisation des processus robotiques (RPA), l’apprentissage automatique (ML) et la capture dans le cloud peuvent améliorer sensiblement les niveaux d’automatisation des processus d’entreprise et atteindre le plein potentiel d’économies.

Qu’est-ce qu’un logiciel de numérisation de factures ?

Un logiciel de numérisation de factures est une solution comptable qui permet de numériser les factures (papier et électroniques), de capturer toutes les données pertinentes, de les reconnaître et de les présenter dans un format lisible par les systèmes automatisés. Un scanner de factures permet de transférer rapidement et en toute transparence les données des factures dans des flux de travail automatisés.

UN LOGICIEL DE NUMÉRISATION DE FACTURES EST UNE SOLUTION COMPTABLE QUI VOUS PERMET DE NUMÉRISER LES FACTURES, DE CAPTURER LES DONNÉES PERTINENTES, DE LES RECONNAÎTRE ET DE PRÉSENTER LES DONNÉES DANS UN FORMAT LISIBLE PAR LES SYSTÈMES AUTOMATISÉS.

Les logiciels modernes de numérisation des factures utilisent tout ou une partie des technologies suivantes :

• La reconnaissance optique de caractères (OCR) traduit les images numérisées de textes (imprimés ou dactylographiés) et les transforme en texte codé par une machine.
• La reconnaissance de l’empreinte de la main ou la reconnaissance intelligente des caractères (ICR) permet de traiter les factures remplies manuellement. Ce logiciel étudie et identifie les polices et les styles manuscrits. Il apprend également à améliorer la précision et la reconnaissance.
• Des modèles avancés basés sur des règles placent les éléments de données communs sur les bonnes pages avec des mises en page et des formats différents.
• L’intelligence artificielle (IA) utilise le retour d’information de l’utilisateur pour former automatiquement des modèles de reconnaissance.
• Le traitement du langage naturel (NLP) interprète les paragraphes de texte et en extrait les données nécessaires.
• L’automatisation robotique des processus (RPA) permet de confier l’intégration du back-office à des utilisateurs expérimentés plutôt qu’à des programmeurs.
• Modèles de formulaires préconfigurés et règles de gestion pour les applications de traitement des factures.

Les logiciels de numérisation de factures utilisent le plus souvent la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). Cela permet la conversion électronique ou mécanique d’images dactylographiées ou imprimées en texte codé. Le fichier peut être un document numérisé, la photo d’un document, une photo de scène (texte sur des enseignes ou des panneaux publicitaires dans une photo de paysage), ou un texte de sous-titre affiché sur une image (émission de télévision).

Parfois, les logiciels de numérisation de factures intègrent la reconnaissance intelligente de caractères (ICR) pour accroître leur efficacité. En tant que type avancé d’OCR, l’ICR hautement technologique peut lire et analyser efficacement les caractères manuscrits. Ce système permet aux entreprises d’apprendre les polices et les styles d’écriture manuscrite par un ordinateur pendant le traitement. Cela améliore ainsi la précision et les niveaux de reconnaissance du processus de numérisation des factures. Le logiciel Invoice Scanner a été créé avec des solutions similaires à celles d’autres extracteurs de données. La différence réside dans une configuration spécifique pour reconnaître les factures, car ce sont les documents les plus courants que les organisations doivent automatiser.

Un logiciel de numérisation de factures offre la possibilité d’automatiser la numérisation des factures, d’identifier les données pertinentes (une date, un fournisseur, un montant, un numéro de facture et des données sur les postes) ou encore d’importer des fichiers électroniques. Cette technologie permet également aux entreprises de stocker, de gérer et d’accéder aux données numériques de manière systématique et sécurisée.

Comment fonctionne un logiciel de numérisation de factures ?

Le processus de numérisation des factures papier et de conversion en données réelles dans un système comptable comporte plusieurs étapes typiques.

Le processus de numérisation et de conversion d’une facture papier en données réelles.

Étape 1 – Saisie. À ce stade, le logiciel numérise les factures papier, les fichiers PDF non numérisés ou d’autres types de fichiers. Il convertit ensuite ces fichiers en images JPG haute résolution. La fonction de séparation automatique divise les fichiers PDF multifactures et gère les pièces jointes.

Étape 2 – Correction de la facture (prétraitement). L’étape de prétraitement de l’image est nécessaire pour faciliter la tâche du logiciel OCR lorsqu’il reconnaît une différence entre un texte et un arrière-plan. Les objectifs de l’étape de correction de la facture sont la binarisation, la correction de l’obliquité, l’élimination du bruit et la squelettisation.

Étape 3 – Détection de texte. Après l’étape de prétraitement, le logiciel procède à la détection des champs de données. À ce stade, le système détecte les aspects liés à la facturation tels que les tableaux et les graphiques.

Étape 4 – Reconnaissance de texte. À cette étape, le logiciel reconnaît les données et chaque champ de données comme le nom d’un produit, la quantité d’un produit, la date d’une facture, le numéro d’une facture, etc.

Étape 5 – Validation des données. La technologie OCR n’implique pas d’interactions humaines. C’est pourquoi la validation des données semble être un élément important de l’ensemble du processus. À ce stade, le système assure l’exactitude et la qualité des données reconnues en effectuant différents contrôles. Cette étape de la vérification des données permet d’approuver leur cohérence logique. Les informations peuvent être extraites et utilisées sans problème inattendu. Cette étape permet de réduire les éventuelles erreurs d’OCR. L’IA peut utiliser les corrections apportées lors de la validation pour former et améliorer d’autres logiciels.

Étape 6 – Extraction des données. À ce stade, le logiciel OCR aide à extraire les données de la facture à partir de différentes parties telles que les tableaux, les en-têtes, les pieds de page et d’autres régions du document numérisé. Le système utilise ensuite les mêmes données pour remplir les champs pertinents des factures électroniques et pour introduire ces données dans le système comptable requis. Vous pouvez envoyer les données finales exportées à un logiciel de planification des ressources de l’entreprise (ERP) via une API, une base de données ou l’automatisation des processus robotiques.

Numérisation des factures ou saisie des données des factures

La numérisation des factures et la saisie des données relatives aux factures sont deux processus essentiels de la comptabilité moderne et de la gestion financière.

La numérisation des factures consiste principalement à convertir des factures physiques ou numériques en images numériques ou en fichiers PDF à l’aide de la technologie OCR. Ce processus garantit que les factures sont numérisées et stockées électroniquement pour en faciliter l’accès et la gestion.

La capture des données de la facture va plus loin en extrayant automatiquement les champs de données clés des factures numérisées, tels que le numéro de la facture, la date, le montant et les coordonnées du fournisseur. Cette extraction automatisée réduit les efforts de saisie manuelle des données, améliore la précision et accélère le cycle de traitement des factures.

Le tableau ci-dessous met en évidence les différences entre la numérisation de factures et la saisie de données de factures :

Fonctionnalité	Numérisation des factures	Capture des données de la facture
Fonctionnalité clé	Conversion des factures physiques/numériques en PDF ou en images numériques	Automatise l’extraction de données (date, numéro de facture, montant, etc.) à partir de factures numérisées.
Technologie déployée	OCR	IA et ML, OCR avancée
Impact sur le flux de travail	Simplifie le stockage et réduit l’encombrement du papier	Réduit la saisie manuelle des données, accélère le traitement des factures et améliore la précision.
Évolutivité	L’échelle est bien adaptée au stockage électronique des factures	Des échelles pour traiter des volumes plus importants
Personnalisation	Limitée, axée sur la capture de documents	Personnalisation des champs de données, des règles et des flux de travail
Intégration	Intégration aux systèmes de gestion des documents	Intégration transparente avec le logiciel de comptabilité et l’ERP
Rapport coût-efficacité	Réduction des coûts liés au stockage physique des documents	Réduction des coûts grâce à l’automatisation des tâches fastidieuses (saisie de données)

Ensemble, ces processus optimisent les flux de travail des comptes fournisseurs et améliorent l’efficacité globale de la gestion des transactions financières.

Quels sont les secteurs qui intègrent cette technologie ?

Toutes les organisations qui gèrent un grand nombre de factures papier d’entrepreneurs peuvent tirer des avantages notables d’un logiciel de numérisation de factures. Toutes les données de factures que vous saisissez à la main dans votre logiciel de comptabilité, toutes les ressources de travail que vous pouvez optimiser en utilisant un scanner de factures.

Le logiciel de numérisation des factures devient utile lorsqu’une entreprise a plus de 100 à 300 factures par mois. Si une entreprise gère des volumes plus faibles, le retour sur investissement potentiel ne vaut pas les dépenses liées à une solution d’automatisation. C’est pourquoi un logiciel de numérisation de factures peut être utile dès le départ pour les petites et moyennes entreprises qui gèrent les nombres de factures requis. Le logiciel permet de numériser et de stocker les factures scannées.

Les logiciels de scannage de factures sont mise en œuvre dans différents secteurs d’activité : gouvernement et secteur public, services financiers, analyse commerciale, services juridiques, soins de santé ou encore fabrication.

Les cabinets comptables et les entreprises qui externalisent le traitement des factures ou qui les numérisent s’attendent à ce que l’automatisation leur apporte le meilleur retour sur investissement. En outre, un logiciel de numérisation de factures permet de réduire la saisie des données, d’assurer une sécurité accrue et de protéger les données de vos clients.

Avantages d’un logiciel de numérisation de factures

La numérisation des factures est un instrument efficace pour différentes entreprises et apporte de nombreux avantages.

• Gain de temps. Le processus de numérisation des factures prend moins de temps que l’impression manuelle, le remplissage et le stockage de toutes les factures papier.
• Haute précision. Un logiciel de scanner de factures permet aux entreprises d’accomplir leurs tâches financières et comptables avec précision. Il n’implique pas d’éventuelles erreurs de calcul, par exemple sur le montant dû par une entreprise à ses clients ou à ses fournisseurs.
• Réduction des erreurs manuelles. Un scanner de factures réduit les erreurs de saisie manuelle des données dans les systèmes comptables. Lorsqu’un employé saisit manuellement des données dans des feuilles de calcul ou des bases de données, il peut commettre des erreurs telles que des fautes de frappe ou autres. Un logiciel de numérisation de factures permet de saisir correctement chaque donnée de la facture lors de la numérisation. Il n’y a aucune possibilité d’erreur, car toutes les informations sont transcrites automatiquement par un scanner de factures.
• Efficacité accrue. Le traitement manuel gaspille beaucoup de temps et d’énergie des employés qui devraient se consacrer à d’autres tâches telles que les négociations avec les clients. Un logiciel de numérisation des factures permet de réduire de 90 % la paperasse manuelle.

Choisir le logiciel de numérisation des factures – Facteurs à prendre en compte

Une fois que vous avez décidé d’investir dans le logiciel, le choix du meilleur logiciel de numérisation de factures peut sembler assez difficile. Pour vous assurer que la solution répond efficacement aux besoins de votre entreprise, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs, tels que

• Précision de l’OCR
• Capacités d’intégration
• Évolutivité
• Respect des règles de protection des données
• Facilité d’utilisation
• Fonctionnalité d’analyse et de rapport
• la réputation du fournisseur (y compris l’assistance à la clientèle et la formation).

L’examen approfondi des paramètres susmentionnés vous aidera à opter pour la bonne solution qui optimisera le flux de travail et vous permettra d’atteindre vos objectifs commerciaux.

En savoir plus : Comment choisir le meilleur logiciel de numérisation de factures ?